Hoe e-mails automatisch in kleur categoriseren op basis van onderwerp in Outlook?

Met kleurcategorieën kunt u snel gerelateerde items in Outlook herkennen en groeperen, zodat u ze gemakkelijk kunt volgen en de efficiëntie kunt verbeteren. In dit artikel zullen we het hebben over het maken van een regel in Outlook om automatisch kleurcategorieën toe te wijzen aan e-mailberichten op basis van hun onderwerpen.

E-mailberichten automatisch in kleur categoriseren op basis van hun onderwerp in Outlook

Selecteer in uw Outlook de map Postvak IN van het e-mailaccount waarop u de regel voor automatisch categoriseren wilt toepassen en selecteer vervolgens een bericht uit de map. Volg daarna de onderstaande stappen.

1. Op de Home tab, klik op Reglement > Creëer regel.

2. In de pop-up Creëer regel dialoogvenster, klik op geavanceerde opties.

3. In de Regels Wizard vragen Welke voorwaarden(s) wil je checken, doe als volgt:

In Stap 1: Selecteer conditie (s), vink de tweede optie aan met (het onderwerp van uw geselecteerde bericht) in het onderwerp.
In Stap 2: Bewerk de regelbeschrijving, klik op de blauw onderstreepte tekst om de . te openen Zoek tekst dialoog venster.
In de pop-up Zoek tekst dialoogvenster, voer de trefwoorden of woordgroepen in de titel in waarop u e-mails automatisch wilt categoriseren op basis van kleur.
Klik Toevoegen.
Opmerking: Als u een e-mailbericht automatisch in kleur moet categoriseren op basis van meer trefwoorden of woordgroepen, herhaalt u stap iii en iv. En u kunt de trefwoorden of woordgroepen selecteren in de Zoeklijst vak en klik vervolgens op verwijderen om de ongewenste te verwijderen.
Klik OK in de Zoek tekst dialoogvenster om naar terug te gaan Regels Wizard.
Klik Volgende.

4. In de Regels Wizard vragen Wat wil je met het bericht doen?, doe als volgt:

In Stap 1: Selecteer actie (s), controleer de wijs het toe aan de categoriecategorie optie.
In Stap 2: Bewerk de regelbeschrijving, klik op de categorie die blauw is onderstreept om de . te openen Kleurcategorieën dialoog venster.
In de pop-up Kleurcategorieën dialoogvenster, selecteer een of meer categorieën die u aan de e-mailberichten wilt toewijzen met de titels die de woorden of woordgroepen bevatten die u hebt opgegeven in de 3e stap.
Klik OK in de Kleurcategorieën dialoogvenster om naar terug te gaan Regels Wizard.
Klik Volgende.

5. In de Regels Wizard vragen Zijn er uitzonderingen, selecteer uitzonderingen in Stap 1 als die er zijn, en bewerk de uitzonderingsbeschrijving in Stap 2. Als u klaar bent, klikt u op Volgende.

6. In de Regels Wizard configureer als volgt om het instellen van de regels te voltooien:

In Stap 1, geef een naam op voor deze regel in het invoervak.
In Stap 2, controleer de Voer deze regel nu uit op berichten die al in "Inbox" staan” optie om kleurcategorieën toe te wijzen aan de berichten in uw Postvak IN die voldoen aan de door u opgegeven voorwaarden; Controleer de Schakel deze regel in optie om kleurcategorieën toe te wijzen aan de inkomende e-mailberichten die voldoen aan de door u opgegeven voorwaarden.
In Stap 3, kunt u de regeldetails bekijken die u hebt opgegeven. Als u een van de criteria moet wijzigen, klikt u op een onderstreepte waarde om te bewerken.
Als u klaar bent, klikt u op Finish.

7. Er verschijnt een dialoogvenster waarin u wordt geïnformeerd dat de regel alleen werkt wanneer u e-mails in Outlook controleert. Klik OK.

8. Nu is de regel met succes gemaakt. Als je het in de toekomst moet controleren of bewerken, ga dan naar: Reglement > Creëer regel. En vergeet niet om de juiste map te selecteren, zoals hieronder afgebeeld.

Gerelateerde artikelen

Hoe kleurcategorieën toewijzen en bewerken aan Outlook-items?

Door kleurcategorieën toe te wijzen aan bepaalde Outlook-items, zoals e-mailberichten, gebeurtenissen en contacten, kunt u gerelateerde items in Outlook snel herkennen en groeperen, zodat u ze gemakkelijk kunt volgen en de efficiëntie kunt verbeteren. Als een van de items gerelateerd is aan meer dan één categorie, wijst u er gewoon meer kleurcategorieën aan toe. In dit artikel introduceren we de methoden om een kleurcategorie aan een Outlook-item toe te wijzen en uw eigen categorieën te maken, de kleur of naam van een bestaande kleurcategorie te wijzigen en andere snelle methoden om categorieën toe te passen om Outlook-items te markeren.

Hoe automatisch kleurcategorie toewijzen aan vergaderingen nadat ze in Outlook zijn geaccepteerd?

Tijdens uw dagelijkse werk kunt u in Outlook meerdere vergaderings-e-mails ontvangen. Soms wilt u automatisch een specifieke kleurcategorie aan vergaderingen toewijzen wanneer ze worden geaccepteerd. Normaal gesproken kunt u ze handmatig toewijzen, maar het zal lastig zijn om ze een voor een in te stellen. In dit artikel zal ik het hebben over hoe u dit automatisch kunt doen in Outlook.

Hoe e-mailberichten groeperen op opgegeven kleurcategorieën in Outlook?

Soms markeert u e-mailberichten met gespecificeerde kleurcategorieën, en vervolgens kunt u deze e-mailberichten gemakkelijk bepalen of achterhalen, of voor andere doeleinden. Wanneer een massa e-mailberichten zich in een e-mailmap verzamelen, is het moeilijk om in één oogopslag de e-mailberichten te vinden die zijn gemarkeerd met gespecificeerde kleurcategorieën. Eigenlijk zijn er een paar trucs om e-mailberichten snel te groeperen op specifieke kleurcategorieën in Microsoft Outlook.

Hoe u standaard alle kleurcategorieën in Outlook samenvouwt of uitbreidt?

Stel dat u kleurcategorieën hebt toegewezen aan de e-mailberichten in Outlook en al uw berichten hebt gegroepeerd op basis van verschillende categorieën. Elke keer dat u de map in Outlook uitvouwt of samenvouwt, en vervolgens bestaat en teruggaat naar de map, kan het zijn dat de categoriegroepen teruggaan naar de oorspronkelijke weergave. In deze zelfstudie zullen we het hebben over de methode om de kleurcategorieën in Outlook samen te vouwen of uit te vouwen. Lees verder om erachter te komen hoe.