Berichtindeling – HTML, Platte Tekst en Opgemaakte Tekst

Microsoft Outlook biedt drie soorten berichtindelingen: HTML, Opgemaakte Tekst en Platte Tekst. Elke berichtindeling voldoet aan verschillende behoeften.

1.1 HTML

De HTML-indeling is het meest populaire type berichtindeling in Outlook.

Zoals we weten, is HTML een webpaginataal die ons helpt om onze webpagina te coderen met opgemaakte tekst, afbeeldingen en andere objecten. Op dezelfde manier maakt de HTML-indeling dat de hele berichtinhoud eruitziet als een mooie en nette webpagina. E-mails in HTML-indeling ondersteunen de meeste gangbare lettertype-indelingen, paragraafindelingen, uitlijningen, enz. Bovendien kunnen e-mails in HTML-indeling door de meeste e-mailclients worden herkend.

Outlook-gebruikers kunnen direct een berichtthema toepassen om een HTML-bericht te maken met meerdere vooraf ingestelde koppen, lettertype-indelingen, uitlijningen, enz. Aan de andere kant kunnen Outlook-gebruikers ook een HTML-e-mail versieren met vetgedrukte tekst, cursieve tekst, onderstrepen, markeerkleur, geavanceerde teksteffecten, enz. zoals ze nodig hebben.

Echter, u moet al gemerkt hebben dat sommige afbeeldingen en vormen niet direct in de Outlook van ontvangers worden weergegeven en dat ontvangers ze handmatig moeten downloaden. Nog erger is dat Outlook-ontvangers kunnen instellen om te voorkomen dat afbeeldingen in HTML-e-mails worden gedownload. Als afbeeldingen niet worden gedownload en weergegeven in de Outlook van ontvangers, worden deze afbeeldingen vervangen door afbeeldingsplaceholders, wat het hele bericht rommelig maakt.

1.2 Platte Tekst

In vergelijking met de HTML-indeling ondersteunt de Platte Tekst-indeling alleen reguliere tekst in de berichttekst. De Platte Tekst-indeling ondersteunt geen enkele opmaak, zoals vet, cursief, onderstrepen, doorhalen, markeerkleuren, enz. Het ondersteunt ook niet het tonen van afbeeldingen en hyperlinks binnen het bericht. Als u belangrijke afbeeldingen in het bericht wilt invoegen, is de enige geldige oplossing om ze als bijlagen toe te voegen.

1.3 Opgemaakte Tekst

De Opgemaakte Tekst-indeling ondersteunt ook meerdere lettertype-indelingen, hyperlinks, tabellen, vormen, afbeeldingen, enz. Echter, de meeste opmaak in het Opgemaakte Tekst-bericht is alleen compatibel met Microsoft Outlook en Microsoft Exchange. Bovendien zijn de bijlagen ingebed in de berichttekst in plaats van in de berichtkop.

Bij het opstellen van nieuwe berichten, of het beantwoorden/doorsturen van berichten in Outlook, kunnen we eenvoudig de berichtindeling wijzigen.

In het nieuwe venster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen van berichten, klik gewoon op de HTML-, Platte Tekst- of Opgemaakte Tekst-knop in de Indeling-groep op het Indeling Tekst-tabblad.

Opmerking: Als het beantwoorden of doorsturen van het bericht is ingebed in het leesvenster, moet u op de Pop Out-knop in de linkerbovenhoek van het leesvenster klikken om het beantwoordings- of doorstuurbewerkingsvenster weer te geven.

Over het algemeen worden nieuwe e-mails automatisch in de HTML-indeling verzonden in Outlook. Echter, in sommige gevallen moeten we nieuwe e-mails automatisch in een andere berichtindeling versturen, zoals platte tekst of opgemaakte tekst. Hier zal deze sectie u leiden om de standaard berichtindeling voor alle nieuwe uitgaande berichten in Outlook te wijzigen.

1. Klik op Bestand > Opties.

2. In het dialoogvenster Outlook-opties, klik op Mail in de linker balk, ga naar de Berichten opstellen sectie, en selecteer een nieuwe berichtindeling uit de drop-down lijst Berichten opstellen in deze indeling.

3. Klik op de OK-knop om de wijzigingen op te slaan en het dialoogvenster te sluiten.

Vanaf nu zullen alle nieuwe berichten automatisch worden gewijzigd in de gespecificeerde berichtindeling.

Over het algemeen ontvangen we elke dag meerdere e-mails in Outlook, en deze e-mails kunnen in HTML-indeling, Platte Tekst-indeling of Opgemaakte Tekst-indeling zijn. Hier zal deze sectie u de handleiding laten zien om snel de indeling van een ontvangen e-mail in Outlook te wijzigen.

1. Dubbelklik in de berichtenlijst om de gespecificeerde e-mail te openen.

2. Vervolgens wordt de e-mail geopend in een berichtenvenster. Klik op Bericht > Acties > Bewerk Bericht.

3. Nu is het bericht bewerkbaar. Ga verder om het Indeling Tekst-tabblad in te schakelen, en klik vervolgens op de gespecificeerde berichtindeling waarnaar u de e-mail wilt converteren in de Indeling-groep.

4. Druk op Ctrl + S-toetsen of klik op de Opslaan-knop (standaard bevindt de Opslaan-knop zich in de snelle toegangswerkbalk boven de tabbladen) om de wijzigingen op te slaan, en sluit vervolgens het berichtenvenster.

Opmerking: Deze methode kan slechts de berichtindeling van één ontvangen e-mail tegelijk wijzigen.

Als u altijd een e-mail in de Platte Tekst-indeling wilt beantwoorden of doorsturen, zal deze sectie uw problemen eenvoudig oplossen in Outlook.

1. Klik in de hoofdinterface van Outlook op Bestand > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. In het dialoogvenster Outlook-opties, klik op Trust Center in de linker balk, en klik vervolgens op de Trust Center-instellingen-knop.

3. In het dialoogvenster Trust Center, klik op E-mailbeveiliging in de linker balk, en vink vervolgens de optie Alle standaardmail lezen als platte tekst aan in de sectie Lees als Platte Tekst.

4. Klik achtereenvolgens op de OK-knoppen om beide dialoogvensters te sluiten.

Nu keert het terug naar de hoofdinterface van Outlook, en u zult zien dat alle ontvangen e-mails in de berichtenlijst automatisch zijn omgezet naar de platte tekst-indeling.

5. Selecteer een e-mail waarop u wilt antwoorden, en klik vervolgens op Start > Antwoord of Allen Beantwoorden.

Tips: Om een e-mail door te sturen, selecteer de e-mail in de berichtenlijst, en klik vervolgens op Kutools > Doorsturen.

6. Vervolgens ziet u dat het antwoordbericht of het doorstuurbericht is gemaakt in de Platte Tekst-indeling. U kunt het antwoordbericht opstellen en verzenden zoals u nodig heeft.

Opmerkingen: Als de optie Alle standaardmail lezen als platte tekst is ingeschakeld, worden alle ontvangen e-mails automatisch omgezet naar de Platte Tekst-indeling.

Als u e-mails in de HTML-indeling wilt beantwoorden of doorsturen in Outlook, kunt u onderstaande VBA-code proberen om het probleem eenvoudig op te lossen.

1. Druk in Outlook op Alt + F11-toetsen om het venster Microsoft Visual Basic for Applications te openen.

2. Klik in het venster Microsoft Visual Basic for Applications op Invoegen > Module, en plak vervolgens onderstaande code in de nieuwe module.

VBA: Antwoord of stuur e-mails automatisch in de HTML-indeling

Sub ForceReplyInHTML()
'update by ExtendOffice.com on 11/18/2020
Dim xSelection As Outlook.Selection
Dim xItem As Object
Dim xMailItem As Outlook.MailItem
Dim xRMail As Outlook.MailItem
Dim xIsPlainText As Boolean
Dim xWinStr As String
On Error Resume Next
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)
If xWinStr = "Explorer" Then
Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection
If xSelection.Count > 0 Then
Set xItem = xSelection.Item(1)
Else
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then
Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
MsgBox "Unsupported Window type. " & vbNewLine & "Please make a selection" & "or open an item first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
If xItem.Class <> olMail Then
MsgBox "No message item selected. " & "Please make a selection first.", vbInformation, "Kutools for Outlook"
Exit Sub
End If
xIsPlainText = False
Set xMailItem = xItem
If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then
xIsPlainText = True
End If
xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML
Set xRMail = xMailItem.Reply
'If need to Reply to all recipients in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll
'If need to forward in HTML, change xMailItem.Reply to xMailItem.Forward
If xIsPlainText = True Then
xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain
End If
xRMail.Display (False)
Set xItem = Nothing
Set xMailItem = Nothing
Set xRMail = Nothing
End Sub

Opmerkingen: Bovenstaande code helpt u om e-mails in de HTML-indeling te beantwoorden. Als u allen wilt beantwoorden of e-mails automatisch in de HTML-indeling wilt doorsturen, kunt u als volgt te werk gaan:

(1) Om alle ontvangers in de HTML-indeling te beantwoorden, vervang de linkse code door de rechtse:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Om e-mails in de HTML-indeling door te sturen, vervang de linkse code door de rechtse:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. Nu kunt u klikken om een e-mail te selecteren, en in het gespecificeerde modulevenster op de Uitvoeren-knop klikken of op F5 drukken om de e-mail in HTML-indeling te beantwoorden, allen te beantwoorden of door te sturen.

Echter, het zal vervelend zijn om telkens het gespecificeerde modulevenster te openen om de VBA-code handmatig uit te voeren. Als we deze VBA vaak moeten toepassen, kunnen we deze VBA aan de werkbalk voor snelle toegang toevoegen als een opdrachtknop, zodat we deze VBA-module in de toekomst gemakkelijk met één klik kunnen toepassen.

4. Druk in het gespecificeerde modulevenster op Ctrl + S-toetsen om de code op te slaan, en sluit vervolgens het modulevenster en het venster Microsoft Visual Basic for Applications.

5. Klik in de hoofdinterface van Outlook op de kleine pijl  in de werkbalk voor snelle toegang, en selecteer Meer Opdrachten uit het vervolgmenu.

Opmerkingen: U kunt ook op Bestand > Opties klikken om het dialoogvenster Outlook-opties te openen, en klik vervolgens op de Werkbalk voor Snelle Toegang in de linker balk.

6. Nu verschijnt het dialoogvenster Outlook-opties, en de Werkbalk voor Snelle Toegang is ingeschakeld in de linker balk. U kunt als volgt verdergaan:
(1) Selecteer Macro's uit de Kies opdrachten uit drop-down lijst;
(2) Klik in de linker lijstbox om de zojuist toegevoegde gespecificeerde VBA-opdracht te markeren;
(3) Klik op de Toevoegen knop.

7. Nu is de gespecificeerde VBA-opdracht toegevoegd aan de rechter lijstbox. Ga verder als volgt:
(1) Klik in de rechter lijstbox om de gespecificeerde VBA-opdracht te markeren;
(2) Klik op de Wijzigen knop;
(3) Specificeer een symbool voor de VBA-opdracht in het Symbool vak;
(4) Typ een gemakkelijk te begrijpen naam voor de VBA-opdracht in het Weergavenaam vak;
(5) Klik achtereenvolgens op de OK knoppen om de wijzigingen op te slaan en beide dialoogvensters te sluiten.

Nu is de VBA-opdracht toegevoegd aan de werkbalk voor snelle toegang zoals in onderstaande screenshot te zien.

In de toekomst kunt u op de VBA-opdracht in de werkbalk voor snelle toegang klikken om de momenteel geselecteerde e-mail in de HTML-indeling te beantwoorden, allen te beantwoorden of door te sturen, ongeacht welke berichtindeling de originele e-mail had.

Als u e-mails in de platte tekst-indeling wilt beantwoorden of doorsturen zonder de berichtindeling van ontvangen e-mails in Outlook te beïnvloeden, hoe zou u dit dan aanpakken? Behalve bovenstaande VBA, is er een andere eenvoudige oplossing om in HTML te antwoorden of door te sturen? En hoe zit het met automatisch antwoorden of doorsturen in de opgemaakte tekst-indeling? Hier introduceert deze sectie verbazingwekkende derde partij tools, Vaste Antwoordindeling en Vaste Doorstuurindeling aangeboden door Kutools voor Outlook om altijd elke e-mail met de gespecificeerde berichtindeling automatisch te beantwoorden of door te sturen.

1. Klik op Kutools > Vaste Indeling > Vaste Antwoordindeling > Stel Antwoordindeling In.

Opmerking: Om een e-mail in een vaste berichtindeling door te sturen, klik op Kutools > Vaste Indeling > Vaste Doorstuurindeling > Stel Doorstuurindeling In.

2. Vink in het dialoogvenster Stel Antwoordindeling In of Stel Doorstuurindeling In de gespecificeerde berichtindeling aan waarin u altijd zult antwoorden of doorsturen, en klik op de OK-knop.

3. Ga verder om op Kutools > Vaste Indeling > Vaste Antwoordindeling (of Vaste Doorstuurindeling) > Schakel Vaste Antwoordindeling In (of Schakel Vaste Doorstuurindeling In) te klikken om de functie in te schakelen.

En in het pop-up bevestigingsvenster Kutools voor Outlook, klik op de OK-knop.

Vanaf nu, wanneer u op Start > Antwoord, Allen Beantwoorden of Doorsturen klikt om een e-mail te beantwoorden/doorsturen, zullen de antwoorden of doorstuurs automatisch worden gewijzigd in de gespecificeerde berichtindeling.