Hoofdinterface van Outlook – Berichtenlijst

Het hoofddoel van de Berichtenlijst is om alle e-mails uit de momenteel geselecteerde e-mailmap weer te geven. Wanneer u schakelt tussen e-mailmappen in het Mappenvenster, wordt de lijst met e-mails automatisch aangepast.

In de Berichtenlijst worden e-mails automatisch gegroepeerd onder Vandaag, Gisteren, Vorige week, Twee weken geleden, Drie weken geleden, Vorige maand en Ouder. De groepen zijn standaard uitgevouwen; u kunt klikken op voor Groepsnaam om ze samen te vouwen of op om ze uit te vouwen.

In de Berichtenlijstkunt u:

• E-mails lezen: Klik in de Berichtenlijst op een e-mail om deze te bekijken in het Leesvenster, of dubbelklik op de e-mail om deze in een afzonderlijk berichtvenster te openen.
• Beantwoorden van e-mails: Selecteer in de Berichtenlijst een e-mail door erop te klikken en klik vervolgens op Start > Beantwoorden, Allen beantwoorden of Doorsturen om hierop te reageren.

Het vak Direct zoeken staat bovenaan de Berichtenlijst. Typ uw zoekcriteria, stel het zoekbereik in via de rechterkeuzelijst en het systeem vindt alle e-mails die voldoen aan uw zoekcriteria binnen het opgegeven zoekbereik. De zoekresultaten worden weergegeven in de Berichtenlijst met een gemarkeerde kleur.

Als u klikt op in het vak Direct zoeken, worden de zoekresultaten gewist en keert u terug naar de standaard Berichtenlijst.

In de Berichtenlijst kunt u klikken op Ongelezen om snel alle ongelezen e-mails in de huidige e-mailmap te filteren, of u kunt klikken op Op datum > Ongelezen e-mail om ook ongelezen e-mails te filteren.

Bovenaan de Berichtenlijst kunt u klikken op (Nieuwste bovenaan) om e-mails te sorteren van nieuw naar oud, of op (Oudste bovenaan) om e-mails te sorteren van oud naar nieuw.

U kunt ook klikken op Op datum > Nieuwste bovenaan of Oudste bovenaan om e-mails op datum te sorteren.

U kunt e-mails snel groeperen op criteria via het keuzemenu Op datum bovenaan de Berichtenlijst.

• 
• Datum: groepeer en sorteer e-mails op ontvangsttijd en -datum.
• Van: groepeer e-mails op afzender.
• Aan: groepeer e-mails op basis van ontvangers.
• Categorieën: groepeer e-mails per categorie.
• Vlagstatus: groepeer en sorteer e-mails op basis van hun vlagstatus.
• Vlag: Startdatum: groepeer en sorteer e-mails op basis van de startdatum.
• Vlag: Vervaldatum: groepeer en sorteer e-mails op vervaldatum.
• Grootte: groepeer en sorteer e-mails op basis van hun grootte.
• Onderwerp: groepeer e-mails op onderwerp.
• Type: groepeer items op type, zoals e-mailberichten, vergaderingen, sms-berichten, enzovoort.
• Bijlagen: groepeer en sorteer e-mails op basis van bijlagen. E-mails met bijlagen worden in één groep geplaatst, terwijl e-mails zonder bijlagen in een aparte groep terechtkomen.
• Account: groepeer en sorteer e-mails per account.
• Belang: groepeer e-mails op belangniveaus, zoals hoog, normaal en laag.

U kunt snel een vlag toevoegen aan een e-mail in de Berichtenlijst en desgewenst de vlagstatus wijzigen.

U kunt een e-mail snel markeren als taak als volgt: houd de muisaanwijzer boven de e-mail in de Berichtenlijst om het vlagpictogram rechts te tonen en klik vervolgens op het vlagpictogram om dit te doen.

Nadat u een e-mail hebt gemarkeerd, vinkt u deze als voltooid af door nogmaals op het vlagpictogram te klikken.

Daarnaast kunt u ook gemakkelijk de Vlagstatus wijzigen, een herinnering toevoegen of de vlag verwijderen: klik met de rechtermuisknop op het vlagpictogram om het contextmenu weer te geven en selecteer vervolgens de gewenste optie uit dit menu.

Klik met de rechtermuisknop op een e-mail in de Berichtenlijst om het contextmenu te openen en voer eenvoudig acties uit op de geselecteerde e-mail door op de opties in het menu te klikken.

• 
• Kopiëren: Kopieer in een handomdraai de e-mail die u nu hebt geselecteerd.
• Snel afdrukken: Druk de momenteel geselecteerde e-mail in een handomdraai af.
• Beantwoorden: Beantwoord de afzender van het momenteel geselecteerde e-mailbericht.
• Allen beantwoorden: Beantwoord de afzender én alle andere ontvangers van de geselecteerde e-mail.
• Doorsturen: Stuur de geselecteerde e-mail direct door naar iemand anders.
• Markeren als ongelezen of Markeer als gelezen: Wijzig de leesstatus van het momenteel geselecteerde e-mailbericht en geef dit weer als ongelezen of gelezen.
• Categoriseren: Voeg categoriseerkleuren toe aan, bewerk of verwijder deze voor het momenteel geselecteerde e-mailbericht.
• Opvolgen: Markeer een e-mail als taak, pas de vlagstatus aan, verwijder de vlag, voeg herinneringen toe, enzovoort.
• Gerelateerd zoeken: Zoek e-mails van dezelfde afzender of berichten binnen hetzelfde gesprek.
• Snelle stappen: Voer meerdere acties tegelijk uit met vooraf ingestelde snelle stappen. Hier kunt u snelle stappen maken, bewerken en beheren.
• Snelle acties instellen: Bepaal wat er met e-mails in het Postvak IN gebeurt zodra u met de muis over deze e-mails beweegt.
• Regels: Maak een regel op basis van de momenteel geselecteerde e-mail en open het dialoogvenster Regels en waarschuwingen.
• Verplaatsen: Verplaats de geselecteerde e-mails naar een andere map.
• Negeren (Gesprek negeren): het geselecteerde gesprek en alle toekomstige berichten worden verplaatst naar de map Verwijderde items.
• Ongewenst: Maak een regel voor ongewenste e-mail en blokkeer het e-mailadres van de afzender van het momenteel geselecteerde bericht, voeg de afzender of het domein toe aan de witte lijst en zorg ervoor dat deze groep of berichtenlijst niet als ongewenst wordt gemarkeerd.
• Verwijderen: Verwijder de momenteel geselecteerde e-mail.
• Archiveren: Verplaats de momenteel geselecteerde e-mail met één klik naar de vooraf ingestelde archiefmap.