In Outlook kunt u eenvoudig een e-mail beantwoorden als volgt:

Als u gewend bent e-mails te lezen in het leesvenster, kunt u de e-mail die u wilt beantwoorden in de berichtenlijst selecteren en vervolgens klikken op Home > Antwoorden om alleen de afzender te antwoorden, of klik op Home > Allen beantwoorden om de afzender en alle ontvangers samen te antwoorden.

Als u e-mails liever in het berichtenvenster leest, kunt u op klikken Bericht > Antwoorden om alleen de afzender te antwoorden, of klik op Bericht > Allen beantwoorden om de afzender en alle ontvangers tegelijkertijd te antwoorden.

Om efficiënter te werken, willen sommige gebruikers sneltoetsen toepassen in Outlook. We kunnen ook sneltoetsen gebruiken om snel e-mails in Outlook te beantwoorden.

Nadat we de e-mail in de berichtenlijst hebben geselecteerd of de e-mail in het berichtenvenster hebben geopend, kunnen we:
A. pers Ctrl + R toetsen samen om de geselecteerde of openingsmail alleen aan de afzender te beantwoorden;
B. pers Ctrl + Shift + R toetsen samen om de geselecteerde of geopende e-mail te beantwoorden aan de afzender en alle ontvangers in het Naar en Cc te worden.

Bij het beantwoorden van een e-mail bevat het antwoordbericht standaard het oorspronkelijke bericht zonder inspringing. We kunnen echter de antwoordopties configureren en de antwoordinstellingen naar behoefte wijzigen.

1. Klikken Dien in > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op E-mailadres ga in de linkerzijbalk naar het Antwoorden en forwards sectie en selecteer een optie in het Bij het beantwoorden van een bericht keuzelijst.

3. Klik op de OK knop.

Opmerkingen:

(1) Als u selecteert Voeg geen origineel bericht toe van het Bij het beantwoorden van een bericht vervolgkeuzelijst in het dialoogvenster Outlook-opties, wordt het antwoordbericht gemaakt zonder berichtinhoud.

(2) Als u selecteert Voeg origineel bericht toe van het Bij het beantwoorden van een bericht vervolgkeuzelijst in het dialoogvenster Outlook-opties, wordt het originele bericht als bijlage toegevoegd aan het antwoordbericht.

(3) Als u selecteert Voeg de originele berichttekst toe van het Bij het beantwoorden van een bericht vervolgkeuzelijst in het dialoogvenster Outlook-opties, wordt de originele e-mail (inclusief zowel de berichttekst als de berichtkop) toegevoegd aan de berichttekst van het antwoordbericht.

(4) Als u selecteert Voeg de originele berichttekst toe en laat deze inspringen van het Bij het beantwoorden van een bericht vervolgkeuzelijst in het dialoogvenster Outlook-opties, wordt de originele e-mail (inclusief berichtkop en berichtinhoud) toegevoegd aan de berichttekst van het antwoord met links inspringen.

(5) Als u selecteert Geef elke regel van het originele bericht een voorvoegsel van het Bij het beantwoorden van een bericht vervolgkeuzelijst in het dialoogvenster Outlook-opties, wordt de originele e-mail (inclusief berichtkop en berichtinhoud) toegevoegd aan de berichttekst van het antwoordbericht, en wordt ook een blauwe verticale lijn voorvoegsel toegevoegd aan de linkerkant van de inhoud.

Sinds Outlook 2013, wanneer we een e-mail rechtstreeks in het leesvenster lezen en beantwoorden, wordt het antwoordbericht automatisch ingesloten in het leesvenster. Sommige Outlook-gebruikers moeten het antwoordbericht in een nieuw venster laten verschijnen. Hier toont dit gedeelte u de oplossingen om een ​​of alle antwoorden in berichtvensters te laten verschijnen.

4.1 Pop-out een antwoordbericht

Als een antwoordbericht is ingesloten in het leesvenster, kunnen we op het Pop-out knop in de linkerbovenhoek van het leesvenster om het antwoordbericht direct in een nieuw berichtvenster te openen.

4.2 Haal altijd alle antwoorden tevoorschijn

U kunt ook de Outlook-opties configureren om de antwoorden altijd automatisch in nieuwe berichtvensters te laten verschijnen.

1. Klikken Dien in > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op E-mailadres ga in de linkerbalk naar het Antwoorden en forwards sectie en vink het Open antwoorden en doorsturen in een nieuw venster optie.

3. Klik op de OK knop.

Voortaan worden alle beantwoorde berichten automatisch geopend in nieuwe berichtvensters in Outlook.

Opmerkingen:
(1) Als het Open antwoorden en doorsturen in een nieuw venster optie is ingeschakeld, worden alle doorstuurberichten ook automatisch geopend in nieuwe berichtvensters.
(2) Als we eerst een e-mail openen in het berichtenvenster, beantwoordt u deze door op te klikken Bericht > Antwoorden or Allen beantwoorden, wordt het antwoordbericht direct in een nieuw venster geopend.

Om de antwoorden te onderscheiden van andere e-mails, nieuwe e-mails of doorsturende e-mails, willen we soms verschillende kleuren of lettergroottes instellen voor de berichttekst in het antwoordbericht. Dit gedeelte toont de gedetailleerde richtlijnen om dit voor elkaar te krijgen.

1. Klikken Dien in > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op E-mailadres in de linkerbalk en klik vervolgens op het Briefpapier en lettertypen knop in de Berichten opstellen pagina.

3. Klik in het dialoogvenster Handtekeningen en briefpapier op het doopvont knop in de Berichten beantwoorden of doorsturen pagina.

4. In het dialoogvenster Lettertype kunnen we het lettertype naar wens instellen:
(1) Om te antwoorden met grotere of kleinere tekst, kiest u de juiste lettergrootte in het Maat keuzelijst;
(2) Om te antwoorden met tekst in een andere kleur, geeft u gewoon een lettertypekleur op in de font color keuzelijst;
(3) We kunnen ook andere lettertypestijlen instellen zoals u nodig hebt, zegt vet, cursief, onderstrepen, hoofdletters, doorhalen, enz.

Tips: We kunnen direct een voorbeeld van de tekst bekijken met alle gespecificeerde opmaak in het Voorbeschouwing sectie van het dialoogvenster Lettertype.

5. Klik op de OK knoppen om de wijzigingen op te slaan en alle dialoogvensters te sluiten.

Vanaf nu, wanneer we tekst typen in het antwoordbericht, wordt de getypte tekst automatisch opgemaakt in de opgegeven kleur, lettergrootte of andere letterstijlen. Zie screenshot:

Opmerkingen: Deze bewerking zal ook de lettertypestijlen en lettertypekleur in de doorgestuurde e-mails wijzigen.

Sommige Outlook-gebruikers merken dat er een groep snelle opdrachten in de rechterzijbalk van het leesvenster staat, zoals onderstaand screenshot. Met deze verticale balk kunnen we snel e-mails zo snel mogelijk verwijderen, verplaatsen, beantwoorden of openen. We kunnen deze verticale balk ook inschakelen om snel e-mails in Outlook te beantwoorden.

1. Klik op de Pas de werkbalk Snelle toegang aan pijl in de werkbalk voor snelle toegang> Aanraak- / muismodus.

Opmerkingen:

In sommige Outlook-versies is het Aanraak- / muismodus common wordt niet weergegeven in de Pas de werkbalk Snelle toegang aan drop-down menu. We kunnen de algemene als volgt toevoegen aan de werkbalk voor snelle toegang:
1. klikken Pas de werkbalk Snelle toegang aan pijl > Meer opdrachten;
2. Nu wordt het dialoogvenster Outlook-opties geopend met de Snelle toegangswerkbalk ingeschakeld in de linkerbalk. We moeten (1) kiezen Alle opdrachten van het Kies opdrachten van keuzelijst, (2) klik om te markeren Aanraak- / muismodus in de linker keuzelijst, (3) klik op de Toevoegen knop, (4) Klik op de OK knop.

2. Dan de Aanraak- / muismodus commando wordt toegevoegd aan de werkbalk voor snelle toegang. Klik op de Aanraak- / muismodus En selecteer aanraken In de vervolgkeuzelijst.

Nu wordt de groep snelle opdrachten verticaal aan de rechterkant van het leesvenster toegevoegd.

3. Klik in de berichtenlijst om de e-mail te selecteren die u wilt beantwoorden, klik op het antwoord in het meest rechtse leesvenster en selecteer vervolgens Antwoorden or Allen beantwoorden In de vervolgkeuzelijst.

4. Vervolgens wordt het antwoordbericht ingesloten in het leesvenster. Stel het samen en verstuur het zoals u wilt.

Opmerkingen:
(1) U kunt klikken Aanraak- / muismodus > Muismodus in de werkbalk voor snelle toegang om de groep snelle commons aan de rechterkant van het leesvenster te verbergen.
(2) Als u in dit geval het antwoordbericht wilt laten verschijnen, klikt u op de Pop-out knop van de groep snelle opdrachten om deze in het berichtvenster te openen.

Als er nieuwe e-mails in onze Outlook binnenkomen wanneer we niet op kantoor zijn, zeggen dat we op vakantie zijn, lunchen, enz., Kunnen we de automatische antwoorden inschakelen om deze e-mail op tijd te beantwoorden.

7.1 Stuur automatische antwoorden met de functie Automatische antwoorden

Voor exchange-accounttypes kunnen we de Automatische antwoorden functie om nieuwe komende e-mails gemakkelijk in Outlook te beantwoorden.

1. Klikken Dien in > Info > Automatische antwoorden.

2. In het dialoogvenster Automatische vertrouwensantwoorden moet u:
(1) Controleer het Stuur automatische antwoorden keuze;
(2) Het is optioneel. Kruis de ... aan Alleen verzenden tijdens dit tijdsbereik optie en specificeer vervolgens de starttijd en eindtijd indien nodig.
(3) Onder In mijn organisatie tab, typ de berichtinhoud van de automatische antwoorden.

Opmerkingen: Als we automatisch alle ontvangen e-mails moeten beantwoorden, kunt u de Buiten mijn organisatie tabblad, controleer het Alleen mijn contacten or Iedereen buiten mijn organisatie optie zoals je nodig hebt, en typ vervolgens de berichtinhoud.

3. Klik op het OK knop.

Vanaf nu, wanneer we e-mailmappen van het opgegeven uitwisselingsaccount openen, wordt er een horizontale notitie onder het lint weergegeven om ons eraan te herinneren "Voor dit account worden automatische antwoorden verzonden”. En we kunnen op de afslaan om de automatische antwoorden direct uit te schakelen, en klik op de x-knop helemaal rechts om de notitie te verbergen.

7.2 Stuur automatische antwoorden met een e-mailregel

Voor zover we weten, ondersteunen de POP3- of IMAP-e-mailaccounts geen automatische antwoorden in Outlook. Als ons e-mailaccounttype POP3 of IMAP is, kunnen we een e-mailregel maken om de automatische antwoorden in Outlook in te schakelen.

Ten eerste moeten we een e-mailsjabloon maken voor de regel voor automatische antwoorden.

1. creëren Home > nieuwe e-mail om een ​​nieuwe e-mail te maken en typ de automatisch beantwoordende inhoud in de berichttekst.

2. Klik in het nieuwe berichtvenster op Dien in > Opslaan als.

3. Typ in het dialoogvenster Opslaan als een naam voor de sjabloon en selecteer Outlook-sjabloon van het Opslaan als type vervolgkeuzelijst en klik op de Bespaar knop.

Nu is het automatische antwoordsjabloon gemaakt. We kunnen doorgaan met het maken van de regel voor automatisch antwoorden.

4. Klikken Home > Reglement > Beheer regels en waarschuwingen.

5. In het dialoogvenster Regels en waarschuwingen, onder het Email regels tab, klik op de Nieuwe regel knop.

6. Klik in de wizard Regels om het Regel toepassen op berichten die ik ontvang optie en klik op de Volgende knop.

7. Geef in de tweede wizard Regels de voorwaarden op waarop u ontvangen e-mails wilt filteren (in mijn geval vink ik het stuur alleen naar mij optie), en klik op het Volgende knop.

8. Vink in de derde Wizard het antwoord met behulp van een specifieke sjabloon optie in het Stap 1 sectie en klik vervolgens op de onderstreepte tekst een specifiek sjabloon in de Stap 2 pagina.

9. Selecteer in het openingsvenster Selecteer een antwoordsjabloon Gebruikerssjablonen in bestandssysteem van het Kijk in vervolgkeuzelijst, klik om de sjabloon voor automatisch antwoorden te selecteren die we zojuist hebben gemaakt en klik op de Openen knop.

10. Het keert terug naar de derde Regelwizard, klik op het Volgende knop.

11. Geef in de vierde wizard Regels uitzonderingen op, of stel geen uitzonderingen in, en klik op het Volgende knop.

12. Geef in de laatste wizard Regels de regel een naam in het Stap 1 vak, vink lopende opties aan zoals nodig in het Stap 2 sectie en klik op de Finish knop.

13. Klik in het pop-upvenster van Microsoft Outlook-waarschuwing op het OK knop om door te gaan.

14. Daarna gaat het terug naar het dialoogvenster Regels en waarschuwingen. Zorg ervoor dat de nieuw gemaakte regel voor automatisch beantwoorden is aangevinkt en klik op het OK knop om het dialoogvenster te sluiten.

Vanaf nu worden alle nieuwe aankomende e-mails die aan de specifieke voorwaarden voldoen automatisch beantwoord met de vooraf ingestelde antwoordsjabloon.

7.3 Stuur automatische antwoorden door een externe add-in

Dit gedeelte introduceert een add-in van derden, Kutools for Outlook, om snel automatische antwoorden met vooraf ingestelde inhoud eenvoudig in te schakelen naar een of meerdere e-mailaccounts, ongeacht het type!

1. Na het installeren Kutools for Outlook, Klik Kutools > Antwoorden > Automatisch antwoordbeheer in Outlook.

2. In het dialoogvenster Auto Reply Manager kunnen we het volgende doen:
(1) Vink e-mailaccounts aan waarvoor we de automatische antwoorden zullen inschakelen;
(2) In de Onderwerpvoorvoegsel automatisch beantwoorden tekstvak, typ woorden die worden toegevoegd vóór de onderwerpen van originele e-mails;
(3) In de Automatische antwoordtekst typ de inhoud voor automatisch beantwoorden in.

3. Klik op het OK knop. Vervolgens is de functie Auto Reply ingeschakeld voor de opgegeven e-mailaccounts. Vanaf nu zullen nieuwe e-mails die in deze e-mailaccounts binnenkomen automatisch worden beantwoord met de gespecificeerde antwoordinhoud.

Opmerkingen: We kunnen de Auto Reply-functie eenvoudig uitschakelen door op te klikken Kutools > Antwoorden > Schakel Auto Reply in weer.

Wanneer u een e-mail beantwoordt in Outlook, worden de bijlagen in de oorspronkelijke e-mail standaard niet toegevoegd aan het antwoordbericht. Om bijlagen in het antwoordbericht te blijven, kunnen we een add-in of plakfunctie van derden toepassen om het voor elkaar te krijgen.

8.1 Reageer met bijlagen door te kopiëren en plakken

Om te antwoorden met bijlagen in Outlook, kunnen we alle bijlagen uit de originele e-mail kopiëren en vervolgens in het antwoordbericht plakken.

1. Klik om de e-mail te openen die we zullen beantwoorden in het leesvenster.

2. Klik met de rechtermuisknop op een van de bijlagen en kies Alles selecteren vanuit het contextmenu.

3. pers Ctrl + C toetsen om deze geselecteerde bijlagen te kopiëren.

4. Klikken Home > Antwoorden or Allen beantwoorden om de e-mail te beantwoorden.

5. Nu wordt het antwoordbericht geopend. Plaats de cursor in de berichttekst en druk op Ctrl + V toetsen om de bijlagen te plakken. Vervolgens zullen we zien dat alle bijlagen zijn toegevoegd aan de bijlagebalk.

6. Stel het antwoordbericht op en verstuur het indien nodig.

8.2 Reageren met bijlage door een add-in van derden

We kunnen ook een add-in van derden gebruiken, Kutools for Outlook, om snel een e-mail te beantwoorden met de resterende bijlagen van de oorspronkelijke e-mail in Outlook.

1. Selecteer de e-mail die we zullen beantwoorden, en klik Kutools > Antwoorden > Reageer met bijlage or Allen beantwoorden met bijlage.

2. Vervolgens wordt het antwoordbericht geopend met alle resterende bijlagen van de originele e-mail. Stel het antwoordbericht op en verstuur het indien nodig.

Wanneer we de Allen beantwoorden functie om een ​​e-mail aan de afzender en andere ontvangers te beantwoorden, wordt mijn e-mailadres niet als ontvanger in het antwoordbericht opgenomen. Hier introduceert deze sectie twee oplossingen voor iedereen, inclusief mijzelf.

9.1 Beantwoord iedereen inclusief mij via een e-mailregel

We kunnen een e-mailregel maken om onze antwoorden altijd op onszelf in Outlook te Ccen om het probleem gemakkelijk op te lossen.

1. Klikken Home > Reglement > Beheer regels en waarschuwingen.

2. In het dialoogvenster Regels en waarschuwingen, onder Email regels tab, klik op de Nieuwe regel knop.

3. Klik in de wizard Regels om het Regel toepassen op berichten die ik verzend optie en klik op de Volgende knop.

4. Vink in de tweede wizard Regels het met specifieke woorden in het onderwerp optie in het Stap 1 sectie en klik vervolgens op de onderstreepte tekst specifieke woorden in de Stap 2 pagina.

5. Typ in het pop-upvenster Zoektekst RE: Klik in het eerste vak op het Toevoegen en klik vervolgens op de knop OK knop. Zie screenshot:

6. Vervolgens gaat het terug naar de tweede wizard Regels, klik op het Volgende knop.

7. Vink in de derde wizard Regels het Cc het bericht naar mensen of openbare groep optie in het Stap 1 sectie en klik op de onderstreepte tekst mensen of openbare groep in de Stap 2 pagina.

8. Typ in het pop-upvenster Regeladres onze e-mailadressen in de Naar in en klik op de OK knop.

Tips:
(1) Als we de antwoorden op meerdere contacten moeten Ccen, typ dan de e-mailadressen van deze contacten in en scheid ze door puntkomma's.
(2) We kunnen ook klikken om contacten te selecteren en vervolgens op het Naar knop om deze contacten als ontvangers toe te voegen.

9. Vervolgens gaat het terug naar de derde wizard Regels en klikt u op het Volgende knop om door te gaan.

10. Geef in de vierde wizard Regels al dan niet uitzonderingen op en klik op het Volgende knop.

11. Nu wordt de laatste wizard Regels geopend. We kunnen het volgende doen:
(1) Typ een naam voor de nieuwe regel in het Stap 1 doos;
(2) In de Stap 2 sectie, controleer de lopende opties indien nodig;
(3) Klik op het Finish knop.

12. Klik in het pop-upvenster van Microsoft Outlook-waarschuwing op het OK knop.

13. Daarna keert het terug naar het dialoogvenster Regels en waarschuwingen. Zorg ervoor dat de nieuwe e-mailregel is aangevinkt en klik op het OK knop om het dialoogvenster te sluiten.

Vanaf nu worden alle antwoorden die we sturen automatisch cc naar onszelf.

Opmerkingen:
(1) Deze regel zal niet alleen Cc antwoorden dat we alle ontvangers beantwoorden, maar ook Cc antwoorden dat we alleen naar de afzenders antwoorden.
(2) Zelfs als er meerdere e-mailaccounts in uw Outlook zijn, kan de regel niet bepalen in welk e-mailaccount de e-mails blijven, en de antwoorden worden alleen op het opgegeven e-mailaccount Cc.

9.2 Antwoord aan iedereen, inclusief mij, met een geweldig hulpmiddel

We kunnen ook een add-in van derden gebruiken, Kutools for Outlook, om de Betrek mezelf bij alle antwoorden functie en voeg altijd mijn e-mailaccount toe als een ontvanger aan het antwoordbericht.

1. Na het installeren Kutools for Outlook, Klik Kutools > Opties.

2. Nu verschijnt het dialoogvenster Opties. Schakel het Antwoorden tab, vink het Betrek mezelf bij alle antwoorden optie en klik op de OK knop.

Vanaf nu, wanneer we een e-mail selecteren en klikken Home > Allen beantwoorden, Ons e-mailadres wordt automatisch als Aan-ontvanger toegevoegd in het antwoordbericht.

Opmerkingen: Als er meerdere e-mailaccounts in onze Outlook zijn, wordt alleen het e-mailaccount waarin de momenteel beantwoorde e-mail blijft, toegevoegd als een Aan-ontvanger in het antwoordbericht.

We ontvangen meestal e-mails in verschillende berichtindelingen en de antwoorden nemen standaard de berichtindeling van de oorspronkelijke e-mails over. We kunnen echter het berichtformaat wijzigen voor één antwoordbericht, of e-mails altijd beantwoorden in een vast berichtformaat. Deze kwesties zijn besproken in andere onderwerpen, en klik op de overeenkomstige links voor gedetailleerde informatie:

10.1 Berichtformaat wijzigen voor één antwoordbericht:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2 Antwoord altijd in tekst zonder opmaak:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3 Reageer altijd in HTML-formaat:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

Voor zover we weten, kunnen we verschillende handtekeningen specificeren voor e-mailaccounts, en ook inschakelen om verschillende handtekeningen te specificeren voor nieuwe e-mails en antwoorden / forwards. Klik op onderstaande hyperlink om de gedetailleerde informatie te bekijken:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically