Hoe maak je een map aan om e-mails te organiseren die specifieke personen bevatten in Outlook?
Overweldigd door een rommelige inbox? In deze handleiding introduceer ik drie methoden om e-mails te organiseren die specifieke personen bevatten in Outlook, voor betere efficiëntie.
Verplaats altijd e-mails die bepaalde personen bevatten naar een aangemaakte map
1. Klik met de rechtermuisknop op het e-mailaccount waarvoor je een map wilt aanmaken om e-mails te organiseren, selecteer "Nieuwe map" uit het rechtermuisknopmenu en geef de map een naam.
2. Selecteer in je Postvak IN of Verzonden Items map een van de e-mailberichten die een specifiek e-mailadres bevatten en die je naar de aangemaakte map wilt verplaatsen.
3. Ga naar het tabblad "Start", in de groep "Verplaatsen", klik op "Regels" > "Altijd berichten verplaatsen van: specifiek e-mailadres" en/of "Regels" > "Altijd berichten verplaatsen naar: specifiek e-mailadres" volgens je behoeften.
4. Specificeer in het pop-upvenster Regels en Waarschuwingen de map waarnaar je de berichten wilt verplaatsen en klik vervolgens op "OK".
5. De e-mails in de Postvak IN of Verzonden Items map die voldoen aan de voorwaarden zijn nu verplaatst naar de zojuist aangemaakte map. Ook toekomstige e-mailberichten die aan de voorwaarden voldoen, zullen direct naar deze map gaan.
Maak een zoekmap aan om automatisch e-mails te organiseren voor specifieke personen
Als je de berichten niet naar een map wilt verplaatsen, maar ze gewoon gemakkelijk wilt bekijken, kun je een zoekmap aanmaken in Outlook. Dit stelt je in staat om e-mailberichten te vinden die overeenkomen met gespecificeerde criteria in meerdere mappen, terwijl ze in hun oorspronkelijke mappen blijven.
1. Ga naar het tabblad "Map", in de groep "Nieuw", klik op "Nieuwe zoekmap".
- 1) Selecteer in het venster Zoekmap selecteren, in de lijst Mail van mensen en lijsten, "Mail van en aan specifieke personen", of "Mail van specifieke personen" zoals je nodig hebt.
- 2) Klik in het venster Aangepaste zoekmap op "Kiezen" om personen te selecteren uit je adreslijst.
- 3) Specificeer het e-mailaccount waarvan je e-mails wilt zoeken.
- 4) Klik op "OK".
3. Er is een zoekmap aangemaakt onder Zoekmappen, die de e-mailberichten bevat die voldoen aan de voorwaarden.
Creëer in bulk mappen om e-mails te organiseren voor al je e-mailaccounts met VBA
Als je meerdere e-mailaccounts hebt in Outlook en voor elk e-mailaccount mappen wilt aanmaken in bulk voor specifieke personen, kun je de VBA-methode gebruiken om berichten die specifieke personen bevatten te verplaatsen van de Inbox of Verzonden mappen van je e-mailaccounts. Volg de volgende stappen.
1. Klik in je Outlook op "Bestand" > "Opties" > "Trust Center", en klik vervolgens op "Trust Center-instellingen".
2. Schakel in het pop-upvenster naar "Macro-instellingen", selecteer "Alle macro's inschakelen" en vink "Macro-beveiligingsinstellingen toepassen op geïnstalleerde invoegtoepassingen" aan.
3. Klik op de knoppen "OK" om de dialoogvensters te sluiten.
4. Druk op de toetsen "Alt" + "F11" om het Microsoft Visual Basic for Applications-venster te openen.
5. Klik op "Invoegen" > "Module". Kopieer vervolgens een van de volgende VBA-codes naar het Module-venster.
VBA-code 1: Creëer in bulk mappen om e-mails te organiseren die specifieke afzenders bevatten in de Inbox van alle e-mailaccounts
Sub MailArchiveSenderInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder" 'Replace "NewFolder" with desired folder name
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderInbox)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
If xMail.Sender.Type = "EX" Then
xSenderAddress = xMail.Sender.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
Else
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xMail.SenderEmailAddress
End If
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Opmerking: Je moet specifieke fragmenten vervangen volgens de opmerkingen in de 12e, 16e en 35e rij van de bovenstaande VBA-code.
VBA-code 2: Creëer in bulk mappen om e-mails te organiseren die specifieke ontvangers bevatten in de Inbox van alle e-mailaccounts
Sub MailArchiveRecipientInInbox()
'Update by ExtendOffice
Dim I As Integer
Dim xAccount As Account
Dim xItem As Object
Dim xMail As MailItem
Dim xNewFolder As Folder
Dim xInboxFolder As Folder
Dim xSenderAddress As String
Dim xRecipient As Recipient
Dim xFolderName As String
xFolderName = "NewFolder"
Const PR_SMTP_ADDRESS = "http://schemas.microsoft.com/mapi/proptag/0x39FE001E"
On Error Resume Next
For Each xAccount In Application.Session.Accounts
Set xInboxFolder = xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderSentMail)
Set xNewFolder = Nothing
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders(xFolderName)
If xNewFolder Is Nothing Then
Set xNewFolder = xAccount.DeliveryStore.GetRootFolder.Folders.Add(xFolderName)
End If
For I = xInboxFolder.Items.Count To 1 Step -1
Set xItem = xInboxFolder.Items.Item(I)
If xItem.Class = olMail Then
Set xMail = xItem
xSenderAddress = ""
For Each xRecipient In xMail.Recipients
' If xRecipient.Type = olCC Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.PropertyAccessor.GetProperty(PR_SMTP_ADDRESS)
If xSenderAddress = "" Then
xSenderAddress = xSenderAddress & ", " & xRecipient.Address
End If
' End If
Next
If VBA.InStr(xSenderAddress, "name@example.com") <> 0 Then
xMail.Move xNewFolder
End If
End If
Next
If xNewFolder.Items.Count = 0 Then
xNewFolder.Delete
xAccount.DeliveryStore.GetDefaultFolder(olFolderDeletedItems).Folders(xFolderName).Delete
End If
Next
Set xInboxFolder = Nothing
Set xNewFolder = Nothing
End Sub
Opmerking:
- 1) Je moet specifieke fragmenten vervangen volgens de opmerkingen in de 12e, 16e en 35e rij van de bovenstaande VBA-code.
- 2) Om berichten te archiveren die specifieke CC- of BCC-ontvangers bevatten, verwijder het commentaarteken (') aan het begin van de 28e en 33e rij.
6. Druk op "F5" om de VBA-code uit te voeren. Er worden nieuwe mappen aangemaakt als er berichten zijn die voldoen aan de voorwaarden.
Gerelateerde artikelen
Hoe maak je een zoekmap aan voor meerdere Outlook-gegevensbestanden/PST/e-mailaccounts?
Zoals je weet, kan een zoekmap alleen e-mails zoeken binnen het bereik van het huidige postvak in Outlook. Echter, Outlook kan met de functie Instant Search zoeken in alle postvakken. Daarom kun je onderstaande tijdelijke oplossing proberen om een zoekmap aan te maken voor meerdere e-mailaccounts in Outlook.
Hoe maak je een zoekmap aan voor interne e-mails in Outlook?
Het is niet moeilijk om een zoekmap aan te maken op basis van een gespecificeerde afzender of domein bij normale POP3-e-mailaccounts in Outlook. Echter, dezelfde methode werkt niet voor Exchange-accounts. In dit artikel laat ik je zien hoe je een zoekmap kunt maken om alle e-mails van interne afzenders binnen een Exchange-account weer te geven.
Hoe groepeer je e-mailberichten op basis van gespecificeerde kleurcategorieën in Outlook?
Soms markeer je e-mailberichten met gespecificeerde kleurcategorieën, zodat je deze e-mailberichten gemakkelijk kunt regelen of terugvinden, of voor andere doeleinden. Wanneer een grote hoeveelheid e-mailberichten zich in een map bevindt, is het lastig om op het eerste gezicht de e-mailberichten te vinden die gemarkeerd zijn met gespecificeerde kleurcategorieën. Eigenlijk zijn er verschillende trucs om e-mailberichten snel te groeperen op basis van gespecificeerde kleurcategorieën in Microsoft Outlook.
Hoe maak je een map aan om e-mails te organiseren op basis van een datumbereik in Outlook?
In deze handleiding introduceer ik twee methoden om e-mails te organiseren op basis van een datumbereik met mappen in Outlook, voor betere efficiëntie.
Beste productiviteitstools voor Office
Breaking News: Kutools voor Outlook lanceert gratis versie!
Ervaar de geheel nieuwe gratis versie van Kutools voor Outlook met meer dan70 geweldige functies, voor altijd gratis te gebruiken! Klik om nu te downloaden!
📧 E-mailautomatisering: Automatisch antwoorden (beschikbaar voor POP en IMAP) / E-mails verzenden volgens schema / Automatisch CC/BCC op basis van regels bij het verzenden van e-mails / Automatisch doorsturen (Geavanceerde regels) / Automatisch begroeting toevoegen / E-mails met meerdere ontvangers automatisch splitsen naar individuele berichten ...
📨 E-mailbeheer: E-mail terughalen / Scam-e-mails blokkeren op onderwerp en andere criteria / Dubbele e-mails verwijderen / Geavanceerd Zoeken / Organiseer mappen ...
📁 Bijlagen Pro: Batch opslaan / Batch loskoppelen / Batch comprimeren / Automatisch opslaan / Automatisch loskoppelen / Automatisch comprimeren ...
🌟 Interface Magic: 😊Meer mooie en coole emoji's / Herinnering bij belangrijke e-mails / Minimaliseer Outlook in plaats van afsluiten ...
👍 One-click Wonders: Antwoord Allen met Bijlagen / Anti-phishing e-mails / 🕘Toon tijdzone van afzender ...
👩🏼🤝👩🏻 Contacten & Agenda: Batch contact toevoegen vanuit geselecteerde e-mails / Een contactgroep splitsen naar individuele groepen / Verjaardagsherinnering verwijderen ...
