Outlook Handleiding – E-mailtemplates

U kunt gemakkelijk een nieuwe e-mailberichttemplate maken in Outlook zoals hieronder beschreven:

1. In de e-mailweergave, klik op Start > Nieuwe e-mail om een nieuwe e-mail te maken.

Tips: U kunt ook drukken op Ctrl + N toetsen om een nieuwe e-mail te maken.

2. Nu wordt een nieuw berichtenvenster geopend. Voeg ontvangers toe, typ het onderwerp in, voeg e-mailtags toe, voeg bijlagen toe en stel de berichttekst samen zoals u nodig hebt.

3. Klik op Bestand > Opslaan als.

4. In het dialoogvenster Opslaan als, geef de nieuwe template een naam in het Bestandsnaam-veld, selecteer Outlook Template (*.oft) uit de drop-downlijst Opslaan als type, en klik op de Opslaan-knop.

Tips: De nieuwe e-mailberichttemplate wordt standaard opgeslagen in de outlook-template map. Als u de template naar een andere map wilt opslaan, moet u de map openen in het dialoogvenster Opslaan als voordat u klikt op de Opslaan knop.

Dit is het standaardpad voor de Outlook-template map: %AppData%\Microsoft\Templates

5. Nu is de nieuwe e-mailberichttemplate gemaakt. Sluit het nieuwe berichtenvenster zonder opslaan.

2.1 Maak een nieuwe e-mail vanuit template via de Kies Formulier-functie

Om een nieuwe e-mail te maken vanuit een bestaande template in Outlook, kunt u als volgt te werk gaan:

1. In de e-mailweergave, klik op Start > Nieuwe items > Kies Formulier.

2. In het Kies Formulier-dialoogvenster:
(1) Selecteer Gebruiker Templates in Bestandssysteem uit Zoeken in drop-down lijst;
(2) Klik om de specifieke template te selecteren waaruit u een e-mail wilt maken (Tips: Als uw e-mailtemplate niet wordt vermeld in het dialoogvenster, kunt u op de Bladeren knop klikken om het te vinden en selecteren in een andere map.);
(3) Klik op de Open knop.

Dan wordt een nieuwe e-mail gemaakt op basis van de gespecificeerde template. Ga verder om deze te bewerken en verzenden zoals u nodig heeft.

2.2 Maak een nieuwe e-mail vanuit template door het templatebestand direct te openen

We kunnen het e-mailtemplate openen om er direct een nieuwe e-mail van te maken.

1. Open de map die het e-mailtemplate bevat.
Tips: Als het e-mailtemplate is opgeslagen in de standaard template-map, kunt u de map openen via dit mappad: %AppData%\Microsoft\Templates

2. Dubbelklik op het e-mailtemplate om het te openen.

Dan wordt een nieuwe e-mail gemaakt op basis van de gespecificeerde template. U kunt de nieuwe e-mail bewerken en verzenden zoals u nodig heeft.

Zoals we weten, kan het e-mailtemplate niet direct worden geopend en bewerkt. We kunnen deze taak echter op een indirecte manier oplossen: maak een nieuwe e-mail vanuit de template, en sla de e-mail vervolgens op als een template met dezelfde naam om de originele te overschrijven.

1. In Outlook, klik op Start > Nieuwe items > Kies Formulier.

2. In het Kies Formulier-dialoogvenster:
(1) Selecteer Gebruiker Templates in Bestandssysteem uit Zoeken in drop-down lijst;
(2) Klik om de specifieke template te selecteren waaruit u een e-mail wilt maken (Tips: Als u de gespecificeerde template niet kunt vinden, klik dan op de Bladeren knop om het te vinden en selecteren uit een andere map);
(3) Klik op de Open knop.

3. Nu is een nieuwe e-mail gemaakt vanuit de gespecificeerde template. Breng wijzigingen aan in de nieuwe e-mail zoals u nodig hebt.

4. In het berichtenvenster, klik op Bestand > Opslaan als.

5. In het dialoogvenster Opslaan als:
(1) Selecteer Outlook Template (*.oft) uit de Opslaan als type drop-down lijst;
(2) Open de map die het originele e-mailtemplate bevat;
(3) In de Bestandsnaam vak, zorg ervoor dat de bestandsnaam exact hetzelfde is als de bestandsnaam van het originele e-mailtemplate;
(4) Klik op de Opslaan knop.

6. Nu verschijnt het dialoogvenster Bevestigen Opslaan als. Klik op de Ja-knop om de originele template te overschrijven.

Tot nu toe hebben we het e-mailtemplate op een indirecte manier bewerkt. En u kunt de nieuwe e-mail sluiten zonder opslaan.

We kunnen eenvoudig een nieuwe e-mail maken vanuit een e-mailtemplate via de Kies Formulier -functie, maar hoe beantwoorden we een e-mail met een template in Outlook? We kunnen een regel creëren om dit probleem op te lossen.

1. Bereid het e-mailtemplate voor waarmee u zult beantwoorden. (Klik om te zien hoe u een e-mailtemplate maakt.)

2. In de e-mailweergave, klik op Start > Regels > Regelbeheer & Waarschuwingen.

3. In het dialoogvenster Regels en Waarschuwingen, klik op de Nieuwe Regel -knop om een nieuwe regel te maken.

4. In de Regelwizard, klik om de optie Regel toepassen op ontvangen berichten te markeren, en klik op de Volgende -knop.

5. In het tweede dialoogvenster van de Regelwizard, specificeer de voorwaarden waaraan e-mails moeten voldoen om beantwoord te worden, en klik op de Volgende knop.
In mijn geval, ik vink de Alleen naar mij verzonden optie aan.

6. In het derde dialoogvenster van de Regelwizard, vink de optie antwoorden met een specifieke template aan in de Stap 1 sectie, en klik vervolgens op de gelinkte tekst “een gespecificeerde template” in de Stap 2 sectie.

7. Nu in het dialoogvenster Selecteer een Antwoord Template, kies Gebruiker Templates in Bestandssysteem uit de Zoeken in drop-down lijst, klik om de gespecificeerde template te selecteren, en klik op de Open-knop.

Tips: Als u de gespecificeerde template niet kunt vinden in het dialoogvenster, klik op de Bladeren knop om het te selecteren uit andere mappen.

8. Nu keert het terug naar de derde Regelwizard, en klik op de Volgende-knop om verder te gaan.

9. In de vierde Regelwizard, specificeer de uitzonderingen indien nodig, en klik op de Volgende -knop.

10. In de laatste Regelwizard, noem de regel in het vak Stap 1, vink de opties aan zoals u nodig hebt in de sectie Stap 2, en klik op de Voltooien-knop.

Tips: Om e-mails in de Postvak IN map nu te beantwoorden, vink de Voer deze regel nu uit op berichten die al in “Postvak IN” staan optie aan.

11. Het keert terug naar het dialoogvenster Regels en Waarschuwingen, klik op de OK-knop om het te sluiten.

Tips:
(1) Om automatisch alle binnenkomende e-mails te beantwoorden, moet u Outlook continu actief houden.
(2) Als u automatisch e-mails in een Exchange-account wilt beantwoorden, kunt u klikken op Bestand > Info > Automatische antwoorden om de functie Automatische antwoorden in te schakelen, en vervolgens de instellingen en tekst voor automatische antwoorden specificeren zoals in de onderstaande screenshot weergegeven:

Als de inhoud van het antwoord of doorsturen alleen platte tekst is in de template, kunt u een snelle stap toepassen om het antwoorden of doorsturen met template te bereiken.

1. In de e-mailweergave klik op Start > Nieuwe maken (in de Snelle stappen groep).

2.In het dialoogvenster Snelle stap bewerken, noem de nieuwe snelle stap, specificeer de actie als Antwoorden of Allen beantwoorden of Doorsturen, klik Toon Opties om de opties sectie uit te vouwen, typ de antwoord of doorsturen inhoud in, en klik op de Voltooien-knop.

Tot nu toe is de nieuwe snelle stap gemaakt. U kunt de snelle stap gemakkelijk toepassen met een paar klikken.

3. Als u een e-mail moet beantwoorden met deze snelle stap, selecteer de e-mail, en klik op de nieuwe snelle stap in de Snelle stappen groep.

4. Dan wordt het antwoord of doorsturen berichtenvenster geopend met de vooraf ingestelde inhoud. Breng wijzigingen aan zoals u nodig hebt, en klik op de Verzenden-knop.