Hoe maakt u een sjabloon voor een afspraak of vergadering in Outlook?

Het is duidelijk dat u soms herhaaldelijk een afspraak of vergadering met hetzelfde onderwerp en dezelfde inhoud moet maken in uw agenda in Outlook. Het kost veel tijd om telkens opnieuw hetzelfde onderwerp en dezelfde tekst in te voeren. Om dit herhaalde typen te vermijden, tonen we u hier twee methoden waarmee u een afspraak- of vergaderingsjabloon in Outlook kunt maken. Met zo’n sjabloon kunt u eenvoudig een afspraak of vergadering aanmaken met hetzelfde onderwerp en dezelfde inhoud.

Maak een afspraak- of vergaderingsjabloon door een formulier te publiceren in Outlook

Maak een vergaderingsjabloon met Snelstappen

---

Maak een afspraak- of vergaderingsjabloon door een formulier te publiceren in Outlook

In Outlook kunt u een persoonlijk formulier maken en publiceren met de details van uw afspraak of vergadering, en dit vervolgens gebruiken als sjabloon voor toekomstige afspraken of vergaderingen. Volg hiervoor de volgende stappen.

1. Schakel eerst het tabblad Ontwikkelaar in Outlook in. Als u het tabblad Ontwikkelaar niet ziet op het lint, klikt u op Hoe voegt u het tabblad Ontwikkelaar toe aan het lint in Outlook? om het tabblad Ontwikkelaar weer te geven.

2. Ga naar de Agenda-weergave en maak een afspraak of vergadering.

3. In het venster Afspraak of Vergadering vult u het Onderwerp, de Locatie en de inhoud in die u later wilt gebruiken. Klik daarna op Ontwikkelaar > Dit formulier ontwerpen. Zie schermafbeelding:

4. Klik vervolgens onder het tabblad Ontwikkelaar op Publiceren > Formulier publiceren.

5. Selecteer in het dialoogvenster bij de keuzelijst Zoeken in de optie Formulier publiceren als Persoonlijke formulierenbibliotheek; typ een naam voor het formulier in het vak Weergavenaam en klik ten slotte op de knop Publiceren. Zie schermafbeelding:

6. Sluit vervolgens het venster Afspraak of Vergadering zonder op te slaan.

7. Om het gemaakte formulier te gebruiken, klikt u in de hoofdinterface van Outlook 2010 en 2013 op Ontwikkelaar > Formulier kiezen.

Klik in Outlook 2007 op Bestand > Nieuw > Formulier kiezen.

8. Selecteer in het dialoogvenster Formulier kiezen de optie Persoonlijke formulierenbibliotheek in de keuzelijst bij Zoeken in, selecteer het gewenste formulier en klik op de knop OpenenZie de schermafbeelding:

Uw nieuw gemaakte sjabloon wordt nu geopend – pas gewoon de velden aan zoals u dat nodig heeft.

---

---

Maak een vergaderingsjabloon met Snelstappen

Met de functie Snelstappen in Outlook kunt u eenvoudig een vergaderingsjabloon maken en gebruiken.

1. Klik in Outlook 2010 en 2013 op Nieuwe maken in de groep Snelstappen onder het tabblad Start. Zie schermafbeelding:

Opmerking: De functie Snelstappen is niet beschikbaar in Outlook 2007.

2. Selecteer in het dialoogvenster Snelstap bewerken de optie Vergadering in de keuzelijst Actie kiezen en klik vervolgens op Opties weergeven. Zie schermafbeelding:

Opmerking: U kunt de naam van de snelkoppeling wijzigen in het vak Naam indien nodig.

3. Vul de velden Onderwerp, Locatie en Tekst in en klik op de knop Voltooien. Zie schermafbeelding:

4. De nieuwe snelkoppeling is nu succesvol aangemaakt en zichtbaar in de groep Snelstappen onder het tabblad Start. Wilt u een vergadering met deze gegevens aanmaken? Klik dan gewoon op deze snelkoppeling in de groep Snelstappen om deze te activeren.