Hoe kleurcategorieën toewijzen en bewerken aan Outlook-items?

Door kleurcategorieën toe te wijzen aan bepaalde Outlook-items, zoals e-mailberichten, gebeurtenissen en contacten, kunt u gerelateerde items in Outlook snel herkennen en groeperen, zodat u ze gemakkelijk kunt volgen en de efficiëntie kunt verbeteren. Als een van de items gerelateerd is aan meer dan één categorie, wijst u er gewoon meer kleurcategorieën aan toe. In dit artikel introduceren we de methoden om een kleurcategorie aan een Outlook-item toe te wijzen en uw eigen categorieën te maken, de kleur of naam van een bestaande kleurcategorie te wijzigen en andere snelle methoden om categorieën toe te passen om Outlook-items te markeren.

Opmerking: Kleurcategorieën werken niet voor IMAP-accounts.

Maak een kleurcategorie en wijs er een sneltoets aan toe in Outlook

Wijs een kleurcategorie toe aan Outlook-items (of met sneltoets)

Wijs een kleurcategorie toe aan een Outlook-item met Quick Click

Wijs een kleurcategorie toe aan Outlook-berichten met Quick Step

Een kleurcategorie en de bijbehorende sneltoets bewerken in Outlook

Maak een kleurcategorie en wijs er een sneltoets aan toe in Outlook

Outlook wordt geleverd met een set standaardkleurcategorieën, maar het is gemakkelijker om uw eigen categorieën te maken en te gebruiken, zodat u de bijbehorende items beter kunt herkennen.

1. In de E-mailadres uitzicht, op de Home tab, in de Tags groep, klik categorizeren > Alle categorieën.

2. In de pop-up Kleurcategorieën dialoogvenster, klik op het New knop.

3. In het nieuwe Nieuwe categorie toevoegen dialoogvenster, geef de categorie een naam in het invoervak en wijs er een herkenbare kleur aan toe. Stel er desgewenst een sneltoets voor in.

4. klikken OK. U zult zien dat de aangemaakte categorie nu wordt vermeld in de Kleurcategorieën dialoogvenster zoals hieronder weergegeven. Klik OK om de categorie op te slaan en het dialoogvenster te sluiten.

Wijs een kleurcategorie toe aan Outlook-items (of met sneltoets)

Om een kleurcategorie toe te wijzen aan een of meer berichten, afspraken, contacten of taken in Outlook, doet u het volgende:

1. Selecteer de Outlook-items waaraan u een kleurcategorie wilt toewijzen.

2. Wijs de categorie met een van beide manieren toe, zoals hieronder weergegeven:

als u geen sneltoets ingesteld voor de kleurcategorie die u aan de geselecteerde Outlook-items wilt toewijzen: Klik met de rechtermuisknop op een van de geselecteerde items, klik op categorizeren in het vervolgkeuzemenu en selecteer vervolgens de categorie die u wilt toewijzen.
Opmerking: Als u per ongeluk een kleurcategorie aan een item hebt toegewezen, kunt u het item selecteren, er met de rechtermuisknop op klikken en vervolgens kiezen voor Wis alle categorieën.
als u sneltoets hebben ingesteld voor de kleurcategorie die u aan de geselecteerde Outlook-items wilt toewijzen: Druk op de sneltoets.
Opmerking: Als u per ongeluk een kleurcategorie aan een item hebt toegewezen met een sneltoets, kunt u deze selecteren en op dezelfde sneltoets drukken om de categorie te wissen.

Wijs een kleurcategorie toe aan een Outlook-item met Quick Click

Om een kleurcategorie aan een e-mailbericht toe te wijzen, gaat u naar: Bekijk > Verander perspectief > Enkele or Voorbeschouwing. Om een kleurcategorie toe te wijzen aan een evenement of een contactpersoon, klik a.u.b. op Bekijk > Verander perspectief > Lijst. Als u klaar bent, gaat u als volgt te werk:

1. In de E-mailadres uitzicht, op de Home tab, in de Tags groep, klik categorizeren > Stel Quick Click in.

2. In de Stel Quick Click in dialoogvenster, selecteert u de kleurcategorie die u met Quick Click wilt toewijzen.

3. Als je een categorie hebt geselecteerd die je nog nooit eerder hebt gebruikt, a Naam categorie wijzigen dialoogvenster verschijnt met de vraag of u de categorie wilt hernoemen:

Klik Ja om het dialoogvenster te sluiten en de wijzigingen op te slaan zodra u klaar bent met het hernoemen, het een andere kleur geven of er een sneltoets voor instellen.
Klik Nee als u niets hoeft te wijzigen.

4. Nu zal ik een e-mailbericht als voorbeeld gebruiken. Beweeg in uw e-mailmap uw muiscursor over een bericht dat u de categorie toewijst met Quick Click. U ziet een leeg vak op de Categorieën kolom zoals hieronder weergegeven. Een enkele klik erop zal de categorie aan het bericht toewijzen.

Opmerking: Als u per ongeluk de kleurcategorie aan een item hebt toegewezen, kunt u het item selecteren en opnieuw op het categorievak klikken.

Wijs een kleurcategorie toe aan Outlook-berichten met Quick Step

Outlook heeft een Quick Steps-functie waarmee u met één klik een kleurcategorie aan een of meerdere e-mailberichten in Outlook kunt toewijzen. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. In de E-mailadres uitzicht, op de Home tab, klik Maak Nieuwe in de Snelle stappen doos.

2. klikken Kies een actie om de vervolgkeuzelijst met meerdere acties te openen. Selecteer vervolgens Bericht categoriseren.

3. klikken Kies categorie om een kleurcategorie te selecteren die u met Quick Step aan berichten in Outlook wilt toewijzen.

4. De naam van de actie wordt automatisch ingevuld in het vak Naam, u kunt deze wijzigen om deze herkenbaarder te maken. U kunt ook een sneltoets voor deze actie instellen (hier stel ik in) CTRL+SHIFT+2 als de sneltoets), of bewerk de tooltip-tekst. Dan klikken Finish.

5. Herhaal bovenstaande vier stappen als u snelle stappen voor andere categorieën moet maken.

6. Ga nu terug naar je mailinglijst. Selecteer de berichten waaraan u de kleurcategorie wilt toewijzen en klik vervolgens op de snelle actie (EO-forum) die u zojuist hebt gemaakt in de Snelle stappen doos. De geselecteerde berichten worden vervolgens gecategoriseerd.

Opmerking: als u per ongeluk een kleurcategorie aan een item hebt toegewezen, kunt u het item selecteren, er met de rechtermuisknop op klikken en vervolgens Wis alle categorieën uit het vervolgkeuzemenu. Als alternatief kunt u in de bovenstaande stap 2 kiezen: Categorieën wissen in plaats van een categorie categoriseren om een snelle actie te maken waarmee categorieën worden gewist.

Een kleurcategorie en de bijbehorende sneltoets bewerken in Outlook

1. In de E-mailadres uitzicht, op de Home tab, in de Tags groep, klik categorizeren > Alle categorieën.

2. In de pop-up Kleurcategorieën dialoogvenster, gaat u als volgt te werk om een categorie te bewerken:

Selecteer de categorie die u wilt bewerken.
Klik andere naam geven en typ een nieuwe naam.
Klik op de vervolgkeuzepijl onder Kleur om het een andere kleur te geven.
Klik op de vervolgkeuzepijl onder Sneltoets om het een andere sneltoets te geven.

3. Als u meer categorieën moet bewerken, herhaalt u de bovenstaande stap. Als u klaar bent, klikt u op OK om de wijzigingen op te slaan.

Gerelateerde artikelen

Hoe e-mails automatisch in kleur categoriseren op basis van onderwerp in Outlook?

Met kleurcategorieën kunt u snel gerelateerde items in Outlook herkennen en groeperen, zodat u ze gemakkelijk kunt volgen en de efficiëntie kunt verbeteren. In dit artikel zullen we het hebben over het maken van een regel in Outlook om automatisch kleurcategorieën toe te wijzen aan e-mailberichten op basis van hun onderwerpen.

Hoe automatisch kleurcategorie toewijzen aan vergaderingen nadat ze in Outlook zijn geaccepteerd?

Tijdens uw dagelijkse werk kunt u in Outlook meerdere vergaderings-e-mails ontvangen. Soms wilt u automatisch een specifieke kleurcategorie aan vergaderingen toewijzen wanneer ze worden geaccepteerd. Normaal gesproken kunt u ze handmatig toewijzen, maar het zal lastig zijn om ze een voor een in te stellen. In dit artikel zal ik het hebben over hoe u dit automatisch kunt doen in Outlook.

Hoe e-mailberichten groeperen op opgegeven kleurcategorieën in Outlook?

Soms markeert u e-mailberichten met gespecificeerde kleurcategorieën, en vervolgens kunt u deze e-mailberichten gemakkelijk bepalen of achterhalen, of voor andere doeleinden. Wanneer een massa e-mailberichten zich in een e-mailmap verzamelen, is het moeilijk om in één oogopslag de e-mailberichten te vinden die zijn gemarkeerd met gespecificeerde kleurcategorieën. Eigenlijk zijn er een paar trucs om e-mailberichten snel te groeperen op specifieke kleurcategorieën in Microsoft Outlook.

Hoe u standaard alle kleurcategorieën in Outlook samenvouwt of uitbreidt?

Stel dat u kleurcategorieën hebt toegewezen aan de e-mailberichten in Outlook en al uw berichten hebt gegroepeerd op basis van verschillende categorieën. Elke keer dat u de map in Outlook uitvouwt of samenvouwt, en vervolgens bestaat en teruggaat naar de map, kan het zijn dat de categoriegroepen teruggaan naar de oorspronkelijke weergave. In deze zelfstudie zullen we het hebben over de methode om de kleurcategorieën in Outlook samen te vouwen of uit te vouwen. Lees verder om erachter te komen hoe.