Hoe archiveeert u e-mails in Outlook op basis van de e-mailgrootte?

Met deze methode leidt u alle grote e-mails, gesorteerd op grootte, automatisch door naar een nieuwe map en archiveert u die map vervolgens handmatig in Outlook. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Selecteer in de weergave E-mail (1) de e-mailmap waaruit u grote e-mails wilt archiveren, (2) typ de zoekopdracht grootte: >5KB in het vak Direct zoeken en (3) klik op Zoeken > Huidige map (of een ander zoekbereik indien gewenst). Zie schermafbeelding:

Opmerking: In de zoekopdracht „grootte: >5KB" is 5KB de opgegeven grootte op basis waarvan u e-mails archiveert; u kunt deze naar wens aanpassen.

2. Selecteer alle zoekresultaten in de e-maillijst, klik met de rechtermuisknop en kies Verplaatsen > Andere map in het contextmenu. Zie schermafbeelding:

Opmerking: U kunt eenvoudig alle zoekresultaten selecteren door op een zoekresultaat te klikken en tegelijkertijd op Ctrl + A te drukken.

3. Geef nu de doelmap op waarnaar u de e-mails wilt verplaatsen, als volgt: (1) klik in het geopende dialoogvenster Items verplaatsen op de knop Nieuw, (2) geef in het dialoogvenster Nieuwe map maken een naam op voor de nieuwe map, (3) kies waar de nieuwe map moet worden geplaatst en (4) klik twee keer op de knop OK om beide dialoogvensters te sluiten. Zie schermafbeelding:

4. Nu worden alle e-mails groter dan de opgegeven grootte verplaatst van het opgegeven zoekbereik naar de nieuwe map. Klik vervolgens op Bestand > Info > Hulpmiddelen > Oude items opschonen(of)Bestand > Info > Opschoningshulpmiddelen > Archiveren).

 

5. Configureer in het dialoogvenster Archiveren de archiveringsinstellingen zoals rechts in de schermafbeelding wordt weergegeven:
(1) Schakel het selectievakje Deze map en alle submappen archiveren in;
(2) Selecteer de nieuwe map waarnaar u zojuist e-mails hebt verplaatst in het onderstaande lijstvak;
(3) Typ Morgen in het vak Items archiveren die ouder zijn dan;
(4) Klik op de knop Bladeren. Zie schermafbeelding:

 

6. Typ in het dialoogvenster Open Outlook-gegevensbestanden een naam voor het nieuwe archief-PST-bestand in het vak Bestandsnaam en klik op de knop OKZie de schermafbeelding hieronder:

7. U keert nu terug naar het dialoogvenster Archiveren; klik op de knop OK. Klik vervolgens op de knop Ja in het pop-updialoogvenster van Microsoft Outlook. Zie schermafbeelding:

Tot zover heeft u e-mails al gearchiveerd op basis van de opgegeven grootte in Outlook.

AutoArchiveren-instellingen instellen voor alle mappen in Outlook

Alleen Voltooide taken (auto)archiveren in Outlook

E-mails archiveren op jaar/maand/datum in Outlook