Moeiteloos e-mails opstellen: gebruikmaken van AI-tools in Outlook

E-mails schrijven kost tijd, zeker als u een professionele toon wilt behouden of snel antwoorden moet formuleren. Gelukkig maken AI-gestuurde tools het opstellen van e-mails gemakkelijker dan ooit. In deze gids bespreken we drie krachtige manieren om AI in Outlook te gebruiken en uw e-mailtaken soepel te stroomlijnen.

Ingebouwde AI-functies in Outlook gebruiken (alleen Copilot voor 365-abonnees)

Kutools voor Outlook’s AI-opstelfunctie gebruiken

AI-tools van derden gebruiken (ChatGPT, Grammarly)

---

Ingebouwde AI-functies in Outlook gebruiken (alleen Copilot voor 365-abonnees)

---

Outlook beschikt over ingebouwde AI-functies, zoals Copilot, die u ondersteunen bij het opstellen van e-mails. Deze functies zijn echter exclusief voor Microsoft 365-abonnees en brengen extra kosten met zich mee.

Stappen om te gebruiken:

Stap 1. Open Outlook en begin met het opstellen van een nieuwe e-mail in het berichtvenster.

Stap 2. Klik op het tabblad Copilot en selecteer ‘Opstellen met Copilot’.

Stap 3. Geef in het tekstvak van Opstellen met Copilot een korte beschrijving van de gewenste e-mailinhoud (bijvoorbeeld: „Stel een opvolgingsmail op naar een klant over de projectupdate”) en klik op de knop Genereren.

Stap 4. Controleer het door AI gegenereerde concept en pas het eventueel aan. Als u tevreden bent met de inhoud, klikt u op **Behouden**; zo niet, klikt u op **Opnieuw proberen** om een nieuw concept te genereren.

Stap 5. Verzend de e-mail.

Functies

• ✅ Geen extra plug-ins nodig.
• ✅ Eenvoudig en naadloos geïntegreerd in Outlook.
• ❌ Alleen beschikbaar voor abonnees van Microsoft 365.
• ❌ Vereist mogelijk een enterprise-licentie, wat een hoge toetredingsdrempel betekent.
• ❌ Geen extra maandelijkse abonnementskosten.

---

Kutools voor Outlook’s AI-opstelfunctie gebruiken

---

Kutools voor Outlook is een krachtige plug-in met een AI-opstelfunctie, speciaal ontworpen om gebruikers snel en efficiënt te ondersteunen bij het opstellen van e-mails.

Stappen om te gebruiken:

Stap 1. Installeer Kutools voor Outlook, start de toepassing en open het berichtopstelvenster.

Stap 2. Ga naar het tabblad KUTOOLS AI, klik op AI en open het KUTOOLS AI-deelvenster.

Stap 3. Ga in het Kutools-paneel naar het tabblad Opstellen en voer uw e-mailvereisten in.

1. Kies uw voorkeurstaal uit meer dan 40 ondersteunde talen.

2. Kies uw e-mailstijl: formeel, informeel of gedetailleerd.

3. Voer het belangrijkste punt van de e-mail in en klik daarna op de knop Genereren.

Stap 4. Controleer het door AI gegenereerde concept. Als u tevreden bent met de inhoud, klikt u op **Invoegen** om het direct in uw e-mail toe te voegen. Zo niet, klikt u op **Genereren** om een nieuw concept te maken—totdat u het gewenste resultaat bereikt.

Opties

Ondersteuning voor meerdere talen: Stel e-mails op in verschillende talen.

Keuze van e-mailstijl: Kies uit formele, informele of aangepaste stijlen.

Aangepaste stijlen: Bepaal de toon en voorkeuren van uw e-mails. Klik op de knop Vaardigheidsbibliotheekbeheer, ga naar het tabblad Opstellen en pas rol, opdracht en opties aan.

Functies

• ✅ Ondersteunt meerdere talen en e-mailstijlen.
• ✅ Volledig aanpasbare stijlen.
• ✅ Gratis te gebruiken zodra u uw OpenAI API-sleutel hebt ingevoerd.
• ❌ Vereist installatie van een extra plug-in.

Andere AI-functies voor het schrijven van e-mails

Kutools biedt ook functies zoals:

---

AI-tools van derden gebruiken (ChatGPT, Grammarly)

---

Integreer diverse AI-tools van derden met Outlook via browserextensies of zelfstandige apps. Tools zoals ChatGPT en GrammarlyGO bieden krachtige functies om e-mailinhoud te genereren en te verfijnen.

Stappen om te gebruiken:

Voorbeeld: ChatGPT

Stap 1. Open ChatGPT in uw browser of app.

Stap 2. Geef een prompt met een beschrijving van de gewenste e-mail, bijvoorbeeld: „Stel een professionele e-mail op om een vergadering op te volgen.” Klik vervolgens op de knop Verzenden.

ChatGPT genereert de inhoud.

Stap 3. Kopieer het gegenereerde concept en plak het direct in Outlook.

Functies

• ✅ Zeer flexibel, ondersteunt diverse talen en stijlen.
• ✅ Werkt onafhankelijk van Outlook, waardoor het platformonafhankelijk is.
• ❌ Vereist wisselen tussen toepassingen.
• ❌ Mogelijke privacyrisico’s bij het delen van e-mailinhoud met tools van derden.

---

Conclusie

---

AI-tools kunnen uw e-mailopstelproces aanzienlijk verbeteren, of u nu kiest voor de ingebouwde functies van Outlook, tools van derden of gespecialiseerde plug-ins zoals Kutools voor Outlook. Hoewel de ingebouwde functies handig zijn voor Microsoft 365-abonnees, biedt Kutools voor Outlook een toegankelijkere en beter aanpasbare oplossing voor alle gebruikers.

Klaar om uw e-mailworkflow te stroomlijnen?Download vandaag nog Kutools voor Outlook en ervaar de kracht van AI-gestuurd e-mailopstellen!