Hoe kunt u vergaderuitnodigingen van bepaalde personen automatisch laten afwijzen in Outlook?

In Outlook kunt u een regel instellen om vergaderuitnodigingen van bepaalde personen automatisch af te wijzen – maar hoe werkt dat precies? Dit artikel legt de methode gedetailleerd uit.

Vergaderuitnodigingen van specifieke personen automatisch afwijzen in Outlook

Vergaderuitnodigingen van specifieke personen automatisch afwijzen en de vergadering ook uit de agenda verwijderen

---

Vergaderuitnodigingen van specifieke personen automatisch afwijzen in Outlook

Volg de volgende stappen om deze taak uit te voeren:

1. Maak eerst een berichtsjabloon voor het afwijzen van vergaderuitnodigingen. Typ in het Berichtvenster het bericht dat u wilt verzenden om de vergaderuitnodiging af te wijzen. Zie schermafbeelding:

2. Sla het bericht vervolgens op als sjabloonsbestand. Klik hiervoor op Bestand > Opslaan als, geef in het Opslaan als-venster een naam op voor het bericht in het Bestandsnaam-tekstvak en kies vervolgens Outlook-sjabloon (*.oft) in de vervolgkeuzelijst Opmaak opgeven voor opslaan, zie schermafbeelding:

Opmerking: Wanneer u Outlook-sjabloon (*.oft) selecteert, wordt automatisch de standaardmap voor gebruikerssjablonen geopend.

3. Klik daarna op de knop Opslaan om het berichtsjabloon op te slaan en sluit het berichtvenster.

4. Vervolgens kunt u een regel maken. Klik hiervoor op Regels > Regels en waarschuwingen beheren onder het tabblad Start, zie schermafbeelding:

5. In het dialoogvenster Regels en waarschuwingen klikt u op Nieuwe regel op het tabblad E-mailregels. Zie schermafbeelding:

6. In het pop-upvenster Regelwizard klikt u op de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang onder de sectie Begin met een lege regel. Zie schermafbeelding:

7. Klik daarna op de knop Volgende en schakel in het pop-upvenster het vakje in bij „van personen of openbare groep” in het Stap 1: Selecteer voorwaarde(s)-lijstvak. Klik vervolgens op de hyperlink personen of openbare groep om het dialoogvenster Regeladres te openen en selecteer de personen van wie u vergaderingen wilt afwijzen, zie schermafbeelding:

8. Klik op OK en schakel in ditzelfde dialoogvenster het vakje in bij „het betreft een vergaderuitnodiging of -update” in het Stap 1: Selecteer voorwaarde(s)-lijstvak, zie schermafbeelding:

9. Klik verder op Volgende en ga in het volgende dialoogvenster als volgt te werk:

(1.) Schakel de optie beantwoorden met een specifiek sjabloonin bij Stap 1: Selecteer actie(s)-lijstvak;

(2.) Klik vervolgens op de hyperlink een specifiek sjabloonom het dialoogvenster Selecteer een Antwoordsjabloonte openen;

(3.) Selecteer in het dialoogvenster Selecteer een Antwoordsjabloonde optie Gebruikerssjablonen inBestandssysteemin de vervolgkeuzelijst Zoeken in;

(4.) Selecteer vervolgens de naam van het bericht dat u zojuist hebt gemaakt;

(5.) Klik op de knop Openen.

10. Ga terug naar het oorspronkelijke dialoogvenster en schakel ook de optie verwijderen in bij het Stap 1: Selecteer actie(s)-lijstvak, zie schermafbeelding:

11. Klik op Volgende > Volgende om naar de laatste stap te gaan. Geef in de sectie Voltooien van de regelinstelling een naam op voor deze regel en schakel de optie Deze regel inschakelen in bij Stap 2: Regelopties instellen, zie schermafbeelding:

12. Klik op de knop Voltooien om de regel af te ronden en klik vervolgens op OK om het dialoogvenster te sluiten.

13. Vanaf nu wordt bij ontvangst van een vergaderuitnodiging van deze specifieke personen automatisch een afwijzingsmail naar hen verzonden én wordt het vergaderbericht direct verwijderd.

---

---

Vergaderuitnodigingen van specifieke personen automatisch afwijzen en de vergadering ook uit de agenda verwijderen

De eerste methode stuurt een e-mail waarin u aangeeft dat u niet aanwezig zult zijn, terwijl de vergaderingen wel zichtbaar blijven in uw agenda. Als u de vergaderingen tegelijkertijd ook uit uw agenda wilt verwijderen, helpt de volgende VBA-code u daarbij.

1. Houd de toetsen ALT + F11 ingedrukt om het venster Microsoft Visual Basic for Applications te openen.

2. Dubbelklik in het venster Microsoft Visual Basic for Applications op ThisOutlookSession in het deelvenster Project1 (VbaProject.OTM) om de module te openen, en plak vervolgens de volgende code in de lege module.

VBA-code: Vergaderuitnodigingen automatisch afwijzen en de vergaderingen ook uit de agenda verwijderen:

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
    Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
    If xItem.Class = olMeetingRequest Then
        Set xMeeting = xItem
        xMeeting.ReminderSet = False
        If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("yy@addin99.com") Then 'Specify the person you need
            Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
            xAppointmentItem.ReminderSet = False
            Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
            xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
                                    "I am not at office. " & vbCrLf & _
                                    "I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
            xMeetingDeclined.Send
            xMeeting.Delete
        End If
    End If
Next
End Sub

3. Sluit vervolgens het codevenster en sla het op. Vanaf nu ontvangt de betreffende persoon een afwijzingsmail en wordt de vergadering automatisch uit uw agenda verwijderd.