Ga op een transformerende reis met Kutools' AI Mail-assistent, waarbij uw Outlook niet alleen een e-mailclient wordt, maar een baken van efficiëntie, duidelijkheid en inzicht. Deze baanbrekende tool overstijgt traditioneel e-mailbeheer en biedt een mix van verfijning en eenvoud die uw communicatie opnieuw definieert. Door gebruik te maken van de kracht van geavanceerde AI-modellen zoals GPT-3.5 en GPT-4, tilt de AI Mail Assistant elk aspect van uw e-mailervaring naar een hoger niveau. Het brengt vier belangrijke kenmerken naar voren: Beantwoord e-mails, met reacties die zo genuanceerd zijn dat ze het gevoel hebben dat ze persoonlijk door jou zijn gemaakt; Optimaliseer e-mails, het verfijnen van uw boodschap voor maximale impact; E-mailoverzicht, het distilleren van complexe draden in beknopte overzichten; En E-mails vertalen, waarbij taalbarrières moeiteloos worden overwonnen. Dit is niet alleen een verbetering van uw e-mailroutine; het is een complete revisie.

Wat is de AI Mail-assistent in Kutools voor Outlook?

Waarom kiezen voor de AI Mail Assistant voor uw Outlook?

Hoe stel ik de AI Mail Assistant in voor verbeterde e-mailefficiëntie?

• Stap 1: Installeer de AI Mail Assistant
• Stap 2: activeer de AI Mail Assistant-functie
• Stap 3: Configureer AI Mail Assistant-instellingen voor persoonlijk gebruik
  • Instellingen voor AI-configuratie
  • Instellingen voor actie
  • Instellingen voor Kennis

Gebruik de AI Mail Assistant in uw workflow met voorbeelden

• Beantwoord e-mails: een antwoord opstellen door eerdere e-mailcommunicatie te analyseren
• Optimaliseer e-mails: Herformulering van een e-mail voor de duidelijkheid
• E-mailoverzicht: Samenvatting van een lange e-mailthread voor snel begrip
• E-mails vertalen: Een e-mail van een buitenlandse klant vertalen naar de taal van uw voorkeur

Tips voor het maximaliseren van de efficiëntie van AI Mail Assistant

Wat is de AI Mail-assistent in Kutools voor Outlook?

Kutools' AI Mail-assistent, een uitblinker onder de 100+ geavanceerde kenmerken van Kutools for Outlook, is een meesterwerk gemaakt door Breid Office uit. Het vertegenwoordigt het toppunt van e-mailinnovatie en combineert de mogelijkheden van AI-modellen zoals GPT-3.5 en GPT-4 met de dagelijkse behoeften van Outlook-gebruikers. De AI Mail-assistent transformeert uw Outlook-ervaring met vier belangrijke mogelijkheden:

• Beantwoord e-mails: Creëer antwoorden die uw persoonlijke stijl en toon weerspiegelen, waardoor elk antwoord lijkt alsof het rechtstreeks van u komt, dankzij de diepgaande leermogelijkheden.
• Optimaliseer e-mails: Verbeter uw e-mails om duidelijkheid en professionaliteit te garanderen, door geavanceerde taalmodellen toe te passen om uw boodschap te verfijnen en te verfijnen.
• E-mailoverzicht: Bied beknopte samenvattingen van lange e-mailthreads, waarbij gebruik wordt gemaakt van natuurlijke taalverwerking om de belangrijkste punten eruit te halen en te presenteren, waardoor u tijd en moeite bespaart.
• E-mails vertalen: Verwijder taalbarrières door e-mails in meerdere talen te vertalen, met behulp van geavanceerde taalmodellen voor nauwkeurige en contextueel relevante vertalingen.

Door deze functies in uw dagelijkse e-mailroutine te integreren, kunnen de AI Mail-assistent stroomlijnt niet alleen uw workflow, maar verrijkt ook uw communicatie, zodat elke e-mail die u verzendt of ontvangt voldoet aan de hoogste normen van efficiëntie en effectiviteit.

Waarom kiezen voor de AI Mail Assistant voor uw Outlook?

In de snelle digitale wereld van vandaag is effectieve communicatie van cruciaal belang. De AI Mail-assistent maakt gebruik van de allernieuwste AI-technologie om ervoor te zorgen dat uw e-mails niet alleen worden gelezen, maar ook worden gevoeld, begrepen en gewaardeerd. Het gaat erom uw e-mailspel naar een hoger niveau te tillen en elke interactie betekenisvoller en impactvoller te maken. Of u nu een stortvloed aan dagelijkse e-mails beheert of zich concentreert op die ene cruciale boodschap, de AI Mail Assistant is uw strategische partner en zorgt ervoor dat u voorop blijft lopen in het communicatiespel. Hier zijn enkele van de belangrijkste voordelen deze functie biedt:

⚙️ Naadloze integratie met Outlook: Het is exclusief ontworpen voor Outlook en verbetert uw e-mailervaring binnen de vertrouwde omgeving, waardoor een intuïtieve en efficiënte workflow wordt gegarandeerd.

???? Gepersonaliseerde e-mailreacties: Door gebruik te maken van AI-modellen zoals GPT-3.5, GPT-4 en Gemini, worden antwoorden gegenereerd die uw unieke stijl en toon weerspiegelen, zodat elke e-mail het gevoel krijgt dat u hem persoonlijk heeft geschreven.

​ Verbeterde duidelijkheid en professionaliteit: Maakt gebruik van geavanceerde taalmodellen om uw e-mails te optimaliseren, waardoor duidelijkheid en professionaliteit wordt gegarandeerd in elk bericht dat u verzendt.

📄 Efficiënte e-mailsamenvatting: Maakt gebruik van natuurlijke taalverwerking om beknopte samenvattingen van lange e-mailthreads te geven, waarbij alleen de essentiële informatie wordt opgehaald en gepresenteerd.

???? Taalvertaalmogelijkheden: Doorbreekt taalbarrières met geavanceerde modellen voor nauwkeurige vertalingen, waardoor wereldwijde communicatie moeiteloos wordt.

🔄 Adaptief leren: Leert voortdurend van uw e-mailgedrag en -voorkeuren om beter af te stemmen op uw behoeften, waardoor de hulp in de loop van de tijd wordt verbeterd voor nog meer persoonlijke ondersteuning bij het gebruik van de functie Beantwoorden van e-mails. Dit systeem past zich aan om de precisie van uw antwoorden te verbeteren op basis van uw interactiepatronen, waardoor antwoorden nauwkeuriger worden en worden afgestemd op uw communicatiestijl, wat uiteindelijk leidt tot een efficiëntere en effectievere e-mailbeheerervaring.

⏰ Tijdbesparende automatisering: Automatiseert routinematige e-mailtaken, zoals het organiseren van e-mails en het plannen van vervolgacties, waardoor u tijd vrijmaakt voor belangrijkere taken en uw algehele productiviteit verhoogt.

​ Gebruiksvriendelijke interface: Beschikt over een intuïtieve en gemakkelijk te navigeren interface, waardoor het voor gebruikers van alle technische niveaus eenvoudig is om hun e-mailbeheer en communicatie te verbeteren.

🔐 Verbeterde privacy en beveiliging: Maakt gebruik van de nieuwste coderings- en beveiligingsprotocollen om ervoor te zorgen dat uw e-mailgegevens worden beschermd, waardoor u gemoedsrust krijgt over de veiligheid van uw communicatie.

Hoe stel ik de AI Mail Assistant in voor verbeterde e-mailefficiëntie?

Transformeer uw e-mailervaring met de AI Mail-assistent ligt op slechts een steenworp afstand. Hier laten we u stapsgewijze handleiding zien voor het instellen van de AI Mail-assistent in uw Outlook.

Stap 1: Installeer de AI Mail Assistant

Navigeer naar de download pagina om te downloaden en te installeren Kutools for Outlook.

Stap 2: Activeer de AI Mail Assistant-functie

1. Na installatie Kutools for Outlook, Ga naar het Kutools tab en klik AI Mail-assistent.

2. De AI Mail-assistent deelvenster verschijnt aan de rechterkant van het Outlook-venster.

3. En tegelijkertijd de AI Mail Assistent-gids dialoogvenster verschijnt. Het introduceert de vier functies die de AI Mail Assistant biedt. Klik op de Volgende om door te gaan.

Note: dit pop-upvenster verschijnt alleen wanneer u de AI Mail Assistant voor het eerst activeert. Als u deze handleiding in de toekomst opnieuw wilt raadplegen, klikt u eenvoudig op de knop knop.

4. Een ander AI Mail Assistent-gids dialoogvenster verschijnt. Het introduceert de Gebruiksvoorwaarden van dit hulpmiddel. Klik OK om het dialoogvenster te sluiten. Of klik Terug om terug te gaan naar het vorige AI Mail Assistant Guide-dialoogvenster.

Stap 3: Configureer de AI Mail Assistant-instellingen voor persoonlijk gebruik

Klik in het AI Mail Assistant-venster op de AI-configuratie pictogram om de te openen AI-instellingen dialoog venster. U kunt de instellingen in drie aspecten configureren: AI-configuratie, Actie en Knowledge.

Instellingen voor AI-configuratie

Ga naar uw AI-configuratie tab in de AI-instellingen dialoogvenster en volg de onderstaande stappen:

1. Selecteer de AI-provider (OpenAI, Google AIof AzureAI) Van de AI-aanbieder keuzelijst.

2. Kopieer en plak uw API-sleutel in het API sleutel tekstvak.

3. Selecteer het model (gpt-3.5-turbo, gpt-4-turbo-previewof gpt-4) Van de Model keuzelijst.

4. Klik ten slotte op Bespaar knop.

Instellingen voor actie

Nadat de AI-providerinformatie is geconfigureerd, gaat u naar de Actie om de rol van het model te definiëren en de taken op te geven die het binnen die rol moet uitvoeren.

In het Actie sectie zijn er vier tabbladen: Beantwoord e-mails, Optimaliseer e-mails, E-mailoverzicht en E-mails vertalen. Navigeer naar elk tabblad om het aan te passen Rolprompt en Command Prompt volgens uw voorkeuren.

Voorbeeld van de Actie-configuratie

Ik wil de e-mail bijvoorbeeld naar Frankrijk vertalen. U kunt het als volgt doen:

1. Navigeer naar de E-mails vertalen in de Actie pagina.
2. Wijzig de Command Prompt in het tekstvak.
   Wijzig hier de tekst “Vertaal de volgende inhoud naar Chinese:” naar de tekst “Vertaal de volgende inhoud naar Frankrijk:".
3. Klik op de Bespaar knop.

Note: Als u de standaardinstelling wilt gebruiken Rolprompt en Command Prompt klik nogmaals op de Reset knop.

Instellingen voor Kennis

Om de nauwkeurigheid en contextrelevantie van de antwoorden van AI te verbeteren, gaat u naar de Knowledge tabblad om historische e-mails toe te voegen.

Wat is de rol van Kennis?

De Knowledge functioneert als een gecentraliseerde lokale database, waarin historische e-mailgegevens worden opgeslagen. Het verbetert de precisie en contextrelevantie van Al-reacties door eerdere e-mailcommunicatie te analyseren en ervan te leren.

Gebruik van kennis

Je kunt voeg handmatig historische e-mails toe aan de Knowledge. Of schakel de functie voor automatisch toevoegen in zodat e-mails na verzending onmiddellijk aan de Knowledge worden toegevoegd, waardoor het Al-systeem beter kan leren en zich kan aanpassen.

Handmatig toevoegen

1. Klik op het Handmatig toevoegen knop.

2. In de pop-up Handmatig toevoegen dialoogvenster, selecteer de e-mails die u wilt leren en klik op OK.

• Selecteren alle e-mails van een account, vink het selectievakje vóór het account aan
• Selecteren e-mails één voor één, vink het selectievakje aan vóór een e-mail.
• Selecteren e-mails van de afgelopen maand, Klik op de Recente e-mails van één maand link;
  Of om te selecteren e-mails van het afgelopen jaar, Klik op de Recente e-mails van een jaar link.

3. Er verschijnt een dialoogvenster om u te herinneren aan het aantal e-mails dat moet worden geleerd. Klik Ja.

4. Er verschijnt een nieuw dialoogvenster om u te herinneren aan het aantal e-mails dat met succes is geleerd. Klik OK.

Automatisch toevoegen

1. Controleer de Automatisch toevoegen checkbox.
2. Kies de e-mailadressen waarvan u de e-mails wilt toevoegen door het selectievakje naast elk adres aan te vinken.
3. Klik op de Bespaar knop.

Gebruik de AI Mail Assistant in uw workflow met voorbeelden

Na de configuratie van de AI Mail-assistent, kunt u nu de vier belangrijkste functies van AI Mail Assistant gebruiken.

• Beantwoord e-mails
• Optimaliseer e-mails
• E-mailoverzicht
• E-mails vertalen

E-mails beantwoorden: een antwoord opstellen door eerdere e-mailcommunicatie te analyseren

Stel je voor dat je een e-mail hebt ontvangen van een klant waarin om gedetailleerde informatie wordt gevraagd over een project dat je weken geleden hebt besproken. In plaats van handmatig door uw e-mails te bladeren, gebruikt u de AI Mail-assistent's Beantwoord e-mails functie. Door uw eerdere e-mailcommunicatie te analyseren, stelt de AI een alomvattend en samenhangend antwoord samen dat alle noodzakelijke details over het project vastlegt, uw persoonlijke toon weerspiegelt en de continuïteit in uw communicatie waarborgt.

1. Nadat u de e-mail of de tekst in de e-mail die u wilt beantwoorden hebt geselecteerd, klikt u op de Beantwoord e-mails pictogram in de AI Mail-assistent brood.

2. Klik op het Genereer knop.

3. U kunt zien dat het gegenereerde antwoord automatisch als concept in de hoofdtekst van de e-mail wordt ingevoegd.

E-mails optimaliseren: een e-mail opnieuw formuleren voor de duidelijkheid

Voordat u een cruciale e-mail verstuurt, besluit u de inhoud ervan te verfijnen voor meer duidelijkheid en impact. Door uw concept te selecteren en op te klikken Optimaliseer e-mails icoon, de AI Mail-assistent herformuleert uw boodschap, waardoor deze beknopter, overtuigender en professioneler wordt. Dit zorgt ervoor dat uw voorstel niet alleen goed wordt ontvangen, maar ook volledig wordt begrepen, waardoor uw kansen op een positieve reactie toenemen.

1. Nadat u de concept-e-mail of de tekst in de concept-e-mail die u opnieuw wilt formuleren heeft geselecteerd, klikt u op de Optimaliseer e-mails pictogram in de AI Mail-assistent brood.

2. Klik op het Genereer knop.

3. Nadat de geoptimaliseerde inhoud is gegenereerd, klikt u op de Invoegen om deze in de hoofdtekst van de e-mail in te voegen.

E-mailsamenvatting: samenvatting van een lange e-mailthread voor snel begrip

Geconfronteerd met een lange e-mailthread waarin verschillende deelnemers en besproken punten voorkomen, wendt u zich tot de AI Mail-assistent's E-mailoverzicht functie. Met een enkele klik distilleert de tool de rode draad in een beknopte samenvatting, waarin de belangrijkste beslissingen en actiepunten worden belicht. Met deze samenvatting kunt u snel de essentie van de discussie begrijpen zonder de hele lange e-mail door te spitten.

1. Nadat u de e-mail of de tekst in de e-mail die u wilt samenvatten hebt geselecteerd, klikt u op de E-mailoverzicht pictogram in de AI Mail-assistent brood.

2. Klik op het Genereer knop.

3. U kunt zien dat de samenvatting van de e-mail met succes is gegenereerd.

E-mails vertalen: een e-mail van een buitenlandse klant vertalen naar de taal van uw voorkeur

Als u een belangrijke e-mail ontvangt van een buitenlandse klant in een taal die u niet volledig begrijpt, maakt u gebruik van de E-mails vertalen kenmerk van de AI Mail-assistent. Door de tekst te selecteren en de vertaling te initiëren, zorgt de AI voor een nauwkeurige en contextueel relevante vertaling in de taal van uw voorkeur. Dit doorbreekt niet alleen de taalbarrières, maar zorgt er ook voor dat u gepast kunt reageren en een vlotte communicatie kunt onderhouden.

1. Nadat u de e-mail of de tekst in de e-mail die u wilt vertalen hebt geselecteerd, klikt u op de E-mails vertalen pictogram in de AI Mail-assistent brood.

2. Klik op het Genereer knop.

3. U kunt zien dat de vertaalde inhoud met succes is gegenereerd.

Tips voor het maximaliseren van de efficiëntie van AI Mail Assistant