Hoe voorkom je dat gemarkeerde items in Outlook gearchiveerd worden?
AutoArchive is erg handig voor de meeste gebruikers om items automatisch op tijd te archiveren in Microsoft Outlook. Soms markeer je echter bepaalde items met vlaggen en herinner je jezelf eraan dat deze niet gearchiveerd moeten worden. Dus hoe voorkom je dat gemarkeerde items automatisch worden gearchiveerd? In dit artikel laat ik je gedetailleerd zien hoe je voorkomt dat gemarkeerde items in Microsoft Outlook worden gearchiveerd.
Deel 1: Verplaats alle gemarkeerde e-mails naar een specifieke map met een regel
Deel 2: Archiveer de specifieke map niet
- Verhoog uw e-mailproductiviteit met AI-technologie, zodat u snel op e-mails kunt reageren, nieuwe kunt opstellen, berichten kunt vertalen en nog veel efficiënter kunt werken.
- Automatiseer e-mailverkeer met Automatisch CC/BCC, Automatisch Doorsturen volgens regels; stuur Automatisch Antwoord (Afwezig) zonder dat een exchange-server nodig is...
- Krijg herinneringen zoals Waarschuwen bij BCC wanneer u op 'Allen beantwoorden' klikt terwijl u in de BCC-lijst staat, en Herinnering bij ontbrekende bijlagen voor vergeten bijlagen...
- Verhoog de e-mail efficiëntie met Beantwoorden (Allen) met bijlagen, Automatisch begroeting of datum & tijd toevoegen aan handtekening of onderwerp, Beantwoord meerdere e-mails...
- Stroomlijn het versturen van e-mails met Terughalen e-mails, Bijlagenhulpmiddelen (Comprimeren alles, Automatisch opslaan alles...), Verwijder dubbele e-mails en Snelle rapportage...
Deel 1: Verplaats alle gemarkeerde e-mails naar een specifieke map met een regel
Het eerste deel zal je leiden bij het maken van een regel en het automatisch verplaatsen van alle gemarkeerde e-mailberichten naar een specifieke map. Volg de volgende stappen:
Stap 1: Ga naar de Mail-weergave, open een specifieke mailmap en open vervolgens het dialoogvenster Regels & Waarschuwingen:
- In Outlook 2007 klikt u op Extra > Regels en waarschuwingen.
- In Outlook 2010 en 2013 klikt u op Regels > Beheren regels & waarschuwingen op het tabblad Start.
Stap 2: Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op de knop Nieuwe regel op het tabblad E-mailregels. Zie schermopname:
Stap 3: Selecteer in het pop-up venster Regelwizard de optie Regel toepassen op berichten die ik ontvang (of Controleer berichten wanneer ze aankomen in Outlook 2007) en klik op de knop Volgende.
Stap 4: In het tweede venster van de Regelwizard
(1) Vink de optie Gemarkeerd voor actie aan;
(2) Klik op de tekst van actie in sectie Stap 2;
(3) Klik in het pop-up venster Gemarkeerde e-mails op het selectievakje Vlag en selecteer een vlagstijl uit de vervolgkeuzelijst, zoals Opvolging vereist, en klik vervolgens op de knop OK ;
(4) Klik op de knop Volgende.
Opmerking: Als je niet zeker bent welk type vlag het is, selecteer dan Elk uit de vervolgkeuzelijst Vlag in het venster Gemarkeerde e-mails.
Stap 5: In het derde venster van de Regelwizard
(1) Vink de optie Verplaats het naar de gespecificeerde map aan;
(2) Klik op de tekst gespecificeerd in sectie Stap 2;
(3) Klik in het pop-up venster Regels en waarschuwingen op een map in het venster Kies een map en klik op de knop OK;
(4) Klik op de knop Volgende.
Stap 6: Klik op de knop Volgende in het volgende venster van de Regelwizard en je komt in het laatste venster van de Regelwizard.
(1) Voer een naam in voor de nieuwe regel in het vak Stap 1: Geef een naam op voor deze regel;
(2) Vink de optie Regel deze regel nu toe op berichten die al in de gespecificeerde map staan aan;
(3) Klik op de knop Afsluiten.
Stap 7: Klik op de knop OK om het dialoogvenster Regels en waarschuwingen te sluiten.
Alle e-mails met vlag worden nu automatisch naar de gespecificeerde map verplaatst.
Deel 2: Archiveer de gespecificeerde map niet
Dit deel leidt je door het wijzigen van de eigenschappen van de gespecificeerde map waarin je gemarkeerde items hebt verplaatst met een regel, zodat deze map in de toekomst niet meer wordt gearchiveerd.
Stap 1: Klik met de rechtermuisknop op de gespecificeerde mailmap in het navigatievenster en klik op Eigenschappen in het rechtermuisknopmenu. Zie schermopname:
Stap 2: Ga in het pop-up venster naar het tabblad AutoArchief en vink de optie Items in deze map niet archiveren aan, en klik op de knop OK.
Tot nu toe zijn alle gemarkeerde e-mailberichten verplaatst naar de gespecificeerde mailmap en worden ze nooit meer gearchiveerd.
Beste productiviteitstools voor Office
Breaking News: Kutools voor Outlook lanceert gratis versie!
Ervaar de geheel nieuwe gratis versie van Kutools voor Outlook met meer dan70 geweldige functies, voor altijd gratis te gebruiken! Klik om nu te downloaden!
📧 E-mailautomatisering: Automatisch antwoorden (beschikbaar voor POP en IMAP) / E-mails verzenden volgens schema / Automatisch CC/BCC op basis van regels bij het verzenden van e-mails / Automatisch doorsturen (Geavanceerde regels) / Automatisch begroeting toevoegen / E-mails met meerdere ontvangers automatisch splitsen naar individuele berichten ...
📨 E-mailbeheer: E-mail terughalen / Scam-e-mails blokkeren op onderwerp en andere criteria / Dubbele e-mails verwijderen / Geavanceerd Zoeken / Organiseer mappen ...
📁 Bijlagen Pro: Batch opslaan / Batch loskoppelen / Batch comprimeren / Automatisch opslaan / Automatisch loskoppelen / Automatisch comprimeren ...
🌟 Interface Magic: 😊Meer mooie en coole emoji's / Herinnering bij belangrijke e-mails / Minimaliseer Outlook in plaats van afsluiten ...
👍 One-click Wonders: Antwoord Allen met Bijlagen / Anti-phishing e-mails / 🕘Toon tijdzone van afzender ...
👩🏼🤝👩🏻 Contacten & Agenda: Batch contact toevoegen vanuit geselecteerde e-mails / Een contactgroep splitsen naar individuele groepen / Verjaardagsherinnering verwijderen ...
