Uitpakken van Outlook-e-mails: Haal belangrijke informatie zoals namen, bedrijven, nummers en e-mailadressen uit.
In de hedendaagse snelle e-mailcommunicatie is het snel extraheren van belangrijke informatie uit e-mails - zoals namen, e-mailadressen, nummers (bijvoorbeeld prijzen, telefoonnummers) en bedrijfsnamen - cruciaal. Vooral bij het omgaan met lange e-mails helpt het extraheren van deze informatie gebruikers niet alleen om de inhoud sneller te begrijpen, maar verbetert het ook aanzienlijk de werk efficiëntie en nauwkeurigheid. Deze handleiding introduceert drie methoden voor het extraheren van e-mailinformatie: Handmatige Extractie, VBA Semi-Geautomatiseerde Extractie en Kutools AI Volledig Geautomatiseerde Extractie, om u te helpen de beste aanpak voor uw behoeften te kiezen.
Traditionele Extractie – Handmatig
Handmatig gegevens kopiëren en plakken uit e-mails. Eenvoudig, maar langzaam en foutgevoelig.
Kutools AI voor Extractie – Volledig Geautomatiseerd
Automatisch gegevens extraheren met één klik met behulp van de AI-assistent van Kutools voor Outlook. Snel, nauwkeurig en gemakkelijk te gebruiken.
VBA voor Extractie – Semi-Geautomatiseerd
Gebruik VBA-scripts om extractie gedeeltelijk te automatiseren. Vereist programmeervaardigheden en biedt beperkte aanpassingsmogelijkheden.
Traditionele Extractie – Handmatig
Handmatige extractie is de meest basale methode, waarbij gebruikers e-mails moeten openen, handmatig belangrijke informatie moeten lokaliseren (bijvoorbeeld namen, e-mailadressen, telefoonnummers) en deze moeten kopiëren en plakken in Excel of andere documenten.
Stap 1. Open de doele-mail en lees de inhoud door.
Stap 2. Localiseer handmatig en selecteer de belangrijke informatie (bijvoorbeeld namen, e-mailadressen, telefoonnummers), en druk op Ctrl + C om deze te kopiëren.
Stap 3. Ga naar Excel of andere documenten en druk op Ctrl + V om te plakken.
Voordelen en Nadelen
Voordelen
- Geen extra tools vereist.
- Eenvoudig en geschikt voor incidenteel gebruik.
Nadelen
- Tijdrovend en foutgevoelig, vooral bij grote hoeveelheden e-mails.
- Niet geschikt voor frequent gebruik of grootschalige extractie taken.
Kutools AI voor Extractie – Volledig Geautomatiseerd
De AI-assistent van Kutools voor Outlook biedt een volledig geautomatiseerde oplossing. Door gebruik te maken van geavanceerde AI-technologie kunnen gebruikers met slechts één klik belangrijke informatie extraheren (bijvoorbeeld namen, bedrijfsnamen, telefoonnummers, e-mailadressen).
Stap 1. Installeer Kutools voor Outlook, open vervolgens Outlook, klik op Kutools > AI om de Kutools AI-functie in te schakelen.
Als u voor het eerst de AI-functie van Kutools in Outlook gebruikt, verschijnt er een dialoogvenster met AI-instellingen, waarin u wordt gevraagd een AI-provider te selecteren (bijvoorbeeld OpenAI, Google Gemini, Baidu) en uw AI-sleutel in te voeren.
Als u nog geen AI-sleutel heeft, raad ik u aan om de Kutools AI-sleutel aan te vragen, waarmee u 100 keer gratis gebruik kunt maken van de Kutools AI-functies. Hoe krijg ik een Kutools AI-sleutel?
Stap 2. Ga naar het geactiveerde Kutools AI-paneel, klik op het tabblad Extract, en klik vervolgens op de knop Genereren om de informatie uit de huidige e-mail te extraheren met behulp van AI.
U kunt zien dat alle belangrijke informatie is geëxtraheerd en in het paneel wordt weergegeven.
Stap 3 - 1. Als de inhoud niet gestratificeerd is, klik dan op de knop Opnieuw genereren om de AI nieuwe belangrijke informatie te laten extraheren.
Stap 3 - 2. Als u tevreden bent met de inhoud, klik dan op de Kopiëren knop 
om de geëxtraheerde inhoud te kopiëren en plak deze waar u wilt.
Aanpassingen
Gebruikers kunnen de typen informatie die ze willen extraheren aanpassen (bijvoorbeeld namen, bedrijfsnamen, telefoonnummers).
Klik op de 
Vaardigheidsbibliotheekbeheer knop, zoek de Extract vaardigheid, en klik op de Opties Toevoegen knop om uw aangepaste verzoeken in te voeren en op te slaan.
Voordelen en Nadelen
Voordelen
- Geen programmeerkennis vereist; gemakkelijk te gebruiken.
- Snelle extractie met hoge nauwkeurigheid.
- Hoog aanpasbaar en flexibel.
Nadelen
- Moet Kutools voor Outlook installeren.
VBA voor Extractie – Semi-Geautomatiseerd
VBA (Visual Basic for Applications) is een semi-geautomatiseerde methode waarmee gebruikers specifieke informatie uit e-mails kunnen extraheren door scripts te schrijven.
Opmerking: De hier geleverde VBA kan alleen e-mailadressen en nummers extraheren en toont de geëxtraheerde inhoud in een dialoogvenster zonder de mogelijkheid om te kopiëren.
Stap 1. Open de doele-mail en lees de inhoud door.
Stap 2. Druk op Alt + F11 om het Microsoft Visual Basic for Applications-venster te openen, klik vervolgens op Invoegen > Module om een nieuwe module te maken.
Stap 3. Kopieer de onderstaande VBA en plak deze in de nieuwe module.
VBA: Extraheer e-mailadressen en nummers uit de huidige e-mail.
Sub ExtractDataFromCurrentEmail()
'UpdateByKutools
Dim xCurEmail As Object
Dim xEmailBody As String
Dim xEmailPattern As String
Dim xPhonePattern As String
Dim xMatches As Object
Dim xMatch As Variant
Dim xExtractedData As String
On Error Resume Next
'Get the currently selected email
If Application.ActiveWindow = Inspector Then
Set xCurEmail = Application.ActiveInspector.CurrentItem
Else
Set xCurEmail = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
End If
'Check if the selected item is an email
If xCurEmail.Class <> olMail Then
MsgBox "Please select an email to extract data.", vbExclamation
Exit Sub
End If
'Extract the email body
xEmailBody = xCurEmail.Body
'Define regex patterns for email addresses, and phone numbers
xEmailPattern = "\b[A-Za-z0-9._%+-]+@[A-Za-z0-9.-]+\.[A-Z|a-z]{2,}\b"
xPhonePattern = "\d+"
'Initialize the extracted data string
xExtractedData = "Extracted Data:" & vbCrLf & vbCrLf
'Extract email addresses using regex
Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xEmailPattern)
If xMatches.Count > 0 Then
xExtractedData = xExtractedData & "Email Addresses:" & vbCrLf
For Each xMatch In xMatches
xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
Next xMatch
xExtractedData = xExtractedData & vbCrLf
Else
xExtractedData = xExtractedData & "No email addresses found." & vbCrLf & vbCrLf
End If
'Extract phone numbers using regex
Set xMatches = ExtractUsingRegex(xEmailBody, xPhonePattern)
If xMatches.Count > 0 Then
xExtractedData = xExtractedData & "Numbers:" & vbCrLf
For Each xMatch In xMatches
xExtractedData = xExtractedData & xMatch & vbCrLf
Next xMatch
Else
xExtractedData = xExtractedData & "No numbers found." & vbCrLf
End If
'Display the extracted data in a message box
MsgBox xExtractedData, vbInformation, "Extracted Data"
End Sub
Function ExtractUsingRegex(Text As String, Pattern As String) As Object
Dim xRegex As Object
Set xRegex = CreateObject("VBsrcipt.RegExp")
With xRegex
.Global = True
.IgnoreCase = True
.Pattern = Pattern
End With
Set ExtractUsingRegex = xRegex.Execute(Text)
End Function
Stap 4. Klik op de Uitvoeren 
knop of druk op de F5 toets, en klik vervolgens op de Uitvoeren-knop om de code uit te voeren.
Er verschijnt een dialoogvenster om de geëxtraheerde informatie weer te geven.
Voordelen en Nadelen
Voordelen
- Verkleint handmatige inspanning, geschikt voor gebruikers met programmeerkennis.
- Verkleint handmatige inspanning, geschikt voor gebruikers met programmeerkennis.
Nadelen
- Vereist programmeervaardigheden; het aanpassen van extractieregels impliceert het wijzigen van het script.
- Extractieresultaten kunnen minder nauwkeurig zijn en het beheren van gegevens is onhandig.
- Als het VBA-script verloren gaat, moet het opnieuw worden geschreven of hersteld.
Vergelijking van Methoden
| Methode | Handmatige Extractie | Kutools | VBA |
| Gemak van Gebruik | Eenvoudig | Zeer Eenvoudig | Gemiddeld |
| Beste Voor | Incidenteel gebruik | Frequent of grootschalige taak | Geavanceerde gebruikers |
| Aanpasbaarheid | Geen | Hoog aanpasbaar | Beperkt (vereist programmeren) |
| Extractiesnelheid | Langzaam | Snel | Gemiddeld |
| Nauwkeurigheid | Laag | Hoog | Gemiddeld |
Of u nu af en toe informatie moet extraheren of vaak grote hoeveelheden e-mails moet verwerken, de drie methoden die in deze handleiding worden geïntroduceerd, kunnen aan uw behoeften voldoen. Als u op zoek bent naar een snelle, nauwkeurige en programmeervrije oplossing, is de AI-assistent van Kutools voor Outlook uw beste keuze. Download het nu en geniet van een gratis proefversie om het gemak van één-klik e-mail-extractie te ervaren!
Gerelateerde artikelen
- Outlook Grammaticacontrole: Zorg voor foutloze e-mails.
- Makkelijk antwoorden op e-mails in Outlook met AI-kracht.
- Vereenvoudig het schrijven van e-mails: AI in Outlook gemakkelijk gebruiken.
- AI Samenvatting voor Outlook-e-mails.
Beste productiviteitstools voor Office
Breaking News: Kutools voor Outlook lanceert gratis versie!
Ervaar de geheel nieuwe gratis versie van Kutools voor Outlook met meer dan70 geweldige functies, voor altijd gratis te gebruiken! Klik om nu te downloaden!
📧 E-mailautomatisering: Automatisch antwoorden (beschikbaar voor POP en IMAP) / E-mails verzenden volgens schema / Automatisch CC/BCC op basis van regels bij het verzenden van e-mails / Automatisch doorsturen (Geavanceerde regels) / Automatisch begroeting toevoegen / E-mails met meerdere ontvangers automatisch splitsen naar individuele berichten ...
📨 E-mailbeheer: E-mail terughalen / Scam-e-mails blokkeren op onderwerp en andere criteria / Dubbele e-mails verwijderen / Geavanceerd Zoeken / Organiseer mappen ...
📁 Bijlagen Pro: Batch opslaan / Batch loskoppelen / Batch comprimeren / Automatisch opslaan / Automatisch loskoppelen / Automatisch comprimeren ...
🌟 Interface Magic: 😊Meer mooie en coole emoji's / Herinnering bij belangrijke e-mails / Minimaliseer Outlook in plaats van afsluiten ...
👍 One-click Wonders: Antwoord Allen met Bijlagen / Anti-phishing e-mails / 🕘Toon tijdzone van afzender ...
👩🏼🤝👩🏻 Contacten & Agenda: Batch contact toevoegen vanuit geselecteerde e-mails / Een contactgroep splitsen naar individuele groepen / Verjaardagsherinnering verwijderen ...
