Outlook Handleidingen - Snelle Onderdelen

De functie Snelle Onderdelen is een bibliotheek van inhoud die u regelmatig kunt invoeren in de berichttekst, zoals stukken tekst, afbeeldingen, symbolen, enz. Met de Snelle Onderdelen-bibliotheek kunt u alle opgeslagen items onmiddellijk hergebruiken in uw berichttekst.

De items die in de Snelle Onderdelen-bibliotheek zijn opgeslagen, worden door Microsoft Office gedefinieerd als bouwblokken, en AutoTekst is een type bouwblokken dat we kunnen hergebruiken.

2.1 Locatie van de functie Snelle Onderdelen

In de nieuwe vensters voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van berichten bevindt de Snelle Onderdelen functie zich in de Tekst groep op het Invoegen tabblad.

2.2 Locatie van het Snelle Onderdelen-bestand

Zoals we weten, worden de items van de Snelle Onderdelen-galerij opgeslagen in een bestand genaamd NormalEmail.dotm. Het NormalEmail.dotm bestand wordt opgeslagen in het volgende mappad:
%APPDATA%\Microsoft\Templates

Open een map, plak het mappad in de Adres vak, en druk op de Enter toets. Dan krijgt u het NormalEmail.dotm bestand in de geopende map.

Opmerking: Wanneer we het mappad in het Adres-vak plakken en op de Enter-toets drukken, zal %APPDATA%\Microsoft\Templates automatisch veranderen naar C:\Users\UwGebruikersNaam\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

U kunt eenvoudig een nieuwe Snelle Onderdelen-vermelding maken wanneer u nieuwe berichten opstelt, beantwoordt of doorstuurt in Outlook.

1. Selecteer in het nieuwe venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van berichten het stuk tekst dat u als Snelle Onderdelen-vermelding wilt opslaan in de berichttekst.

2. Klik op Invoegen > Snelle Onderdelen > Selectie opslaan in Snelle Onderdelen-galerij.

3. Voer in het dialoogvenster Nieuw Bouwblok Maken de volgende stappen uit:
(1) Typ een naam in het Naam vak;
(2) Specificeer een categorie in de Categorie keuzelijst;
(3) Typ beschrijvende woorden over deze nieuwe vermelding in het Beschrijving vak;
(4) Kies een invoegmodel uit de Opties keuzelijst.

Opmerking:
(1) U kunt de nieuwe Snelle Onderdelen-vermelding toevoegen aan een nieuwe categorie: Klik op in het Categorie vak, selecteer Nieuwe categorie maken uit de keuzelijst, en maak vervolgens een nieuwe categorie in het nieuwe pop-updialoogvenster.

(2) Er zijn drie invoegmodellen in de Opties keuzelijst:
A. Alleen inhoud invoegen: Voegt de gespecificeerde Snelle Onderdelen-vermelding in op de cursorpositie in de berichttekst;
B. Inhoud in een eigen paragraaf invoegen: Voegt de gespecificeerde Snelle Onderdelen-vermelding in een aparte paragraaf in;
C. Inhoud in een eigen pagina invoegen: De gespecificeerde Snelle Onderdelen-vermelding lijkt in een aparte paragraaf ingevoegd te zijn in de berichttekst. Echter, in de afdrukvoorbeeld (Bestand > Afdrukken), zult u zien dat het zich op een aparte pagina bevindt.

4. Klik op de OK-knop in het dialoogvenster Nieuw Bouwblok Maken.

Dan wordt het geselecteerde stuk tekst of object opgeslagen als een Snelle Onderdelen-vermelding in Outlook.

De Snelle Onderdelen-vermeldingen kunnen eenvoudig worden hergebruikt in berichtteksten door slechts één klik.

4.1 Een Snelle Onderdelen-vermelding invoegen

Plaats in de nieuwe vensters voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van berichten de cursor in de berichttekst waar u een Snelle Onderdelen-vermelding wilt invoegen, en klik op Invoegen > Snelle Onderdelen, en klik vervolgens op de gespecificeerde Snelle Onderdelen-vermelding in het vervolgmenu.

Dan wordt de gespecificeerde Snelle Onderdelen-vermelding ingevoegd op de cursorpositie of in een nieuwe paragraaf/pagina naast de cursorpositie.

Alternatief kunt u in het Snelle Onderdelen vervolgmenu met de rechtermuisknop op de gespecificeerde Snelle Onderdelen-vermelding klikken, en vervolgens Invoegen op huidige documentpositie, Invoegen aan begin van document, of Invoegen aan einde van document selecteren uit het contextmenu indien nodig.

4.2 Snelle Onderdelen-vermeldingen invoegen met sneltoetsen

Typ in de berichttekst de naam van een Snelle Onderdelen-vermelding en druk op de F3-toets, dan wordt de naam van de Snelle Onderdelen-vermelding onmiddellijk vervangen door de inhoud.

Soms moet u mogelijk de naam van een Snelle Onderdelen-vermelding wijzigen. U kunt dit eenvoudig als volgt doen:

1. Klik in het nieuwe venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van berichten op Invoegen > Snelle Onderdelen, en klik vervolgens met de rechtermuisknop op de gespecificeerde vermelding in het vervolgmenu en selecteer Eigenschappen bewerken uit het rechtermuisknopmenu.

2. Typ in het dialoogvenster Bouwblok Wijzigen een nieuwe vermeldingsnaam in het Naam vak, en klik op de OK knop.

3. Klik in het pop-upbevestigingsdialoogvenster op de Ja -knop.

Dan ziet u in het Snelle Onderdelen vervolgmenu dat de gespecificeerde vermelding al is hernoemd.

Soms zijn er spelfouten in de inhoud van een Snelle Onderdelen-vermelding, of moeten we informatie in de inhoud bijwerken, of om andere redenen moeten we de inhoud van de vermelding wijzigen. Het lijkt er echter op dat Outlook dit helemaal niet ondersteunt. Maakt niet uit! We kunnen de Snelle Onderdelen-vermelding in de berichttekst invoegen, de inhoud bewerken en de bewerkte inhoud vervolgens opslaan als een gelijknamige vermelding om de oorspronkelijke te overschrijven.

In mijn geval is er een spelfout in de vermeldingsinhoud, en wil ik de opsommingstijl wijzigen, dan kan ik als volgt te werk gaan:

1. Klik in het nieuwe venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van berichten op Invoegen > Snelle Onderdelen, en klik vervolgens in het vervolgmenu op de gespecificeerde vermelding die ik ga bewerken.

2. Nu is de Snelle Onderdelen-vermelding ingevoegd in de berichttekst. Bewerk en formatteer de inhoud naar behoefte.

3. Selecteer de bewerkte inhoud, en klik op Invoegen > Snelle Onderdelen > Selectie opslaan in Snelle Onderdelen-galerij.

4. Zorg ervoor dat u in het dialoogvenster Nieuw Bouwblok Maken exact dezelfde naam invoert als de originele vermeldingsnaam in het Naam vak, selecteer dezelfde categorie uit de Categorie keuzelijst, en klik op de OK knop.

5. Klik in het pop-upbevestigingsdialoogvenster op de Ja-knop.

Dan ziet u in het Snelle Onderdelen-vervolgmenu dat de gespecificeerde vermelding is bewerkt en de nieuwe inhoud wordt weergegeven.

U kunt ook Snelle Onderdelen-vermeldingen uit de galerij in Outlook verwijderen.

7.1 Eén of meerdere Snelle Onderdelen-vermeldingen verwijderen

1. Klik in het nieuwe venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van berichten op Invoegen > Snelle Onderdelen, en klik vervolgens met de rechtermuisknop op de gespecificeerde vermelding in het vervolgmenu en selecteer Organiseren en Verwijderen uit het rechtermuisknopmenu.

2. Nu verschijnt het dialoogvenster Bouwblokkenorganisator, en de gespecificeerde vermelding is standaard gemarkeerd. We kunnen op de Verwijderen knop klikken om deze direct te verwijderen.

3. Klik vervolgens op de Ja-knop in het pop-upbevestigingsdialoogvenster.

Opmerking: Als u andere Snelle Onderdelen-vermeldingen moet verwijderen, selecteert u een vermelding in het dialoogvenster Bouwblokkenorganisator en klikt u op de Verwijderen-knop. Herhaal deze handeling om andere vermeldingen één voor één te verwijderen.

4. Sluit het dialoogvenster Bouwblokkenorganisator.

Dan zijn de gespecificeerde Snelle Onderdelen-vermeldingen verwijderd.

7.2 Alle Snelle Onderdelen-vermeldingen in bulk verwijderen

Als u de hele Snelle Onderdelen-galerij uit Outlook wilt verwijderen, kunt u als volgt te werk gaan:

1. Sluit Outlook.

2. Open de map met het standaardbestand van de Outlook Snelle Onderdelen-galerij: open een map, plak onderstaand mappad in de Adres vak, en druk op de Enter toets.
Mappad: %APPDATA%\Microsoft\Templates

3. Zoek in de geopende map het NormalEmail.dotm bestand, klik met de rechtermuisknop, en selecteer Verwijderen uit het rechtermuisknopmenu.

Opmerking: Alternatief kunt u ook het NormalEmail.dotm bestand selecteren, en druk op Verwijderen toets om het te verwijderen.

Wanneer u later Microsoft Outlook start en een nieuw venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van berichten opent, zult u zien dat alle Snelle Onderdelen-vermeldingen in bulk zijn verwijderd uit het Snelle Onderdelen vervolgmenu.

Bijvoorbeeld, als u de Outlook Snelle Onderdelen-galerij naar andere computers/laptops wilt verplaatsen of delen met collega's, medestudenten, of anderen, kunt u een back-up maken van de Outlook Snelle Onderdelen-galerij. En de back-up maakt het mogelijk om uw Outlook Snelle Onderdelen-galerij te herstellen bij ongelukken.

8.1 Back-up van de Snelle Onderdelen-galerij maken

1. Sluit Outlook.

2. Open een map, plak onderstaand mappad in de Adres vak, en druk op de Enter toets.
Mappad: %APPDATA%\Microsoft\Templates

De map met het standaarddocument van de Snelle Onderdelen-galerij wordt nu geopend.

3. De informatie van de Outlook Snelle Onderdelen-galerij wordt opgeslagen in het NormalEmail.dotm bestand. Klik met de rechtermuisknop op dit bestand, en selecteer Kopiëren uit het rechtermuisknopmenu.

Opmerking: Alternatief kunt u het NormalEmail.dotm bestand selecteren, en druk op Ctrl + C toetsen om het te kopiëren.

4. Open de map waar u het back-upbestand wilt opslaan, en druk op Ctrl + V toetsen om het bestand in deze map te plakken.

Tot nu toe hebben we een back-upbestand van de Outlook Snelle Onderdelen-galerij. En u kunt het naar andere computers/laptops verplaatsen of delen met anderen naar behoefte.

8.2 De Snelle Onderdelen-galerij herstellen

Als u eerder een back-up hebt gemaakt van de Snelle Onderdelen-galerij, kunt u deze herstellen in uw Outlook als de galerij verloren is gegaan door ongelukken, updates of andere redenen.

1. Sluit Outlook.

2. Open de map met het back-upbestand, selecteer het back-upbestand, en druk op Ctrl + C toetsen om het te kopiëren.

3. Open de map waar het standaarddocument van de Outlook Snelle Onderdelen-galerij wordt opgeslagen: Open een map, plak onderstaand mappad in de Adres vak, en druk op de Enter toets.
Mappad: %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. Druk in de geopende map op Ctrl + V toetsen om het back-upbestand in de map te plakken.

Wanneer u later Outlook start, zult u zien dat de Snelle Onderdelen-vermeldingen zijn hersteld in het Snelle Onderdelen-vervolgmenu in elk nieuw venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van berichten.