Outlook-handleidingen – Snelle onderdelen

De functie Snelle onderdelen is een bibliotheek met inhoud die u regelmatig in het berichttekstvak kunt invoeren, zoals stukjes tekst, afbeeldingen, symbolen enzovoort. Met de bibliotheek Snelle onderdelen kunt u alle items erin direct en snel opnieuw gebruiken in uw berichttekst.

De items in de bibliotheek Snelle onderdelen zijn door Microsoft Office gedefinieerd als bouwstenen, en AutoTekst is een herbruikbaar type bouwsteen.

2,1 Locatie van de functie Snelle onderdelen

In de vensters voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van berichten vindt u de functie Snelle onderdelen in de groep Tekst op het tabblad Invoegen.

2,2 Locatie van het bestand Snelle onderdelen

Zoals bekend worden de items van de galerij Snelle onderdelen opgeslagen in een bestand met de naam NormalEmail.dotm. Dit bestand, NormalEmail.dotm, wordt opgeslagen in het volgende bestandspad:
%APPDATA%\Microsoft\Templates

Open een map, plak het bestandspad in het vak Adres en druk op de toets Enter. Vervolgens vindt u het bestand NormalEmail.dotm in Map openen.

Tip: Wanneer u het bestandspad plakt in het vak Adres en op de toets Enter drukt, wordt het pad %APPDATA%\Microsoft\Templates automatisch omgezet naar C:\Users\UwGebruikersnaam\AppData\Roaming\Microsoft\Templates.

U kunt tijdens het opstellen, beantwoorden of doorsturen van berichten in Outlook eenvoudig een nieuwe Snelle onderdelen-vermelding maken.

1. Selecteer in het venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van een nieuw bericht het stuk tekst dat u als Snelle onderdelen-vermelding wilt opslaan in het berichttekstvak.

2. Klik op Invoegen > Snelle onderdelen > Selectie opslaan in galerij Snelle onderdelen.

3. Voer het volgende uit in het dialoogvenster Nieuwe bouwsteen maken:
(1) Typ een naam in het vak Naam;
(2) Selecteer een categorie via de vervolgkeuzelijst Categorie;
(3) Typ beschrijvende woorden over deze nieuwe vermelding in het vak Beschrijving;
(4) Kies een invoegmodel via de vervolgkeuzelijst Opties.

Tips:
(1) U kunt de nieuwe Snelle onderdelen-vermelding toevoegen aan een nieuwe categorie: klik op in het vak Categorie, selecteer Nieuwe categorie maken in het menu en maak vervolgens een nieuwe categorie in het nieuwe dialoogvenster.

(2) Er zijn drie invoegopties beschikbaar in de vervolgkeuzelijst Opties:
A. Alleen inhoud invoegen: voegt de opgegeven Snelle onderdelen-vermelding in op de cursorpositie in het berichttekstvak;
B. Inhoud invoegen in een eigen alinea: plaatst de opgegeven Snelle onderdelen-vermelding in een aparte alinea;
C. Inhoud invoegen op een eigen pagina: de opgegeven Snelle onderdelen-vermelding lijkt in het berichttekstvak in een aparte alinea te worden ingevoegd, maar in de afdrukvoorvertoning ()Bestand > Afdrukken) ziet u dat deze op een aparte pagina verschijnt.

4. Klik op de knop OK in het dialoogvenster Nieuwe bouwsteen maken.

Vervolgens wordt het geselecteerde tekstfragment of object opgeslagen als een Snelle onderdelen-vermelding in Outlook.

De Snelle onderdelen-vermeldingen zijn eenvoudig opnieuw te gebruiken in berichtteksten: klik er gewoon op.

4,1 Een Snelle onderdelen-vermelding invoegen

Plaats in het venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van berichten de cursor op de gewenste positie in het berichttekstvak waar u een Snelle onderdelen-vermelding wilt invoegen. Klik op Invoegen > Snelle onderdelen en selecteer vervolgens de gewenste Snelle onderdelen-vermelding in het vervolgmenu.

Vervolgens wordt de opgegeven Snelle onderdelen-vermelding ingevoegd op de cursorpositie of in een nieuwe alinea of pagina naast die positie.

U kunt ook in het vervolgmenu Snelle onderdelen met de rechtermuisknop klikken op de gewenste Snelle onderdelen-vermelding en vervolgens in het contextmenu kiezen voor Invoegen op huidige documentpositie, Invoegen aan begin van document of Invoegen aan einde van document, afhankelijk van uw behoefte.

4,2 Snelle onderdelen-vermeldingen invoegen met sneltoetsen

Typ in het berichttekstvak de naam van een Snelle onderdelen-vermelding en druk op de toets F3. De naam van de Snelle onderdelen-vermelding wordt dan onmiddellijk vervangen door de bijbehorende inhoud.

Soms wilt u de naam van een Snelle Onderdelen-vermelding aanpassen. Dat gaat eenvoudig, als volgt:

1. Klik in het nieuwe venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van een bericht op Invoegen > Snelle onderdelen. Klik vervolgens in het vervolgmenu met de rechtermuisknop op het betreffende item en selecteer Eigenschappen bewerken in het contextmenu.

2. Typ in het dialoogvenster Bouwsteen wijzigen een nieuwe naam in het vak Naam en klik op de knop OK.

3. Klik in het pop-upbevestigingsvenster op de knop Ja.

Vervolgens ziet u in het vervolgmenu van Snelle onderdelen dat het betreffende item al is hernoemd.

Soms zit er een spelfout in de inhoud van een Quick Part-item, of moet u informatie in de inhoud bijwerken, of om andere redenen moet u de inhoud van het item aanpassen. Het lijkt er echter op dat Outlook dit helemaal niet ondersteunt. Geen probleem! U kunt het Quick Part-item invoegen in de berichttekst, de inhoud bewerken en vervolgens de gewijzigde inhoud opslaan als een item met dezelfde naam om het origineel te overschrijven.

In mijn geval bevat het item een spelfout en wil ik de opsommingstekens aanpassen. Dat doe ik als volgt:

1. Klik in het nieuwe venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van een bericht op Invoegen > Snelle onderdelen en klik vervolgens in het vervolgmenu op het item dat u wilt bewerken.

2. Het Quick Part-item is nu ingevoegd in de berichttekst. Pas de inhoud naar wens aan en formatteer deze naar eigen voorkeur.

3. Selecteer de gewijzigde inhoud en klik op Invoegen > Snelle onderdelen > Selectie opslaan in Quick Part-galerij.

4. Typ in het dialoogvenster Nieuwe bouwsteen maken exact dezelfde naam als die van het oorspronkelijke item in het vak Naam, selecteer dezelfde categorie in de keuzelijst Categorie en klik op de knop OK.

5. Klik vervolgens in het pop-upbevestigingsvenster op de knop Ja.

Vervolgens ziet u in het vervolgmenu van Snelle onderdelen dat het item is bijgewerkt en de nieuwe inhoud toont.

U kunt Snelle onderdelen-items ook uit de galerij verwijderen in Outlook.

7,1 Eén of meerdere Snelle onderdelen-items verwijderen

1. Klik in het nieuwe venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van een bericht op Invoegen > Snelle onderdelen, klik vervolgens met de rechtermuisknop op het betreffende item in de keuzelijst en selecteer Organiseren en verwijderen in het contextmenu.

2. Het dialoogvenster Bouwstenenorganisator verschijnt nu, en het betreffende item is standaard geselecteerd. U kunt direct op de knop Verwijderen klikken om het te verwijderen.

3. Klik vervolgens in het pop-upbevestigingsvenster op de knop Ja.

Tips: Als u andere items uit Snelle onderdelen wilt verwijderen, selecteert u één item in het dialoogvenster Bouwstenenorganisator en klikt u op de knop Verwijderen. Herhaal deze handeling om de overige items één voor één te verwijderen.

4. Sluit het dialoogvenster Bouwstenenorganisator.

Vervolgens zijn de opgegeven items uit Snelle onderdelen verwijderd.

7,2 Alle Snelle onderdelen-items in één keer verwijderen

Als u de volledige Snelle onderdelen-galerij uit Outlook wilt verwijderen, kunt u het volgende doen:

1. Sluit Outlook af.

2. Open de map met het standaardbestand van de Outlook-Snelle onderdelen-galerij: open een Verkenner-venster, plak het onderstaande bestandspad in het vak Adres en druk op de toets Enter.
Bestandspad: %APPDATA%\Microsoft\Templates

3. Zoek in de map Openen het bestand NormalEmail.dotm, klik er met de rechtermuisknop op en selecteer Verwijderen in het contextmenu.

Tips: U kunt het bestand NormalEmail.dotm ook selecteren en op de toets Delete drukken om het te verwijderen.

Wanneer u Microsoft Outlook later opstart en een nieuw venster opent om een bericht op te stellen, te beantwoorden of door te sturen, ziet u dat alle Quick Part-items in één keer zijn verdwenen uit het vervolgmenu van Snelle onderdelen.

Stel bijvoorbeeld dat u de Outlook-Snelle onderdelen-galerij wilt overbrengen naar andere computers/laptops of met collega’s, klasgenoten of anderen wilt delen. Dan kunt u een back-up maken van de Outlook-Snelle onderdelen-galerij. Met deze back-up kunt u bovendien uw Outlook-Snelle onderdelen-galerij herstellen bij onverwachte situaties.

8,1 Back-up maken van de Snelle onderdelen-galerij

1. Sluit Outlook af.

2. Open een map, plak het onderstaande bestandspad in het vak Adres en druk op de toets Enter.
Bestandspad: %APPDATA%\Microsoft\Templates

De map met het standaarddocument van de Snelle Onderdelen-galerij wordt nu geopend.

3. De informatie van de Outlook-Snelle onderdelen-galerij is opgeslagen in het bestand NormalEmail.dotm. Klik met de rechtermuisknop op dit bestand en selecteer Kopiëren in het contextmenu.

Tips: U kunt het bestand NormalEmail.dotm ook selecteren en op de toetsencombinatie Ctrl + C drukken om het te kopiëren.

4. Open de map waarin u het back-upbestand wilt opslaan en druk op de toetsencombinatie Ctrl+V om het bestand in deze map te plakken.

Tot zover hebben we een back-upbestand van de Outlook-Snelle onderdelen-galerij gemaakt. U kunt dit bestand nu naar andere computers of laptops overbrengen of delen met anderen, precies zoals u wilt.

8,2 De Snelle onderdelen-galerij herstellen

Als u eerder een back-up hebt gemaakt van de Snelle onderdelen-galerij, kunt u deze in Outlook eenvoudig herstellen wanneer de galerij per ongeluk, na updates of om andere redenen verloren is gegaan.

1. Sluit Outlook.

2. Open de map met het back-upbestand, selecteer het bestand en druk op Ctrl+C om het te kopiëren.

3. Open de map waarin het standaarddocument van de Outlook-Snelle onderdelen-galerij is opgeslagen: open een map, plak het onderstaande bestandspad in het vak Adres en druk op Enter.
Bestandspad: %APPDATA%\Microsoft\Templates

4. Druk in het venster Map openen op de toetsencombinatie Ctrl+V om het back-upbestand in de map te plakken.

Wanneer u Outlook later opstart, ziet u dat de Snelle onderdelen-items zijn hersteld in het Snelle onderdelen-keuzemenu in elk nieuw venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van berichten.