Hoe e-mails archiveren op basis van berichtgrootte in Outlook?

Deze methode helpt u om alle grote e-mails naar een nieuwe map te verplaatsen op basis van grootte, en vervolgens de nieuwe map handmatig te archiveren in Outlook. Volg deze stappen:

1. In de Weergave Mail, (1) selecteer de mailmap waaruit u grote e-mails wilt archiveren, (2) typ het zoekopdracht size: >5KB in het Instant Search-vak, en (3) klik op Zoeken > Huidige map (of een ander zoekbereik indien nodig). Zie screenshot:

Opmerking: In de zoekopdracht size: >5KB is 5KB de gespecificeerde grootte waarmee u e-mails wilt archiveren, en u kunt dit aanpassen zoals u nodig hebt.

2. Selecteer alle zoekresultaten in de maillijst, klik met de rechtermuisknop, en selecteer Verplaatsen > Andere mappen uit het contextmenu. Zie screenshot:

Opmerking: U kunt eenvoudig alle zoekresultaten selecteren door op een zoekresultaat te klikken en vervolgens tegelijkertijd op Ctrl + A te drukken.

3. Specificeer nu de doelmap waarnaar u de e-mails wilt verplaatsen als volgt: (1) klik in het openende dialoogvenster Map configureren op de knop Nieuw, (2) geef in het venster Nieuwe map maken een naam voor de nieuwe map, (3) specificeer waar de nieuwe map moet worden geplaatst, en (4) klik tweemaal op de knop OK om twee dialoogvensters te sluiten. Zie screenshot:

4. Nu zijn alle e-mails groter dan de gespecificeerde grootte verplaatst van het gespecificeerde zoekbereik naar de nieuwe map. Ga verder en klik op Bestand > Info > Tools > Oude items opruimen (of Bestand > Info > Opruimingsgereedschappen > Archiveren).

 

5. Configureer in het dialoogvenster Archiveren de archiefinstellingen zoals rechts in de screenshot wordt getoond:
(1) Vink de optie Archiveer deze map en alle submappen aan;
(2) Selecteer de nieuwe map waarnaar u net e-mails hebt verplaatst in de onderstaande lijstbox;
(3) Typ Morgen in de Archiveer items ouder dan vak;
(4) Klik op de Selecteren knop. Zie screenshot:

 

6. Typ in het dialoogvenster Open Outlook-gegevensbestanden een naam voor het nieuwe archief PST-bestand in het vak Bestandsnaam en klik op de knop OK . Zie onderstaande screenshot:

7. U keert nu terug naar het dialoogvenster Archiveren, klik op de knop OK. Klik vervolgens op de knop Ja in het pop-upvenster Microsoft Outlook. Zie screenshot:

Tot nu toe heeft u e-mails al gearchiveerd op basis van de gespecificeerde grootte in Outlook.

Stel AutoArchief-instellingen in voor alle mappen in Outlook

(Auto) archiveer alleen voltooide taken in Outlook

Archiveer e-mails per jaar/maand/datum in Outlook