Hoe kunt u automatisch e-mails kleuren categoriseren op basis van het onderwerp in Outlook?
Kleurcategorieën stellen u in staat om snel gerelateerde items in Outlook te herkennen en te groeperen, zodat u ze gemakkelijk kunt volgen en de efficiëntie kunt verbeteren. In dit artikel bespreken we hoe u een regel in Outlook kunt maken om automatisch kleurcategorieën toe te wijzen aan e-mailberichten op basis van hun onderwerpen.
Automatisch e-mails kleuren categoriseren op basis van hun onderwerp in Outlook
In uw Outlook selecteert u de inboxmap van het e-mailaccount waarop u de automatische categorisatieregel wilt toepassen, en selecteert u vervolgens een willekeurig bericht uit de map. Volg daarna de onderstaande stappen.
1. Op het Start tabblad, klikt u op Regels > Regel maken.
2. In het pop-upvenster Regel maken dialoogvenster, klikt u op Geavanceerde opties.
3. In de Regelwizard die vraagt Welke voorwaarde(s) wilt u controleren, doet u het volgende:
- In Stap 1: Selecteer voorwaarde(n), vink de tweede optie aan met (het onderwerp van uw geselecteerde bericht) in het onderwerp.
- In Stap 2: Bewerk de regelomschrijving, klik op de tekst die blauw is onderstreept om het Zoektekst dialoogvenster te openen.
- Voer in het pop-up Zoektekst dialoogvenster de trefwoorden of zinnen in de titel in waarop u automatisch e-mails wilt kleuren categoriseren.
- Klik Toevoegen.
Opmerking: Als u een e-mailbericht automatisch wilt kleuren categoriseren op basis van meer trefwoorden of zinnen, herhaalt u stap iii en iv. U kunt ook de trefwoorden of zinnen selecteren in het zoeklijstvak en vervolgens op Verwijderen klikken om de ongewenste te verwijderen. - Klik op OK in het Zoektekst dialoogvenster om terug te gaan naar de Regelwizard.
- Klik op Volgende.
4. In de Regelwizard die vraagt Wat wilt u doen met het bericht, doet u het volgende:
- In Stap 1: Selecteer actie(n), vink de optie aan om deze toe te wijzen aan de categorie categorie.
- In Stap 2: Bewerk de regelomschrijving, klik op de categorie die blauw is onderstreept om het Kleurcategorieën dialoogvenster te openen.
- Selecteer in het pop-up Kleurcategorieën dialoogvenster een of meer categorieën die u wilt toewijzen aan de e-mailberichten met de titels die de woorden of zinnen bevatten die u hebt gespecificeerd in de derde stap.
- Klik op OK in het Kleurcategorieën dialoogvenster om terug te gaan naar de Regelwizard.
- Klik op Volgende.
5. In de Regelwizard die vraagt Zijn er uitzonderingen, selecteer uitzonderingen in Stap 1 indien van toepassing, en bewerk de uitzonderingsomschrijving in Stap 2. Zodra u klaar bent, klik op Volgende.
6. In de Regelwizard om de regelinstellingen te voltooien, configureert u als volgt:
- In Stap 1, specificeer een naam voor deze regel in het invoerveld.
- In Stap 2, vink de optie Uitvoeren van deze regel nu op berichten die al in “Postvak IN” staan aan om kleurcategorieën toe te wijzen aan de berichten in uw Postvak IN die voldoen aan de door u gespecificeerde voorwaarden; Vink de optie Deze regel inschakelen aan om kleurcategorieën toe te wijzen aan de binnenkomende e-mailberichten die voldoen aan de door u gespecificeerde voorwaarden.
- In Stap 3 kunt u de details van de regel die u heeft gespecificeerd bekijken. Als u een van de criteria moet wijzigen, klikt u op een onderstreepte waarde om te bewerken.
- Zodra u klaar bent, klikt u op Afsluiten.
7. Er verschijnt een dialoogvenster dat u informeert dat de regel alleen werkt wanneer u e-mails controleert in Outlook. Klik OK.
8. Nu is de regel succesvol aangemaakt. Als u deze in de toekomst moet controleren of bewerken, gaat u naar Regels > Regel maken. En vergeet niet om de juiste map te selecteren zoals in de onderstaande schermafbeelding wordt getoond.
AI Mail Assistant in Outlook: Slimmere antwoorden, duidelijkere communicatie (één-klik magie!) GRATIS
Stroomlijn uw dagelijkse Outlook-taken met de AI Mail Assistant van Kutools voor Outlook. Deze krachtige tool leert uit uw eerdere e-mails om intelligente en nauwkeurige reacties te bieden, uw e-mailinhoud te optimaliseren en u te helpen berichten moeiteloos op te stellen en te verfijnen.
Deze functie ondersteunt:
- Slimme antwoorden: Ontvang reacties die zijn samengesteld uit uw eerdere gesprekken - afgestemd, precies en klaar voor gebruik.
- Verbeterde inhoud: Automatisch uw e-mailtekst verfijnen voor meer duidelijkheid en impact.
- Makkelijke samenstelling: Geef slechts trefwoorden op en laat AI de rest doen, met meerdere schrijfstijlen.
- Intelligente uitbreidingen: Breid uw gedachten uit met contextbewuste suggesties.
- Samenvatting: Krijg direct een beknopt overzicht van lange e-mails.
- Wereldwijde bereik: Vertaal uw e-mails eenvoudig in elke taal.
Deze functie ondersteunt:
- Slimme e-mailreacties
- Geoptimaliseerde inhoud
- Op trefwoorden gebaseerde concepten
- Intelligente inhoudsuitbreiding
- E-mailsamenvatting
- Meertalige vertaling
Het beste van alles is dat deze functie voor altijd volledig gratis is! Wacht niet langer — download AI Mail Assistant nu en geniet
Gerelateerde artikelen
Hoe kunt u kleurcategorieën toewijzen en bewerken aan Outlook-items?
Het toewijzen van kleurcategorieën aan bepaalde Outlook-items, zoals e-mailberichten, afspraken en contactpersonen, stelt u in staat om snel gerelateerde items in Outlook te herkennen en te groeperen, zodat u ze gemakkelijk kunt volgen en de efficiëntie kunt verbeteren. Als een van de items gerelateerd is aan meer dan één categorie, wijs dan gewoon meer kleurcategorieën toe. In dit artikel introduceren we de methoden om een kleurcategorie toe te wijzen aan een Outlook-item, en uw eigen categorieën te maken, de kleur of naam van een bestaande kleurcategorie te wijzigen, en andere snelle methoden om categorieën toe te passen om Outlook-items te markeren.
In uw dagelijkse werk ontvangt u mogelijk meerdere vergaderingse-mails in Outlook. Soms wilt u automatisch een specifieke kleurcategorie toewijzen aan vergaderingen wanneer ze worden geaccepteerd. Normaal gesproken kunt u ze handmatig toewijzen, maar dit kan lastig zijn om ze één voor één in te stellen. In dit artikel zal ik bespreken hoe u dit automatisch kunt bereiken in Outlook.
Hoe kunt u e-mailberichten groeperen op basis van gespecificeerde kleurcategorieën in Outlook?
Soms markeert u e-mailberichten met gespecificeerde kleurcategorieën, en kunt u deze e-mailberichten gemakkelijk regelen of vinden, of voor andere doeleinden. Wanneer een grote hoeveelheid e-mailberichten zich in een e-mailmap bevindt, is het moeilijk om op het eerste gezicht de e-mailberichten te vinden die zijn gemarkeerd met gespecificeerde kleurcategorieën. Eigenlijk zijn er een paar trucs om e-mailberichten snel te groeperen op basis van gespecificeerde kleurcategorieën in Microsoft Outlook.
Hoe kunt u alle kleurcategorieën standaard samenvouwen of uitvouwen in Outlook?
Stel dat u kleurcategorieën hebt toegewezen aan de e-mailberichten in Outlook, en alle berichten hebt gegroepeerd op basis van verschillende categorieën. Echter, elke keer dat u de map in Outlook uitvouwt of samenvouwt, en vervolgens afsluit en terugkeert naar de map, merkt u mogelijk dat de categoriegroepen terugkeren naar de oorspronkelijke weergave. In deze handleiding bespreken we de methode om Outlook de kleurcategorieën te laten samenvouwen of uitvouwen. Lees verder om te ontdekken hoe.
Beste Office-productiviteitstools
Breaking News: Kutools for Outlook lanceert een gratis versie!
Ervaar de geheel nieuwe Kutools for Outlook met meer dan100 fantastische functies! Klik om nu te downloaden!
📧 E-mailautomatisering: Automatisch antwoorden (Beschikbaar voor POP en IMAP) / Schema E-mail verzenden / Automatisch CC/BCC per Regel bij Verzenden / Automatisch doorsturen (Geavanceerde regels) / Begroeting automatisch toevoegen / Meerdere ontvangers automatisch opsplitsen naar individuele E-mail...
📨 E-mailbeheer: E-mail terughalen / Scam-e-mails blokkeren op onderwerp en anderen / Duplicaat verwijderen / Geavanceerd Zoeken / Organiseer mappen...
📁 Bijlagen Pro: Batch opslaan / Batch loskoppelen / Batch comprimeren / Automatisch opslaan / Automatisch loskoppelen / Automatisch comprimeren...
🌟 Interface-magie: 😊Meer mooie en gave emoji's / Herinneren wanneer belangrijke e-mails binnenkomen / Outlook minimaliseren in plaats van afsluiten...
👍 Wonders met één klik: Antwoord Allen met Bijlagen / Anti-phishing e-mails / 🕘Tijdzone van de afzender weergeven...
👩🏼🤝👩🏻 Contacten & Agenda: Batch toevoegen van contacten vanuit geselecteerde E-mails / Contactgroep opsplitsen naar individuele groepen / Verjaardagsherinnering verwijderen...
Gebruik Kutools in je voorkeurt taal – ondersteunt Engels, Spaans, Duits, Frans, Chinees en meer dan40 andere talen!
🚀 Eén klik downloaden — Ontvang alle Office-invoegtoepassingen
Sterk aanbevolen: Kutools for Office (5-in-1)
Met één klik download je vijf installatiepakketten tegelijk — Kutools voor Excel, Outlook, Word, PowerPoint en Office Tab Pro. Klik om nu te downloaden!
- ✅ Eén-klik gemak: Download alle vijf de installaties in één actie.
- 🚀 Klaar voor elke Office-taak: Installeer de invoegtoepassingen die je nodig hebt, wanneer je ze nodig hebt.
- 🧰 Inclusief: Kutools voor Excel / Kutools for Outlook / Kutools voor Word / Office Tab Pro / Kutools voor PowerPoint