E-mailtags – Vlaggen, Belangrijkheidsniveau, Vertrouwelijkheidsniveau en Categorieën

1,1 Voeg een vlag of herinnering toe aan één e-mail vóór verzenden

Bij het opstellen, beantwoorden of doorschakelen van een e-mail in het berichtvenster voegt u eenvoudig een vervolgactievlag, een aangepaste vlag of een herinnering toe aan uw e-mail.

1,1.1 Voeg een vervolgactievlag toe aan één e-mail vóór verzenden

Klik in het nieuwe venster voor opstellen, beantwoorden of doorschakelen op Bericht > Vervolgactie en kies vervolgens een vlag naar wens uit het vervolgkeuzemenu.

Vervolgens ziet u dat er boven de berichtkop informatie over de vlag wordt weergegeven, zoals op onderstaande schermafbeelding:

Tips:
(1) Als het beantwoorde of doorgeschakelde bericht is ingesloten in het leesvenster, klikt u op de knop Uitklappen om het bericht in een apart venster te openen.

(2) Na verzending van deze e-mail wordt de vervolgactievlag automatisch weergegeven naast de verzonden e-mail in de berichtenlijst en wordt de e-mail ook direct toegevoegd aan de takenlijst.

(3) Dit type vervolgactievlag werkt uitsluitend in de Outlook van de afzender; ontvangers ontvangen deze vlaggen niet.

1,1.2 Voeg een aangepaste vlag of herinnering toe aan één e-mail vóór verzenden

Als u een aangepaste vlag of herinnering wilt toevoegen aan het huidige bericht dat u opstelt, beantwoordt of doorschakelt, kunt u als volgt te werk gaan:

1. Klik in het nieuwe venster voor opstellen, beantwoorden of doorschakelen op Bericht > Vervolgactie > Aangepast of Herinnering toevoegen, naar wens.

Opmerking: Als het beantwoorde of doorgeschakelde bericht is ingesloten in het leesvenster, klikt u eerst op de knop Uitklappen om het bericht in een apart venster te openen.

2. Ga in het dialoogvenster Aangepast naar het gedeelte Vlag voor mij en doe het volgende:
(1) Typ de vlagtekst in het vak Vlag voor;
(2) Stel de startdatum en vervaldatum in naar wens;
(3) Als u een herinnering voor de e-mail wilt toevoegen, schakelt u de optie Herinnering in en stelt u de herinneringsdatum en -tijd naar wens in.

3. Klik op de knop OK.

4. Stel de e-mail op en verzend deze.

1,2 Markeer automatisch alle uitgaande e-mails met een vlag

Als u automatisch alle uitgaande e-mails met een vlag wilt markeren, stelt u hiervoor eenvoudig een regel in.

1. Klik in de e-mailweergave op Start > Regels > Regels en waarschuwingen beheren.

2. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op Nieuwe regel onder het tabblad E-mailregels.

3. Selecteer in de Regelwizard Regel toepassen op berichten die ik verzend en klik op de knop Volgende.

4. In de tweede Regelwizard hoeft u geen voorwaarden te selecteren; klik direct op Volgende. Klik vervolgens in het pop-upvenster van Microsoft Outlook op Ja om door te gaan.

Opmerkingen: Als u vlaggen alleen wilt toevoegen aan e-mails die aan specifieke voorwaarden voldoen, schakelt u de betreffende opties in, stelt u de voorwaarden in en klikt u op de knop Volgende.

5. In de derde Regelwizard:
(1) Schakel in Stap 1 de optie bericht markeren voor actie binnen een aantal dagen in;
(2) Klik in Stap 2 op de onderstreepte tekst actie binnen een aantal dagen;
(3) Geef in het pop-upvenster Bericht markeren de gewenste vlagtekst en herinneringsduur op en klik op OK;
(4) U keert nu terug naar de Regelwizard; klik op Volgende.

6. Klik in de vierde Regelwizard direct op Volgende.

Tips: Hier stelt u uitzonderingen in voor het toepassen van deze regel. Voeg, indien nodig, de gewenste uitzonderingen toe.

7. Geef de regel in de laatste Regelwizard een naam, stel de uitvoeropties in en klik op de knop Voltooien.

Soms verschijnt er een waarschuwingsvenster van Microsoft Outlook. Klik op de knop OK om dit te sluiten.

8. Vervolgens keren we terug naar het dialoogvenster Regels en waarschuwingen en klikken op OK om het te sluiten.

Vanaf nu worden alle uitgaande e-mails automatisch gemarkeerd.

Opmerkingen:
(1) De regel markeert geen uitgaande e-mails wanneer Outlook wordt afgesloten.
(2) De regel voegt alleen een markering toe aan het verzonden item in de Outlook van de afzender; ontvangers ontvangen deze markering niet.

2,1 Markeer één e-mail als belangrijk

Wanneer u een nieuwe e-mail opstelt of een e-mail beantwoordt of doorstuurt in Outlook, kunt u de prioriteit van die e-mail toevoegen of wijzigen.
Klik in het venster van het nieuwe bericht, antwoord of doorgestuurde bericht op de knop Hoge prioriteit of Lage prioriteit om direct de prioriteit van de huidige e-mail in te stellen.

Opmerkingen:
(1) Als de knop Hoge prioriteitof Lage prioriteital is gemarkeerd, kunt u opnieuw op de knop klikken om de prioriteit van de e-mail te verwijderen.

(2) U kunt ook op het anker linksonder in de groep Tagsop het tabblad Berichtklikken om het dialoogvenster Eigenschappen te openen, een prioriteit te kiezen in de Prioriteit-keuzelijst en het dialoogvenster te sluiten.

(3) In het venster voor een nieuw bericht, een beantwoord bericht of een doorgestuurd bericht kunt u ook op Bestand > Info > Eigenschappen klikken om het dialoogvenster Eigenschappen te openen en vervolgens de prioriteit instellen via de Prioriteit-keuzelijst.

(4) Wanneer het antwoord- of doorstuurbericht is ingesloten in het leesvenster, kunt u direct klikken op de knop Hoge prioriteit of Lage prioriteit op het tabblad Bericht (Hulpmiddelen voor opstellen).

2,2 Markeer alle Nieuwe Email automatisch als belangrijk

Als u alle uitgaande e-mails automatisch als hoog prioriteit wilt markeren, kunt u de Outlook-opties als volgt configureren:

1. Klik in de e-mailweergave op Bestand > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op E-mail in de linkernavigatiebalk, ga naar de sectie Berichten verzenden en stel de standaardprioriteit in via de keuzelijst Standaard prioriteitsniveau.

3. Klik op de knop OK.

Vanaf nu worden alle nieuwe e-mails en antwoorden die u verzendt automatisch voorzien van het ingestelde standaardprioriteitsniveau. Doorgestuurde e-mails behouden echter de prioriteit van de oorspronkelijke berichten.

2,3 Opmerkingen

Wanneer ontvangers e-mails met verschillende prioriteiten ontvangen, zien ze in de berichtenlijst dat e-mails met hoge prioriteit zijn gemarkeerd met rode uitroeptekens en e-mails met lage prioriteit met blauwe neerwaartse pijlen , zoals in de onderstaande schermafbeelding wordt getoond.

Wanneer ontvangers de e-mails lezen in het leesvenster of in berichtvensters, wordt het prioriteitsniveau duidelijk weergegeven onder de berichtkop—zoals te zien is in de schermafbeelding hierboven.

3,1 Markeer een bericht als vertrouwelijk, privé, persoonlijk of normaal

In de vensters voor nieuwe, beantwoorde of doorgestuurde berichten kunnen we eenvoudig een gevoeligheidsstatus instellen voor de huidige e-mail, als volgt:

1. Klik in het venster voor het nieuwe bericht, antwoord of doorgestuurd bericht op Bestand > Info > Eigenschappen om het dialoogvenster Eigenschappen te openen.

Tips:
(1) U kunt het dialoogvenster Eigenschappen ook openen door op het anker linksonder in de groep Tagsop het tabblad Berichtte klikken.

(2) Als het antwoord- of doorstuurbericht is ingesloten in het leesvenster, klikt u op het anker linksonder in de groep Tagsop het tabblad Bericht(Hulpmiddelen voor opstellen).

2. Selecteer in het dialoogvenster Eigenschappen, indien nodig, een gevoeligheidsstatus in de keuzelijst Gevoeligheid en sluit het dialoogvenster.

De gevoeligheidsstatus is nu ingesteld voor de huidige e-mail; pas deze verder aan en verzend hem naar wens.

3,2 Markeer alle Nieuwe Email automatisch als vertrouwelijk, privé, persoonlijk of normaal

U kunt de Outlook-opties ook instellen om automatisch de opgegeven gevoeligheidsstatus toe te voegen aan alle nieuwe e-mails.

1. Klik in de e-mailweergave op Bestand > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op E-mail in de linkernavigatiebalk, ga naar de sectie Berichten verzenden en stel het standaardgevoeligheidsniveau in zoals gewenst.

3. Klik op de knop OK.

Vanaf nu krijgen alle nieuwe e-mails automatisch de standaardgevoeligheidsstatus.

Tip: antwoorden en doorgestuurde berichten behouden de gevoeligheidsstatus van de oorspronkelijke e-mails.

3,3 Opmerkingen

1. Wanneer ontvangers een e-mail met een gevoeligheidsstatus ontvangen, zien ze de bijbehorende gevoeligheidsinformatie onder de berichtkop — zowel in het leesvenster als in het berichtvenster.

2. Een bericht met een gevoeligheidsniveau van Privé wordt niet doorgestuurd of omgeleid via postvakregels van de ontvanger.

We kunnen ook één of meerdere categorieën toewijzen aan een nieuw, beantwoord of doorgestuurd e-mailbericht in Outlook.

4,1 Categoriseer één e-mail

In het venster voor het nieuwe bericht, antwoord of doorgestuurde bericht kunt u als volgt één of meerdere categorieën toewijzen aan de e-mail:

1. Klik in het venster van het nieuwe bericht, antwoord of doorgestuurd bericht op Bestand > Info > Eigenschappen om het dialoogvenster Eigenschappen te openen.

Tips:

(1) U kunt ook op het anker linksonder in de groep Tags op het tabblad Bericht klikken om het dialoogvenster Eigenschappen te openen.

(2) Als het beantwoorden of doorsturen van een bericht is ingesloten in het leesvenster, kunt u op het anker klikken in de rechterbenedenhoek van de Tags-groep op het tabblad Bericht(Hulpmiddelen voor opstellen) om het dialoogvenster Eigenschappen te openen.

2. Geef in het dialoogvenster Eigenschappen via de Categorieën-keuzelijst de gewenste categorieën op en sluit het dialoogvenster.

Tips:
(1) U kunt tegelijkertijd één kleurcategorie selecteren via de Categorieën-keuzelijst en de handeling herhalen om meerdere kleurcategorieën toe te voegen.

(2) U kunt ook op Categorieën > Alle categorieën klikken om het dialoogvenster Kleurcategorie te openen. In dit dialoogvenster kunt u categorieën aanmaken, hernoemen of verwijderen, afhankelijk van uw behoeften, of indien nodig meerdere categorieën tegelijk selecteren.

(3) Klik in het dialoogvenster Eigenschappen op Categorieën > Alle categorieën wissen om alle bestaande categorieën uit het huidige e-mailbericht dat u aan het bewerken bent te verwijderen.
Stel het bericht daarna in en verzend het zoals u dat nodig heeft.

4,2 Categoriseer automatisch alle Nieuwe Email

Soms wilt u alle uitgaande e-mails automatisch categoriseren – of alleen die voldoen aan specifieke criteria. Daarvoor stelt u eenvoudig een regel in.

1. Klik in de e-mailweergave op Start > Regels > Regels en waarschuwingen beheren.

2. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op de knop Nieuwe regel onder het tabblad E-mailregels.

3. Selecteer in de Regelwizard de optie Regel toepassen op berichten die ik verzend en klik op de knop Volgende.

4. Klik in de tweede Regelwizard op de knop Volgende zonder voorwaarden op te geven en klik vervolgens op de knop Ja in het Microsoft Outlook-dialoogvenster.

Tips: Wilt u categorieën toewijzen op basis van criteria? Selecteer dan de bijbehorende voorwaarden en configureer ze naar wens.

5. Voer in de derde Regelwizard de volgende stappen uit:
(1) Schakel de optie wijs het toe aan de categorie categorie in bij Stap 1;
(2) Klik op de onderstreepte tekst „categorie” in Stap 2;
(3) Het dialoogvenster Kleurcategorie verschijnt nu; selecteer één of meerdere kleurcategorieën, afhankelijk van uw behoeften;
(4) Klik op de knop OK;
(5) Klik op de knop Volgende in de Regelwizard.

6. Geef eventueel uitzonderingen op in de vierde Regelwizard en klik op de knop Volgende.

7. Geef de nieuwe regel een naam in Stap 1, schakel de gewenste uitvoeringsopties in bij Stap 2 en klik op de knop Voltooien.

Opmerking: Als het waarschuwingsdialoogvenster van Microsoft Outlook verschijnt, klikt u op de knop OK om door te gaan.

8. U keert nu terug in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen. Klik op de knop OK om uw wijzigingen op te slaan en het venster te sluiten.

Vanaf nu worden alle uitgaande e-mails (of e-mails die aan de opgegeven criteria voldoen) automatisch voorzien van de ingestelde kleurcategorie.
Tips: Hiervoor moet Outlook regelmatig actief zijn. Als Outlook niet actief is, categoriseert de regel geen uitgaande e-mails.

4,3 Opmerkingen

De categorieën worden met de e-mails naar ontvangers verzonden. Wanneer ontvangers deze e-mails ontvangen in Outlook, zien ze de Kleurcategorie naast het bericht in de berichtenlijst en bovenaan de berichtinhoud in het leesvenster of berichtvenster.