Hoe een bericht beantwoorden met een vergadering in Outlook?

Er zijn momenten waarop we een bericht ontvangen van bijvoorbeeld klanten met iets om over te praten in een vergadering. Normaal gesproken kunt u naar Agenda gaan om een vergadering te maken en een deel van de berichtinhoud naar de hoofdtekst van de vergadering kopiëren en die ontvangers van het bericht één voor één toevoegen aan de gemaakte vergadering. Hier zal ik een manier introduceren om het bericht snel naar een vergadering te converteren en die vergadering rechtstreeks naar alle deelnemers aan het bericht te sturen.

Een bericht beantwoorden met een vergadering in Outlook

Een bericht beantwoorden met een vergadering en aangepaste sjabloon in Outlook

Een bericht beantwoorden met een vergadering in Outlook

1. Klik in uw Postvak IN op het bericht dat u naar een vergadering wilt converteren en naar de afzender en andere ontvangers wilt sturen.

2. Op de Home tab, in de Reageren groep, klik Meeting. Of druk op Ctrl + anders + R.

3. Er verschijnt een vergadervenster met het onderwerp van de e-mail. U kunt zien dat de informatie, inclusief het onderwerp van het bericht, de hoofdtekst en de ontvangers, is ingevuld in het overeenkomstige gedeelte van de vergadering, zoals hieronder weergegeven. Voeg nu de vergadertijd, locatie of bijlagen toe als u dat wilt. U kunt ook deelnemers toevoegen of verwijderen. Als u klaar bent, klikt u op Verzenden.

Opmerking: De vergadering nodigt ontvangers uit die zich op de Aan-regel in het oorspronkelijke bericht bevinden als Vereiste deelnemers en ontvangers op de Cc-regel als Optionele deelnemers.

Een bericht beantwoorden met een vergadering en aangepaste sjabloon in Outlook

Als u altijd wat informatie (boilerplate-tekst) in de geconverteerde vergaderingstekst moet toevoegen, kunt u gebruik maken van de Snelle stappen functie van Outlook.

1. In de E-mailadres uitzicht, op de Home tab, klik Maak Nieuwe in de Snelle stappen doos.

2. klikken Kies een actie om de vervolgkeuzelijst met meerdere acties te openen. Selecteer vervolgens Reageren met vergadering.

3. Klik op Toon opties onder de geselecteerde Reageren met vergadering actie om uw aangepaste informatie te bewerken of in te voeren:

Naar: Voeg hier extra ontvangers toe als je altijd iemand wilt toevoegen wanneer je deze actie toepast. De actie voegt automatisch Aan en Cc/Bcc-ontvangers van het oorspronkelijke bericht toe als deelnemers aan de vergadering, ongeacht of u hier ontvangers toevoegt in het vak Aan of niet.
Onderwerp: wordt automatisch vervangen door het oorspronkelijke onderwerp van het bericht. U kunt de titel van uw vergadering aanpassen, zoals: Ontmoeting over.
Locatie: voeg de locatie-informatie toe. Laat het leeg als u altijd van vergaderlocatie verandert.
Belang: U kunt het standaard belangrijkheidsniveau instellen van de vergadering waarmee u antwoordt.
Tekst: typ uw standaardtekst in die u wilt dat Outlook automatisch aan de hoofdtekst van de vergadering toevoegt wanneer u de actie toepast. Opmerking: U hoeft uw handtekening niet te typen als u er al een hebt gemaakt.

4. Zoals je hieronder kunt zien, worden de naam en het pictogram van de actie automatisch bijgewerkt, je kunt ze desgewenst wijzigen. U kunt ook een sneltoets voor deze actie instellen (hier stel ik in) CTRL+SHIFT+9 als de sneltoets), of bewerk de tooltip-tekst. Dan klikken Finish.

5. Klik in uw Postvak IN op het bericht dat u naar een vergadering wilt converteren en naar de afzender en andere ontvangers wilt sturen. En klik vervolgens op de nieuw gemaakte actie.

6. Er verschijnt een vergaderingsvenster met uw aangepaste informatie ingevuld in het overeenkomstige gebied. Voeg nu naar behoefte de vergadertijd, locatie of bijlagen toe. U kunt ook deelnemers toevoegen of verwijderen. Als u klaar bent, klikt u op Verzenden.

Gerelateerde artikelen

Hoe uitnodiging voor vergaderingen doorsturen in Outlook?

Wanneer u een uitnodiging voor een vergadering ontvangt en merkt dat sommige deelnemers aan de vergadering worden vergeten door de organisator van de vergadering, kunt u namens de organisator verzenden door deze uitnodiging voor een vergadering door te sturen naar de vergeten deelnemers. Of soms wil je gewoon de vergadering doorsturen die al in je Outlook-agenda staat. Hoe kan ik de uitnodiging voor een vergadering doorsturen op basis van de bovenstaande twee situaties? In deze zelfstudie laten we u zien hoe u de uitnodiging voor een vergadering in Outlook in detail kunt doorsturen.

Hoe automatisch vergaderverzoeken van een specifieke persoon in Outlook accepteren?

Wanneer u een uitnodiging voor een vergadering ontvangt in Outlook, moet u het vergaderverzoek handmatig accepteren en het antwoord naar de afzender sturen. Is er een gemakkelijke manier om het automatisch te accepteren van een specifieke persoon in Outlook? De methode in dit artikel zal je een plezier doen.

Hoe automatisch uitnodigingen voor vergaderingen van specifieke mensen in Outlook weigeren?

In Outlook kunnen we een regel maken om bepaalde uitnodigingen voor vergaderingen van specifieke mensen automatisch te weigeren, maar hoe ermee om te gaan? Dit artikel zal een methode in detail introduceren.

Hoe verzonden vergaderingen automatisch naar een specifieke map in Outlook verplaatsen?

Normaal gesproken zullen ze na het verzenden van de e-mails of vergaderingen beide in de map Verzonden items worden geplaatst. De map Verzonden items zal dus behoorlijk rommelig en omslachtig zijn. In dit artikel zal ik een methode introduceren om de verzonden vergaderingen automatisch naar een andere map te verplaatsen nadat de vergadering is verzonden.