Outlook-handleiding – E-mailsjablonen

U kunt op eenvoudige wijze een Nieuwe Email-berichtsjabloon maken in Outlook als volgt:

1. Klik in de e-mailweergave op Start > Nieuwe e-mail om een nieuwe e-mail te maken.

Tips: U kunt ook op Ctrl+NDruk om een nieuwe e-mail te maken.

2. Er wordt nu een nieuw venster geopend om uw bericht op te stellen. Voeg ontvangers toe, typ een onderwerp, voeg e-mailtags in, koppel bijlagen en stel de berichttekst samen zoals u dat nodig heeft.

3. Klik op Bestand > Opslaan als.

4. Geef in het dialoogvenster Opslaan als de nieuwe sjabloon een naam in het vak Bestandsnaam, selecteer Outlook-sjabloon (*.oft) in de lijst Opmaak opgeven voor opslaan en klik op de knop Opslaan.

Tips:De sjabloon voor nieuwe e-mailberichten wordt standaard opgeslagen in de Outlook-sjablonenmap. Als u de sjabloon in een andere map wilt opslaan, opent u die map eerst in het dialoogvenster Opslaan als voordat u op de knop klikt.Opslaanklikt.

Dit is de standaardsjabloon van Outlook Bestandspad:%AppData%\Microsoft\Templates

5. Het nieuwe e-mailberichtsjabloon is nu aangemaakt. Sluit het venster voor het opstellen van het nieuwe bericht zonder op te slaan.

2,1 Een Nieuwe Email maken vanuit sjabloon met de functie Formulier kiezen

Om een Nieuwe Email te maken op basis van een bestaande sjabloon in Outlook, gaat u als volgt te werk:

1. Klik in de e-mailweergave op Start > Nieuwe items > Formulier kiezen.

2. In het dialoogvenster Formulier kiezen:
(1) Selecteer Gebruikerssjablonen in bestandssysteem in de lijst Zoeken in;
(2) Klik om de gewenste sjabloon te selecteren waaruit u een e-mail wilt maken ()Tips: als uw e-mailsjabloon niet wordt weergegeven in het dialoogvenster, klikt u op de knop Bladeren om deze in een andere map te zoeken en te selecteren);
(3) Klik op de knop Openen.

Er wordt vervolgens een nieuwe e-mail aangemaakt op basis van de opgegeven sjabloon. Stel het bericht verder in en verzend het wanneer u dat nodig heeft.

2,2 Een Nieuwe Email maken vanuit sjabloon door het sjabloonbestand direct te openen

We kunnen de e-mailsjabloon openen om er direct een Nieuwe Email mee te maken.

1. Open de map met de e-mailsjabloon.
Tips: als de e-mailsjabloon is opgeslagen in de standaard sjabloonmap, opent u deze map via het volgende bestandspad: %AppData%\Microsoft\Templates

2. Dubbelklik op de e-mailsjabloon om deze te openen.

Er wordt vervolgens een nieuwe e-mail aangemaakt op basis van de opgegeven sjabloon. U kunt deze naar wens samenstellen en verzenden.

Zoals bekend kan een e-mailsjabloon niet direct worden geopend en bewerkt. We kunnen dit echter op een indirecte manier oplossen: maak een Nieuwe Email op basis van de sjabloon en sla het e-mailbericht vervolgens op als sjabloon met dezelfde naam om de originele versie te overschrijven.

1. Klik in Outlook op Start > Nieuwe items > Formulier kiezen.

2. In het dialoogvenster Formulier kiezen:
(1) Selecteer Gebruikerssjablonen in bestandssysteem in de lijst Zoeken in;
(2) Klik om de gewenste sjabloon te selecteren waaruit u een e-mail wilt maken ()Tip: als u de sjabloon niet kunt vinden, klikt u op de knop Bladeren om deze in een andere map te zoeken en te selecteren);
(3) Klik op de knop Openen.

3. Er wordt nu een nieuwe e-mail aangemaakt op basis van de opgegeven sjabloon. Breng de gewenste wijzigingen aan in de nieuwe e-mail.

4. Klik in het venster voor het opstellen van het bericht op Bestand > Opslaan als.

5. In het dialoogvenster Opslaan als:
(1) Selecteer Outlook-sjabloon (*.oft) in de lijst Opmaak opgeven voor opslaan;
(2) Open de map met de originele e-mailsjabloon;
(3) Zorg ervoor dat de bestandsnaam in het vak Bestandsnaam exact overeenkomt met de bestandsnaam van de originele e-mailsjabloon;
(4) Klik op de knop Opslaan.

6. Het dialoogvenster Bevestigen Opslaan als verschijnt nu. Klik op de knop Ja om de originele sjabloon te overschrijven.

Tot zover hebben we de e-mailsjabloon op een indirecte manier bewerkt. U kunt het Nieuwe Email sluiten zonder op te slaan.

We kunnen op eenvoudige wijze een nieuwe e-mail maken op basis van een e-mailsjabloon met de functie Formulier kiezen, maar hoe beantwoordt u een e-mail met een sjabloon in Outlook? Dat lossen we op door een regel te maken.

1. Bereid de e-mailsjabloon voor waarmee u wilt antwoorden. (Klik om te bekijken)hoe u een e-mailsjabloon maakt.)

2. Klik in de e-mailweergave op Start > Regels > Regels en waarschuwingen beheren.

3. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op de knop Nieuwe regel om een nieuwe regel te maken.

4. Selecteer in de Regelwizard de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang en klik op de knop Volgende.

5. Geef in het tweede Regelwizard-dialoogvenster de voorwaarden op waaronder e-mails worden beantwoord en klik op de knop Volgende.
In mijn geval vink ik de optie alleen aan mij verzonden aan.

6. Vink in het derde Regelwizard-dialoogvenster de optie beantwoorden met een specifieke sjabloon aan in het gedeelte Stap 1 en klik vervolgens op de gekoppelde tekst „een opgegeven sjabloon” in het gedeelte Stap 2.

7. Kies nu in het dialoogvenster Selecteer een Antwoordsjabloon in het vak Zoeken in de optie Gebruikerssjablonen in bestandssysteem, selecteer de gewenste sjabloon en klik op de knop Openen.

Tips: Als u de opgegeven sjabloon niet in het dialoogvenster kunt vinden, klikt u op de knop Bladerenom deze uit een andere map te selecteren.

8. U keert nu terug naar de derde Regelwizard. Klik op de knop Volgende om verder te gaan.

9. Geef eventueel uitzonderingen op in de vierde Regelwizard en klik op de knop Volgende.

10. Geef de regel in de laatste Regelwizard een naam in het vak bij Stap 1, vink indien gewenst de opties aan in het gedeelte bij Stap 2 en klik op de knop Voltooien.

Tips: Vink de optie Deze regel nu uitvoeren op berichten die zich al in ‘Postvak IN’ bevindenaan als u nu e-mails in de map Postvak IN wilt beantwoorden.

11. U keert terug naar het dialoogvenster Regels en waarschuwingen. Klik op de knop OK om het te sluiten.

Tips:
(1) Om automatisch op alle inkomende e-mails te antwoorden, moet u Outlook continu actief houden.
(2) Als u automatisch e-mails wilt beantwoorden voor een Exchange-account, klikt u op Bestand > Info > Automatische antwoorden om de functie Automatische antwoorden in te schakelen en stelt u vervolgens de instellingen en tekst voor automatische antwoorden in zoals hieronder in de afbeelding wordt weergegeven:

Als de inhoud van het antwoord of doorsturen in de sjabloon alleen uit platte tekst bestaat, kunt u een snelle stap gebruiken om met een sjabloon te beantwoorden of door te sturen.

1. Klik in de e-mailweergave op Start > Nieuwe maken(in de groep)Snelle stappen).

2. Geef in het dialoogvenster Snelle stap bewerken de nieuwe snelle stap een naam, kies als actie Beantwoorden, Allen beantwoorden of Doorsturen, klik op Opties weergeven om het gedeelte met opties uit te klappen, typ de inhoud van het antwoord of doorstuurbericht en klik op de knop Voltooien.

De nieuwe snelle stap is nu aangemaakt. U kunt deze eenvoudig toepassen met een paar klikken.

3. Als u een e-mail wilt beantwoorden met deze snelle stap, selecteert u het bericht en klikt u op de nieuwe snelle stap in de groep Snelle stappen.

4. Vervolgens opent het venster voor beantwoorden of doorsturen met de vooraf ingestelde inhoud. Breng indien nodig wijzigingen aan en klik op de knop Verzenden.