Outlook-tutorials – E-mails beoordelen

We kunnen de spelling handmatig controleren tijdens het opstellen van een nieuwe e-mail of bij het beantwoorden en doorschakelen van een e-mail in Outlook.

1. Klik in het nieuwe venster voor het opstellen, beantwoorden of doorschakelen van een bericht op Beoordelen > Spelling en grammatica om de spellingscontrole te starten.

Tips:
(1) Nadat u de cursor in de berichttekst hebt geplaatst, kunt u ook op de toets F7 drukken om de spellingscontrole te starten.
(2) Als u de spelling van een deel van de berichttekst wilt controleren, selecteert u dat gedeelte in de berichttekst en klikt u op Beoordelen > Spelling en grammatica of drukt u op de toets F7 om de spellingscontrole te starten.

2. In het dialoogvenster Spelling en grammatica worden spelfouten rood gemarkeerd; u kunt op de knoppen klikken op basis van uw behoeften.

1. Eénmalig negeren: Als u de spelfout deze keer niet wilt corrigeren, klikt u op de knop Eénmalig negeren.
2. Alles negeren: Om dezelfde spelfout overal in het huidige bericht te negeren, klikt u op de knop Alles negeren.
3. Toevoegen aan woordenboek: Als u vindt dat het gemarkeerde woord correct is en niet opnieuw als spelfout gemarkeerd wilt zien in toekomstige berichten, voegt u het woord toe aan het woordenboek voor spellingscontrole.
4. Wijzigen: Selecteer een woord in het keuzelijstvak Suggesties en klik daarna op de knop Wijzigen om de spelfout deze keer te vervangen door het geselecteerde woord.
5. Alles wijzigen: Selecteer een woord in het keuzelijstvak Suggesties en klik op de knop Alles wijzigen om de spelfout in de hele berichttekst te vervangen door het geselecteerde woord.
6. Automatisch verbeteren: Klik op de knop Automatisch verbeteren om de spelfout te corrigeren.
7. Woordenboektaal: Selecteer de proeftaal in deze keuzelijst.
8. Grammatica controleren: Vink deze optie aan als u grammatica en spelling tegelijkertijd wilt controleren; schakel hem anders uit.
9. Opties: Klik op deze knop om het dialoogvenster Editoropties te openen. Hierin kunt u de instellingen voor Automatisch verbeteren configureren en andere opties voor spellingscontrole naar wens aanpassen.

Tips: In het dialoogvenster Spelling en grammatica wordt elke spelfout één voor één rood gemarkeerd. Zodra u een fout hebt genegeerd, aangepast of gecorrigeerd, verschijnt automatisch de volgende spelfout.

3. Nadat u alle spelfouten in het huidige bericht hebt verwerkt, sluit u het dialoogvenster Spelling en grammatica.

Sommige gebruikers vergeten de spelling vaak te controleren bij het opstellen van e-mails in Outlook. Geen zorgen nodig! Microsoft Outlook biedt ook ondersteuning voor automatische spellingscontrole vóór het verzenden van e-mails.

1. Klik in Outlook op Bestand > Opties.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op E-mail in de linkerbalk en vink in het gedeelte Berichten opstellen de optie Altijd spelling controleren vóór verzenden aan.

Tips: Als u wilt voorkomen dat de originele tekst in een beantwoord of doorgestuurd bericht op spelling wordt gecontroleerd, vinkt u de optie Originele berichttekst negeren bij beantwoorden of doorschakelen aan in het dialoogvenster Outlook-opties.

3. Klik op de knop OK.

Vanaf nu zijn er twee scenario’s wanneer u op de knop Verzenden klikt in het venster voor het opstellen, beantwoorden of doorschakelen van een nieuw bericht:
A: Het huidige bericht wordt direct verzonden als er geen spelfouten in de berichttekst staan.
B. Het dialoogvenster Spelling verschijnt automatisch als er spelfouten in het huidige bericht staan, zoals hieronder in de schermafbeelding wordt weergegeven.

U heeft misschien opgemerkt dat spelfouten automatisch worden gemarkeerd met een rode golvende onderstreping terwijl u typt in de berichttekst. Soms verschijnt die rode golvende onderstreping echter niet. In dit gedeelte leest u hoe u de rode golvende onderstreping voor spelfouten in Outlook kunt in- of uitschakelen.

1. Klik op Bestand > Opties.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op E-mail in de linkerbalk en klik daarna op de knop Spelling en Automatisch verbeteren in het gedeelte Berichten opstellen.

3. Het dialoogvenster Editoropties verschijnt nu, met Proeflezen ingeschakeld in de linkerbalk. Ga naar het gedeelte Bij het corrigeren van spelling in Outlook en:
A. Vink de optie Spelling controleren tijdens het typen aan om de rode golvende onderstreping voor spelfouten te tonen;
B. Schakel de optie Spelling controleren tijdens het typen uit om de rode golvende onderstreping voor spelfouten te verbergen.

4. Klik achtereenvolgens op de knoppen OK om de wijzigingen op te slaan en de dialoogvensters te sluiten.

Vanaf nu worden verkeerd gespelde woorden automatisch gemarkeerd met een rode golvende onderstreping zodra u ze typt—mits de optie Controleer spelling tijdens typen is ingeschakeld en u daarna op de toets Spatiebalk of Enter drukt in het venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van een nieuw bericht.

Soms wordt een verkeerd gespeld woord automatisch gecorrigeerd, zoals in de onderstaande schermafbeelding is weergegeven: wanneer u een verkeerd gespeld woord typt en op de toets Spatiebalk of Enter drukt in de hoofdtekst van een nieuw bericht dat u opstelt, beantwoordt of doorstuurt. Dit gebeurt omdat de AutoCorrectie-optie is ingeschakeld. In dit gedeelte leg ik uit hoe u de AutoCorrectie-optie in- of uitschakelt, AutoCorrectie-items toevoegt of verwijdert, AutoCorrectie-uitzonderingen instelt, enzovoort in Outlook.

4,1 AutoCorrectie in-/uitschakelen

U kunt de AutoCorrectie-optie in Outlook eenvoudig in- of uitschakelen, zoals hieronder beschreven.

1. Klik in Outlook op Bestand > Opties.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op E-mail in de linkerbalk en vervolgens op de knop Spelling en AutoCorrectie in het gedeelte Berichten opstellen.

3. Zorg er in het dialoogvenster Editoropties voor dat Controleren is ingeschakeld in de linkerbalk en klik vervolgens op de knop AutoCorrectie-opties in het gedeelte AutoCorrectie-opties.

4. Schakel in het dialoogvenster AutoCorrectie in e-mail op het tabblad AutoCorrectie het selectievakje Tekst vervangen tijdens typen in om AutoCorrectie in te schakelen, of schakel het selectievakje uit om AutoCorrectie uit te schakelen.

5. Klik achtereenvolgens op de knoppen OK om de wijzigingen op te slaan en de dialoogvensters te sluiten.

Opmerkingen:
(1) Zelfs als u de AutoCorrectie-optie hebt ingeschakeld, worden alleen verkeerd gespelde woorden automatisch gecorrigeerd die u als AutoCorrectie-items hebt toegevoegd—bijvoorbeeld „bcak” naar „back”.
(2) Zelfs als u de AutoCorrectie-optie hebt ingeschakeld, worden verkeerd gespelde woorden niet gecorrigeerd als u alleen het woord typt zonder op Enter of Spatiebalk te drukken.

4,2 AutoCorrectie-items toevoegen

U kunt indien nodig ook aangepaste AutoCorrectie-items toevoegen in Outlook.

1. Open het dialoogvenster AutoCorrectie en schakel het tabblad AutoCorrectie in.
Tips: U kunt op Bestand > Opties > Spelling en AutoCorrectie > AutoCorrectie-opties klikken om het dialoogvenster AutoCorrectie te openen. Klik hier voor de gedetailleerde stappen!

2. Vervolgens voegt u als volgt een AutoCorrectie-item toe:
(1) Typ in het vak Vervangen door het woord of de tekstreeks dat of die in de toekomst automatisch wordt gecorrigeerd.
(2) Typ in het vak Door het woord of de tekstreeks waarmee het verkeerd gespelde woord automatisch wordt vervangen.
(3) Klik op de knop Toevoegen.

Tips:
(1) Met deze handeling voegt u telkens één AutoCorrectie-item toe. Wilt u meerdere AutoCorrectie-items toevoegen? Herhaal dan deze handeling om ze één voor één toe te voegen.
(2) U kunt AutoCorrectie-items ook instellen om smileys automatisch te vervangen door specifieke teksten:hier.

3. Klik op de knoppen OK om de wijzigingen op te slaan en de dialoogvensters te sluiten.

4,3 AutoCorrectie-items verwijderen

Indien nodig kunt u ook enkele AutoCorrectie-items uit Outlook verwijderen. Dit doet u als volgt:

1. Open het dialoogvenster Automatisch aanpassen en schakel het tabblad Automatisch aanpassen in.
Tip: U opent het dialoogvenster Automatisch aanpassen via Bestand > Opties > Spelling en Automatisch aanpassen > Opties voor Automatisch aanpassen. Klik om de gedetailleerde stappen te bekijken!

2. Vervolgens verwijdert u een AutoCorrectie-item als volgt:
(1) Typ in het vak Vervangen door een trefwoord om snel het gewenste AutoCorrectie-item te vinden in het lijstvak hieronder. Deze stap is optioneel: als u het juiste item meteen ziet, kunt u dit overslaan.
(2) Klik op het item dat u wilt verwijderen om het in het lijstvak te selecteren.
(3) Klik op de knop Verwijderen.

Tips: Met deze handeling verwijdert u telkens één AutoCorrectie-item. Om meerdere items te verwijderen, herhaalt u de handeling zo vaak als nodig.

3. Klik op de OK-knoppen om de wijzigingen op te slaan en de dialoogvensters te sluiten.

4,4 AutoCorrectie-uitzonderingen

Als u enkele uitzonderingen voor de AutoCorrectie-bibliotheek in Outlook wilt instellen, kunt u dit als volgt doen:

1. Open het dialoogvenster Automatisch aanpassen en schakel het tabblad Automatisch aanpassenin.
Tips: U kunt klikken op Bestand>Opties>Spelling en Automatisch aanpassen>Opties voor Automatisch aanpassenom het dialoogvenster Automatisch aanpassen te openen.Klik om de gedetailleerde stappen te bekijken!

2. Klik op de knop Uitzonderingen.

3. Voer in het dialoogvenster AutoCorrectie-uitzonderingen de volgende stappen uit:
(1) Schakel het gewenste tabblad in op basis van uw behoeften. Bijvoorbeeld: als u een AutoCorrectie-uitzondering wilt instellen voor hoofdletters aan het begin van woorden, schakelt u het tabblad Initiale hoofdletters in.
(2) Typ in het vak Niet corrigeren het specifieke woord dat u als uitzondering wilt instellen.
(3) Klik op de knop Toevoegen.

Tips: Wilt u meerdere AutoCorrectie-uitzonderingen toevoegen? Herhaal deze handeling dan om ze één voor één toe te voegen.

4. Klik achtereenvolgens op de knoppen OK om de wijzigingen op te slaan en alle dialoogvensters te sluiten.

Tot nu toe hebt u de AutoCorrectie-uitzonderingen al toegevoegd.

Stel dat de standaardtaal van uw Microsoft Office is ingesteld op Engels (Verenigde Staten), maar u liever schrijft in Engels (Verenigd Koninkrijk) en wilt dat de spellingcontrole overeenkomt met uw voorkeurstaal. Hoe lost u dit op? Volg deze stappen:

1. Klik in het venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van een nieuw bericht op Beoordelen > Taal > Taalconversie instellen.

2. Markeer in het dialoogvenster Taal de gewenste taal waarnaar u de standaardtaal voor controle wilt wijzigen en klik op de knop Instellen als standaard.

3. Klik in het pop-updialoogvenster op de knop OK.

4. Klik op de knop OK om de wijzigingen op te slaan en het dialoogvenster Taal te sluiten.

Tot zover is de standaardtaal voor controle al gewijzigd.

Opmerkingen:
(1) De standaardproeflezertaal wordt gedeeld door alle Microsoft Office-toepassingen en is van toepassing op alle nieuwe documenten, presentaties, e-mails enzovoort die zijn gebaseerd op de standaardsjabloon.
(2) U kunt ook tijdelijk de spelling en grammatica in een andere taal controleren, maar alleen voor de e-mail die u momenteel aan het bewerken bent: klik in het dialoogvenster Taal op de gewenste taal waarnaar u de proeflezertaal wilt wijzigen en klik direct op de knop OK.