Microsoft Outlook biedt drie soorten berichtindelingen: HTML, Rich Text en Plain Text. Elk berichtformaat voldoet aan verschillende behoeften.

1.1 HTML

Het HTML-formaat is het meest populaire type berichtformaat in Outlook.

Zoals we weten, is HTML een webpagina-taal, die ons helpt onze webpagina te coderen met tekst met opmaak, afbeeldingen en andere objecten. Evenzo zorgt de HTML-indeling ervoor dat de hele berichtinhoud eruitziet als een mooie en nette webpagina. De e-mails in HTML-indeling ondersteunen de meeste gangbare lettertypen, alinea-opmaak, uitlijningen, enz. Bovendien kunnen e-mails in HTML-indeling door de meeste e-mailclients worden herkend.

Outlook-gebruikers kunnen direct een berichtthema toepassen om een ​​HTML-bericht te maken met meerdere vooraf ingestelde koppen, lettertype-opmaak, uitlijningen, enz. Aan de andere kant kunnen Outlook-gebruikers ook een HTML-e-mail versieren met vetgedrukt lettertype, cursieve tekst, onderstrepen, markeren van kleur, geavanceerde teksteffecten, enz. zoals ze nodig hebben.

U moet echter hebben gemerkt dat sommige afbeeldingen en vormen niet rechtstreeks in Outlook van de ontvangers kunnen worden weergegeven en dat ontvangers deze handmatig moeten downloaden. Erger nog, Outlook-ontvangers kunnen zo configureren dat ze geen afbeeldingen in HTML-e-mails kunnen downloaden. Als afbeeldingen niet worden gedownload en weergegeven in de Outlook van de ontvangers, worden deze afbeeldingen vervangen door tijdelijke aanduidingen voor afbeeldingen, waardoor het hele bericht rommelig wordt.

1.2 Platte tekst

In vergelijking met HTML-indeling ondersteunt de indeling met platte tekst alleen gewone tekst in de berichttekst. De indeling voor platte tekst ondersteunt geen enkele opmaak, zoals vet, cursief, onderstrepen, doorhalen, markeerkleuren, enz. Het ondersteunt ook geen weergave van afbeeldingen en hyperlinks in het bericht. Als u belangrijke afbeeldingen in het bericht moet invoegen, is de enige geldige oplossing deze als bijlage bij te voegen.

1.3 Rich-text

De Rich Text-indeling ondersteunt ook meerdere lettertypen, hyperlinks, tabellen, vormen, afbeeldingen, enz. De meeste opmaak in Rich Text-berichten is echter alleen compatibel met Microsoft Outlook en Microsoft Exchange. Bovendien zijn de bijlagen ingebed in de berichttekst in plaats van bijgevoegd in de berichtkop.

Bij het opstellen van nieuwe berichten, of het beantwoorden / doorsturen van berichten in Outlook, kunnen we eenvoudig het berichtformaat wijzigen.

Klik in het nieuwe berichtvenster voor het opstellen, beantwoorden of doorsturen op het HTML, Plain Textof Rijke text knop in de Formaat groep op de Tekst opmaken Tab.

Note: Als het antwoord- of doorstuurbericht is ingesloten in het leesvenster, moet u op het Pop-out knop in de linkerbovenhoek van het leesvenster om het antwoord- of doorstuurbericht in het berichtvenster weer te geven.

Over het algemeen worden nieuwe e-mails in Outlook automatisch in HTML-indeling verzonden. In sommige gevallen moeten we nieuwe e-mails echter automatisch in een andere berichtindeling verzenden, zoals platte tekst of RTF-tekst. Hier zal deze sectie u begeleiden om de standaard berichtindeling voor alle nieuwe uitgaande berichten in Outlook te wijzigen.

1. Klikken Dien in > Opties.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op E-mailadres ga in de linkerbalk naar het Berichten opstellen sectie en selecteer een nieuw berichtformaat uit het Stel berichten op in dit formaat keuzelijst.

3. Klik op de OK knop om de wijzigingen op te slaan en het dialoogvenster te sluiten.

Vanaf nu worden alle nieuwe berichten automatisch gewijzigd in het opgegeven berichtformaat.

Over het algemeen ontvingen we elke dag meerdere e-mails in Outlook, en deze e-mails kunnen de indeling HTML, platte tekst of Rich Text hebben. Hier laat deze sectie u de zelfstudie zien om snel de indeling van een ontvangen e-mail in Outlook te wijzigen.

1. Dubbelklik in de berichtenlijst om de opgegeven e-mail te openen.

2. Vervolgens wordt de e-mail geopend in een berichtenvenster. Klik Bericht > Acties > Bewerk bericht.

3. Nu is het bericht bewerkbaar. Ga je gang om het Tekst opmaken tabblad en klik vervolgens op het opgegeven berichtformaat waarnaar u de e-mail wilt converteren in het Formaat groep.

4. pers Ctrl + S toetsen of klik op de Bespaar knop (standaard is het Bespaar bevindt zich in de werkbalk voor snelle toegang boven de tabbladen) om de wijzigingen op te slaan en vervolgens het berichtvenster te sluiten.

Note: Met deze methode kan de berichtindeling voor slechts één ontvangen e-mail tegelijk worden gewijzigd.

Als u een e-mail altijd in de indeling Tekst zonder opmaak moet beantwoorden of doorsturen, lost deze sectie uw problemen gemakkelijk op in Outlook.

1. Klik in de hoofdinterface van Outlook op Dien in > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op Vertrouwenscentrum in de linkerbalk en klik vervolgens op het Vertrouwenscentrum-instellingen knop.

3. Klik in het dialoogvenster Vertrouwenscentrum op E-mailbeveiliging in de linkerbalk en vink vervolgens het Lees alle standaardpost in platte tekst optie in het Lezen als platte tekst pagina.

4. Klikken OK knoppen om beide dialoogvensters te sluiten.

Nu keert het terug naar de hoofdinterface van Outlook en ziet u dat alle ontvangen e-mails in de berichtenlijst automatisch worden geconverteerd naar de platte tekst.

5. Selecteer een e-mail die u wilt beantwoorden en klik op Home > Antwoorden or Allen beantwoorden.

Tips: Om een ​​e-mail door te sturen, selecteert u de e-mail in de berichtenlijst en klikt u vervolgens op Kutools> Doorsturen.

6. Vervolgens ziet u het antwoordbericht of wordt het doorstuurbericht gemaakt in de indeling Tekst zonder opmaak. U kunt het antwoordbericht opstellen en naar wens verzenden.

Opmerkingen: Indien de Lees alle standaardhoofdstukken in platte tekst optie is ingeschakeld, worden alle ontvangen e-mails automatisch geconverteerd naar de indeling voor platte tekst.

Als u e-mails in HTML-indeling in Outlook moet beantwoorden of doorsturen, kunt u onderstaande VBA-code proberen om het probleem gemakkelijk op te lossen.

1. Druk in Outlook op anders + F11 -toetsen om het venster Microsoft Visual Basic for Applications te openen.

2. Klik in het venster Microsoft Visual Basic for Applications op Invoegen > Module, en plak vervolgens onderstaande code in de nieuwe module.

VBA: e-mails automatisch beantwoorden of doorsturen in HTML-indeling

Sub ForceReplyInHTML () 'update door ExtendOffice.com op 11-18-2020 Dim xSelection As Outlook.Selection Dim xItem As Object Dim xMailItem As Outlook.MailItem Dim xRMail As Outlook.MailItem Dim xIsPlainText As Boolean Dim xWinStr As String On Error Resume Next xWinStr = TypeName (Application.ActiveWindow) If xWinStr = "Explorer" Stel dan xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection in Als xSelection.Count> 0 Stel dan xItem = xSelection.Item (1) Anders MsgBox in "Geen bericht geselecteerd." & "Maak eerst een selectie.", vbInformation, "Kutools for Outlook" Exit Sub End If ElseIf xWinStr = "Inspector" Stel dan xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem Else MsgBox "Niet-ondersteund venstertype." & vbNewLine & "Maak een selectie" & "of open eerst een item . ", vbInformation," Kutools for Outlook "Exit Sub End If If xItem.Class <> olMail Then MsgBox" Geen berichtitem geselecteerd. "&" Maak eerst een selectie. ", vbInformation," Kutools for Outlook "Exit Sub End If xIsPlainText = False Stel xMailItem = xItem in als xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then xIsPlainText = True End If xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML Set xRMail = xMailItem.Reply 'Indien nodig om alle ontvangers in HTML te beantwoorden, verander xMailItem.Reply to xMailItem.ReplyAll' Indien nodig om door te sturen in HTML, verander xMailItem.ReplyAll ' xMailItem.Forward If xIsPlainText = True Then xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain End If xRMail.Display (False) Set xItem = Nothing Set xMailItem = Nothing Set xRMail = Nothing End Sub

Opmerkingen: Bovenstaande code helpt u om e-mails in HTML-indeling te beantwoorden. Als u alle e-mails automatisch in HTML-indeling wilt beantwoorden of wilt doorsturen, kunt u het volgende doen:

(1) Om alle ontvangers in HTML-indeling te beantwoorden, vervangt u de linkercode door de rechtercode:
Stel xRMail = xMailItem.Reply      Stel xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Om e-mails in HTML-indeling door te sturen, vervangt u de linkercode door de rechtercode:
Stel xRMail = xMailItem.Reply      Stel xRMail = xMailItem.Forward

3. Nu kunt u klikken om een ​​e-mail te selecteren en in het opgegeven modulevenster op het lopen knop of druk op F5 toetsen om de e-mail te beantwoorden, alle te beantwoorden of door te sturen in HTML-indeling.

Het zal echter saai zijn om het opgegeven modulevenster te openen om de VBA-code van tijd tot tijd handmatig uit te voeren. Als we deze VBA regelmatig moeten toepassen om ons werk te vergemakkelijken, kunnen we deze VBA aan de werkbalk voor snelle toegang toevoegen als een opdrachtknop, zodat we deze VBA-module voortaan eenvoudig met slechts één klik kunnen toepassen.

4. Druk in het opgegeven modulevenster op Ctrl + S toetsen om de code op te slaan en sluit vervolgens het modulevenster en het venster Microsoft Visual Basic for Applications.

5. Klik in de hoofdinterface van Outlook op de kleine pijl  in de werkbalk voor snelle toegang en selecteer vervolgens Meer opdrachten In de vervolgkeuzelijst.

Opmerkingen: U kunt ook klikken Dien in > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen en klik vervolgens op Snelle toegangswerkbalk in de linkerbalk.

6. Nu verschijnt het dialoogvenster Outlook-opties en het Snelle toegangswerkbalk is ingeschakeld in de linkerbalk. U kunt als volgt doorgaan:
(1) Selecteer Macro's van het Kies opdrachten van keuzelijst;
(2) Klik in de linker keuzelijst om de opgegeven VBA-opdracht te markeren die we zojuist hebben toegevoegd;
(3) Klik op het Toevoegen knop.

7. Nu wordt de opgegeven VBA-opdracht toegevoegd aan de rechter keuzelijst. Ga je gang en doe als volgt:
(1) Klik in de rechter keuzelijst om de opgegeven VBA-opdracht te markeren;
(2) Klik op het wijzigen knop;
(3) Geef in het dialoogvenster Modify Button een symbool op voor de VBA-opdracht in het Symbool doos;
(4) Typ een gemakkelijk te begrijpen naam voor de VBA-opdracht in het Gebruikersnaam doos;
(5) Klik op het OK knoppen om de wijzigingen op te slaan en beide dialoogvensters te sluiten.

Nu wordt de VBA-opdracht toegevoegd aan de werkbalk voor snelle toegang, zoals hieronder wordt getoond.

In de toekomst kunt u op de VBA-opdracht in de werkbalk voor snelle toegang klikken om de momenteel geselecteerde e-mail in HTML-indeling te beantwoorden, te beantwoorden of door te sturen, ongeacht in welk berichtformaat de oorspronkelijke e-mail zich bevindt.

Als u e-mails in platte tekst wilt beantwoorden of doorsturen, maar de berichtindeling van ontvangen e-mails in Outlook niet beïnvloedt, hoe kunt u daar dan mee omgaan? Behalve boven VBA, is er een andere gemakkelijke oplossing om te antwoorden of door te sturen in HTML? En hoe zit het met automatisch beantwoorden of doorsturen in het rich text-formaat? Hier introduceert deze sectie geweldige tools van derden, Vaste antwoordopmaak en Voorwaartse opmaak opgelost door Kutools for Outlook om e-mails met de opgegeven berichtindeling altijd automatisch te beantwoorden of door te sturen.

1. Klikken Kutools > Vaste opmaak > Vaste antwoordopmaak > Stel antwoordopmaak in.

Note: Om een ​​e-mail van iemand in een vast berichtformaat door te sturen, klikt u op Kutools > Vaste opmaak > Froward-opmaak opgelost > Stel voorwaartse opmaak in.

2. Vink in het dialoogvenster Opmaak voor antwoord instellen of Doorsturen instellen het opgegeven berichtformaat aan waarin u altijd wilt antwoorden of doorsturen, en klik op de knop OK knop.

3. Ga door om te klikken Kutools > Vaste opmaak > Vaste antwoordopmaak (of Voorwaartse opmaak opgelost)> Schakel vaste antwoordopmaak in (of Schakel Fixed Forward Formatting in) om de functie in te schakelen.

En klik in het pop-upvenster Kutools voor Outlook opnieuw bevestigen op de OK knop.

Vanaf nu, wanneer u klikt Home > Antwoorden, Allen beantwoordenof Naar voren Om een ​​e-mail te beantwoorden / doorsturen, worden de antwoorden of doorsturen automatisch gewijzigd in het opgegeven berichtformaat.