Skip to main content

Hoe kun je automatisch uitnodigingen voor vergaderingen van specifieke personen afwijzen in Outlook? 

Author: Xiaoyang Last Modified: 2025-05-29

In Outlook kunnen we een regel maken om sommige uitnodigingen voor vergaderingen van specifieke personen automatisch af te wijzen, maar hoe gaan we daarmee om? Dit artikel introduceert een methode in detail.

Afwijzen van vergaderingsuitnodigingen van specifieke personen automatisch in Outlook

Afwijzen van vergaderingsuitnodigingen van specifieke personen automatisch en de vergadering ook uit de agenda verwijderen


Afwijzen van vergaderingsuitnodigingen van specifieke personen automatisch in Outlook

Volg de volgende stappen om deze taak te voltooien:

1. Maak eerst een berichtsjabloon voor het afwijzen van vergaderingsuitnodigingen. Typ in het Berichtenvenster het bericht dat u wilt versturen om de vergaderingsuitnodigingen af te wijzen. Zie screenshot:

the steps of declining meeting invites from specific people automatically in Outlook

2. Sla het bericht vervolgens op als sjabloonnaam, klik op Bestand > Opslaan als. Voer in het venster Opslaan als een naam in voor het bericht in het tekstvak Bestandsnaam en kies vervolgens Outlook-sjabloon (*.oft) uit de vervolgkeuzelijst Opslaan als type, zie screenshot:

the steps of declining meeting invites from specific people automatically in Outlook

Opmerking: Wanneer u Outlook-sjabloon (*.oft) selecteert, wordt een standaard gebruikerssjabloonmap geopend.

3. Klik vervolgens op de knop Opslaan om het berichtsjabloon op te slaan en sluit het berichtenvenster.

4. Vervolgens kunt u een regel maken. Klik op Regels > Regels beheren en waarschuwingen onder het Start tabblad, zie screenshot:

the steps of declining meeting invites from specific people automatically in Outlook

5. Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op Nieuwe regel vanaf het tabblad E-mailregels, zie screenshot:

the steps of declining meeting invites from specific people automatically in Outlook

6. Klik in de pop-up Regelwizard op de optie Regel toepassen op ontvangen berichten onder de sectie Beginnen met een lege regel, zie screenshot:

the steps of declining meeting invites from specific people automatically in Outlook

7. Klik vervolgens op de knop Volgende en schakel in het pop-up dialoogvenster de optie van personen of openbare groep in de lijst Voorwaarden selecteren stap 1 aan, en klik vervolgens op de tekstlink personen of openbare groep om het dialoogvenster Regeladres te openen en selecteer de personen waarvan u de vergadering wilt afwijzen, zie screenshot:

the steps of declining meeting invites from specific people automatically in Outlook

8. Klik op de knop OK, blijf in dit dialoogvenster, scrol naar beneden en schakel de optie die een uitnodiging of update voor een vergadering is aan in de lijst Voorwaarden selecteren stap 1, zie screenshot:

the steps of declining meeting invites from specific people automatically in Outlook

9. Ga door met klikken op de knop Volgende, in het volgende dialoogvenster:

(1.) Schakel de optie Antwoorden met een specifieke sjabloon aan in de lijst Acties selecteren stap 1;

(2.) Klik vervolgens op de tekstlink een specifieke sjabloon om het dialoogvenster Selecteer een antwoordsjabloon te openen;

(3.) Kies in het dialoogvenster Selecteer een antwoordsjabloon Gebruikerssjablonen in bestandssysteem uit de vervolgkeuzelijst Zoeken in;

(4.) Selecteer vervolgens de naam van het bericht dat u zojuist heeft gemaakt;

(5.) Klik op de knop Openen.

the steps of declining meeting invites from specific people automatically in Outlook

10. Ga terug naar het oorspronkelijke dialoogvenster, ga door met het aanvinken van de optie Verwijder het in de lijst Acties selecteren stap 1, zie screenshot:

the steps of declining meeting invites from specific people automatically in Outlook

11. Klik vervolgens op Volgende > Volgende om naar de laatste stap te gaan. Specificeer in de sectie Regelinstelling voltooien een naam voor deze regel en schakel de optie Deze regel inschakelen aan vanuit de lijst Opties voor regel instellen stap 2, zie screenshot:

the steps of declining meeting invites from specific people automatically in Outlook

12. Klik op de knop Voltooien om deze regel te voltooien, en klik vervolgens op OK om het dialoogvenster te sluiten.

13. Vanaf nu, wanneer u een vergadering van deze specifieke persoon ontvangt, wordt er automatisch een afwijzingsemail naar hem verzonden en wordt het vergaderingsbericht ook verwijderd.


AI Mail Assistant in Outlook: Slimmere antwoorden, duidelijkere communicatie (één-klik magie!) GRATIS

Stroomlijn uw dagelijkse Outlook-taken met de AI Mail Assistant van Kutools voor Outlook. Deze krachtige tool leert uit uw eerdere e-mails om intelligente en nauwkeurige reacties te bieden, uw e-mailinhoud te optimaliseren en u te helpen berichten moeiteloos op te stellen en te verfijnen.
doc ai email handle

Deze functie ondersteunt:

  • Slimme antwoorden: Ontvang reacties die zijn samengesteld uit uw eerdere gesprekken - afgestemd, precies en klaar voor gebruik.
  • Verbeterde inhoud: Automatisch uw e-mailtekst verfijnen voor meer duidelijkheid en impact.
  • Makkelijke samenstelling: Geef slechts trefwoorden op en laat AI de rest doen, met meerdere schrijfstijlen.
  • Intelligente uitbreidingen: Breid uw gedachten uit met contextbewuste suggesties.
  • Samenvatting: Krijg direct een beknopt overzicht van lange e-mails.
  • Wereldwijde bereik: Vertaal uw e-mails eenvoudig in elke taal.

Deze functie ondersteunt:

  • Slimme e-mailreacties
  • Geoptimaliseerde inhoud
  • Op trefwoorden gebaseerde concepten
  • Intelligente inhoudsuitbreiding
  • E-mailsamenvatting
  • Meertalige vertaling

Het beste van alles is dat deze functie voor altijd volledig gratis is! Wacht niet langer — download AI Mail Assistant nu en geniet


Afwijzen van vergaderingsuitnodigingen van specifieke personen automatisch en de vergadering ook uit de agenda verwijderen

De eerste methode helpt bij het versturen van een e-mail om de persoon te laten weten dat u niet aan de vergadering zult deelnemen, maar de vergaderingen blijven altijd in uw agenda weergegeven. Als u de vergaderingen die in uw agenda verschijnen tegelijkertijd moet verwijderen, kan de volgende VBA-code u helpen.

1. Houd de toetsen ALT + F11 ingedrukt om het venster Microsoft Visual Basic for Applications te openen.

2. Dubbelklik in het venster Microsoft Visual Basic for Applications op ThisOutlookSession in het deelvenster Project1(VbaProject.OTM) om de module te openen, en kopieer en plak vervolgens de volgende code in de lege module.

VBA-code: Automatisch vergaderingsuitnodigingen afwijzen en de vergaderingen ook uit de agenda verwijderen:

Private Sub Application_NewMailEx(ByVal EntryIDCollection As String)
Dim xEntryIDs
Dim xItem
Dim i As Integer
Dim xMeeting As MeetingItem, xMeetingDeclined As MeetingItem
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
xEntryIDs = Split(EntryIDCollection, ",")
For i = 0 To UBound(xEntryIDs)
    Set xItem = Application.Session.GetItemFromID(xEntryIDs(i))
    If xItem.Class = olMeetingRequest Then
        Set xMeeting = xItem
        xMeeting.ReminderSet = False
        If VBA.LCase(xMeeting.SenderEmailAddress) = VBA.LCase("yy@addin99.com") Then 'Specify the person you need
            Set xAppointmentItem = xMeeting.GetAssociatedAppointment(True)
            xAppointmentItem.ReminderSet = False
            Set xMeetingDeclined = xAppointmentItem.Respond(olMeetingDeclined)
            xMeetingDeclined.Body = "Dear, " & vbCrLf & _
                                    "I am not at office. " & vbCrLf & _
                                    "I'm sorry that I will not attend the meeting invitations."
            xMeetingDeclined.Send
            xMeeting.Delete
        End If
    End If
Next
End Sub
the steps of declining meeting invites from specific people automatically and delete the meeting from calendar as well

3. Sla vervolgens dit codevenster op en sluit het. Vanaf nu, als er vergaderingen zijn van deze specifieke persoon, ontvangt hij een afwijzingsemail en wordt de vergadering automatisch uit uw agenda verwijderd.


Beste productiviteitstools voor Office

Breaking News: Kutools voor Outlook lanceert gratis versie!

Ervaar de geheel nieuwe gratis versie van Kutools voor Outlook met meer dan70 geweldige functies, voor altijd gratis te gebruiken! Klik om nu te downloaden!

🤖 Kutools AI : Maakt gebruik van geavanceerde AI-technologie om e-mails moeiteloos te verwerken, waaronder beantwoorden, samenvatten, optimaliseren, uitbreiden, vertalen en opstellen van e-mails.

📧 E-mailautomatisering: Automatisch antwoorden (beschikbaar voor POP en IMAP) / E-mails verzenden volgens schema / Automatisch CC/BCC op basis van regels bij het verzenden van e-mails / Automatisch doorsturen (Geavanceerde regels) / Automatisch begroeting toevoegen / E-mails met meerdere ontvangers automatisch splitsen naar individuele berichten ...

📨 E-mailbeheer: E-mail terughalen / Scam-e-mails blokkeren op onderwerp en andere criteria / Dubbele e-mails verwijderen / Geavanceerd Zoeken / Organiseer mappen ...

📁 Bijlagen Pro: Batch opslaan / Batch loskoppelen / Batch comprimeren / Automatisch opslaan / Automatisch loskoppelen / Automatisch comprimeren ...

🌟 Interface Magic: 😊Meer mooie en coole emoji's / Herinnering bij belangrijke e-mails / Minimaliseer Outlook in plaats van afsluiten ...

👍 One-click Wonders: Antwoord Allen met Bijlagen / Anti-phishing e-mails / 🕘Toon tijdzone van afzender ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Contacten & Agenda: Batch contact toevoegen vanuit geselecteerde e-mails / Een contactgroep splitsen naar individuele groepen / Verjaardagsherinnering verwijderen ...

Ontgrendel direct Kutools voor Outlook met één klik. Wacht niet langer, download nu en verhoog je efficiëntie!

kutools for outlook features1 kutools for outlook features2