E-mails beantwoorden in Outlook

In Outlook kun je eenvoudig een e-mail beantwoorden als volgt:

Als je gewend bent e-mails te lezen in het leesvenster, selecteer dan de e-mail die je wilt beantwoorden in de berichtenlijst en klik vervolgens op Home > Antwoorden om alleen de afzender te beantwoorden, of klik op Home > Allen beantwoorden om zowel de afzender als alle ontvangers samen te beantwoorden.

Als je liever e-mails leest in het berichtvenster, kun je klikken op Bericht > Antwoorden om alleen de afzender te beantwoorden, of klik op Bericht > Allen beantwoorden om tegelijkertijd de afzender en alle ontvangers te beantwoorden.

Om efficiënter te werken, willen sommige gebruikers sneltoetsen gebruiken in Outlook. Ook kun je met sneltoetsen snel e-mails beantwoorden in Outlook.

Nadat je de e-mail hebt geselecteerd in de berichtenlijst of geopend in het berichtvenster, kun je het volgende doen:
A. Druk op Ctrl + R tegelijk om de geselecteerde of geopende e-mail alleen aan de afzender te beantwoorden;
B. Druk op Ctrl + Shift + R tegelijk om de geselecteerde of geopende e-mail te beantwoorden aan de afzender en alle ontvangers in de Aan en Cc velden.

Standaard bevat het antwoordbericht bij het beantwoorden van een e-mail het originele bericht zonder inspringing. Je kunt echter de antwoordopties aanpassen en de instellingen wijzigen naar wens.

1. Klik op Bestand > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. In het dialoogvenster Outlook-opties, klik op E-mail in de linkerzijbalk, ga naar de Antwoorden en doorgestuurde berichten sectie, en kies een optie uit de Bij het beantwoorden van een bericht keuzelijst.

3. Klik op de knop OK.

Opmerkingen:

(1) Als je Niet het originele bericht opnemen selecteert in de keuzelijst Bij het beantwoorden van een bericht in het dialoogvenster Outlook-opties, wordt het antwoordbericht aangemaakt zonder enige berichtinhoud.

(2) Als je Origineel bericht als bijlage toevoegen selecteert in de keuzelijst Bij het beantwoorden van een bericht in het dialoogvenster Outlook-opties, wordt het originele bericht als bijlage toegevoegd aan het antwoordbericht.

(3) Als je Originele berichttekst opnemen selecteert in de keuzelijst Bij het beantwoorden van een bericht in het dialoogvenster Outlook-opties, wordt de originele e-mail (inclusief berichttekst en e-mailkop) toegevoegd aan de berichttekst van het antwoordbericht.

(4) Als je Originele berichttekst opnemen en inspringen selecteert in de keuzelijst Bij het beantwoorden van een bericht in het dialoogvenster Outlook-opties, wordt de originele e-mail (inclusief e-mailkop en inhoud) toegevoegd aan de berichttekst van het antwoordbericht met een inspringing aan de linkerkant.

(5) Als je Elke regel van het originele bericht voorzien van een prefix selecteert in de keuzelijst Bij het beantwoorden van een bericht in het dialoogvenster Outlook-opties, wordt de originele e-mail (inclusief e-mailkop en inhoud) toegevoegd aan de berichttekst van het antwoordbericht, en wordt er een blauwe verticale lijn als prefix aan de linkerkant van de inhoud toegevoegd.

Sinds Outlook2013 wordt het antwoordbericht standaard in het leesvenster weergegeven wanneer je direct vanuit het leesvenster een e-mail beantwoordt. Sommige gebruikers willen het antwoordbericht echter liever in een nieuw venster openen. In dit onderdeel lees je hoe je één of alle antwoorden standaard in een apart venster kunt openen.

4.1 Eén antwoordbericht in een apart venster openen

Wanneer een antwoordbericht is ingebed in het leesvenster, kun je op de Pop-out knop linksboven in het leesvenster klikken om het antwoordbericht direct in een nieuw venster te openen.

4.2 Altijd alle antwoorden in een apart venster openen

Je kunt ook de Outlook-opties instellen zodat antwoorden altijd automatisch in een nieuw venster worden geopend.

1. Klik op Bestand > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. In het dialoogvenster Outlook-opties, klik op E-mail in de linkerzijbalk, ga naar de Antwoorden en doorgestuurde berichten sectie, en vink de optie aan Antwoorden en doorgestuurde berichten openen in een nieuw venster aan.

3. Klik op de knop OK.

Vanaf nu worden alle antwoordberichten automatisch in een nieuw venster geopend in Outlook.

Opmerkingen:
(1) Als de optie Antwoorden en doorgestuurde berichten openen in een nieuw venster is ingeschakeld, worden ook alle doorgestuurde berichten automatisch in een nieuw venster geopend.
(2) Als je een e-mail eerst in het berichtvenster opent en vervolgens op Bericht > Antwoorden of Allen beantwoordenklikt, wordt het antwoordbericht direct in een nieuw venster geopend.

Soms wil je om antwoorden te onderscheiden van andere e-mails, zoals nieuwe of doorgestuurde berichten, een andere kleur of lettergrootte instellen voor de tekst in het antwoordbericht. In dit onderdeel vind je een gedetailleerde uitleg om dit in te stellen.

1. Klik op Bestand > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. In het dialoogvenster Outlook-opties, klik op E-mail in de linkerzijbalk en klik vervolgens op de Briefpapier en lettertypen knop in de Berichten opstellen sectie.

3. In het dialoogvenster Handtekeningen en briefpapier, klik op de Lettertype knop in de Antwoorden of doorgestuurde berichten sectie.

4. In het dialoogvenster Lettertype kun je het lettertype instellen zoals gewenst:
(1) Om te antwoorden met grotere of kleinere tekst, kies je een geschikte lettergrootte in de Grootte keuzelijst;
(2) Om te antwoorden met een andere kleur tekst, kies je een letterkleur uit de Letterkleur keuzelijst;
(3) Je kunt ook andere letterstijlen instellen, zoals vet, cursief, onderstrepen, hoofdletters, doorhalen, enzovoorts.

Tip: Je kunt direct een voorbeeld van de tekst met alle ingestelde opmaak bekijken in het Voorbeeld-gedeelte van het dialoogvenster Lettertype.

5. Klik achtereenvolgens op de OK-knoppen om de wijzigingen op te slaan en alle dialoogvensters te sluiten.

Vanaf nu wordt de tekst die je typt in het antwoordbericht automatisch opgemaakt met de opgegeven kleur, lettergrootte of andere letterstijlen. Zie screenshot:

Opmerking: Deze handeling wijzigt ook de letterstijl en kleur in doorgestuurde e-mails.

Sommige Outlook-gebruikers merken dat er een groep snelle opdrachten aan de rechterkant van het leesvenster staat, zoals te zien is in onderstaande afbeelding. Met deze verticale balk kun je snel e-mails verwijderen, verplaatsen, beantwoorden of openen. Je kunt deze verticale balk ook inschakelen om snel e-mails te beantwoorden in Outlook.

1. Klik op de Werkbalk Snelle toegang aanpassen pijl in de werkbalk Snelle toegang > Aanraak-/muismodus.

Opmerking:

In sommige Outlook-versies wordt de Aanraak-/muismodus opdracht niet weergegeven in het Werkbalk Snelle toegang aanpassen keuzemenu. Je kunt de opdracht toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang als volgt:
1. Klik op Werkbalk Snelle toegang aanpassen pijl > Meer opdrachten;
2. Nu wordt het dialoogvenster Outlook-opties geopend met de Werkbalk Snelle toegang ingeschakeld in de linkerzijbalk. Je moet (1) selecteren Alle opdrachten uit de Opdrachten kiezen uit keuzelijst, (2) klik om te markeren Aanraak-/muismodus in de linker lijst, (3) klik op de Toevoegen knop, (4) Klik op de OK knop.

2. Vervolgens wordt de Aanraak-/muismodus opdracht toegevoegd aan de werkbalk Snelle toegang. Klik op de Aanraak-/muismodus knop , en selecteer vervolgens Aanraken uit het keuzemenu.

Nu worden de snelle opdrachten verticaal aan de rechterkant van het leesvenster toegevoegd.

3. Klik in de berichtenlijst op de e-mail die je wilt beantwoorden, klik op de Antwoorden knop helemaal rechts in het leesvenster, en selecteer vervolgens Antwoorden of Allen beantwoorden uit het keuzemenu.

4. Vervolgens wordt het antwoordbericht in het leesvenster weergegeven. Stel het bericht op en verzend het zoals gewenst.

Opmerking:
(1) Je kunt op Aanraak-/muismodus > Muismodus in de werkbalk Snelle toegang klikken om de groep snelle opdrachten aan de rechterkant van het leesvenster te verbergen.
(2) In dit geval, als je het antwoordbericht in een apart venster wilt openen, klik dan op de Pop-out knop van de groep snelle opdrachten om het in het berichtvenster te openen.

Als er nieuwe e-mails binnenkomen in Outlook terwijl je afwezig bent, bijvoorbeeld tijdens vakantie of lunchpauze, kun je automatische antwoorden inschakelen om deze e-mails tijdig te beantwoorden.

7.1 Automatische antwoorden verzenden met de functie Automatische antwoorden

Voor Exchange-accounttypen kun je de functie Automatische antwoorden inschakelen om eenvoudig nieuwe inkomende e-mails in Outlook te beantwoorden.

1. Klik op Bestand > Info > Automatische antwoorden.

2. In het dialoogvenster Automatische antwoorden moet je het volgende doen:
(1) Vink de optie aan Automatische antwoorden verzenden ;
(2) Optioneel. Vink de optie aan Alleen verzenden binnen dit tijdsbereik en geef vervolgens de begin- en eindtijd op zoals gewenst.
(3) Onder het tabblad Binnen mijn organisatie typ je de inhoud van het automatische antwoordbericht.

Opmerking: Als je automatisch op alle ontvangen e-mails wilt antwoorden, kun je het tabblad Buiten mijn organisatie openen, de optie Alleen mijn contactpersonen of Iedereen buiten mijn organisatie aanvinken zoals gewenst, en vervolgens de berichtinhoud typen.

3. Klik op de knop OK.

Vanaf nu verschijnt er, wanneer je mappen van het opgegeven Exchange-account opent, een horizontale melding onder het lint met de tekst:Automatische antwoorden worden verzonden voor dit account”. Je kunt op de knop Uitschakelen klikken om automatische antwoorden direct uit te schakelen, en op de x-knop uiterst rechts om de melding te verbergen.

7.2 Automatische antwoorden verzenden met een e-mailregel

Voor zover bekend ondersteunen POP3- of IMAP-e-mailaccounts geen automatische antwoorden in Outlook. Als je e-mailaccount POP3 of IMAP is, kun je een e-mailregel maken om automatische antwoorden in Outlook mogelijk te maken.

Eerst moet je een e-mailsjabloon maken voor de automatische antwoordregel.

1. Klik op Home > Nieuwe Email om een nieuw e-mailbericht te maken en typ de inhoud voor het automatische antwoord in de berichttekst.

2. Klik in het nieuwe opstelvenster op Bestand > Opslaan als.

3. Typ in het dialoogvenster Opslaan als een naam voor de sjabloon, selecteer Outlook-sjabloon uit de Opslaan als type keuzelijst en klik op de Opslaan knop.

Nu is de sjabloon voor automatisch antwoorden aangemaakt. Je kunt nu verdergaan met het maken van de automatische antwoordregel.

4. Klik op Home > Regels > Regels en waarschuwingen beheren.

5. In het dialoogvenster Regels en waarschuwingen, onder het tabblad E-mailregels klik op de Nieuwe regel knop.

6. In de Regelwizard, markeer de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang en klik op de Volgende knop.

7. In de tweede Regelwizard, geef de voorwaarden op waarmee je ontvangen e-mails wilt filteren (in mijn geval vink ik de optie Alleen naar mij verzonden aan), en klik op de Volgende knop.

8. In de derde wizard, vink de optie antwoorden met een specifieke sjabloon aan in het gedeelte Stap1 en klik vervolgens op de onderstreepte tekst een specifieke sjabloon in het gedeelte Stap2 sectie.

9. In het dialoogvenster Antwoordsjabloon selecteren, kies Gebruikerssjablonen in bestandssysteem uit de Zoeken in keuzelijst, selecteer de zojuist gemaakte automatische antwoordsjabloon en klik op de Openen knop.

10. Je keert terug naar de derde Regelwizard, klik op de knop Volgende.

11. In de vierde Regelwizard kun je uitzonderingen opgeven indien gewenst, of geen uitzonderingen instellen, en klik op de knop Volgende.

12. In de laatste Regelwizard geef je de naam van de regel op in het veld Stap1 , vink de gewenste opties aan in het gedeelte Stap2 en klik op de Afsluiten knop.

13. Klik in het waarschuwingsvenster van Microsoft Outlook op de knop OK om door te gaan.

14. Je keert terug naar het dialoogvenster Regels en waarschuwingen. Controleer of de nieuw aangemaakte automatische antwoordregel is aangevinkt en klik op de knop OK om het venster te sluiten.

Vanaf nu worden alle nieuwe e-mails die voldoen aan de opgegeven voorwaarden automatisch beantwoord met de ingestelde sjabloon.

7.3 Automatische antwoorden verzenden via een externe invoegtoepassing

In dit onderdeel wordt een externe invoegtoepassing, Kutools voor Outlook, geïntroduceerd waarmee je snel automatische antwoorden met vooraf ingestelde inhoud kunt inschakelen voor één of meerdere e-mailaccounts, ongeacht het type!

1. Na installatie van Kutools voor Outlook, klik op Kutools > Antwoorden > Automatisch antwoord beheren in Outlook.

2. In het dialoogvenster Automatisch antwoord beheren kun je het volgende doen:
(1) Vink de e-mailaccounts aan waarvoor je automatische antwoorden wilt inschakelen;
(2) In het vak Verwijder onderwerpsvoorvoegsel typ je woorden die voor het onderwerp van de originele e-mails worden toegevoegd;
(3) In het vak Automatisch antwoord tekst typ je de inhoud van het automatische antwoord.

3. Klik op de knop OK. De functie Automatisch antwoorden is nu ingeschakeld voor de opgegeven e-mailaccounts. Nieuwe e-mails die binnenkomen op deze accounts worden automatisch beantwoord met de opgegeven inhoud.

Opmerking: Je kunt de functie Automatisch antwoorden eenvoudig uitschakelen door opnieuw te klikken op Kutools > Antwoorden > Automatisch antwoord inschakelen .

Wanneer je een e-mail beantwoordt in Outlook, worden de bijlagen uit het originele bericht standaard niet toegevoegd aan het antwoord. Om bijlagen te behouden in het antwoordbericht, kun je een externe invoegtoepassing gebruiken of de plakfunctie toepassen.

8.1 Antwoorden met bijlagen door kopiëren en plakken

Om te antwoorden met bijlagen in Outlook, kun je alle bijlagen uit het originele bericht kopiëren en vervolgens in het antwoordbericht plakken.

1. Klik om de e-mail te openen die je wilt beantwoorden in het leesvenster.

2. Klik met de rechtermuisknop op een van de bijlagen en kies Alles selecteren in het contextmenu.

3. Druk op Ctrl + C om de geselecteerde bijlagen te kopiëren.

4. Klik op Home > Antwoorden of Allen beantwoorden om de e-mail te beantwoorden.

5. Nu wordt het antwoordbericht geopend. Plaats de cursor in de berichttekst en druk op Ctrl + V om de bijlagen te plakken. Je ziet nu dat alle bijlagen zijn toegevoegd aan de bijlagenbalk.

6. Stel het antwoordbericht op en verzend het zoals gewenst.

8.2 Antwoorden met bijlage via een externe invoegtoepassing

Je kunt ook een externe invoegtoepassing, Kutools voor Outlook, gebruiken om snel een e-mail te beantwoorden met behoud van alle bijlagen uit het originele bericht in Outlook.

1. Selecteer de e-mail die je wilt beantwoorden en klik op Kutools > Antwoorden > Antwoord met Bijlagen of Allen beantwoorden met Bijlagen.

2. Vervolgens wordt het antwoordbericht geopend met alle bijlagen uit het originele bericht. Stel het antwoordbericht op en verzend het zoals gewenst.

Wanneer je de functie Allen beantwoorden gebruikt om een e-mail te beantwoorden aan de afzender en andere ontvangers, wordt je eigen e-mailadres niet als ontvanger toegevoegd aan het antwoordbericht. In dit onderdeel worden twee oplossingen besproken om allen te beantwoorden inclusief jezelf.

9.1 Allen beantwoorden inclusief mijzelf via een e-mailregel

Je kunt een e-mailregel maken om altijd jezelf in CC te zetten bij antwoorden in Outlook, zodat je dit eenvoudig oplost.

1. Klik op Home > Regels > Regels en waarschuwingen beheren.

2. In het dialoogvenster Regels en waarschuwingen, onder het tabblad E-mailregels klik op de Nieuwe regel knop.

3. In de Regelwizard, markeer de optie Regel toepassen op berichten die ik verzend en klik op de Volgende knop.

4. In de tweede Regelwizard, vink de optie met specifieke woorden in het onderwerp aan in het gedeelte Stap1 en klik vervolgens op de onderstreepte tekst specifieke woorden in het gedeelte Stap2 sectie.

5. In het dialoogvenster Zoektekst, typ RE: in het eerste vak, klik op de Toevoegen knop, en klik vervolgens op de OK knop. Zie screenshot:

6. Je keert terug naar de tweede Regelwizard, klik op de knop Volgende.

7. In de derde Regelwizard, vink de optie CC het bericht naar personen of openbare groep aan in het gedeelte Stap1 en klik op de onderstreepte tekst personen of openbare groep in het gedeelte Stap2 sectie.

8. In het dialoogvenster Regeladres, typ je je eigen e-mailadres in het vak Aan en klik op de OK knop.

Opmerking:
(1) Als je de antwoorden naar meerdere contacten wilt CC'en, typ dan de e-mailadressen van deze contacten en scheid ze met puntkomma's.
(2) Je kunt ook contacten selecteren en vervolgens op de knop Aan klikken om deze contacten als ontvangers toe te voegen.

9. Je keert terug naar de derde Regelwizard en klikt op de knop Volgende om verder te gaan.

10. In de vierde Regelwizard kun je uitzonderingen opgeven of geen uitzonderingen instellen, en klik op de knop Volgende.

11. Nu wordt de laatste Regelwizard geopend. Je kunt het volgende doen:
(1) Typ een naam voor de nieuwe regel in het vak Stap1 ;
(2) In het gedeelte Stap2 vink de gewenste opties aan;
(3) Klik op de Afsluiten knop.

12. Klik in het waarschuwingsvenster van Microsoft Outlook op de knop OK.

13. Je keert terug naar het dialoogvenster Regels en waarschuwingen. Controleer of de nieuwe e-mailregel is aangevinkt en klik op de knop OK om het venster te sluiten.

Vanaf nu worden alle antwoorden die je verstuurt automatisch in CC naar jezelf gestuurd.

Opmerking:
(1) Deze regel CC't niet alleen antwoorden die je naar alle ontvangers stuurt, maar ook antwoorden die je alleen naar de afzender stuurt.
(2) Zelfs als je meerdere e-mailaccounts in Outlook hebt, kan de regel niet bepalen in welk account de e-mails zich bevinden en zal deze alleen naar het opgegeven e-mailadres CC'en.

9.2 Allen beantwoorden inclusief mijzelf met een handige tool

Je kunt ook een externe invoegtoepassing, Kutools voor Outlook, gebruiken om de functie 'Mijzelf opnemen bij Allen beantwoorden' in te schakelen, zodat je eigen e-mailaccount altijd als Aan-ontvanger wordt toegevoegd in het antwoordbericht.

1. Na installatie van Kutools voor Outlook, klik op Kutools > Opties.

2. Nu verschijnt het dialoogvenster Opties. Ga naar het tabblad Antwoorden , vink de optie aan Mijzelf opnemen bij Allen beantwoorden en klik op de OK knop.

Vanaf nu wordt je e-mailadres automatisch als Aan-ontvanger toegevoegd in het antwoordbericht wanneer je een e-mail selecteert en op Home > Allen beantwoorden klikt.

Opmerking: Als je meerdere e-mailaccounts in Outlook hebt, wordt alleen het e-mailaccount waarin de huidige e-mail zich bevindt toegevoegd als Aan-ontvanger in het antwoordbericht.

Je ontvangt vaak e-mails in verschillende berichtindelingen, en antwoorden nemen standaard het formaat van het originele bericht over. Je kunt echter het formaat voor één antwoordbericht wijzigen of altijd in een vast formaat antwoorden. Deze onderwerpen worden elders besproken; klik op de bijbehorende links voor meer informatie:

10.1 Berichtindeling wijzigen voor één antwoordbericht:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10.2 Altijd antwoorden in platte tekst-indeling:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10.3 Altijd antwoorden in HTML-indeling:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

Je kunt verschillende handtekeningen instellen voor e-mailaccounts en ook verschillende handtekeningen gebruiken voor nieuwe e-mails en antwoorden/doorgestuurde berichten. Klik op onderstaande hyperlink voor meer informatie:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically