In de snel veranderende wereld van digitale communicatie is efficiëntie van cruciaal belang, en het effectief beheren van uw e-mails kan u veel tijd en moeite besparen. Binnenkomen Kutools AI voor Outlook, een krachtig hulpmiddel dat is ontworpen om uw e-mailervaring te verbeteren door intelligente vaardigheden te introduceren die uw workflow stroomlijnen. Of u nu e-mails opstelt, inhoud vertaalt of snel berichten beantwoordt, Kutools AI biedt een reeks mogelijkheden die de manier waarop u met uw inbox omgaat, kunnen transformeren. In deze tutorial leer je meer over Kutools AI voor Outlook, waarom het een onmisbare tool is, hoe u het instelt en hoe u het kunt integreren in uw dagelijkse e-mailroutine voor maximale productiviteit.

• Leespaneel
  • E-mailoverzicht
  • Snel antwoord
  • E-mail vertalen
• Schrijfpaneel
  • Concept-e-mail
  • Poolse e-mail
  • Ga door met het schrijven van e-mail
  • E-mail vertalen

Wat is Kutools AI voor Outlook?

Kutools AI voor Outlook is een geavanceerde functie ontwikkeld door ExtendOffice, waarbij AI-technologie van toonaangevende modellen zoals OpenAI en Google AI in uw dagelijkse e-mailroutine. Als onderdeel van een uitgebreide suite van meer dan 100 tools in Kutools voor Outlook, het transformeert de manier waarop u e-mails beheert en ermee communiceert. Met zijn intuïtieve interface, Kutools AI biedt zeven krachtige vaardigheden in de Leespaneel (3 vaardigheden) en Schrijfpanelen (4 vaardigheden), waardoor uw productiviteit bij zowel lees- als schrijftaken wordt verbeterd:

Leespaneel

• E-mailoverzicht: ontvang beknopte samenvattingen om snel de belangrijkste punten van lange e-mails te begrijpen.
• Snel antwoord: gebruik door AI gegenereerde suggesties voor snelle en efficiënte reacties op e-mails.
• E-mail vertalen: Vertaal inkomende e-mails onmiddellijk naar de taal van uw voorkeur, zodat u verzekerd bent van een naadloze communicatie.

Schrijfpaneel

• Concept-e-mail: Gebruik AI-ondersteuning om het opstellen van e-mails te versnellen met aangepaste suggesties.
• Poolse e-mail: Verbeter automatisch de grammatica, toon en stijl van uw e-mailconcepten, zodat u verzekerd bent van een professionele afwerking.
• Ga door met het schrijven van e-mail: Laat AI op context gebaseerde suggesties en aanvullingen geven, zodat u door kunt gaan met het schrijven van concepten.
• E-mail vertalen: Vertaal uw e-mailconcepten eenvoudig naar andere talen, zodat ze klaar zijn voor een wereldwijd publiek.

Door deze vaardigheden te integreren in uw dagelijkse e-mailroutine, Kutools AI stroomlijnt niet alleen uw workflow, maar verrijkt ook uw communicatie, zodat elke e-mail die u verzendt of ontvangt voldoet aan de hoogste normen van efficiëntie en effectiviteit.

Waarom kiezen voor Kutools AI voor uw Outlook?

In de snelle digitale wereld van vandaag is effectieve communicatie van cruciaal belang. Kutools AI maakt gebruik van de allernieuwste AI-technologie om ervoor te zorgen dat uw e-mails niet alleen worden gelezen, maar ook worden gevoeld, begrepen en gewaardeerd. Het gaat erom uw e-mailspel naar een hoger niveau te tillen en elke interactie betekenisvoller en impactvoller te maken. Of u nu een stortvloed aan dagelijkse e-mails beheert of u concentreert op die ene cruciale boodschap, Kutools AI is uw strategische partner die ervoor zorgt dat u voorop blijft lopen in het communicatiespel. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen uit die Kutools AI biedt:

🌓 Dual-modus functionaliteit: De meeste vaardigheden van Kutools AI bieden twee modi - Handmatige modus en Auto Mode. In de automatische modus worden taken zoals het samenvatten van e-mails en snelle antwoorden automatisch gegenereerd tijdens de interactie met e-mails. Schakelen tussen de handmatige en automatische modus is naadloos en kan worden gedaan met een simpele klik op de knop, zodat u de tool kunt aanpassen aan uw workflowvoorkeuren.

???? Gepersonaliseerde e-mailreacties: Door gebruik te maken van AI-modellen zoals GPT-4o, GPT-4o mini en Gemini, worden antwoorden gegenereerd die uw unieke stijl en toon weerspiegelen, zodat elke e-mail het gevoel krijgt dat u hem persoonlijk heeft geschreven.

🔄 Adaptief leren: Leert voortdurend van uw e-mailgedrag en -voorkeuren om beter af te stemmen op uw behoeften, waardoor de hulp in de loop van de tijd wordt verbeterd voor nog persoonlijkere ondersteuning tijdens het gebruik van de Snel antwoord vaardigheid in de Leespaneel of Kutools AI. Dit systeem past zich aan om de precisie van uw antwoorden te verbeteren op basis van uw interactiepatronen, waardoor antwoorden nauwkeuriger worden en worden afgestemd op uw communicatiestijl, wat uiteindelijk leidt tot een efficiëntere en effectievere e-mailbeheerervaring.

⏰ Tijdbesparende automatisering: Automatiseert routinematige e-mailtaken, zoals e-mailsamenvatting en snel antwoord, waardoor u tijd vrijmaakt voor belangrijkere taken en uw algehele productiviteit verhoogt.

???? Taalvertaalmogelijkheden: Doorbreekt taalbarrières met geavanceerde modellen voor nauwkeurige vertalingen, waardoor wereldwijde communicatie moeiteloos wordt.

⚙️ Naadloze integratie met Outlook: Het is exclusief ontworpen voor Outlook en verbetert uw e-mailervaring binnen de vertrouwde omgeving, waardoor een intuïtieve en efficiënte workflow wordt gegarandeerd.

​ Verbeterde duidelijkheid en professionaliteit: Maakt gebruik van geavanceerde taalmodellen om uw e-mails te optimaliseren, waardoor duidelijkheid en professionaliteit wordt gegarandeerd in elk bericht dat u verzendt.

​ Gebruiksvriendelijke interface: Beschikt over een intuïtieve en gemakkelijk te navigeren interface, waardoor het voor gebruikers van alle technische niveaus eenvoudig is om hun e-mailbeheer en communicatie te verbeteren.

🔐 Verbeterde privacy en beveiliging: Maakt gebruik van de nieuwste coderings- en beveiligingsprotocollen om ervoor te zorgen dat uw e-mailgegevens worden beschermd, waardoor u gemoedsrust krijgt over de veiligheid van uw communicatie.

Hoe Kutools AI instellen voor verbeterde e-mailefficiëntie?

Transformeer uw e-mailervaring met Kutools AI ligt op slechts een steenworp afstand. Hier laten we u stap-voor-stap zien hoe u dit kunt instellen Kutools AI in uw Outlook.

Stap 1: Installeer Kutools AI

Navigeer naar de download pagina om te downloaden en te installeren Kutools for Outlook te krijgen Kutools AI.

Stap 2: Activeer Kutools AI

1. Na installatie Kutools for Outlook, Ga naar het Kutools tab en klik AI.

2. De Kutools AI-gids dialoogvenster verschijnt. Het introduceert de zes vaardigheden die Kutools AI biedt. Klik op de Volgende om door te gaan.

Note: dit pop-upvenster verschijnt alleen wanneer u Kutools AI voor het eerst activeert. Als u deze handleiding in de toekomst opnieuw wilt raadplegen, klikt u eenvoudig op de knop knop in het Kutools AI-paneel.

3. De Gebruiksvoorwaarden zal verschijnen. Klik Volgende.

4. Nu kunt u Kutools AI activeren door een AI-aanbieder en het bijbehorende invoeren API sleutel. Als u klaar bent, klikt u op OK.

Stap 3: Configureer de instellingen voor Vaardigheidsbibliotheekbeheer voor persoonlijk gebruik

Eenmaal geactiveerd, de Kutools AI deelvenster verschijnt aan de rechterkant van het Outlook-venster. Aan de onderkant van de Kutools AI AI-venster, klik op de Beheer van vaardighedenbibliotheek om het te openen Beheer van vaardighedenbibliotheek dialoog venster.

In het Beheer van vaardighedenbibliotheek dialoogvenster kunt u de instellingen voor zeven vaardigheden op twee tabbladen configureren: Leespaneel en Schrijfpaneel.

Onder de Leespaneel tabblad kunt u drie aspecten van het E-mailoverzicht, Snel antwoord en E-mail vertalen vaardigheden.
Evenzo in de Schrijfpaneel tabblad kunt u drie aspecten van het Concept-e-mail, Poolse e-mail, Ga door met het schrijven van e-mail en E-mail vertalen vaardigheden.

• Taal: Geef de taal op die moet worden gebruikt in de vervolgkeuzelijst Taal.
• Rolprompt: Een rolprompt instrueert de AI om een ​​specifiek gedrag en een specifieke stijl aan te nemen, bijvoorbeeld door zich op te stellen als een medewerker van de klantenservice, zodat de antwoorden worden afgestemd op die rol.
• Command Prompt: Een opdrachtprompt geeft de AI opdracht een specifieke taak uit te voeren, zoals het schrijven van een vriendelijk e-mailantwoord, en zorgt ervoor dat de uitvoer aan de gegeven instructies voldoet.

Voorbeeld van de configuratie van Vaardigheidsbibliotheekbeheer

Als u bijvoorbeeld e-mails tijdens het lezen naar de gewenste taal wilt vertalen, kunt u het volgende doen:

1. Navigeer naar de Leespaneel tab in de Beheer van vaardighedenbibliotheek dialoog venster.
2. Van de Taal vervolgkeuzelijst, selecteer de gewenste taal.
3. Bewerk de inhoud in Rolprompt en Commando promp dozen indien nodig.
4. Klik op de Bespaar knop.

Resultaat

Na configuratie wordt de Kutools AI is klaar voor gebruik. Het beschikt over twee panelen: het Leespaneel en Schrijfpaneel. Standaard is de Leespaneel wordt weergegeven. U kunt tussen de twee panelen schakelen door op de overeenkomstige paneelknop te klikken.

Leespaneel

Het Leespaneel omvat drie vaardigheden: E-mailoverzicht, Snel antwoord en E-mail vertalen, elk met twee modi: handmatige en automatische modus.

Standaard is de E-mailoverzicht en Snel antwoord vaardigheden zijn ingesteld Auto Mode, waarbij automatisch resultaten worden gegenereerd wanneer u op een e-mail klikt. De E-mail vertalen vaardigheid is echter in eerste instantie aanwezig Handmatige modus, waarbij u op de knop moet klikken Genereer een knop om resultaten te krijgen. Om te schakelen tussen de handmatige en automatische modus, klikt u eenvoudig op de Stap over voor slechts knop.

Schrijfpaneel

Het Schrijfpaneel omvat vier vaardigheden: Concept-e-mail, Poolse e-mail, Ga door met het schrijven van e-mail en E-mail vertalen.

Het Concept-e-mail en Poolse e-mail vaardigheden werken alleen in Handmatige modus, waarbij u op de knop moet klikken Genereer een knop om resultaten te krijgen. De Ga door met het schrijven van e-mail en E-mail vertalen vaardigheden bieden beide Handmatig en Auto Mode, waarbij de standaardwaarde is ingesteld op Handmatige modus. Om te schakelen tussen de handmatige en automatische modus, klikt u eenvoudig op de Stap over voor slechts knop.

Gebruik Kutools AI in uw workflow met voorbeelden

Na de configuratie van Kutools AI, kun je nu de zeven sleutelvaardigheden in de twee panelen gebruiken.

• Leespaneel
  • E-mailoverzicht
  • Snel antwoord
  • E-mail vertalen
• Schrijfpaneel
  • Concept-e-mail
  • Poolse e-mail
  • Ga door met het schrijven van e-mail
  • E-mail vertalen

Leespaneel

Standaard is de Leespaneel wordt weergegeven in de Kutools AI venster. Het helpt u inkomende e-mails efficiënt te beheren door snelle samenvattingen, directe antwoorden en eenvoudige vertalingen aan te bieden. Klik op de Leespaneel knop kan overschakelen naar de Schrijfpaneel. Vice versa.

E-mailsamenvatting: kernpunten uit lange berichten halen

U heeft zojuist uw inbox geopend en vindt een lange e-mail van een klant waarin verschillende projectupdates en -verzoeken worden beschreven. In plaats van door de dichte tekst te waden, kunt u erop vertrouwen Kutools AI's E-mailoverzicht vaardigheid. Terwijl u de e-mail opent, genereert de AI snel een beknopte samenvatting, waarin de meest cruciale informatie wordt benadrukt. Hierdoor kunt u snel de belangrijkste punten onder de knie krijgen en prioriteiten stellen voor uw volgende stappen, waardoor u kostbare tijd bespaart en ervoor zorgt dat u geen belangrijke details mist.

In het Leespaneel of Kutools AI, klik op de e-mail die u wilt samenvatten. De E-mailoverzicht skill genereert automatisch een beknopte samenvatting van de belangrijkste punten van de e-mail.

Tips: Kopiëren knop: Om de volledige inhoud te kopiëren. wedergeboren knop: Om te regenereren. U kunt de geselecteerde tekst kopiëren of alle inhoud uit de gegenereerde inhoud selecteren.

Snel antwoord: Genereer onmiddellijke, contextbewuste antwoorden

Stel dat u meerdere e-mails afhandelt en plotseling een verzoek voor een document ontvangt van een collega. In plaats van tijd te besteden aan het samenstellen van een geheel nieuw antwoord, Kutools AI's Snel antwoord vaardigheid komt je te hulp. De AI analyseert de context van de e-mail en stelt verschillende antwoordbasissen voor voor een gedetailleerd antwoord.

1. In de Leespaneel of Kutools AI, klik op de e-mail waarop u snel een antwoord wilt hebben. De Snel antwoord vaardigheid genereert automatisch verschillende responsbases.

2. Klik op een van de bovenstaande antwoordbasissen om een ​​gedetailleerd antwoord te genereren.

3. Klik op het Antwoorden knop. Het gegenereerde antwoord wordt onmiddellijk als concept in de hoofdtekst van de e-mail ingevoegd.

E-mail vertalen: moeiteloos taalverschillen overbruggen

U werkt met een internationale partner en er komt een e-mail binnen in een taal die u niet begrijpt. In plaats van de tekst naar een afzonderlijk vertaalhulpmiddel te kopiëren, Kutools AI's E-mail vertalen skill vertaalt de inhoud onmiddellijk rechtstreeks binnen Outlook. Nu kunt u de boodschap volledig begrijpen en op passende wijze reageren zonder dat u hoeft te schakelen tussen applicaties, waardoor uw grensoverschrijdende communicatie soepeler en efficiënter verloopt.

1. In de Leespaneel of Kutools AI, Ga naar het E-mail vertalen sectie. Selecteer de taal waarnaar u wilt vertalen in de Taal vervolgkeuzelijst. Hier selecteer ik bijvoorbeeld Italiaans als doeltaal.

2. Nadat u de e-mail of de tekst in de e-mail die u wilt vertalen hebt geselecteerd, klikt u op de Genereer een knop.

Resultaat

Tips: Kopiëren knop: Om de volledige inhoud te kopiëren. wedergeboren knop: Om te regenereren. U kunt de geselecteerde tekst kopiëren of alle inhoud uit de gegenereerde inhoud selecteren.

Schrijfpaneel

Het Schrijfpaneel of Kutools AI helpt bij het opstellen en verfijnen van e-mails met AI-gestuurde suggesties, grammaticale verbeteringen en vertaalvaardigheden. Klik op de Schrijfpaneel knop kan overschakelen naar de Leespaneel. Vice versa.

Concept-e-mail: initiële berichten opstellen met AI-begeleiding

U moet na een vergadering contact opnemen met een klant, maar u weet niet zeker hoe u moet beginnen. Kutools AI's Concept-e-mail vaardigheidsstappen in en biedt op context gebaseerde suggesties om u te helpen uw boodschap vorm te geven. Terwijl u typt, stelt de AI zinnen en structuren voor die zijn afgestemd op uw behoeften, zodat u snel een professionele en duidelijke e-mail kunt opstellen. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt er ook voor dat uw communicatie nauwkeurig en effectief is en uw professionele toon weerspiegelt.

1. Ga in het nieuwe berichtvenster naar de Concept-e-mail sectie in de Schrijfpaneel of Kutools AI. Voer de belangrijkste punten in het tekstvak in.

2. Klik op het Genereer een knop om het concept te genereren.

3. Nadat het concept is gegenereerd, klikt u op de Invoegen om het concept in de hoofdtekst van de e-mail in te voegen.

Tips: Kopiëren knop: Om de volledige inhoud te kopiëren. wedergeboren knop: Om te regenereren. U kunt de geselecteerde tekst kopiëren of alle inhoud uit de gegenereerde inhoud selecteren.

Poolse e-mail: grammatica, toon en stijl perfectioneren

Nadat u een belangrijke e-mail aan uw supervisor heeft opgesteld, wilt u er zeker van zijn dat deze foutloos is voordat u op Verzenden drukt. Kutools AI's Poolse e-mail vaardigheid verbetert uw ontwerp door de grammatica te controleren, de toon te verbeteren en de stijl te verfijnen. Met slechts één klik wordt uw e-mail omgezet in een verzorgd, professioneel stuk communicatie. Deze tool is vooral waardevol bij de communicatie met hogere leidinggevenden of klanten, zodat uw boodschap niet alleen correct is, maar ook een positieve indruk achterlaat.

1. In de Schrijfpaneel of Kutools AI, Ga naar het Poolse e-mail sectie. Nadat u de concept-e-mail of de tekst in de concept-e-mail die u opnieuw wilt formuleren heeft geselecteerd, klikt u op de Genereer een knop.

2. Nadat het gepolijste ontwerp is gegenereerd, klikt u op de Invoegen om deze in de hoofdtekst van de e-mail in te voegen.

Tips: Kopiëren knop: Om de volledige inhoud te kopiëren. wedergeboren knop: Om te regenereren. U kunt de geselecteerde tekst kopiëren of alle inhoud uit de gegenereerde inhoud selecteren.

Ga door met het schrijven van e-mail

U begon een gedetailleerde e-mail op te stellen, maar halverwege werd u onderbroken en moest u deze onafgemaakt laten. Wanneer je terugkomt, Kutools AI's Ga door met het schrijven van e-mail Skill staat klaar om u te helpen verder te gaan waar u was gebleven. De AI beoordeelt de context van uw onvolledige concept en geeft suggesties om uw bericht voort te zetten en aan te vullen. Dit zorgt ervoor dat uw e-mail samenhangend en actueel blijft, zelfs als er een pauze in uw schrijfproces is geweest.

Auto Mode

Wanneer u een antwoord op een e-mail in uw Postvak IN verzendt, wordt de Leespaneel schakelt automatisch over naar de Schrijfpaneel. Terwijl u begint met het opstellen van uw antwoord, wordt de Ga door met het schrijven van e-mail Skill zet de draft automatisch voor je voort. Zodra de inhoud is gegenereerd, drukt u op Ctrl + ~ om het snel in uw concept in te voegen.

Handmatige modus

1. In de Schrijfpaneel of Kutools AI, Ga naar het Ga door met het schrijven van e-mail sectie. Plaats uw cursor waar u wilt dat Kutools AI doorgaat met schrijven in het concept en klik vervolgens op de Genereer een knop.

2. Nadat de inhoud is gegenereerd, klikt u op de Invoegen om deze in de hoofdtekst van de e-mail in te voegen.

Tips: Kopiëren knop: Om de volledige inhoud te kopiëren. wedergeboren knop: Om te regenereren. U kunt de geselecteerde tekst kopiëren of alle inhoud uit de gegenereerde inhoud selecteren.

E-mail vertalen: e-mails voorbereiden voor een wereldwijd publiek

U stelt een e-mail op voor een klant in het buitenland en u moet ervoor zorgen dat uw bericht nauwkeurig wordt vertaald in de moedertaal. In plaats van te vertrouwen op externe hulpmiddelen, Kutools AI's E-mail vertalen Met vaardigheid kunt u uw concept binnen Outlook vertalen. U stelt uw e-mail op zoals gewoonlijk en met een simpele klik wordt deze in de gewenste taal vertaald. Deze vaardigheid zorgt ervoor dat uw communicatie zowel accuraat als cultureel passend is, waardoor het gemakkelijker wordt om effectief met internationale klanten om te gaan.

1. Selecteer in de concept-e-mail de tekst die u wilt vertalen.

2. In de Schrijfpaneel of Kutools AI, Ga naar het E-mail vertalen sectie. Kies vervolgens de taal waarnaar u wilt vertalen vanuit het Taal vervolgkeuzelijst. Hier selecteer ik bijvoorbeeld Frans als doeltaal.

3. Klik op het Genereer een knop.

4. Zodra het concept is vertaald, klikt u op de Invoegen om deze in de hoofdtekst van de e-mail in te voegen.

Tips: Kopiëren knop: Om de volledige inhoud te kopiëren. wedergeboren knop: Om te regenereren. U kunt de geselecteerde tekst kopiëren of alle inhoud uit de gegenereerde inhoud selecteren.

Tips voor het maximaliseren van de efficiëntie van Kutools AI