E-mails beantwoorden in Outlook

In Outlook kunt u eenvoudig een e-mail beantwoorden zoals hieronder beschreven:

Als u gewend bent e-mails te lezen in het leesvenster, selecteert u de e-mail die u wilt beantwoorden in de berichtenlijst en klikt u op Start > Beantwoorden om alleen de afzender te beantwoorden, of op Start > Beantwoorden aan allen om zowel de afzender als alle ontvangers tegelijk te beantwoorden.

Als u e-mails liever leest in het berichtenvenster, klikt u op Bericht > Beantwoorden om alleen de afzender te beantwoorden, of op Bericht > Beantwoorden aan allen om zowel de afzender als alle ontvangers tegelijk te beantwoorden.

Voor een efficiëntere werkwijze kiezen veel gebruikers voor sneltoetsen in Outlook – zo beantwoord je e-mails razendsnel.

Nadat u de e-mail hebt geselecteerd in de berichtenlijst of geopend in het berichtenvenster, kunt u:
A. Tegelijkertijd op Ctrl+R drukken om alleen aan de afzender van de geselecteerde of geopende e-mail te antwoorden;
B. Tegelijkertijd op Ctrl+Shift+R drukken om de geselecteerde of geopende e-mail te beantwoorden aan de afzender en alle ontvangers in de velden Aan en Cc.

Standaard bevat een beantwoordend e-mailbericht de originele tekst zonder inspringing. U kunt de opties voor beantwoorden echter naar wens configureren en aanpassen.

1. Klik op Bestand > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op E-mailin de linkerzijbalk, ga naar het gedeelte Antwoorden en doorsturenen selecteer een optie in de lijst Bij beantwoorden van een berichtKeuzelijst.

3. Klik op de knop OK.

Opmerkingen:

(1) Als u Origineel bericht niet opnemen selecteert in de lijst Bij beantwoorden van een bericht in het dialoogvenster Outlook-opties, wordt het beantwoordende bericht gemaakt zonder inhoud.

(2) Als u Origineel bericht als bijlage toevoegen selecteert in de lijst Bij beantwoorden van een bericht in het dialoogvenster Outlook-opties, wordt het originele bericht als bijlage toegevoegd aan uw antwoord.

(3) Als u Tekst van origineel bericht opnemen selecteert in de keuzelijst Bij beantwoorden van een bericht in het dialoogvenster Outlook-opties, wordt de originele e-mail (inclusief zowel berichttekst als berichtkop) toegevoegd aan de tekst van uw antwoord.

(4) Als u Tekst van origineel bericht opnemen en inspringenselecteert in de lijst Bij beantwoorden van een berichtKeuzelijst in het dialoogvenster Outlook-opties, wordt de originele e-mail (inclusief berichtkop en -inhoud) met links inspringing toegevoegd aan de tekst van het beantwoordende bericht.<

(5) Als u in het dialoogvenster Outlook-opties de optie Elke regel van het originele bericht voorafgaan met een voorvoegsel selecteert in de keuzelijst Bij beantwoorden van een bericht, wordt de originele e-mail (inclusief berichtkop en -inhoud) toegevoegd aan uw antwoord, compleet met een blauwe verticale lijn aan de linkerkant van de inhoud.

Sinds Outlook 2013 wordt het beantwoordende bericht automatisch geopend in het leesvenster wanneer u een e-mail direct daar leest en beantwoordt. Sommige Outlook-gebruikers willen het antwoordbericht liever in een nieuw venster openen. In dit gedeelte vindt u oplossingen om één of alle antwoorden los te koppelen naar aparte berichtenvensters.

4,1 Eén beantwoordend bericht losmaken

Wanneer een beantwoordbericht is ingesloten in het leesvenster, klik je op de knop Uitklappen linksboven in het leesvenster om het beantwoordbericht direct in een nieuw berichtvenster te openen.

4,2 Laat alle antwoorden altijd automatisch uitklappen

U kunt de Outlook-opties ook zo instellen dat antwoorden automatisch in nieuwe berichtvensters worden geopend.

1. Klik op Bestand > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op E-mail in de linkerzijbalk, ga naar de sectie Beantwoorden en doorsturen en vink de optie Beantwoorden en doorsturen openen in een nieuw venster aan.

3. Klik op de knop OK.

Vanaf nu worden alle beantwoorde berichten automatisch geopend in nieuwe berichtvensters in Outlook.

Opmerkingen:
(1) Als de optie Beantwoorden en doorsturen openen in een nieuw vensteris ingeschakeld, worden ook alle doorstuurberichten automatisch in nieuwe berichtvensters geopend.
(2) Als u eerst een e-mail opent in het berichtvenster en deze vervolgens beantwoordt door te klikken op Bericht>Beantwoordenof Allen beantwoorden, wordt het beantwoordbericht direct in een nieuw venster geopend.

Soms willen we, om beantwoorden te onderscheiden van andere e-mails, bijvoorbeeld Nieuwe Email of doorgestuurde e-mails, verschillende kleuren of Tekstgrootte instellen voor de berichttekst in het beantwoordbericht. In deze sectie vindt u gedetailleerde instructies om dit te realiseren.

1. Klik op Bestand > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op E-mail in de linkerzijbalk en vervolgens op de knop Papier en lettertypen in de sectie Berichten opstellen.

3. Klik in het dialoogvenster Handtekeningen en papier op de knop Lettertype in de sectie Berichten beantwoorden of doorsturen.

4. In het dialoogvenster Lettertype stelt u het lettertype naar wens in:
(1) Kies een geschikte tekstgrootte in het keuzelijstvak Grootte om te antwoorden met grotere of kleinere tekst;
(2) Selecteer een letterkleur uit de Letterkleur-keuzelijst om te antwoorden met tekst in een andere kleur;
(3) U kunt ook andere lettertypestijlen naar wens instellen, zoals vet, cursief, onderstrepen, hoofdletters, doorhalen, enz.

Tips: U kunt de tekst met alle opgegeven opmaak direct bekijken in de sectie Voorbeeld van het dialoogvenster Lettertype.

5. Klik achtereenvolgens op de knoppen OK om de wijzigingen op te slaan en alle dialoogvensters te sluiten.

Vanaf nu wordt de tekst die u typt in het beantwoordbericht automatisch opgemaakt met de opgegeven kleur, tekstgrootte of andere lettertype-stijl. Zie schermafbeelding:

Opmerking: Deze bewerking wijzigt ook het lettertype, de stijl en de kleur in doorgestuurde e-mails.

Sommige Outlook-gebruikers zien een groep snelle opdrachten in de rechterzijbalk van het leesvenster, zoals op de schermafbeelding hieronder. Met deze verticale balk verwijdert, verplaatst, beantwoordt of opent u e-mails razendsnel. U kunt deze balk ook inschakelen voor direct beantwoorden van e-mails in Outlook.

1. Klik op de pijl Snelle toegangswerkbalk aanpassen in de snelle toegangswerkbalk > Touch-/muismodus .

Opmerkingen:

In sommige versies van Outlook wordt de opdracht Touch-/muismodus niet weergegeven in het vervolgkeuzemenu Snelle toegangswerkbalk aanpassen. U kunt de opdracht als volgt toevoegen aan de snelle toegangswerkbalk:
1. Klik op de pijl naast Snelle toegangswerkbalk aanpassen en kies Meer opdrachten;
2. Het dialoogvenster Outlook-opties wordt nu geopend met Snelle toegangswerkbalk geselecteerd in de linkerzijbalk. Selecteer vervolgens (1) Alle opdrachten in de keuzelijst Opdrachten kiezen uit, (2) klik om Touch-/muismodus in het linkerlijstvak te markeren, (3) klik op de knop Toevoegen en (4) klik op de knop OK.

2. De opdracht Touch-/muismodus is nu toegevoegd aan de snelle toegangswerkbalk. Klik op de knop Touch-/muismodus en selecteer vervolgens Touch in het vervolgkeuzemenu.

De groep snelle opdrachten is nu verticaal toegevoegd aan de rechterkant van het leesvenster.

3. Selecteer in de berichtenlijst het e-mailbericht waarop u wilt reageren, klik op de knop Reactie helemaal rechts in het leesvenster en kies vervolgens Beantwoorden of Allen beantwoorden in het vervolgkeuzemenu.

4. Het beantwoorde bericht wordt automatisch weergegeven in het leesvenster. Stel het in en verzend het zoals gewenst.

Opmerkingen:
(1) U kunt op Touch-/muismodus > Muismodus klikken in de snelle toegangswerkbalk om de groep snelle opdrachten aan de rechterkant van het leesvenster te verbergen.
(2) In dat geval kunt u op de knop Uitklappen van de groep snelle opdrachten klikken om het bericht in het berichtvenster te openen.

Als er Nieuwe Email binnenkomen in onze Outlook terwijl we Afwezig zijn, bijvoorbeeld op vakantie of weg voor de lunch, kunnen we automatische antwoorden inschakelen om tijdig op deze e-mails te reageren.

7,1 Stuur automatische antwoorden met de functie Automatische antwoorden

Voor het Exchange-accounttype kunt u de functie Automatische antwoorden inschakelen om eenvoudig te reageren op nieuw binnengekomen e-mails in Outlook.

1. Klik op Bestand > Info > Automatische antwoorden.

2. In het dialoogvenster Automatisch beantwoorden moet u het volgende doen:
(1) Schakel het selectievakje Automatisch antwoorden verzenden in;
(2) Dit is optioneel. Schakel het selectievakje Alleen verzenden tijdens deze tijdsperiode in en geef indien nodig de begintijd en eindtijd op.
(3) Typ onder het tabblad Binnen mijn organisatie de inhoud van het automatische antwoordbericht.

Opmerkingen: Als u automatisch wilt antwoorden op alle ontvangen e-mails, schakelt u het tabblad Buiten mijn organisatie in, vinkt u het selectievakje Alleen mijn contactpersonen of Iedereen buiten mijn organisatie aan – afhankelijk van uw voorkeur – en voert u daarna de inhoud van het bericht in.

3. Klik op de knop OK.

Vanaf nu verschijnt er, wanneer u mappen opent van het opgegeven Exchange-account, een horizontale notitie onder het lint met de melding: „Automatische antwoorden worden verzonden voor dit account”. U kunt op de knop Uitschakelen klikken om automatische antwoorden direct uit te schakelen, of op het kruisje helemaal rechts om de notitie te verbergen.

7,2 Automatische antwoorden verzenden met een e-mailregel

Voor zover wij weten ondersteunen POP3- of IMAP-e-mailaccounts geen automatische antwoorden in Outlook. Als ons e-mailaccount Accounttype POP3 of IMAP is, kunnen we een e-mailregel maken om automatische antwoorden in Outlook mogelijk te maken.

Eerst moeten we een e-mailsjabloon maken voor de regel voor automatische antwoorden.

1. Maak een nieuw bericht via Start > Nieuwe e-mail en typ de inhoud van het automatisch antwoord in de berichttekst.

2. Klik in het nieuwe berichtvenster op Bestand > Opslaan als.

3. Typ in het dialoogvenster Opslaan als een naam voor de sjabloon, selecteer Outlook-sjabloon in de lijst Opmaak opgeven voor opslaan, en klik op de knop Opslaan.

De automatische Antwoordsjabloon is nu gemaakt. We kunnen doorgaan met het maken van de Automatisch antwoord-regel.

4. Klik op Start > Regels > Regels en waarschuwingen beheren.

5. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen onder het tabblad E-mailregels op de knop Nieuwe regel.

6. Markeer in de Regelwizard de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang en klik op de knop Volgende.

7. Geef in de tweede Regelwizard de voorwaarden op waarmee u ontvangen e-mails wilt filteren (in mijn geval vink ik de optie)alleen aan mij verzonden aan) en klik op de knop Volgende.

8. Vink in de derde wizard de optie beantwoorden met een specifieke sjabloon aan in de sectie Stap 1 en klik vervolgens op de onderstreepte tekst een specifieke sjabloon in de sectie Stap 2.

9. Selecteer in het dialoogvenster Selecteer een Antwoordsjabloon in de lijst Zoeken in de keuzelijst, selecteer de automatische antwoordsjabloon die u zojuist hebt gemaakt en klik op de knop Openen.

10. U keert terug naar de derde Regelwizard; klik op de knop Volgende.

11. Geef eventuele uitzonderingen op in de vierde Regelwizard, of stel geen uitzonderingen in, en klik op de knop Volgende.

12. Geef in de laatste Regelwizard een naam op voor de regel in het vak Stap 1, vink indien nodig uitvoeringsopties aan in de sectie Stap 2 en klik op de knop Voltooien.

13. Klik in het waarschuwingsdialoogvenster van Microsoft Outlook op de knop OK om door te gaan.

14. U keert daarna terug naar het dialoogvenster Regels en waarschuwingen. Zorg ervoor dat de nieuw gemaakte regel voor automatisch antwoorden is aangevinkt en klik op de knop OK om het dialoogvenster te sluiten.

Vanaf nu worden alle nieuwe inkomende e-mails die aan de opgegeven voorwaarden voldoen automatisch beantwoord met de vooraf ingestelde Antwoordsjabloon.

7,3 Automatische antwoorden verzenden met een add-in van derden

In deze sectie stellen we een krachtige add-in van derden voor: Kutools voor Outlook. Hiermee stelt u eenvoudig automatische antwoorden met vooraf ingestelde inhoud in voor één of meerdere e-mailaccounts—ongeacht het type!

1. Na installatie van Kutools voor Outlook, klikt u in Outlook op Kutools > Beantwoorden > Automatisch antwoord beheren.

2. In het dialoogvenster Automatisch antwoord beheren kunt u het volgende doen:
(1) Vink de e-mailaccounts aan waarvoor u automatische antwoorden wilt inschakelen;
(2) Typ in het vak Automatisch antwoord Verwijder onderwerpsvoorvoegsel de woorden die worden toegevoegd vóór de onderwerpen van de originele e-mails;
(3) Typ in het vak Automatisch antwoord Tekst de inhoud van uw automatisch antwoord.

3. Klik op de knop OK. De functie Automatisch antwoord is dan ingeschakeld voor de opgegeven e-mailaccounts. Vanaf nu worden inkomende nieuwe e-mails automatisch beantwoord met de opgegeven inhoud.

Opmerkingen: U kunt de functie Automatisch antwoord eenvoudig uitschakelen door opnieuw te klikken op Kutools > Beantwoorden > Automatisch antwoord inschakelen.

Wanneer u een e-mail beantwoordt in Outlook, worden de bijlagen in het originele bericht standaard niet toegevoegd aan het antwoordbericht. Om bijlagen in het antwoordbericht te behouden, kunt u een add-in van derden gebruiken of de plakfunctie toepassen.

8,1 Antwoord met Bijlagen door kopiëren en plakken

Om in Outlook te antwoorden met bijlagen, kopieert u alle bijlagen uit het originele bericht en plakt u deze in uw antwoord.

1. Open het bericht dat u wilt beantwoorden in het leesvenster.

2. Klik met de rechtermuisknop op een van de bijlagen en kies Alles selecteren in het contextmenu.

3. Druk op Ctrl+C om deze geselecteerde bijlagen te kopiëren.

4. Klik op Start > Beantwoorden of Beantwoorden met bijlagen om de e-mail te beantwoorden.

5. Het antwoordbericht wordt nu geopend. Plaats de cursor in de berichttekst en druk op Ctrl+V om de bijlagen in te voegen. Vervolgens zie je dat alle bijlagen zijn toegevoegd aan de bijlagenbalk.

6. Stel het antwoordbericht in en verzend het wanneer nodig.

8,2 Beantwoorden met bijlage via een add-in van derden

We kunnen ook een add-in van derden gebruiken, Kutools voor Outlook, om in Outlook snel een e-mail te beantwoorden inclusief alle bijlagen van het oorspronkelijke bericht.

1. Selecteer de e-mail die u wilt beantwoorden en klik op Kutools > Beantwoorden > Beantwoorden met bijlage of Beantwoorden met bijlagen.

2. Het antwoordbericht wordt vervolgens geopend, compleet met alle bijlagen van het oorspronkelijke e-mailbericht. Stel uw antwoord in en verzend het wanneer u wilt.

Wanneer we de functie Beantwoorden met bijlagen gebruiken om een e-mail te beantwoorden aan de afzender en andere ontvangers, wordt mijn e-mailadres niet als ontvanger opgenomen in het antwoordbericht. In dit gedeelte worden twee oplossingen beschreven om iedereen – inclusief mezelf – te beantwoorden.

9,1 Iedereen beantwoorden, inclusief mezelf, via een e-mailregel

We kunnen in Outlook eenvoudig een e-mailregel instellen die al onze antwoorden automatisch naar onszelf cc’t, waardoor het probleem direct is opgelost.

1. Klik op Start > Regels > Regels en waarschuwingen beheren.

2. In het dialoogvenster Regels en waarschuwingen klikt u, onder het tabblad E-mailregels, op de knop Nieuwe regel.

3. In de Regelwizard selecteert u de optie Regel toepassen op berichten die ik verzend en klikt u op de knop Volgende.

4. In de tweede Regelwizard vinkt u in Stap 1 de optie met specifieke woorden in het onderwerp aan en klikt u vervolgens in Stap 2 op de onderstreepte tekst specifieke woorden.

5. Typ in het verschijnende dialoogvenster in het eerste vak RE: als zoektekst, klik op de knop Toevoegen en vervolgens op de knop OK. Zie screenshot:

6. U keert vervolgens terug naar de tweede Regelwizard en klikt op de knop Volgende.

7. In de derde Regelwizard vinkt u in Stap 1 de optie Cc het bericht naar personen of openbare groep aan en klikt u in Stap 2 op de onderstreepte tekst personen of openbare groep.

8. Typ in het verschijnende dialoogvenster Regeladres uw e-mailadres in het vak Aan en klik op de knop OK.

Tips:
(1) Als u antwoorden naar meerdere contacten wilt Cc’en, typt u het e-mailadres van deze contacten en scheidt u ze met puntkomma’s.
(2) U kunt ook contacten selecteren en vervolgens op de knop Aan klikken om deze contacten als ontvangers toe te voegen.

9. U keert vervolgens terug naar de derde Regelwizard en klikt op de knop Volgende om verder te gaan.

10. Geef eventueel uitzonderingen op in de vierde Regelwizard of laat het veld leeg, en klik op de knop Volgende.

11. Nu opent de laatste Regelwizard. U kunt het volgende doen:
(1) Typ een naam voor de nieuwe regel in het vak Stap 1;
(2) Vink in het gedeelte Stap 2 de gewenste uitvoeringsopties aan;
(3) Klik op de knop Voltooien.

12. Klik in het verschijnende Microsoft Outlook-waarschuwingsvenster op de knop OK.

13. U keert vervolgens terug naar het dialoogvenster Regels en waarschuwingen. Zorg ervoor dat de regel Nieuwe e-mail is aangevinkt en klik op de knop OK om het venster te sluiten.

Vanaf nu worden al onze antwoorden automatisch naar onszelf gecarboncopieerd.

Opmerkingen:
(1) Deze regel zorgt niet alleen voor carboncopieën van antwoorden aan alle ontvangers, maar ook van antwoorden die uitsluitend naar de afzender zijn gericht.
(2) Zelfs als u meerdere e-mailaccounts in Outlook heeft, kan de regel niet herkennen in welk e-mailaccount de e-mails zich bevinden; antwoorden worden daarom altijd alleen naar het opgegeven e-mailaccount gecarboncopieerd.

9,2 Iedereen beantwoorden, inclusief mezelf, via een handige tool

We kunnen ook een add-in van derden gebruiken, Kutools voor Outlook, om de functie Mijzelf opnemen bij gebruik van de functie Allen beantwoorden in te schakelen en ons e-mailaccount automatisch als Aan-ontvanger toe te voegen in het antwoordbericht.

1. Na installatie van Kutools voor Outlook, klikt u op Kutools > Opties.

2. Het dialoogvenster Opties verschijnt nu. Ga naar het tabblad Beantwoorden, vink de optie Mijzelf opnemen bij gebruik van de functie Allen beantwoorden aan en klik op de knop OK.

Vanaf nu wordt uw e-mailadres automatisch als ontvanger in het antwoordbericht toegevoegd wanneer u een e-mail selecteert en klikt op Start > Beantwoorden met bijlagen.

Opmerking: Als er meerdere e-mailaccounts in uw Outlook zijn, wordt alleen het e-mailaccount waarin de momenteel beantwoorde e-mail zich bevindt, als afzender toegevoegd aan het antwoordbericht.

We ontvangen e-mails meestal in verschillende berichtformaten en antwoorden erven standaard het berichtformaat van de originele e-mails. We kunnen echter het berichtformaat voor één antwoordbericht wijzigen of altijd antwoorden in een vast berichtformaat. Deze onderwerpen zijn elders besproken; klik op de betreffende koppelingen voor gedetailleerde informatie:

10,1 Berichtindeling wijzigen voor één antwoordbericht:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a2

10,2 Altijd reageren in platte tekst (Tekstformaat):
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a5

10,3 Altijd reageren in HTML-indeling:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/outlook-message-formats.html#a6

Voor zover wij weten, kunt u verschillende handtekeningen instellen per e-mailaccount én aparte handtekeningen gebruiken voor nieuwe berichten en voor antwoorden of doorschakelingen. Klik op de onderstaande hyperlink voor gedetailleerde instructies:
https://www.extendoffice.com/outlook-tutorials-edit-send-emails/advanced-compose-emails/email-signatures.html#insert-automatically