Makkelijke E-mailopstelling: AI-tools in Outlook gebruiken
Het schrijven van e-mails kan tijdrovend zijn, vooral wanneer je streeft naar een professionele toon of snelle reacties wilt opstellen. Gelukkig maken AI-gestuurde tools het opstellen van e-mails gemakkelijker dan ooit. In deze handleiding onderzoeken we drie belangrijke methoden om AI in Outlook te gebruiken en zo je e-mailtaken te stroomlijnen.
Gebruik van ingebouwde AI-functies in Outlook (Copilot alleen voor 365-abonnees)
Gebruik van de AI-opstelfunctie van Kutools voor Outlook
Gebruik van externe AI-tools (ChatGPT, Grammarly)
Gebruik van ingebouwde AI-functies in Outlook (Copilot alleen voor 365-abonnees)
Outlook biedt ingebouwde AI-functies, zoals Copilot, om te helpen bij het opstellen van e-mails. Deze functies zijn echter exclusief voor Microsoft 365-abonnees en brengen extra kosten met zich mee.
Stappen om te gebruiken:
Stap 1. Open Outlook en begin met het opstellen van een nieuwe e-mail in het berichtenvenster.
Stap 2. Klik op het tabblad Copilot en klik op 'Draft with Copilot'.
Stap 3. Voer in het tekstvak 'Draft with Copilot' een korte beschrijving in van de e-mailinhoud die je nodig hebt (bijvoorbeeld: “Stel een vervolge-mail op aan een klant over de projectupdate”), en klik vervolgens op de knop Genereren.
Stap 4. Controleer het door AI gegenereerde concept en maak eventueel noodzakelijke wijzigingen. Als je tevreden bent met de inhoud, klik dan op de knop Behouden; zo niet, klik dan op de knop Opnieuw proberen om een nieuw concept te genereren.
Stap 5. Verzend de e-mail.
Kenmerken
- ✅Geen noodzaak om extra plug-ins te installeren.
- ✅Eenvoudig en geïntegreerd in Outlook.
- ❌Alleen beschikbaar voor Microsoft 365-abonnees.
- ❌Mogelijk vereist ondernemingslicenties, wat een hoge drempel creëert.
- ❌Extra maandelijkse abonnementskosten.
Gebruik van de AI-opstelfunctie van Kutools voor Outlook
Kutools voor Outlook is een krachtige plug-in die een AI-opstelfunctie bevat, ontworpen om gebruikers snel en efficiënt e-mails te laten opstellen.
Stappen om te gebruiken:
Stap 1. Installeer Kutools voor Outlook, start de applicatie en open het venster voor het opstellen van berichten.
Stap 2. Ga naar het tabblad Kutools AI, klik op AI en activeer het Kutools AI-paneel.
Stap 3. Ga in het Kutools-paneel naar het tabblad Opstellen en voer je e-mailvereisten in.
Kies je voorkeurstaal uit meer dan 40 ondersteunde opties.
Selecteer de e-mailstijl, zoals formeel, informeel of gedetailleerd.
Voer het kernpunt van de e-mail in en klik vervolgens op de knop Genereren.
Stap 4. Controleer het door AI gegenereerde concept. Als je tevreden bent met de inhoud, klik dan op de knop Invoegen om het direct in je e-mail toe te passen. Zo niet, klik dan op de knop Genereren om een nieuw concept te maken tot je het gewenste resultaat bereikt.
Opties
Ondersteuning voor meerdere talen: Schrijf e-mails in verschillende talen.
Selectie van e-mailstijlen: Kies uit formele, informele of aangepaste stijlen.
Aangepaste stijlen: Definieer je e-mailtoon en voorkeuren. Klik op de knop Vaardighedenbibliotheekbeheer, ga naar het tabblad Opstellen en pas de rol, opdracht en opties aan.
Kenmerken
- ✅Ondersteunt meerdere talen en e-mailstijlen.
- ✅Volledig aanpasbare stijlen.
- ✅Gratis te gebruiken zodra je je OpenAI API-sleutel hebt ingevoerd.
- ❌Vereist installatie van een extra plug-in.
Andere AI-functies voor e-mailschrijven
Kutools biedt ook functies zoals:
Grammaticafoutcontrole: Identificeert automatisch en stelt correcties voor grammaticale problemen voor.
Paraphraseren van e-mails: Helpt bij het herformuleren van je e-mails voor meer duidelijkheid of toonwijziging.
Verfijn je e-mails met AI: Een stap-voor-stap handleiding voor perfecte communicatie
E-mailreactie: Genereert snelle reacties op binnenkomende e-mails.
Gebruik van externe AI-tools (ChatGPT, Grammarly)
Verschillende externe AI-tools integreren met Outlook via browserextensies of standalone apps. Deze tools, zoals ChatGPT en GrammarlyGO, bieden krachtige functies voor het genereren en verfijnen van e-mailinhoud.
Stappen om te gebruiken:
Voorbeeld: ChatGPT
Stap 1. Open ChatGPT in je browser of app.
Stap 2. Geef een prompt op waarin je de e-mail beschrijft die je nodig hebt (bijvoorbeeld: "Stel een professionele e-mail op om een vergadering na te lopen"). Klik vervolgens op de knop Verzenden.
ChatGPT genereert de inhoud.
Stap 3. Kopieer het gegenereerde concept en plak het in Outlook.
Kenmerken
- ✅Hoog flexibel, ondersteunt verschillende talen en stijlen.
- ✅Werkt onafhankelijk van Outlook, biedt veelzijdigheid over platforms heen.
- ❌Vereist overschakelen tussen applicaties.
- ❌Potentiële privacyproblemen bij het delen van e-mailinhoud met externe tools.
Conclusie
AI-tools kunnen je proces van e-mailopstellen aanzienlijk verbeteren, of je nu ingebouwde functies van Outlook, externe tools of gespecialiseerde plug-ins zoals Kutools voor Outlook gebruikt. Hoewel ingebouwde functies handig zijn voor Microsoft 365-abonnees, biedt Kutools voor Outlook een toegankelijker en aanpasbaardere oplossing voor alle gebruikers.
Klaar om je e-mailwerkstroom te stroomlijnen? Download vandaag nog Kutools voor Outlook en ervaar de kracht van AI-gedreven e-mailopstellen!
Beste Office-productiviteitstools
Breaking News: Kutools for Outlook lanceert een gratis versie!
Ervaar de geheel nieuwe Kutools for Outlook met meer dan100 fantastische functies! Klik om nu te downloaden!
📧 E-mailautomatisering: Automatisch antwoorden (Beschikbaar voor POP en IMAP) / Schema E-mail verzenden / Automatisch CC/BCC per Regel bij Verzenden / Automatisch doorsturen (Geavanceerde regels) / Begroeting automatisch toevoegen / Meerdere ontvangers automatisch opsplitsen naar individuele E-mail...
📨 E-mailbeheer: E-mail terughalen / Scam-e-mails blokkeren op onderwerp en anderen / Duplicaat verwijderen / Geavanceerd Zoeken / Organiseer mappen...
📁 Bijlagen Pro: Batch opslaan / Batch loskoppelen / Batch comprimeren / Automatisch opslaan / Automatisch loskoppelen / Automatisch comprimeren...
🌟 Interface-magie: 😊Meer mooie en gave emoji's / Herinneren wanneer belangrijke e-mails binnenkomen / Outlook minimaliseren in plaats van afsluiten...
👍 Wonders met één klik: Antwoord Allen met Bijlagen / Anti-phishing e-mails / 🕘Tijdzone van de afzender weergeven...
👩🏼🤝👩🏻 Contacten & Agenda: Batch toevoegen van contacten vanuit geselecteerde E-mails / Contactgroep opsplitsen naar individuele groepen / Verjaardagsherinnering verwijderen...
Gebruik Kutools in je voorkeurt taal – ondersteunt Engels, Spaans, Duits, Frans, Chinees en meer dan40 andere talen!
🚀 Eén klik downloaden — Ontvang alle Office-invoegtoepassingen
Sterk aanbevolen: Kutools for Office (5-in-1)
Met één klik download je vijf installatiepakketten tegelijk — Kutools voor Excel, Outlook, Word, PowerPoint en Office Tab Pro. Klik om nu te downloaden!
- ✅ Eén-klik gemak: Download alle vijf de installaties in één actie.
- 🚀 Klaar voor elke Office-taak: Installeer de invoegtoepassingen die je nodig hebt, wanneer je ze nodig hebt.
- 🧰 Inclusief: Kutools voor Excel / Kutools for Outlook / Kutools voor Word / Office Tab Pro / Kutools voor PowerPoint