Berichtindeling – HTML, platte tekst en Rich Text

Microsoft Outlook biedt drie berichtindelingen: HTML, Rich Text en platte tekst — elk perfect afgestemd op verschillende behoeften.

1,1 HTML

De HTML-indeling is de populairste berichtindeling in Outlook.

Zoals bekend is HTML een webpaginataal waarmee we onze webpagina’s kunnen coderen met rijke opmaak, afbeeldingen en andere elementen. Op dezelfde manier zorgt de HTML-indeling ervoor dat de volledige berichtinhoud eruitziet als een nette, overzichtelijke webpagina. HTML-e-mails ondersteunen de meeste gangbare lettertype- en alinea-opmaakopties, uitlijningen en dergelijke, en worden bovendien herkend door de meeste e-mailclients.

Outlook-gebruikers kunnen direct een berichtthema toepassen om in één keer een HTML-bericht te maken met vooraf ingestelde koppen, lettertype-opmaak, uitlijningen en meer. Daarnaast is het ook mogelijk om HTML-e-mails volledig naar wens te personaliseren met vetgedrukte of cursieve tekst, onderstreping, markeerkleuren, geavanceerde teksteffecten en dergelijke.

U hebt vast al gemerkt dat sommige afbeeldingen en vormen niet automatisch worden weergegeven in de Outlook van ontvangers en handmatig gedownload moeten worden. Erger nog: ontvangers kunnen Outlook zo instellen dat het downloaden van afbeeldingen in HTML-e-mails volledig wordt geblokkeerd. Als afbeeldingen niet worden geladen, verschijnen er in plaats daarvan afbeeldingsplaatsaanduidingen – waardoor uw bericht direct onoverzichtelijk en onprofessioneel overkomt.

1,2 Platte tekst

In vergelijking met HTML-opmaak ondersteunt platte tekst alleen onopgemaakte tekst in het bericht. Platte tekst kent geen opmaakopties zoals vet, cursief, onderstreping, doorhalen of markeerkleuren. Ook afbeeldingen en hyperlinks worden niet ondersteund. Als u essentiële afbeeldingen in uw bericht wilt opnemen, kunt u deze alleen als bijlagen toevoegen.

1,3 Rich Text

Rich Tekstformaat ondersteunt ook meerdere lettertype-opmaakopties, hyperlinks, tabellen, vormen, afbeeldingen en meer. De meeste opmaakopties in een Rich Text-bericht zijn echter alleen compatibel met Microsoft Outlook en Microsoft Exchange. Bovendien worden bijlagen ingesloten in de berichttekst in plaats van in de berichtkop.

Bij het opstellen van nieuwe berichten of het beantwoorden en doorschakelen van e-mails in Outlook wijzigt u de berichtindeling moeiteloos.

Klik in het venster voor het opstellen, beantwoorden of doorschakelen van een bericht op de knop HTML, Platte tekst of Rich Text in de groep Indeling op het tabblad Opmaaktekst.

Opmerking: Als het beantwoorden of doorschakelen van een bericht is ingesloten in het leesvenster, klikt u op de knop Uitklappen linksboven in het leesvenster om het bericht in een apart venster te openen.

Over het algemeen worden nieuwe e-mails in Outlook automatisch verzonden in HTML-indeling. In sommige gevallen wilt u echter dat nieuwe e-mails automatisch worden verzonden in een andere berichtindeling, zoals platte tekst of RTF (Rich Text Format). In dit gedeelte leest u hoe u de standaardberichtindeling voor alle nieuwe uitgaande berichten in Outlook wijzigt.

1. Klik op Bestand > Opties.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op E-mail in de linkerbalk, ga naar het gedeelte Berichten opstellen en selecteer een nieuwe berichtindeling in de vervolgkeuzelijst Berichten opstellen in deze indeling.

3. Klik op de knop OK om de wijzigingen op te slaan en het dialoogvenster te sluiten.

Vanaf nu worden alle nieuwe berichten automatisch omgezet naar de opgegeven berichtindeling.

Over het algemeen ontvangt u dagelijks meerdere e-mails in Outlook, die zijn opgemaakt in HTML, platte tekst of RTF-indeling. In dit gedeelte leest u hoe u de opmaak van een ontvangen e-mail in Outlook snel kunt aanpassen.

1. Dubbelklik in de berichtenlijst om het betreffende e-mailbericht te openen.

2. De e-mail wordt nu geopend in een berichtvenster. Klik op Bericht > Acties > Bericht bewerken.

3. Het bericht is nu bewerkbaar. Schakel het tabblad Opmaaktekst in en klik vervolgens in de groep Indeling op de gewenste berichtindeling waarnaar u de e-mail wilt converteren.

4. Druk op Ctrl+S of klik op de knop Opslaan(standaard staat de knop)Opslaan in de werkbalk Snelle toegang boven de tabbladen) om de wijzigingen op te slaan en sluit vervolgens het berichtvenster.

Opmerking: Met deze methode kunt u de berichtindeling maar voor één ontvangen e-mail tegelijk wijzigen.

Als u e-mails altijd in platte tekst moet beantwoorden of doorschakelen, lost dit gedeelte uw probleem eenvoudig op in Outlook.

1. Klik in de hoofdinterface van Outlook op Bestand > Opties om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

2. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties op Vertrouwenscentrum in de linkerbalk en klik vervolgens op de knop Instellingen Vertrouwenscentrum.

3. Klik in het dialoogvenster Vertrouwenscentrum op E-mailbeveiliging in de linkerbalk en schakel vervolgens de optie Alle standaardmail lezen in platte tekst in het gedeelte Lezen als platte tekst in.

4. Klik achtereenvolgens op de knoppen OK om beide dialoogvensters te sluiten.

U keert nu terug naar de hoofdinterface van Outlook en ziet dat alle ontvangen e-mails in de berichtenlijst automatisch zijn omgezet naar platte tekst.

5. Selecteer een e-mail waarop u wilt reageren en klik vervolgens op Start > Beantwoorden of Allen beantwoorden.

Tips: Selecteer de e-mail in de berichtenlijst en klik op Kutools > Doorsturen om het bericht door te sturen.

6. U ziet nu dat het antwoord- of doorgestuurde bericht is opgesteld in platte tekst. U kunt uw antwoordbericht gewoon opstellen en verzenden zoals u dat wilt.

Opmerkingen: Als de optie Lees alle standaardmail in platte tekst is ingeschakeld, worden alle ontvangen e-mails automatisch omgezet naar platte tekst.

Als u e-mails in Outlook moet beantwoorden of doorsturen in HTML-indeling, lost u dit probleem eenvoudig op met de onderstaande VBA-code.

1. Druk in Outlook op Alt+F11 om het venster Microsoft Visual Basic for Applications te openen.

2. Klik in het venster Microsoft Visual Basic for Applications op Invoegen > Module en plak vervolgens de onderstaande code in de nieuwe module.

VBA: Beantwoord of stuur e-mails automatisch door in de HTML-indeling

Sub ForceReplyInHTML()  
' Bijgewerkt door ExtendOffice.com op 18-11-2020  
Dim xSelection As Outlook.Selection  
Dim xItem As Object  
Dim xMailItem As Outlook.MailItem  
Dim xRMail As Outlook.MailItem  
Dim xIsPlainText As Boolean  
Dim xWinStr As String  

On Error Resume Next  
xWinStr = TypeName(Application.ActiveWindow)  

If xWinStr = "Explorer" Then  
    Set xSelection = Application.ActiveExplorer.Selection  
    If xSelection.Count > [[PH_125]] Then  
        Set xItem = xSelection.Item([[PH_124]])  
    Else  
        MsgBox "Er is geen bericht geselecteerd. Selecteer eerst een bericht.", vbInformation, "Kutools for Outlook"  
        Exit Sub  
    End If  
ElseIf xWinStr = "Inspector" Then  
    Set xItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem  
Else  
    MsgBox "Niet-ondersteund venstertype." & vbNewLine & "Selecteer eerst een item of open een item.", vbInformation, "[[PH_2]]"  
    Exit Sub  
End If  

If xItem.Class <> olMail Then  
    MsgBox "Geen e-mailbericht geselecteerd. Selecteer eerst een bericht.", vbInformation, "[[PH_2]]"  
    Exit Sub  
End If  

xIsPlainText = False  
Set xMailItem = xItem  

If xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain Then  
    xIsPlainText = True  
End If  

xMailItem.BodyFormat = olFormatHTML  
Set xRMail = xMailItem.Reply  
' Gebruik xMailItem.ReplyAll in plaats van xMailItem.Reply als u in HTML naar alle ontvangers wilt beantwoorden.  
' Gebruik xMailItem.Forward in plaats van xMailItem.Reply als u in HTML wilt doorsturen.  

If xIsPlainText = True Then  
    xMailItem.BodyFormat = olFormatPlain  
End If  

xRMail.Display False  

Set xItem = Nothing  
Set xMailItem = Nothing  
Set xRMail = Nothing  
End Sub

Opmerkingen: De bovenstaande code helpt u bij het beantwoorden van e-mails in HTML-indeling. Als u automatisch alle ontvangers wilt beantwoorden of e-mails in HTML-indeling wilt doorsturen, kunt u het volgende doen:

(1) Om alle ontvangers in de HTML-indeling te beantwoorden, vervangt u de linkercode door de rechtercode:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.ReplyAll

(2) Om e-mails in de HTML-indeling door te sturen, vervangt u de linkercode door de rechtercode:
Set xRMail = xMailItem.Reply      Set xRMail = xMailItem.Forward

3. Selecteer nu een e-mail en klik in het opgegeven modulevenster op de knop Uitvoeren of druk op de toets F5 om de e-mail in HTML-indeling te beantwoorden, aan iedereen te beantwoorden of door te sturen.

Het is echter vervelend om telkens handmatig het opgegeven modulevenster te openen om de VBA-code uit te voeren. Als u deze VBA-code vaker gebruikt, kunt u hem als een opdrachtknop toevoegen aan de werkbalk Snelle toegang — zodat u de VBA-module in de toekomst met één klik gemakkelijk kunt toepassen.

4. Druk in het opgegeven modulevenster op Ctrl+S om de code op te slaan en sluit vervolgens het modulevenster en het venster Microsoft Visual Basic for Applications.

5. Klik in de hoofdinterface van Outlook op het kleine pijltje in de werkbalk Snelle toegang en selecteer vervolgens Meer opdrachten in het vervolgmenu.

Opmerkingen: U kunt ook op Bestand > Opties klikken om het dialoogvenster Outlook-opties te openen en vervolgens in de linkerzijbalk op Werkbalk Snelle toegang klikken.

6. Het dialoogvenster Outlook-opties verschijnt nu en Werkbalk Snelle toegang is ingeschakeld in de linkerzijbalk. U kunt als volgt verdergaan:
(1) Selecteer Macro's bij Kies opdrachten uit in de keuzelijst;
(2) Klik in het linkerkeuzelijstvak op de VBA-opdracht die u zojuist hebt toegevoegd;
(3) Klik op de knop Toevoegen.

7. De opgegeven VBA-opdracht is nu toegevoegd aan het rechterkeuzelijstvak. Volg deze stappen:
(1) Klik in het rechterkeuzelijstvak op de opgegeven VBA-opdracht om deze te selecteren;
(2) Klik op de knop Wijzigen;
(3) Kies in het dialoogvenster Wijzig knop dat verschijnt een symbool voor de VBA-opdracht in het vak Symbool;
(4) Typ een duidelijke naam voor de VBA-opdracht in het vak Weergavenaam;
(5) Klik achtereenvolgens op de knoppen OKom de wijzigingen op te slaan en beide dialoogvensters te sluiten.

De VBA-opdracht is nu toegevoegd aan de werkbalk Snelle toegang, zoals te zien is in de onderstaande schermafbeelding.

In de toekomst kunt u op de VBA-opdracht in de werkbalk Snelle toegang klikken om de momenteel geselecteerde e-mail in de HTML-indeling te beantwoorden, aan iedereen te beantwoorden of door te sturen, ongeacht de berichtindeling van de oorspronkelijke e-mail.

Wilt u e-mails beantwoorden of doorsturen in platte tekst zonder de oorspronkelijke opmaak van ontvangen berichten in Outlook te wijzigen? Naast de bovenstaande VBA-code, bestaat er dan een eenvoudigere oplossing om automatisch in HTML-formaat te beantwoorden of door te sturen? En hoe zit het met automatisch beantwoorden of doorsturen in rijke tekst? In dit gedeelte stellen we krachtige tools van derden voor: Altijd een vast formaat gebruiken voor antwoorden en Gebruik altijd een vaste indeling voor doorsturen, aangeboden door Kutools voor Outlook, zodat u e-mails altijd automatisch beantwoordt of doorstuurt in het gewenste berichtformaat.

1. Klik op Kutools > Vaste indeling > Altijd een vast formaat gebruiken voor antwoorden > Antwoordformaat instellen.

Opmerking: Om elke e-mail door te sturen in een vaste berichtindeling, klikt u op Kutools > Vaste indeling > Vaste doorstuurindeling > Doorstuurformaat instellen.

2. Schakel in het dialoogvenster Antwoordformaat instellen of Doorstuurformaat instellen de gewenste berichtindeling in waarmee u altijd wilt beantwoorden of doorsturen, en klik op de knop OK.

3. Ga verder en klik op Kutools > Vaste indeling > Altijd een vast formaat gebruiken voor antwoorden(of)Gebruik altijd een vaste indeling voor doorsturen) > Inschakelen(of)Inschakelen) om de functie in te schakelen.

En klik in het bevestigingsdialoogvenster van Kutools voor Outlook dat verschijnt op de knop OK.

Vanaf nu worden antwoorden of doorgestuurde berichten automatisch omgezet naar de opgegeven berichtindeling zodra u op Start > Beantwoorden, Allen beantwoorden of Doorsturen klikt om een e-mail te beantwoorden of door te sturen.