Bijlagen invoegen in een Outlook-e-mail

De eerste paragraaf. Wanneer u een e-mail opstelt in Outlook, moet u mogelijk enkele bestanden, zoals Word-documenten, werkboeken, enz., bijvoegen in de e-mail. Deze handleiding laat u de stappen zien om bestanden als bijlagen in een Outlook-e-mail in te voegen.

1.1 Bestanden als bijlagen toevoegen met de functie Bestand bijvoegen

De meest gebruikelijke manier om bestanden bij te voegen is een e-mail te maken en vervolgens de functie Bestand bijvoegen te gebruiken om bestandsbijlagen in het berichtenvenster in te voegen.

1. Klik in de mailweergave op Start > Nieuwe e-mail om een nieuwe e-mail te maken.

2. Klik in het berichtenvenster op Invoegen > Bestand bijvoegen > Deze PC doorzoeken.

3. Selecteer nu in het openende dialoogvenster Bestand invoegen de specifieke map met bestanden die u wilt bijvoegen, selecteer de gewenste bestanden en klik op de knop Invoegen.

Tips: Als u meerdere bestanden uit dezelfde harde map moet bijvoegen, kunt u de map openen in het dialoogvenster Bestand invoegen, klikken om meerdere bestanden tegelijk te selecteren terwijl u Ctrl of Shift ingedrukt houdt, en vervolgens op de knop Invoegen klikt.

Nu is het gespecificeerde bestand bijgevoegd in het huidige berichtenvenster.

4. Ga verder met het toevoegen van berichtkopinformatie, het opstellen van de berichttekst en verstuur het zoals u nodig hebt.

1.2 Bestanden als bijlagen toevoegen door te kopiëren en plakken

U kunt ook snel bestanden als bijlagen in een opgestelde e-mail bijvoegen door te kopiëren en plakken.

1. Open de map met bestanden die u als bijlage wilt toevoegen.

2. Selecteer de bestanden die u als bijlagen wilt toevoegen, klik met de rechtermuisknop en selecteer Kopiëren in het contextmenu.

Tips:
(1) Houd Ctrl ingedrukt, dan kunt u meerdere niet-aangrenzende e-mails selecteren door ze één voor één aan te klikken; houd Shift ingedrukt, dan kunt u meerdere aangrenzende e-mails selecteren door op het eerste bestand en het laatste te klikken.
(2) Nadat u de bestanden hebt geselecteerd, kunt u direct op Ctrl + C drukken om ze te kopiëren.

3. Start Outlook en klik in de mailweergave op Start > Nieuwe e-mail om een nieuwe e-mail te maken.

4. Plaats de cursor in het berichtenvenster in de berichttekst, klik met de rechtermuisknop en selecteer Plakken in het contextmenu (of druk op Ctrl + V).

Nu zijn alle gekopieerde bestanden tegelijk als bijlagen bijgevoegd in het berichtenvenster.

5. Ga verder met het toevoegen van berichtkopinformatie, het opstellen van de berichttekst en verstuur het zoals u nodig hebt.

1.3 Bestanden als bijlagen toevoegen met de functie Verzenden naar

U kunt ook de functie Verzenden naar in Windows gebruiken om bestanden snel als bijlagen in een nieuwe e-mail bij te voegen.

1. Open de map met de bestanden die u als bijlagen wilt toevoegen.

2. Selecteer in de map de bestanden die u als bijlagen wilt toevoegen, klik met de rechtermuisknop en selecteer Verzenden naar > Mailontvanger in het contextmenu.

Tips: Houd Ctrl ingedrukt, dan kunt u meerdere niet-aangrenzende e-mails selecteren door ze één voor één aan te klikken; houd Shift ingedrukt, dan kunt u meerdere aangrenzende e-mails selecteren door op het eerste bestand en het laatste te klikken.

Nu wordt een nieuw berichtenvenster geopend en zijn de geselecteerde bestanden automatisch als bijlagen toegevoegd.

3. Ga verder met het toevoegen van berichtkopinformatie, het opstellen van de berichttekst en verstuur het zoals u nodig hebt.

Soms moet u enkele Outlook-items, zoals e-mails, afspraken, taken, notities, enz., als bijlagen in een e-mail toevoegen. Deze handleiding laat u zien hoe u Outlook-items als bijlagen in een Outlook-e-mail kunt toevoegen.

2.1 Outlook-items als bijlage toevoegen met de functie Items bijvoegen

De meest gebruikelijke manier om Outlook-items in een e-mail bij te voegen, is door de functie Outlook-items in het berichtenvenster te gebruiken. Doe het volgende:

1. Klik in de mailweergave op Start > Nieuwe e-mail om een nieuwe e-mail te maken.

2. Klik in het nieuwe berichtenvenster op Invoegen > Outlook-items.

3. Doe het volgende in het dialoogvenster Items invoegen:
(1) In de sectie Zoeken in klikt u om de map te openen die de Outlook-items bevat die u als bijlagen wilt toevoegen;
(2) In de sectie Items selecteert u de Outlook-items die u wilt toevoegen.
Tips: Houd Ctrl ingedrukt, dan kunt u meerdere niet-aangrenzende items selecteren door ze één voor één aan te klikken; houd Shift ingedrukt, dan kunt u meerdere aangrenzende items selecteren door op het eerste item en het laatste te klikken.
(3) In de sectie Invoegen als vinkt u de optie Bijlage aan;
(4) Klik op de knop OK .

Nu zijn de geselecteerde Outlook-items bijgevoegd in het huidige berichtenvenster. Zie screenshot:

4. Voeg berichtkopinformatie toe, stel de berichttekst samen en klik op de knop Verzenden zoals u nodig hebt.

2.2 Outlook-items als bijlage toevoegen via doorsturen

U kunt ook één of meerdere Outlook-items als bijlagen via doorsturen in Outlook toevoegen.

2.2.1 E-mails als bijlagen doorsturen

Selecteer één of meerdere e-mails in een mailmap en klik op Start > Meer (in de Reageren groep) > Doorsturen als bijlage.

Nu zijn alle geselecteerde e-mails onmiddellijk als bijlagen toegevoegd in een berichtenvenster voor opstellen/doorsturen. Stel de doorsturende e-mail samen en verstuur deze zoals u nodig hebt.

2.2.2 Een agenda-item als bijlage doorsturen

Ga naar de agendaweergave, selecteer de afspraak, het evenement of de vergadering die u als bijlage wilt doorsturen, en klik vervolgens op Afspraak (of Vergadering) > Doorsturen > Doorsturen.

Nu is het geselecteerde agenda-item toegevoegd in een nieuw berichtenvenster voor doorsturen. Stel de doorsturende e-mail samen en verstuur deze zoals u nodig hebt.

2.2.3 Contactpersonen of contactgroepen als bijlage doorsturen

U kunt gemakkelijk één of meerdere contactpersonen of contactgroepen als een bijlage doorsturen zoals hieronder beschreven:

1. Ga naar de mensenweergave en dubbelklik om het gespecificeerde contact dat u als bijlage wilt doorsturen te openen.

2. Klik om contactpersonen of contactgroepen te selecteren die u als bijlagen wilt doorsturen, en klik op Start > Contact doorsturen > Als een Outlook-contact.

Nu zijn de geselecteerde contactpersonen en contactgroepen als bijlagen toegevoegd in een berichtenvenster voor doorsturen. Stel de e-mail samen en verstuur deze zoals u nodig hebt.

2.2.4 Taken als bijlagen doorsturen

Ga naar de taakweergave, selecteer één of meerdere taken die u als bijlagen wilt doorsturen, en klik op Start > Meer (in de groep Reageren) > Doorsturen als bijlage.

Nu zijn alle geselecteerde taken onmiddellijk als bijlagen toegevoegd in een berichtenvenster voor opstellen/doorsturen. Stel de doorsturende e-mail samen en verstuur deze zoals u nodig hebt.

2.3 Automatisch de originele e-mail bijvoegen bij het beantwoorden of doorsturen

U kunt ook de Outlook-opties configureren en ervoor zorgen dat de originele e-mail automatisch als bijlage wordt toegevoegd wanneer u deze beantwoordt of doorstuurt in Outlook.

1. Klik op Bestand > Opties.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op Mail in de linker balk en selecteer de optie Origineel bericht bijvoegen uit de vervolgkeuzelijsten naast Bij het beantwoorden van een bericht of Bij het doorsturen van een bericht in de sectie Antwoorden en doorsturen.

3. Klik op de knop OK.

Vanaf nu wordt de e-mail automatisch als bijlage toegevoegd wanneer u antwoordt, allen beantwoordt of doorstuurt in Outlook.

U kunt niet alleen contactpersonen delen als bijlagen, maar ook de elektronische visitekaartjes van de contactpersonen in een Outlook-e-mail bijvoegen. Deze handleiding introduceert de richtlijnen voor het bijvoegen van visitekaartjes in een e-mail.

3.1 Visitekaartjes bijvoegen met de functie Visitekaartje invoegen

U kunt rechtstreeks visitekaartjes van meerdere contactpersonen bijvoegen met de functie Visitekaartje invoegen wanneer u een e-mail opstelt in Outlook. Doe het volgende:

1. Open het bewerkingsvenster voor berichten in Outlook met een van onderstaande methoden:

• Klik in de mailweergave op Start > Nieuwe e-mail om een nieuwe e-mail te maken
• Klik op Start > Beantwoorden of Allen beantwoorden om een e-mail te beantwoorden
• Klik op Start > Doorsturen om een e-mail door te sturen.

2. Klik in het bewerkingsvenster voor berichten op Invoegen > Visitekaartje > Andere visitekaartjes.

Tips: Als het contact dat u als visitekaartje wilt bijvoegen vermeld staat in het Visitekaartje keuzemenu, kunt u het contact selecteren om het visitekaartje direct bij te voegen.

3. Selecteer in het dialoogvenster Visitekaartje invoegen de specifieke contactmap in de Zoeken in vervolgkeuzelijst en klik om één of meerdere contacten te selecteren zoals u nodig hebt in de middelste sectie.

4. Klik op de knop OK.

Nu zijn alle gespecificeerde contacten als visitekaartjes bijgevoegd in het huidige bewerkingsvenster voor berichten.

3.2 Visitekaartjes bijvoegen met de functie Contact doorsturen

Wanneer u contactpersonen bekijkt in een contactmap, kunt u ook meerdere contactpersonen als visitekaartjes bijvoegen in een nieuwe e-mail.

1. Ga naar de mensenweergave en open de gespecificeerde contactmap waaruit u visitekaartjes wilt bijvoegen.

2. Klik om één of meerdere contactpersonen te selecteren die u als visitekaartjes wilt bijvoegen, en klik op Start > Contact doorsturen > Als een visitekaartje.

Nu zijn alle geselecteerde contactpersonen als visitekaartjes bijgevoegd in een nieuw berichtenvenster voor opstellen.

3. Stel de nieuwe e-mail samen en verstuur deze zoals u nodig hebt.

Opmerking: Contactgroepen kunnen niet als visitekaartjes in e-mails worden bijgevoegd.

3.3 Een visitekaartje bijvoegen met de functie Doorsturen

U kunt ook een contact als visitekaartje in een nieuwe e-mail bijvoegen wanneer u dit contact toevoegt of bewerkt in Outlook. Doe het volgende:

1. Ga naar de mensenweergave en dubbelklik op het gespecificeerde contact om het te openen in het contactvenster.

2. Klik in het contactvenster op Contact > Doorsturen > Als een visitekaartje.

Nu is het contact als een visitekaartje bijgevoegd in een nieuw berichtenvenster voor opstellen.

3. Stel de nieuwe e-mail samen en verstuur deze zoals u nodig hebt.

Soms wilt u uw agenda-informatie mogelijk delen met anderen via e-mails in Outlook. U kunt de gespecificeerde agenda gemakkelijk als bijlage in een e-mail bijvoegen. Deze handleiding zal twee oplossingen laten zien om dit te bereiken.

4.1 Agenda bijvoegen met de functie Agenda invoegen

U kunt een agenda rechtstreeks als bijlage invoegen in een opgesteld bericht met de functie Agenda invoegen in Outlook. Doe het volgende:

1. Open het berichtenbewerkingsvenster met een van onderstaande methoden:

• Klik in de mailweergave op Start > Nieuwe e-mail om een nieuwe e-mail te maken
• Klik op Start > Beantwoorden of Allen beantwoorden om een e-mail te beantwoorden
• Klik op Start > Doorsturen om een e-mail door te sturen.

2. Klik nu in het berichtenbewerkingsvenster op Invoegen > Agenda.

3. Nu verschijnt het dialoogvenster Een agenda verzenden via e-mail. Configureer het als volgt:

(1) Klik op de vervolgkeuzelijst Agenda en selecteer de gespecificeerde agenda die u als bijlage wilt toevoegen.

(2) Specificeer het datumbereik waarbinnen u de agenda wilt delen. U kunt op het vak Datumbereik klikken en de vermelde datumbereiken in de vervolgkeuzelijst selecteren, zoals Vandaag, Volgende 30 dagen, Hele agenda, enz.

U kunt ook een aangepast datumbereik specificeren waarbinnen u de agenda wilt delen: klik op het vak Datumbereik, selecteer Specifieke data in de vervolgkeuzelijst, en specificeer vervolgens het datumbereik in de onderstaande Start- en Eindvakken.

(3) Als u de agenda binnen uw werktijden wilt delen, bijvoorbeeld van 8:00 uur 's ochtends tot 5:00 uur 's avonds elke werkdag, vink dan de optie Alleen tijd binnen mijn werktijden tonen aan.

(4) Specificeer de lay-out van agenda-items in de huidige e-mail: klik op de knop Tonen om de geavanceerde opties uit te vouwen, en specificeer vervolgens één lay-outstijl uit de vervolgkeuzelijst E-mailindeling.

4. Klik op de knop OK om de configuratie op te slaan.

Nu is de agenda als een .ics-bijlage toegevoegd in de huidige opgestelde e-mail. Tegelijkertijd worden de agenda-items ook vermeld in de berichttekst.

5. Stel de e-mail samen en verstuur deze zoals u nodig hebt.

4.2 Agenda bijvoegen met de functie E-mail Agenda

U kunt ook een agenda aan een e-mail bijvoegen wanneer u de agenda bekijkt in de agendaweergave in Outlook. Doe het volgende:

1. Ga naar de agendaweergave en open de gespecificeerde agenda die u als bijlage wilt toevoegen.

2. Klik op Start > E-mail Agenda.

Nu verschijnt een nieuw berichtenvenster voor opstellen en het dialoogvenster Een agenda verzenden via e-mail. U kunt dezelfde stappen volgen die ik in de eerste oplossing heb geïntroduceerd om de agenda in de nieuwe e-mail bij te voegen.