Ontgrendel de toekomst van e-mail: verhoog de Outlook-efficiëntie met Kutools AI Assistant

In de snelle wereld van digitale communicatie is efficiëntie essentieel en het effectief beheren van je e-mail kan je veel tijd en moeite besparen. Maak kennis met Kutools AI Assistant voor Outlook, een krachtig hulpmiddel dat je e-mailervaring verbetert met slimme functies die je werkproces stroomlijnen. Of je nu e-mails opstelt, inhoud vertaalt of berichten beantwoordt, Kutools AI biedt een reeks mogelijkheden die je manier van omgaan met e-mail volledig kunnen veranderen. In deze tutorial leer je alles over Kutools AI Assistant voor Outlook: waarom het onmisbaar is, hoe je het instelt en hoe je het in je dagelijkse e-mailroutine integreert voor maximale productiviteit.

• Voorbeelden van het gebruik van Kutools AI in inkomende e-mails:
  • E-mail Samenvatting
  • Snel antwoorden
• Voorbeelden van het gebruik van Kutools AI in uitgaande e-mails:
  • E-mail Opstellen
  • Doorgaan met schrijven

• Aangepaste vaardigheden toevoegen voor persoonlijk gebruik
• Stem antwoorden af met inzichten uit e-mailgeschiedenis
• Beheer handmatige/automatische modus en pas weergavevoorkeuren aan

• Snelle bediening en toegang in het Kutools AI-paneel
• Beheer gegenereerde inhoud in een skill-box
• Best practices voor het gebruik van Kutools AI

Wat is Kutools AI voor Outlook?

Kutools AI voor Outlook is een geavanceerde functie van ExtendOffice die AI-technologie uit toonaangevende modellen als OpenAI en GoogleAI naadloos integreert in je dagelijkse e-mailroutine. Als onderdeel van meer dan100 tools binnen Kutools voor Outlook, verandert het hoe je e-mails beheert en ermee omgaat. Met de intuïtieve interface biedt Kutools AI krachtige functies om je productiviteit te verhogen, zowel bij het lezen als het schrijven van e-mail.

Vaardigheden in het Leesvenster (voor het analyseren en beantwoorden van ontvangen e-mails)

• Samenvatting: Verkrijg beknopte samenvattingen om snel de hoofdpunten van lange e-mails te begrijpen.
• Antwoord: Gebruik AI voor efficiënte en gedetailleerde antwoorden op e-mails. (Ondersteunt het ophalen van relevante info uit verzonden e-mails.)
• Snel antwoorden: Geeft verschillende antwoordopties en genereert een antwoord op basis van je gekozen richting. (Ondersteunt het ophalen van relevante info uit verzonden e-mails.)
• Bedank Antwoord: Genereer een korte bedankbrief om snel je waardering te uiten.
• Vertalen: Vertaal binnenkomende e-mails direct naar je gewenste taal voor soepele communicatie.
• Analyseren: Analyseer de emotionele toon van de e-mail om te bepalen of de stemming positief, negatief of neutraal is.
• Extractie: Haal gestructureerde informatie zoals namen, locaties, data en bedragen uit de e-mail om snel belangrijke gegevens te identificeren.
• Aangepaste Vaardigheden : Maak je eigen vaardigheden door rolprompts, opdrachtprompts en extra opties aan te passen voor jouw unieke e-mailbeheerwensen.

Vaardigheden in het Schrijfvenster (voor het opstellen en verbeteren van uitgaande e-mails)

• Opstellen: Gebruik AI-ondersteuning om het opstellen van e-mails te versnellen met gerichte suggesties.
• Polijsten: Verbeter je concept-e-mails automatisch op grammatica, toon en stijl voor een professioneel resultaat.
• Doorgaan met Schrijven: Laat AI contextuele suggesties en aanvullingen geven zodat je verder kunt werken aan concepten.
• Vertalen: Vertaal je e-mailconcepten eenvoudig naar andere talen, klaar voor een internationaal publiek.
• Controleren: Controleer en corrigeer spelling- en grammaticafouten in de e-mail voor taalnauwkeurigheid.
• Uitbreiden: Vergroot de kerninformatie in je e-mail en geef gedetailleerde uitleg voor meer volledige inhoud.
• Suggestie: Geef suggesties voor logische verbeteringen of gevoelige inhoud via logische analyse of beoordeling.
• Aangepaste Vaardigheden : Maak je eigen vaardigheden door rolprompts, opdrachtprompts en extra opties aan te passen voor jouw unieke e-mailbeheerwensen.

Waarom kiezen voor Kutools AI Assistant voor jouw Outlook?

In de moderne, snelle digitale wereld is effectieve communicatie cruciaal. Kutools AI Assistant benut de nieuwste AI-technologie om te zorgen dat je e-mails niet alleen worden gelezen, maar ook gevoeld, begrepen en gewaardeerd. Het draait om het verbeteren van jouw e-mailcommunicatie en het betekenisvol maken van elke interactie. Of je nu een stortvloed aan dagelijkse e-mails beheert of je richt op dat ene belangrijke bericht, Kutools AI is je strategische partner, zodat je altijd een stap voor blijft in communicatie. Bekijk hieronder enkele belangrijke voordelen die Kutools AI biedt:

⏰ Tijdwinnende Automatisering: Automatiseert routinematige e-mailtaken, zoals e-mailsamenvatting en snel antwoorden, zodat je meer tijd overhoudt voor andere zaken en je productiviteit stijgt.

🌐 Veelzijdige AI-integratie: Kutools AI ondersteunt diverse AI-platforms, waaronder OpenAI, GoogleAI, ZhipuAI, DashScopeAI, BaiduAI en SenseNovaAI. Zo kun je het beste AI-model kiezen voor nauwkeurig en efficiënt e-mailbeheer.

🖥️ Gebruiksvriendelijke Interface: Voorzien van een intuïtieve, eenvoudig te navigeren interface die het voor gebruikers van elk niveau gemakkelijk maakt hun e-mailbeheer en communicatie te verbeteren.

🌓 Dubbele Modus Functionaliteit: Kutools AI biedt zowel Handmatige Modus als Automatische Modus. In de Automatische Modus worden taken zoals samenvattingen en snelle antwoorden automatisch verwerkt. Schakelen tussen de modi is eenvoudig met één klik, zodat je het gereedschap aanpast aan je workflow.

💡 Aangepaste vaardigheden: Pas Kutools AI aan jouw e-mailbeheer aan door eigen vaardigheden te creëren. Personaliseer rolprompts, opdrachtprompts en extra opties zodat AI precies werkt zoals jij wilt, voor maximale flexibiliteit en efficiëntie.

📚 E-mailgeschiedenis leren: Bij het antwoorden gebruikt Kutools AI je eerdere e-mailinteracties (zodra je geschiedenis hebt toegevoegd) voor contextgerichte antwoorden, zodat je precieze antwoorden krijgt op basis van eerdere gesprekken. Op termijn worden antwoorden steeds accurater en afgestemd op jouw communicatiestijl voor gepersonaliseerde interactie.

🌍 Mogelijkheden voor vertaling: Verwijdert taalbarrières met geavanceerde modellen voor nauwkeurige vertalingen, waardoor internationale communicatie moeiteloos verloopt.

⚙️ Naadloze integratie met Outlook: Speciaal ontwikkeld voor Outlook, waardoor je een betere e-mailervaring krijgt in je vertrouwde omgeving en je workflow soepel en efficiënt blijft.

✏️ Verbeterde helderheid en professionaliteit: Gebruikt geavanceerde taalmodellen om je e-mails te optimaliseren, waardoor duidelijkheid en professionaliteit worden gegarandeerd in elk bericht dat je verstuurt.

🔐 Verbeterde privacy en beveiliging: Maakt gebruik van de nieuwste encryptie- en beveiligingsprotocollen om je e-mailgegevens te beschermen, zodat je zeker bent van de veiligheid van je communicatie.

Hoe stel je Kutools AI Assistant voor Outlook in voor optimale e-mail efficiëntie?

Je e-mailervaring verbeteren met Kutools AI Assistant is eenvoudig. Hieronder vind je een stapsgewijze handleiding voor het instellen van Kutools AI in Outlook.

Stap1: Installeer Kutools AI

Ga naar de downloadpagina om Kutools voor Outlook te downloaden en te installeren, zodat je Kutools AI kunt gebruiken.

Stap2: Activeer Kutools AI

1. Na de installatie van Kutools voor Outlook, ga je naar het Kutools-tabblad en klik je op AI Assistant.

2. De dialoog 'Kutools AI Guide ' verschijnt. Hier worden de vaardigheden van Kutools AI toegelicht. Klik op de knop Next om verder te gaan.

3. De Gebruiksvoorwaarden verschijnen. Klik op Next.

4. Je kunt nu Kutools AI activeren door een AI-provider te selecteren en de bijbehorende API-sleutel in te voeren. Klaar? Klik OK.

Na het klikken op OK verschijnt het Kutools AI-paneel aan de rechterkant van het Outlook-venster, zoals hieronder afgebeeld. Lees verder voor voorbeelden van het gebruik!

Gebruik Kutools AI Assistant in je werkproces met voorbeelden

E-mailsamenvatting: Belangrijke punten uit lange berichten halen

Stel, je opent je inbox en ziet een lange e-mail van een klant vol projectupdates en verzoeken. In plaats van alles door te nemen, kun je vertrouwen op de Samenvatting-vaardigheid van Kutools AI. Zodra je de e-mail opent, genereert de AI direct een beknopte samenvatting met de belangrijkste informatie. Zo krijg je snel inzicht in de hoofdzaken en kun je gemakkelijk prioriteiten stellen, waardoor je tijd bespaart en nooit meer iets belangrijks mist.

1. Zorg ervoor dat je in het Leesvenster van Kutools AI zit.
2. Selecteer de e-mail die je wilt samenvatten.

Het vak Samenvatting genereert automatisch een beknopte samenvatting van de hoofdpunten van de e-mail, zoals hieronder weergegeven:

Snel antwoorden: Directe, contextgevoelige antwoorden genereren

In plaats van helemaal zelf een antwoord te formuleren helpt de Snel antwoorden-vaardigheid van Kutools AI je om de context van de e-mail te analyseren en enkele antwoordaanzetten voor een gedetailleerd antwoord te creëren.

1. Zorg ervoor dat je in het Leesvenster van Kutools AI zit.
2. Selecteer de e-mail die je wilt beantwoorden. De Snel antwoorden vaardigheid genereert automatisch meerdere suggesties voor antwoorden, zoals hieronder afgebeeld.

   

   Opmerkingen:

   • Selecteer je tekst in een e-mail, dan wordt enkel op die inhoud gereageerd. Anders reageert de vaardigheid op de hele e-mail.
   • Zijn geen van de gesuggereerde antwoorden passend? Klik dan op de "Niet geschikt?"-link en voer je gewenste antwoordbasis in.

3. Kies een van de antwoordaanzetten om een reactie te genereren.

4. Klik op de knop Antwoorden. De reactie wordt in je e-mailconcept geplaatst, klaar om te beoordelen, bewerken en te verzenden.

   

E-mail opstellen: eerste berichten creëren met AI-ondersteuning

Wil je na een vergadering een klant opvolgen maar weet je niet waar te beginnen? Dan biedt de Compose-vaardigheid van Kutools AI contextuele suggesties om je bericht op te stellen. Geef Kutools AI de kernpunten en ontvang meteen passende zinnen en structuren, zodat je snel een professionele, duidelijke e-mail opstelt.

1. Controleer of je in het Schrijfvenster van Kutools AI zit.
2. Voer de kernpunten in het Compose-vak in en klik op de knop Genereren.
3. Klik op Invoegen om het gegenereerde concept aan de berichttekst toe te voegen.

Doorgaan met schrijven: verdergaan waar je gebleven was

Je was een gedetailleerde e-mail aan het opstellen, maar werd onderbroken voordat je klaar was. Wanneer je terugkeert, staat de Continue Writing-vaardigheid van Kutools AI klaar om je verder te helpen. De AI analyseert de context van je onafgemaakte concept en geeft suggesties om je bericht te vervolledigen.

Zo werkt de Continue Writing-vaardigheid: Wanneer je een antwoord op een e-mail in je Postvak IN start, schakelt het Leesvenster automatisch naar het Schrijfvenster. Als je begint met antwoorden, vult de vaardigheid het concept automatisch aan. Zodra de tekst gegenereerd is, klik je op de knop Invoegen om het snel in je concept te plaatsen.

Maak van Kutools AI jouw persoonlijke assistent

Door vaardigheden toe te voegen en te personaliseren en de AI te laten leren van je e-mailgeschiedenis kun je Kutools AI optimaliseren tot jouw persoonlijke assistent. Met deze functies ontvang je meer accurate, contextuele antwoorden en kun je de AI-vaardigheden nauwkeurig afstemmen op jouw situatie.

• Aangepaste vaardigheden toevoegen voor persoonlijk gebruik
• Stem antwoorden af met inzichten uit e-mailgeschiedenis
• Beheer handmatige/automatische modus en pas weergavevoorkeuren aan

Aangepaste vaardigheden toevoegen voor persoonlijk gebruik

Onderaan het Kutools AI-paneel vind je de knop Skill Library Management. Klik hierop om het Skill Library Management-dialoogvenster te openen.

In het Skill Library Management-venster kun je vaardigheden configureren voor zowel het Leesvenster als het Schrijfvenster:

1. Selecteer Leesvenster of Schrijfvenster om de vaardigheden binnen dat venster te beheren.
2. Vink het vakje naast een vaardigheid aan om deze te activeren en weer te geven in het Kutools AI-paneel. Vink het uit om de vaardigheid uit te schakelen en te verbergen.
3. Selecteer een vaardigheid om de instellingen te personaliseren, waaronder:
   • Rolprompt: Stuurt de AI aan om een specifieke gedraging en stijl aan te nemen.
   • Opdrachtprompt: Geeft de AI een taak die moet worden uitgevoerd.
   • Extra opties: Hiermee kun je verdere aanpassingen maken, bijvoorbeeld via de knop Opties toevoegen.
4. Voeg een nieuwe vaardigheid toe door op de knop Vaardigheid toevoegen te klikken en er één te maken die past bij jouw situatie.

Stem antwoorden af met inzichten uit e-mailgeschiedenis

Antwoordvaardigheden in Kutools AI ondersteunen het leren van historische e-mailgesprekken. Door een lokale database te maken waar eerdere e-maildata worden opgeslagen, analyseert de AI eerdere communicatie en krijg je preciezere, contextuele antwoorden.

Je kunt handmatig historische e-mails toevoegen aan E-mail Leren, of de automatische toevoegfunctie inschakelen zodat e-mails direct na verzending aan E-mail Leren worden toegevoegd. Dit helpt het AI-systeem om sneller te leren en zich beter aan te passen.

Handmatig toevoegen

1. Klik op de knop E-mail Leren in de Antwoord- of Snel antwoorden-box van het Kutools AI-paneel.

2. Klik op de knop Handmatig toevoegen.

3. In het dialoogvenster Handmatig toevoegen dat verschijnt, selecteer je de e-mails die je wilt laten leren en klik je op OK.

• Wil je alle e-mails van een account selecteren, vink dan het selectievakje voor het account aan.
• Wil je e-mails stuk voor stuk selecteren, vink dan het vakje voor elk e-mailadres aan.
• Wil je e-mails van de afgelopen maand selecteren, klik dan op de link E-mails van Vorige Maand .
• Wil je e-mails van het afgelopen jaar selecteren, klik dan op de link E-mails van Vorig Jaar .

4. Er verschijnt een dialoog die aangeeft hoeveel e-mails geleerd moeten worden. Klik op Ja.

5. Er verschijnt nog een dialoog die aangeeft hoeveel e-mails succesvol zijn geleerd. Klik op OK.

Automatisch toevoegen

Klik op de knop E-mail Leren in de Antwoord- of Snel antwoorden-box van het Kutools AI-paneel, en volg dan deze stappen.

1. Vink het selectievakje Automatisch toevoegen aan.
2. Selecteer de e-mailaccounts door het vakje naast elk adres te markeren, zodat e-mails die daarvan worden verzonden automatisch aan E-mail Leren worden toegevoegd.
3. Klik op de knop Opslaan.

Beheer handmatige/automatische modus en pas weergavevoorkeuren aan

Met Kutools AI kun je het gedrag en het uiterlijk afstemmen op jouw voorkeuren en workflow:

• Bij sommige vaardigheden staat de initiële instelling op Automatische Modus, andere werken in Handmatige Modus. Om een vaardigheid van Handmatige naar Automatische Modus te zetten (of andersom), klik je simpelweg op de Schakel knop rechtsboven in het vaardigheidsvak.
  

  Hieronder het verschil tussen de automatiseringsvaardigheden in het Leesvenster en het Schrijfvenster:

  • Leesvenster: Vaardigheden in Automatische Modus worden automatisch uitgevoerd zodra je een nieuwe e-mail selecteert.
  • Schrijfvenster: Vaardigheden in Automatische Modus worden automatisch uitgevoerd als de selectie in het concept verandert, behalve bij "Doorgaan met schrijven", die alleen actief wordt als de inhoud verandert.
  Opmerkingen

  Na omschakeling naar Handmatige Modus klik je op de knop Genereren om resultaten te krijgen. Bij geselecteerde tekst wordt alleen die inhoud verwerkt; anders wordt het hele bericht meegenomen. In Automatische Modus wordt het volledige bericht verwerkt zodra je het selecteert. Wil je slechts een deel verwerken, selecteer dan het gewenste gedeelte en klik op het Regenereren-icoon linksonder.

• Je kunt de weergave personaliseren door te kiezen voor Enkele Pagina-weergave om alle vaardigheden gelijktijdig in het Kutools AI paneel te zien, of Tabbladweergave om vaardigheden per tabblad te ordenen.
  

Tips om de efficiëntie van Kutools AI te maximaliseren

Hieronder vind je enkele handige tips voor het gebruik van Kutools AI in Outlook:

Wat je snel kunt bedienen en bereiken in het Kutools AI-paneel

Wil je wisselen tussen het Leesvenster en Schrijfvenster, gebruik dan de knop Lees-/Schrijfvenster. Wil je wisselen tussen Enkele Pagina-weergave en Tabbladweergave, gebruik dan de knop Pagina/Tabblad-weergave. Wil je eenvoudig schakelen tussen verschillende AI-providers en modellen in het Kutools AI-paneel, klik dan op de keuzelijst van het gebruikte AI-model en selecteer je gewenste optie. Om tussen Handmatige en Automatische Modus te wisselen voor een bepaalde vaardigheid, klik je op de Schakel knop in dat vaardigheidsvak. Wil je het volledige resultaat bekijken? Klik op de knop Inhoud uitbreiden. De taal die een vaardigheid gebruikt, volgt standaard je Outlook-instellingen. Je kunt dit wijzigen via het Taal keuzemenu. Door Extra Opties uit te klappen kun je AI specifieker aansturen voor meer gerichte resultaten. De door AI gegenereerde informatie kan onjuist zijn; controleer belangrijke gegevens altijd goed.

Wat kun je doen met gegenereerde inhoud in een skill-box