Hoe maak je een map om e-mails met specifieke mensen in Outlook te ordenen?

Overweldigd door een rommelige inbox? In deze zelfstudie zal ik drie methoden introduceren om e-mails met specifieke mensen in Outlook te organiseren voor een betere efficiëntie.

Verplaats e-mails met bepaalde personen altijd naar een aangemaakte map

Maak een zoekmap om automatisch e-mails voor specifieke mensen te ordenen

Batch maak mappen om e-mails voor al uw e-mailaccounts te ordenen met VBA

Verplaats e-mails met bepaalde personen altijd naar een aangemaakte map

1. Klik met de rechtermuisknop op het e-mailaccount waarvoor u een map wilt maken om e-mails te ordenen, selecteer nieuwe map vanuit het rechtsklikmenu en geef de map een naam.

2. Selecteer in uw map Postvak IN of Verzonden items een van de e-mailberichten met een specifiek e-mailadres waarmee u al zijn/haar e-mails naar de gemaakte map wilt verplaatsen.

3. Op de Home tab, in de Verplaatsen groep, klik op Reglement > Berichten altijd verplaatsen van: specifiek e-mailadres en / of Reglement > Berichten altijd verplaatsen naar: specifiek e-mailadres volgens uw behoeften.

4. Geef in het pop-upvenster Regels en waarschuwingen de map op waarnaar u de berichten wilt verplaatsen en klik vervolgens op OK.

5. De e-mails in de map Postvak IN of Verzonden items die aan de voorwaarden voldoen, worden nu verplaatst naar de map die u zojuist hebt gemaakt. En de toekomstige e-mailberichten gaan ook direct naar de map als ze aan de voorwaarden voldoen.

Maak een zoekmap om automatisch e-mails voor specifieke mensen te ordenen

Als u de berichten niet naar een map wilt verplaatsen, maar ze gewoon gemakkelijk wilt bekijken. U kunt een zoekmap maken in Outlook, waarmee u e-mailberichten kunt vinden die voldoen aan bepaalde criteria in meerdere mappen, maar ze in hun oorspronkelijke mappen kunt bewaren.

1. Op de Map tab, in de New groep, klik op Nieuwe zoekmap.

2. Ga als volgt te werk in het pop-upvenster Nieuwe zoekmap:

1) Selecteer in het vak Selecteer een zoekmap in de lijst E-mail van personen en lijsten de optie Post van en naar specifieke personenof Post van specifieke personen als je nodig hebt.
2) Klik in het vak Zoekmap aanpassen op Kies om mensen uit uw adreslijst te selecteren.
3) Specificeer het e-mailaccount van waaruit u e-mails wilt zoeken.
4) Klik op OK.

3. Onder Zoekmappen wordt een zoekmap aangemaakt met daarin de e-mailberichten die aan de voorwaarden voldoen.

Batch maak mappen om e-mails voor al uw e-mailaccounts te ordenen met VBA

Als u meerdere e-mailaccounts in Outlook hebt en voor elk e-mailaccount in batches mappen voor specifieke mensen wilt maken, kunt u de VBA-methode gebruiken om de berichten met specifieke mensen uit de mappen Postvak IN of Verzonden van uw e-mailaccounts te verplaatsen. Ga als volgt te werk.

1. Klik in uw Outlook op Dien in > Opties > Vertrouwenscentrumen klik vervolgens op Vertrouwenscentrum-instellingen.

2. Schakel in het pop-upvenster naar Macro-instellingenselecteer Schakel alle macro's in, en check Macrobeveiligingsinstellingen toepassen op geïnstalleerde invoegtoepassingen.

3. klikken OK knoppen om de dialoogvensters te sluiten.

4. druk de anders + F11 -toetsen om het venster Microsoft Visual Basic for Applications te openen.

5. klikken Invoegen > Module. Kopieer vervolgens een van de volgende VBA-codes naar het modulevenster.

VBA-code 1: maak in batch mappen om e-mails met specifieke afzenders te ordenen in de inboxen van alle e-mailaccounts

Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      If xMail.Sender.Type = "EX" Then
        xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
      Else
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If xSenderAddress = "" Then
        xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
      End If
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Opmerking: u moet specifieke fragmenten vervangen volgens de opmerkingen in de 12e, 16e en 35e rij van de VBA-code hierboven.

VBA-code 2: maak in batch mappen om e-mails met specifieke ontvangers te ordenen in de inboxen van alle e-mailaccounts

Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
  Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail) 'Replace "olFolderInbox" with "olFolderSentMail" if you want to find messages in Sent folders
  Set xNewFolder = Nothing
  Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
  If xNewFolder Is Nothing Then
    Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
  End If
  For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
    Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
    If xItem.Class = olMail Then
      Set xMail = xItem
      xSenderAddress = ""
      For Each xRecipient In xMail.Recipients
'        If xRecipient.Type = olCC Then   'To find CC recipients. Replace "olCC" with "olBCC" to find BCC recipients
            xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
            If xSenderAddress = "" Then
              xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
            End If
'        End If
      Next
      If VBA.InStr(xSenderAddress, "") <> 0 Then 'Replace the email address in double quotes
        xMail.Move xNewFolder
      End If
    End If
  Next
  If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
    xNewFolder.Delete
    xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
  End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub

Opmerking:

1) U moet specifieke fragmenten vervangen volgens de opmerkingen in de 12e, 16e en 35e rij van de bovenstaande VBA-code.
2) Om berichten te archiveren die een specifieke CC- of BCC-ontvanger bevatten, verwijdert u het commentaar op de 28e en 33e rij door de apostrof (') aan het begin van de rijen te verwijderen.

6. druk op F5 om de VBA-code uit te voeren. En er worden nieuwe mappen aangemaakt als er berichten zijn die aan de voorwaarden voldoen.

Opmerking: De VBA-methode werkt voor bestaande e-mailberichten. Als er nieuwe berichten zijn van/naar de specifieke persoon die u wilt archiveren, herhaalt u stap 4-6.

Gerelateerde artikelen

Hoe maak je een zoekmap aan in meerdere Outlook-gegevensbestanden/PST-/e-mailaccounts?

Zoals u weet, kan een zoekmap alleen e-mails doorzoeken binnen het bereik van het huidige postvak in Outlook. Outlook kan echter in alle mailboxen zoeken met de Instant Search-functie. Daarom kunt u onderstaande tijdelijke oplossing proberen om een zoekmap te maken voor meerdere e-mailaccounts in Outlook.

Hoe maak je een zoekmap voor interne e-mails in Outlook?

Het is niet moeilijk om een zoekmap te maken door een opgegeven afzender of afzenderdomein in normale POP3-e-mailaccounts in Outlook. Dezelfde manier werkt echter niet voor een uitwisselingsaccount. In dit artikel laat ik je zien hoe je een zoekmap maakt om alle e-mails van interne afzenders binnen een Exchange-account weer te geven.

Hoe e-mailberichten groeperen op opgegeven kleurcategorieën in Outlook?

Soms markeert u e-mailberichten met gespecificeerde kleurcategorieën, en vervolgens kunt u deze e-mailberichten gemakkelijk bepalen of achterhalen, of voor andere doeleinden. Wanneer een massa e-mailberichten zich in een e-mailmap verzamelen, is het moeilijk om in één oogopslag de e-mailberichten te vinden die zijn gemarkeerd met gespecificeerde kleurcategorieën. Eigenlijk zijn er een paar trucs om e-mailberichten snel te groeperen op specifieke kleurcategorieën in Microsoft Outlook.

Hoe maak je een map om e-mails te ordenen op datumbereik in Outlook?

In deze zelfstudie zal ik twee methoden introduceren om e-mails op datumbereik te ordenen met mappen in Outlook voor een betere efficiëntie.