Hoe kunt u snel reageren met een antwoordsjabloon die het oorspronkelijke bericht in Outlook meeneemt?

Wanneer u een e-mail ontvangt, moet u er soms op reageren. Maar soms lijken de antwoordinhouden op elkaar, dus kunnen we dan een sjabloon gebruiken dat het oorspronkelijke bericht meeneemt om snel te beantwoorden in Outlook? In dit artikel introduceer ik enkele manieren om een sjabloon voor snel beantwoorden met het oorspronkelijke bericht te maken in Outlook.

Maak een Antwoordsjabloon die het oorspronkelijke bericht meeneemt met Quick Step

Beantwoord snel één of meerdere berichten met een sjabloon via Kutools voor Outlook

---

Maak een Antwoordsjabloon die het oorspronkelijke bericht meeneemt met Quick Step

Om een antwoordsjabloon te maken, hoeft u alleen maar een nieuwe Quick Step aan te maken in Outlook.

1. Selecteer het account waarmee u wilt beantwoorden met een antwoordsjabloon bij het ontvangen van berichten en klik op „Nieuwe maken” in de groep „Snelstappen” onder het tabblad „Start”.

2. Geef in het dialoogvenster „Quick Step bewerken” een naam op voor deze antwoordsjabloon in het vak „Naam” en selecteer „Beantwoorden” in de vervolgkeuzelijst „Acties”.

3. Klik op „Opties weergeven”, typ de algemene antwoordinhoud in het vak „Tekst” en kies optioneel een sneltoets om deze sjabloon razendsnel te activeren. Voeg ook een handige tip toe in het veld „Knopinfo” zodat u direct ziet waarvoor de sjabloon bedoeld is wanneer u Antwoordsjabloon gebruikt.

4. Klik op ‘Voltooien’. De antwoordsjabloon is nu aangemaakt en direct zichtbaar in de ‘Quick Steps’-galerij.

Wanneer u nu een bericht wilt beantwoorden met een antwoordsjabloon, selecteert u het bericht en klikt u op de gewenste sjabloon in de „Quick Steps”-galerij of gebruikt u uw eigen sneltoets. Vervolgens verschijnt het venster om te beantwoorden.

---

Beantwoord snel één of meerdere berichten met een sjabloon via Kutools voor Outlook

Met Quick Steps kunt u echter maar één bericht tegelijk beantwoorden. Als u meerdere berichten zo snel mogelijk moet beantwoorden, is deze methode niet ideaal. „Kutools for Outlook” biedt een handige oplossing: het hulpmiddel „Reply multiple messages”, waarmee u een antwoordsjabloon maakt en in één keer meerdere berichten kunt beantwoorden.

1. Klik op „Kutools” > „Bulk Reply” > „Create & manage reply template” om het dialoogvenster „Create & manage reply template” te openen.

2. Klik in het dialoogvenster „Create & manage reply template” op om een nieuwe sjabloon toe te voegen en geef deze een naam.

3. Klik op „OK” en stel direct uw aangepaste antwoordinhoud samen in het grote tekstvak.

4. Klik op „Sluiten” om het dialoogvenster te sluiten.

U kunt nu meerdere geselecteerde items tegelijk beantwoorden met de antwoordsjabloon.

5. Selecteer de berichten die u met een sjabloon wilt beantwoorden, klik vervolgens op „Kutools” > „Reply multiple messages” en kies de sjabloon die u hebt aangemaakt in het menu. Zie de schermafbeelding:

6. Vervolgens verschijnt het dialoogvenster „Reply Selected Emails”. U kunt de antwoordsjabloon controleren en daarna op „Reply” klikken om de geselecteerde e-mails te beantwoorden.

  Demo