Hoe categoriseer ik e-mails automatisch op kleur op basis van het onderwerp in Outlook?

Kleurcategorieën stellen u in staat om gerelateerde items in Outlook snel te herkennen en te groeperen, zodat u ze eenvoudig kunt volgen en uw efficiëntie verhoogt. In dit artikel leggen we uit hoe u een regel instelt in Outlook om e-mailberichten automatisch een kleurcategorie toe te wijzen op basis van het onderwerp.

---

E-mailberichten automatisch op kleur categoriseren op basis van hun onderwerp in Outlook

Open in uw Outlook de postvakmap van het e-mailaccount waarop u de regel voor automatische categorisatie wilt toepassen, selecteer vervolgens een willekeurig bericht uit die map en volg daarna de onderstaande stappen.

1. Klik op het tabblad Start op Regels > Regel maken.

2. Klik in het pop-updialoogvenster Regel maken op Geavanceerde opties.

3. Beantwoord in het Regelwizard-venster bij de vraag Welke voorwaarde(n) wilt u controleren? het volgende:

1. In Stap 1: Selecteer voorwaarde(s), vinkt u de tweede optie aan: met (het onderwerp van uw geselecteerde bericht) in het onderwerp.
2. In Stap 2: Bewerk de regelinhoud, klik op de blauw onderstreepte tekst om het Zoektekst-dialoogvenster te openen.
3. Voer in het pop-updialoogvenster Zoektekst de trefwoorden of zinnen uit het onderwerp in waarop e-mails automatisch een kleurcategorie moeten krijgen.
4. Klik op Toevoegen.
   Opmerking: Als u een e-mailbericht automatisch een kleurcategorie wilt toekennen op basis van meerdere trefwoorden of zinnen, herhaalt u stap iii en iv. U kunt de trefwoorden of zinnen in het Zoeklijst-vak selecteren en vervolgens op Verwijderen klikken om ongewenste items te verwijderen.
5. Klik op OK in het Zoektekst-dialoogvenster om terug te keren naar de Regelwizard.
6. Klik op Volgende.
7. 

4. Beantwoord in het Regelwizard-venster de vraag Wat wilt u met het bericht doen? als volgt:

1. In Stap 1: Selecteer actie(s), vink de optie wijs deze toe aan de categoriecategorie aan.
2. In Stap 2: Bewerk de regelinhoud, klik op de blauw onderstreepte categorie om het Kleurcategorie-dialoogvenster te openen.
3. Selecteer in het pop-updialoogvenster Kleurcategorie één of meer categorieën die u wilt toewijzen aan e-mailberichten met onderwerpen die de woorden of zinnen bevatten die u hebt opgegeven in stap 3.
4. Klik op OK in het Kleurcategorie-dialoogvenster om terug te keren naar de Regelwizard.
5. Klik op Volgende.
6. 

5. Selecteer in het Regelwizard-venster bij de vraag Zijn er uitzonderingen? eventuele uitzonderingen in Stap 1 en pas de uitzonderingsbeschrijving aan in Stap 2. Klik daarna op Volgende.

6. Configureer in het Regelwizard-venster de regelinstelling als volgt om deze af te ronden:

1. Geef in Stap 1 een naam op voor deze regel in het invoervak.
2. In Stap 2, vink de optie Voer deze regel nu uit op berichten die zich al in „Postvak IN” bevinden aan om een kleurcategorie toe te wijzen aan berichten in uw Postvak IN die voldoen aan de door u opgegeven voorwaarden; vink ook de optie Schakel deze regel in aan om een kleurcategorie toe te wijzen aan inkomende e-mailberichten die voldoen aan de door u opgegeven voorwaarden.
3. In Stap 3 kunt u de door u opgegeven regeldetails controleren. Wilt u een van de criteria aanpassen? Klik dan op een onderstreepte waarde om deze te bewerken.
4. Klik na afloop op Voltooien.
5. 

7. Er verschijnt een dialoogvenster met de melding dat de regel alleen werkt wanneer u e-mails controleert in Outlook. Klik op OK.

8. De regel is nu succesvol aangemaakt. Als u deze in de toekomst wilt controleren of bewerken, gaat u naar Regels > Regel maken. Vergeet niet de juiste map te selecteren, zoals op de onderstaande schermafbeelding wordt weergegeven.

---

Gerelateerde artikelen