Hoe archiveert u e-mails op jaar, maand en datum in Outlook?

Stel dat u de map Ontvangen in mei moet archiveren; ik laat u de gedetailleerde stappen zien om te archiveren op basis van de opgegeven maand, datum of jaar in Outlook.

1. Ga in de weergave „Mail” naar het zoekvak „Direct zoeken”, typ het zoekcriterium „mei” en stel vervolgens het zoekbereik in via de groep „Bereik” op het tabblad „Zoeken”. Zie de schermafbeelding:

Opmerkingen: (1) ontvangen: mei betekent dat u zoekt naar e-mails die in mei zijn ontvangen. U kunt „mei” vervangen door een andere maandnaam, zoals jan, feb, enz.
(2) ontvangen: mei betekent dat u zoekt naar e-mails die in mei van een willekeurig jaar zijn ontvangen. Als u het zoekbereik wilt beperken tot e-mails die in mei van een specifiek jaar, bijvoorbeeld 2016, zijn ontvangen, wijzigt u het zoekcriterium in ontvangen: 2016/5/1..2016/5/31.
(3) Om e-mails te zoeken die in een bepaald jaar, bijvoorbeeld 2015, zijn ontvangen, wijzigt u het zoekcriterium in ontvangen: 2015/1/1..2015/12/31.
(4) Om e-mails te zoeken die op een specifieke datum, bijvoorbeeld 2016/5/1, zijn ontvangen, wijzigt u het zoekcriterium in ontvangen: 2016/5/1.

2. Nu worden alle ontvangen e-mails van de opgegeven maand weergegeven in de e-maillijst. Selecteer alle zoekresultaten, klik met de rechtermuisknop en kies „Verplaatsen” > „Andere map”. Zie de schermafbeelding:
Opmerking: U kunt alle e-mails in de e-maillijst selecteren door een willekeurige e-mail te selecteren en tegelijkertijd op „Ctrl” + „A” te drukken.

3. Klik in het dialoogvenster „Items verplaatsen” op de knop „Nieuw”. Zie de schermafbeelding hieronder:

4. Typ in het dialoogvenster „Nieuwe map maken” een naam (in mijn geval „Mei”) in het veld „Naam”, kies een e-mailaccount in het veld „Selecteer waar de map moet worden geplaatst” en klik op „OK” om beide dialoogvensters te sluiten.

5. Nu zijn alle zoekresultaten verplaatst naar de map „Mei”. Klik op „Bestand” > „Info” > „Hulpmiddelen” > „Oudere items opschonen” (of „Bestand” > „Info” > „Opschoningshulpmiddelen” > „Archiveren”). Zie de schermafbeelding:

6. Volg in het dialoogvenster „Archiveren” de onderstaande schermafbeelding:
(1) Schakel de optie „Deze map en alle submappen archiveren” in;
(2) Selecteer de map „Mei” in het vak hieronder;
(3) Typ „Morgen” in het veld „Items archiveren ouder dan”;
(4) Klik op „Bladeren” om een bestandsnaam en opslaglocatie voor het archiefbestand op te geven;
(5) Klik op „OK”.

7. Klik in het pop-updialoogvenster van Microsoft Outlook op de knop „Ja”.

Tot nu toe zijn de e-mails al gearchiveerd op basis van de opgegeven maand (of jaar, datum).

Met één klik meerdere e-mails tegelijk opslaan/exporteren als tekst/PDF/HTML/CSV-bestanden in Outlook

Normaal gesproken kunt u een e-mailbericht opslaan als tekstbestand met de functie „Opslaan als” in Outlook. Maar om meerdere e-mails tegelijk te exporteren als afzonderlijke tekstbestanden, moet u elk bericht helaas handmatig één voor één verwerken — tijdrovend en vermoeiend! Met de functie „Opslaan als bestand” van Kutools voor Outlook slaat u echter in één klik snel meerdere e-mailberichten op als afzonderlijke tekstbestanden, PDF-bestanden, HTML-bestanden en meer.

Alle bijlagen ophalen uit gearchiveerde e-mails in Outlook

E-mails archiveren op basis van ontvangstdatum/Wijzigingstijd in Outlook

Standaard archieflocatie wijzigen in Outlook