1.1 Voeg een vlag of herinnering toe aan een enkele e-mail voordat u deze verzendt

Bij het opstellen / beantwoorden / doorsturen van een e-mail in het berichtenvenster, kunnen we de vervolgvlaggen, aangepaste vlaggen of herinnering eenvoudig aan de e-mail toevoegen.

1.1.1 Voeg een vervolgvlag toe aan een enkele e-mail voordat u deze verzendt

Klik in het nieuwe berichtvenster voor opstellen, beantwoorden of doorsturen op Bericht > Follow Up, en pak vervolgens een vlag uit het vervolgkeuzemenu als je nodig hebt.

Vervolgens ziet u dat er een vlaginformatie wordt toegevoegd boven de berichtkop, zoals onderstaand screenshot:

Tips:
(1) Als het antwoord- / doorstuurbericht is ingesloten in het leesvenster, moet u op de knop Pop-out klikken om het antwoord- / doorstuurbericht in het berichtvenster weer te geven.

(2) Na het versturen van deze e-mail, de vervolgvlag  wordt automatisch naast de verzonden e-mail in de berichtenlijst weergegeven en de verzonden e-mail wordt automatisch ook aan de takenlijst toegevoegd.

(3) Dit soort vervolgvlaggen werken alleen in de Outlook van de afzender. De ontvangers krijgen de vervolgvlaggen niet.

1.1.2 Voeg een aangepaste vlag of herinnering toe aan een enkele e-mail voordat u deze verzendt

Als u een aangepaste vlag of herinnering wilt toevoegen aan de huidige opmaak-, beantwoordings- of doorstuur-e-mail, kunt u het volgende doen:

1. Klik in het nieuwe berichtvenster voor opstellen, beantwoorden of doorsturen op Bericht > Follow Up > Eigen or Herinnering toevoegen als je nodig hebt.

Opmerkingen: Als het antwoord- / doorstuurbericht is ingesloten in het leesvenster, moet u op het Pop-out knop om het antwoord- / doorstuurbericht eerst in het berichtenvenster weer te geven.

2. Ga in het dialoogvenster Aangepast naar het Vlag voor mij sectie, en doe als volgt:
(1) Typ de gemarkeerde tekst in het Markeer naar doos;
(2) Specificeer de startdatum en vervaldatum zoals u nodig heeft;
(3) Als u een herinnering voor de e-mail moet toevoegen, vink dan het Herinnering optie, en specificeer de herinneringsdatum en -tijd zoals u nodig hebt.

3. Klik op de OK knop.

4. Stel de e-mail op en verzend deze.

1.2 Markeer automatisch alle uitgaande e-mails

Als u alle uitgaande e-mails automatisch moet markeren, kunt u een regel maken om dit te bereiken.

1. Klik in de e-mailweergave op Home > Reglement > Beheer regels en waarschuwingen.

2. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op Nieuwe regel onder de Email regels Tab.

3. Klik in de wizard Regels om te markeren Regel toepassen op berichten die ik verzend, En klik op de knop Volgende knop.

4. Controleer in de tweede wizard Regels geen voorwaarden en klik op Volgende direct. Klik vervolgens in het pop-upvenster van Microsoft Outlook op Ja verdergaan.

Opmerkingen: Als u alleen vlaggen wilt toevoegen voor e-mails die aan specifieke voorwaarden voldoen, kunt u de specifieke opties aanvinken en de voorwaarden specificeren, en vervolgens op de Volgende knop.

5. In de derde wizard Regels:
(1) Vink het markeer bericht voor actie over een aantal dagen optie in het Stap 1 sectie;
(2) Klik op de onderstreepte tekst actie in een aantal dagen in de Stap 2 sectie;
(3) Geef in het dialoogvenster Vlagbericht de gemarkeerde tekst op en herinner de duur als u nodig hebt, en klik op OK;
(4) Nu keert het terug naar de Regels Wizard en klikt Volgende.

6. Klik in de vierde wizard Regels op Volgende direct.

Tips: Hier kunnen we uitzonderingen instellen om deze regel uit te voeren. Geef indien nodig de regeluitzonderingen op.

7. Geef in de laatste wizard Regels een naam aan de regel, specificeer de lopende regelopties en klik op het Finish knop.

Soms verschijnt er een waarschuwing Microsoft Outlook-dialoogvenster, klik op het OK om het te sluiten.

8. Vervolgens gaan we terug naar het dialoogvenster Regels en waarschuwingen, klik op OK om het te sluiten.

Vanaf nu worden alle uitgaande e-mails automatisch gemarkeerd.

Opmerkingen:
(1) De regel markeert geen uitgaande e-mails als we Outlook sluiten.
(2) De regel voegt alleen een vlag toe voor het verzonden item in de Outlook van de afzender en ontvangers krijgen de vlaginformatie niet.

2.1 Markeer één e-mail als belangrijk

Wanneer u een nieuwe e-mail opstelt of een e-mail beantwoordt / doorstuurt in Outlook, kunt u de prioriteit voor de e-mail toevoegen of wijzigen.
Klik in het nieuwe berichtvenster voor opstellen, beantwoorden of doorsturen op het Groot belang or Laag belang om de prioriteit voor de momenteel bewerkte e-mail rechtstreeks in te stellen.

Opmerkingen:
(1) Als het Groot belang or Laag belang knop is al gemarkeerd, kunt u nogmaals op de knop klikken om de prioriteitsprioriteit uit de e-mail te annuleren.

(2) U kunt ook op het anker klikken  in de rechterbenedenhoek van het Tags groep op de Bericht tab om het dialoogvenster Eigenschappen in te schakelen, specificeert u een prioriteitsprioriteit in het Belang vervolgkeuzelijst en sluit het dialoogvenster.

(3) Trouwens, in het nieuwe berichtvenster voor opstellen, beantwoorden of doorsturen kunt u ook klikken op Dien in > Info > Properties om het dialoogvenster Eigenschappen te openen en specificeer vervolgens de prioriteitsprioriteit in het Belang keuzelijst.

(4) Als het antwoord- of doorstuurbericht is ingesloten in het leesvenster, kunt u op het Groot belang or Laag belang knop op de Bericht tabblad (Componeer Tools) rechtstreeks.

2.2 Markeer alle nieuwe e-mails automatisch als belangrijk

Als u alle uitgaande e-mails automatisch als hoge prioriteit wilt markeren, kunt u de Outlook-opties als volgt configureren:

1. Klik in de e-mailweergave op Dien in > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op E-mailadres ga in de linkerzijbalk naar Stuur berichten sectie en specificeer het standaard belang van de Standaard belangrijkheidsniveau keuzelijst.

3. Klik op de OK knop.

Vanaf nu worden alle nieuwe e-mails en antwoorden die u verstuurt automatisch gemarkeerd als het opgegeven standaard belangrijkheidsniveau. De doorgestuurde e-mails blijven echter het belangrijkheidsniveau van originele e-mails.

2.3 Opmerkingen

Wanneer ontvangers de e-mails ontvangen die zijn gemarkeerd als verschillende prioriteiten, zullen ze zien dat de e-mails met hoge prioriteit zijn gemarkeerd met rode uitroeptekens  en de e-mails van weinig belang zijn gemarkeerd met blauwe pijlen naar beneden  in de berichtenlijst zoals hieronder getoond screenshot.

Wanneer ontvangers de e-mails lezen in het leesvenster of berichtvensters, wordt de informatie over het belangrijkheidsniveau onder de berichtkop toegevoegd, zoals hierboven weergegeven.

3.1 Markeer een bericht als vertrouwelijk, privé, persoonlijk of normaal

In de nieuwe venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van berichten kunnen we als volgt eenvoudig een gevoeligheidsstatus instellen voor de huidige e-mail:

1. Klik in het nieuwe berichtvenster voor opstellen, beantwoorden of doorsturen op Dien in > Info > Properties om het dialoogvenster Eigenschappen te openen.

Tips:
(1) Als alternatief kunt u het dialoogvenster Eigenschappen ook openen door op het anker te klikken  in de rechterbenedenhoek van het Tags groep op de Bericht Tab.

(2) Als het antwoord- of doorstuurbericht is ingesloten in het leesvenster, kunt u op het anker klikken  in de rechterbenedenhoek van het Tags groep op de Bericht tabblad (Componeer Tools).

2. Selecteer in het dialoogvenster Eigenschappen een gevoeligheidsstatus uit het Gevoeligheid vervolgkeuzelijst zoals u nodig heeft, en sluit het dialoogvenster.

Nu is de gevoeligheidsstatus ingesteld voor de huidige e-mail, stel deze vervolgens op en verzend deze naar behoefte.

3.2 Markeer automatisch alle nieuwe e-mails als vertrouwelijk, privé, persoonlijk of normaal

U kunt ook de Outlook-opties configureren om de opgegeven gevoeligheidsstatus automatisch voor alle nieuwe e-mails toe te voegen.

1. Klik in de e-mailweergave op Dien in > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op E-mailadres ga in de linkerzijbalk naar het Stuur berichten sectie, en specificeer het standaard gevoeligheidsniveau zoals u nodig heeft.

3. Klik op de OK knop.

Vanaf nu worden alle nieuwe e-mails automatisch ingesteld op de standaard gevoeligheidsstatus.

Tips: de antwoorden en doorsturen blijven de gevoeligheidsstatus van originele e-mails.

3.3 Opmerkingen

1. Wanneer ontvangers een e-mail met de gevoeligheidsstatus ontvangen, krijgen ze de informatie over de gevoeligheidsstatus onder de berichtkop wanneer ze deze in het leesvenster of het berichtvenster lezen.

2. Een bericht met een gevoeligheidsniveau van Privé worden niet doorgestuurd of omgeleid door de regels van het Postvak IN van een ontvanger.

We kunnen ook een of meerdere categorieën toevoegen voor een nieuwe opstellen, beantwoorden of doorsturen van e-mail in Outlook.

4.1 Categoriseer één e-mail

In het nieuwe berichtvenster voor opstellen, beantwoorden of doorsturen kunt u als volgt een of meerdere categorieën voor de e-mail toevoegen:

1. Klik in het nieuwe berichtvenster voor opstellen, beantwoorden of doorsturen op Dien in > Info > Properties om het dialoogvenster Eigenschappen te openen.

Tips:

(1) U kunt ook op het anker klikken  in de rechterbenedenhoek van het Tags groep op de Bericht tabblad om het dialoogvenster Eigenschappen te openen.

(2) Als het antwoord- of doorstuurbericht is ingesloten in het leesvenster, kunt u op het anker klikken  in de rechterbenedenhoek van het Tags groep op de Bericht tabblad (Componeer Tools) om het dialoogvenster Eigenschappen te openen.

2. Geef in het dialoogvenster Eigenschappen de categorieën op uit het Categorieën vervolgkeuzelijst zoals u nodig heeft, en sluit het dialoogvenster.

Tips:
(1) U kunt één kleurcategorie specificeren uit de Categorieën vervolgkeuzelijst tegelijk en herhaal de bewerking voor het toevoegen van meerdere kleurcategorieën.

(2) U kunt ook klikken Categorieën > Alle categorieën om het dialoogvenster Kleurcategorieën te openen. En in het nieuwe dialoogvenster kunt u categorieën maken, hernoemen of verwijderen zoals u nodig hebt, of indien nodig meerdere categorieën in bulk aanvinken.

(3) Klik in het dialoogvenster Eigenschappen op Categorieën > Wis alle categorieën om alle bestaande categorieën uit de huidige bewerkingsmail te verwijderen.
Stel vervolgens de e-mail op en verzend deze naar behoefte.

4.2 Automatisch alle nieuwe e-mails categoriseren

In sommige gevallen moet u mogelijk alle uitgaande e-mails of uitgaande e-mails automatisch categoriseren op basis van speciale criteria, u kunt een regel maken om dit te bereiken.

1. Klik in de e-mailweergave op Home > Reglement > Beheer regels en waarschuwingen.

2. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op het Nieuwe regel knop onder de Email regels Tab.

3. Klik in de wizard Regels om het Regel toepassen op berichten die ik verzend optie en klik op de Volgende knop.

4. Klik in de tweede wizard Regels op het Volgende knop zonder voorwaarden op te geven en klik vervolgens op Ja knop in het dialoogvenster Microsoft Outlook.

Tips: Als u categorieën voor e-mails op basis van criteria moet toevoegen, kunt u de overeenkomstige voorwaarden aanvinken en de voorwaarden naar behoefte configureren.

5. Ga als volgt te werk in de derde wizard Regels:
(1) Vink het wijs het toe aan de categoriecategorie optie in het Stap 1 sectie;
(2) Klik op de onderstreepte tekst 'categorie" in de Stap 2 sectie;
(3) Nu verschijnt het dialoogvenster Kleurcategorieën, vink een of meerdere kleurcategorieën aan als je nodig hebt;
(4) Klik op het OK knop;
(5) Klik op het Volgende knop in de Regels Wizard.

6. Geef in de vierde wizard Regels de uitzonderingen op, indien nodig, en klik op het Volgende knop.

7. Geef in de laatste wizard Regels de nieuwe regel een naam in het Stap 1 sectie, vink de lopende opties aan zoals je nodig hebt in het Stap 2 sectie en klik op de Finish knop.

Note: Als de waarschuwing Microsoft Outlook-dialoogvenster verschijnt, klik dan op het OK knop om door te gaan.

8. Nu keert het terug naar het dialoogvenster Regels en waarschuwingen, klik op het OK knop om wijzigingen op te slaan en te sluiten.

Vanaf nu worden alle uitgaande e-mails (of e-mails die voldoen aan de criteria als u die heeft opgegeven) automatisch aan de opgegeven kleurcategorieën toegevoegd.
Tips: Het vereist dat Outlook regelmatig wordt uitgevoerd. Als Outlook niet actief is, zal de regel uitgaande e-mails niet categoriseren.

4.3 Opmerkingen

De categorieën worden met e-mails naar ontvangers verzonden. Wanneer ontvangers deze e-mails in Outlook ontvangen, krijgen ze de kleurcategorieën naast de e-mail in de berichtenlijst en bovenaan de berichtinhoud in het leesvenster of berichtenvenster.