E-mailtags – Vlaggen, Belangrijkheidsniveau, Gevoeligheidsniveau en Categorieën

1.1 Vlag of herinnering toevoegen aan één e-mail vóór verzending

Wanneer u een e-mail opstelt, beantwoordt of doorstuurt in het berichtvenster, kunt u eenvoudig opvolgvlaggen, aangepaste vlaggen of herinneringen aan de e-mail toevoegen.

1.1.1 Opvolgvlag toevoegen aan één e-mail vóór verzending

Open in het venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van een bericht, klik op Bericht > Opvolging, en kies vervolgens een vlag uit het vervolgkeuzemenu naar wens.

U ziet nu dat er vlaginformatie boven de e-mailkop wordt toegevoegd, zoals in de onderstaande schermafbeelding:

Opmerking:
(1) Als het beantwoorde/doorgestuurde bericht is ingebed in het leesvenster, moet u op de knop 'Pop Out' klikken om het bericht in een apart venster te openen.

(2) Na het verzenden van deze e-mail wordt de opvolgvlag automatisch weergegeven naast de verzonden e-mail in de berichtenlijst, en wordt de verzonden e-mail ook automatisch aan de takenlijst toegevoegd.

(3) Dit soort opvolgvlaggen werkt alleen in de Outlook van de afzender. Ontvangers krijgen deze opvolgvlaggen niet te zien.

1.1.2 Aangepaste vlag of herinnering toevoegen aan één e-mail vóór verzending

Als u een aangepaste vlag of herinnering wilt toevoegen aan de huidige e-mail die u opstelt, beantwoordt of doorstuurt, kunt u als volgt te werk gaan:

1. In het venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van een bericht, klik op Bericht > Opvolging > Aangepast of Herinnering toevoegen naar wens.

Opmerkingen: Als het beantwoorde/doorgestuurde bericht is ingebed in het leesvenster, moet u eerst op de knop 'Pop Out' klikken om het bericht in een apart venster te openen.

2. Ga in het dialoogvenster Aangepast naar het gedeelte Vlag voor mij en volg deze stappen:
(1) Typ de vlagtekst in het veld Vlag naar ;
(2) Geef de begindatum en de deadline op naar wens;
(3) Als u een herinnering wilt toevoegen aan de e-mail, vink dan de optie Herinnering aan en stel de herinneringsdatum en -tijd in naar wens.

3. Klik op de knop OK.

4. Stel de e-mail op en verzend deze.

1.2 Automatisch alle uitgaande e-mails vlaggen

Als u automatisch alle uitgaande e-mails wilt vlaggen, kunt u hiervoor een regel aanmaken.

1. Ga in de e-mailweergave naar Start > Regels > Regels en waarschuwingen beheren.

2. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op Nieuwe regel onder het tabblad E-mailregels .

3. Klik in de Regelwizard om Regel toepassen op berichten die ik verzendte selecteren, en klik op de knop Volgende .

4. In de tweede Regelwizard vinkt u geen voorwaarden aan en klikt u direct op Volgende . In het pop-upvenster van Microsoft Outlook klikt u op Ja om door te gaan.

Opmerkingen: Als u alleen vlaggen wilt toevoegen aan e-mails die aan specifieke voorwaarden voldoen, kunt u de gewenste opties aanvinken en de voorwaarden specificeren, en vervolgens op de knop Volgende klikken.

5. In de derde Regelwizard:
(1) Vink de optie bericht vlaggen voor actie binnen een aantal dagen aan in het gedeelte Stap1 ;
(2) Klik op de onderstreepte tekst actie binnen een aantal dagen in het gedeelte Stap2 ;
(3) Geef in het pop-upvenster Bericht vlaggen de vlagtekst en herinneringsduur op naar wens, en klik op OK;
(4) Nu keert u terug naar de Regelwizard en klikt u op Volgende.

6. In de vierde Regelwizard klikt u direct op Volgende.

Opmerking: Hier kunt u uitzonderingen instellen voor deze regel. Indien nodig kunt u de uitzonderingen naar wens specificeren.

7. In de laatste Regelwizard geeft u de regel een naam, stelt u de gewenste opties in en klikt u op de knop Afsluiten .

Soms verschijnt er een waarschuwingsvenster van Microsoft Outlook. Klik op de knop OK om het te sluiten.

8. U keert nu terug naar het dialoogvenster Regels en waarschuwingen. Klik op OK om het te sluiten.

Vanaf nu worden alle uitgaande e-mails automatisch gevlagd.

Opmerkingen:
(1) De regel zal geen uitgaande e-mails vlaggen als Outlook is afgesloten.
(2) De regel voegt alleen een vlag toe aan het verzonden item in de Outlook van de afzender; ontvangers ontvangen geen vlaginformatie.

2.1 Eén e-mail als belangrijk markeren

Wanneer u een nieuwe e-mail opstelt of een e-mail beantwoordt/doorgestuurd in Outlook, kunt u de prioriteit van de e-mail instellen of wijzigen.
Klik in het venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van een bericht op de knop Hoge prioriteit of Lage prioriteit om direct de prioriteit van de e-mail die u aan het bewerken bent in te stellen.

Opmerkingen:
(1) Als de knop Hoge prioriteit of Lage prioriteit al is gemarkeerd, kunt u opnieuw op de knop klikken om de prioriteit uit de e-mail te verwijderen.

(2) U kunt ook op het anker rechtsonder in de groep Tags op het tabblad Bericht klikken om het dialoogvenster Eigenschappen te openen, een belangrijkheidsniveau te kiezen uit de Belangrijkheid vervolgkeuzelijst en het dialoogvenster sluiten.

(3) U kunt ook in het venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van een bericht klikken op Bestand > Info > Eigenschappen om het dialoogvenster Eigenschappen te openen en vervolgens het belangrijkheidsniveau te kiezen uit de vervolgkeuzelijst Belangrijkheid.

(4) Wanneer het beantwoorde of doorgestuurde bericht is ingebed in het leesvenster, kunt u op de knop Hoge prioriteit of Lage prioriteit op het tabblad Bericht (Opstelhulpmiddelen) direct klikken.

2.2 Alle nieuwe e-mails automatisch als belangrijk markeren

Als u wilt dat alle uitgaande e-mails automatisch als hoge prioriteit worden gemarkeerd, kunt u de Outlook-opties als volgt instellen:

1. Ga in de e-mailweergave naar Bestand > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op E-mail in de linkerzijbalk, ga naar het gedeelte Berichten verzenden en geef het standaard belangrijkheidsniveau op via de Standaard belangrijkheidsniveau vervolgkeuzelijst.

3. Klik op de knop OK.

Vanaf nu worden alle nieuwe e-mails en antwoorden die u verzendt automatisch gemarkeerd met het opgegeven standaard belangrijkheidsniveau. Doorgestuurde e-mails behouden echter het belangrijkheidsniveau van de oorspronkelijke e-mails.

2.3 Opmerkingen

Wanneer ontvangers e-mails ontvangen die met verschillende prioriteiten zijn gemarkeerd, zien ze dat e-mails met hoge prioriteit worden aangeduid met rode uitroeptekens en e-mails met lage prioriteit worden aangeduid met blauwe pijlen omlaag in de berichtenlijst, zoals in de onderstaande schermafbeelding.

Wanneer ontvangers de e-mails lezen in het leesvenster of het berichtvenster, wordt het belangrijkheidsniveau onder de e-mailkop weergegeven, zoals in de bovenstaande schermafbeelding.

3.1 Een bericht markeren als vertrouwelijk, privé, persoonlijk of normaal

In het venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van een bericht kunt u eenvoudig een gevoeligheidsstatus instellen voor de huidige e-mail als volgt:

1. In het venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van een bericht, klik op Bestand > Info > Eigenschappen om het dialoogvenster Eigenschappen te openen.

Opmerking:
(1) U kunt het dialoogvenster Eigenschappen ook openen door op het anker rechtsonder in de groep Tags op het tabblad Bericht .

(2) Als het beantwoorde of doorgestuurde bericht is ingebed in het leesvenster, kunt u op het anker rechtsonder in de groep Tags op het tabblad Bericht (Opstelhulpmiddelen).

2. Selecteer in het dialoogvenster Eigenschappen een gevoeligheidsstatus uit de Gevoeligheid vervolgkeuzelijst naar wens en sluit het dialoogvenster.

Nu is de gevoeligheidsstatus ingesteld voor de huidige e-mail. Stel de e-mail verder op en verzend deze naar wens.

3.2 Alle nieuwe e-mails automatisch markeren als vertrouwelijk, privé, persoonlijk of normaal

U kunt ook de Outlook-opties instellen om automatisch de opgegeven gevoeligheidsstatus toe te voegen aan alle nieuwe e-mails.

1. Ga in de e-mailweergave naar Bestand > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op E-mail in de linkerzijbalk, ga naar het gedeelte Berichten verzenden en geef het standaard gevoeligheidsniveau op naar wens.

3. Klik op de knop OK.

Vanaf nu wordt voor alle nieuwe e-mails automatisch de standaard gevoeligheidsstatus ingesteld.

Opmerking: antwoorden en doorgestuurde e-mails behouden de gevoeligheidsstatus van de oorspronkelijke e-mails.

3.3 Opmerkingen

1. Wanneer ontvangers een e-mail ontvangen met een gevoeligheidsstatus, zien ze deze informatie onder de e-mailkop wanneer ze de e-mail lezen in het leesvenster of het berichtvenster.

2. Een bericht met de gevoeligheidsstatus Privé wordt niet doorgestuurd of omgeleid door de Postvak IN-regels van de ontvanger.

We kunnen ook één of meerdere categorieën toevoegen aan een nieuwe, beantwoorde of doorgestuurde e-mail in Outlook.

4.1 Eén e-mail categoriseren

In het venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van een bericht kunt u één of meerdere categorieën aan de e-mail toevoegen als volgt:

1. In het venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van een bericht, klik op Bestand > Info > Eigenschappen om het dialoogvenster Eigenschappen te openen.

Opmerking:

(1) U kunt ook op het anker rechtsonder in de groep Tags op het tabblad Bericht klikken om het dialoogvenster Eigenschappen te openen.

(2) Als het beantwoorde of doorgestuurde bericht is ingebed in het leesvenster, kunt u op het anker rechtsonder in de groep Tags op het tabblad Bericht (Opstelhulpmiddelen) om het dialoogvenster Eigenschappen te openen.

2. Geef in het dialoogvenster Eigenschappen de categorieën op via de Categorieën vervolgkeuzelijst naar wens en sluit het dialoogvenster.

Opmerking:
(1) U kunt telkens één kleurcategorie kiezen uit de Categorieën vervolgkeuzelijst en de handeling herhalen om meerdere kleurcategorieën toe te voegen.

(2) U kunt ook klikken op Categorieën > Alle categorieën om het dialoogvenster Kleurcategorieën te openen. In dit nieuwe venster kunt u categorieën aanmaken, hernoemen of verwijderen, of indien nodig meerdere categorieën tegelijk aanvinken.

(3) Klik in het dialoogvenster Eigenschappen op Categorieën > Alle categorieën wissen om alle bestaande categorieën uit de huidige e-mail te verwijderen.
Stel vervolgens de e-mail op en verzend deze naar wens.

4.2 Alle nieuwe e-mails automatisch categoriseren

In sommige gevallen wilt u misschien alle uitgaande e-mails automatisch categoriseren, of alleen uitgaande e-mails op basis van bepaalde criteria. U kunt hiervoor een regel aanmaken.

1. Ga in de e-mailweergave naar Start > Regels > Regels en waarschuwingen beheren.

2. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op de knop Nieuwe regel onder het tabblad E-mailregels .

3. Klik in de Regelwizard om de optie Regel toepassen op berichten die ik verzend te selecteren en klik op de knop Volgende .

4. Klik in de tweede Regelwizard op de knop Volgende zonder voorwaarden te specificeren, en klik vervolgens op de knop Ja in het Microsoft Outlook-venster.

Opmerking: Als u categorieën wilt toevoegen op basis van criteria, kunt u de bijbehorende voorwaarden aanvinken en deze naar wens instellen.

5. Voer in de derde Regelwizard het volgende uit:
(1) Vink de optie toewijzen aan de categorie categorie aan in het gedeelte Stap1 ;
(2) Klik op de onderstreepte tekst "categorie" in het gedeelte Stap2 ;
(3) In het dialoogvenster Kleurcategorieën dat verschijnt, vinkt u één of meerdere kleurcategorieën aan naar wens;
(4) Klik op de knop OK ;
(5) Klik op de knop Volgende in de Regelwizard.

6. In de vierde Regelwizard kunt u indien nodig uitzonderingen instellen en op de knop Volgende klikken.

7. Geef in de laatste Regelwizard de nieuwe regel een naam in het gedeelte Stap1 , vink de gewenste opties aan in het gedeelte Stap2 en klik op de knop Afsluiten .

Opmerking: Als het waarschuwingsvenster van Microsoft Outlook verschijnt, klikt u op de knop OK om door te gaan.

8. U keert nu terug naar het dialoogvenster Regels en waarschuwingen. Klik op de knop OK om de wijzigingen op te slaan en het venster te sluiten.

Vanaf nu worden alle uitgaande e-mails (of e-mails die aan de criteria voldoen, indien gespecificeerd) automatisch voorzien van de opgegeven kleurcategorieën.
Opmerking: Outlook moet regelmatig actief zijn. Als Outlook niet actief is, worden uitgaande e-mails niet gecategoriseerd door de regel.

4.3 Opmerkingen

De categorieën worden samen met de e-mails naar de ontvangers verzonden. Wanneer ontvangers deze e-mails in Outlook ontvangen, zien ze de kleurcategorieën naast de e-mail in de berichtenlijst en bovenaan de inhoud van het bericht in het leesvenster of het berichtvenster.