Stel Afwezig automatische antwoorden in Outlook in (volledige handleiding)

In het huidige digitale tijdperk hebben we altijd en overal toegang tot onze e-mails. Toch zijn er momenten dat we niet direct kunnen reageren op inkomende berichten – bijvoorbeeld tijdens vakantie of wanneer we niet op kantoor zijn. Dan is de automatische afwezigheidsmelding, ook bekend als Automatisch antwoord, onmisbaar: deze informeert afzenders direct dat uw reactie vertraging zal oplopen. Of u nu Outlook gebruikt op Windows, via de webversie, op Mac of zelfs op iOS- en Android-apparaten – deze handleiding leidt u stap voor stap door het instellen van Afwezig automatische antwoorden op al deze platforms. Laten we beginnen.

• Stel Afwezig-antwoorden in in Outlook op Windows
  • Automatische antwoorden gebruiken (voor Exchange-accounts)
  • Kutools voor Outlook eenvoudig gebruiken (voor Alle Accounts, eenvoudig en flexibel)
  • Regels gebruiken (voor Alle Accounts, complex)
• Stel Afwezig-antwoorden in in Outlook op Mac
• Stel Afwezig-antwoorden in in Outlook op het web
• Stel Afwezig-antwoorden in in Outlook voor iOS en Android

Video

Stel Afwezig-antwoorden in Outlook in op Windows

In dit gedeelte worden drie methoden beschreven om automatische afwezigheidsberichten in te stellen voor Exchange-accounts en alle accounts op Windows.

Stel Afwezig-antwoorden in met de functie Automatische antwoorden

Als u een Exchange-account gebruikt in Outlook, stelt u eenvoudig Afwezig-antwoorden in met de ingebouwde functie ‘Automatische antwoorden’. Volg hiervoor deze stappen.

Stap 1: Open het venster Automatische antwoorden

Ga in Outlook naar het tabblad **Bestand**, selecteer in de accountkeuzelijst het Exchange-account waarvoor u automatisch antwoord wilt inschakelen en klik vervolgens op **Automatische antwoorden**. Zie de schermafbeelding:

Stap 2: Schakel automatische antwoorden in en configureer de instellingen

In het geopende venster „Automatische antwoorden” doet u het volgende.

1. Selecteer de optie „Automatische antwoorden verzenden” om deze handige functie in te schakelen.
2. Om automatische antwoorden alleen te verzenden binnen een opgegeven Tijdsbereik, vinkt u het selectievakje „Alleen verzenden tijdens deze Tijdsbereik” aan en geeft u de gewenste begin- en eindtijden op.
   Tip: Als u geen tijdsperiode instelt, blijft uw automatisch antwoord actief totdat u dit uitschakelt door „Niet verzenden automatische antwoorden” te selecteren.
3. Als u automatische antwoorden alleen naar afzenders binnen uw organisatie wilt verzenden, blijft u op het tabblad ‘Binnen mijn organisatie’.
4. Typ uw automatische antwoordbericht in het tekstvak.
5. Klik op de knop „OK” om uw instellingen veilig op te slaan.

Resultaat

Als u in stap 3 een tijdsperiode hebt ingesteld voor automatische antwoorden, wordt Automatisch antwoord op het opgegeven tijdstip geactiveerd en verschijnt er een gele informatiestaaf onder de Outlook-lint. Is er geen tijdsperiode ingesteld, dan wordt Automatisch antwoord meteen geactiveerd.

U kunt de map 'Verzonden items' openen om automatische antwoordmails te bekijken (e-mails met het voorvoegsel 'Automatisch antwoord:').

Belangrijke punten

• Als zowel de functie „Automatische antwoorden” van een Exchange-account als de „automatische antwoordregel” die u hebt ingesteld voor andere e-mailaccounts (zoals een POP-account) zijn ingeschakeld, kan één inkomende e-mail zowel de Exchange-„Automatische antwoorden” als uw client-side automatische antwoordregel activeren. De volgorde van de reacties hangt af van de serververwerking en de uitvoervolgorde van de client-side regel.
  • „Automatische antwoorden” voor Exchange: dit is een serverfunctie van Exchange en vereist niet dat Outlook actief is.
  • Automatisch beantwoorden via gemaakte regels: dit is doorgaans een clientfunctie en vereist dat Outlook actief is en inkomende e-mails verwerkt.
  Als beide methoden dus actief zijn, kan de afzender van uw e-mail twee automatische antwoordberichten ontvangen.
• Om deze functie uit te schakelen, klikt u eenvoudig op de knop ‘Uitschakelen’ in de informatiebalk.

Stel Afwezig-antwoorden gemakkelijk in met Kutools voor Outlook

Gezien de beperkingen van de bovenstaande methode, wil ik u hier graag de functie „Automatisch antwoord” van „Kutools voor Outlook” aanbevelen. Hiermee stelt u eenvoudig Afwezig-antwoorden in Outlook in, ongeacht het e-mailaccounttype. Na het downloaden en installeren van Kutools voor Outlook dient u het volgende te doen:

Stap 1: Configureer de Automatisch antwoord-instellingen

Selecteer „Kutools” > „Beantwoorden” > „Automatisch antwoord beheren” om het dialoogvenster „Automatisch antwoord” te openen, en doe vervolgens het volgende:

1. Vink de e-mailaccounts aan waarvoor u automatisch antwoorden wilt inschakelen:
   In de sectie „Accounts selecteren” ziet u alle accounts in uw Outlook. Selecteer de accounts waarvoor u automatisch antwoorden wilt inschakelen.
2. Pas het onderwerpsvoorvoegsel voor automatische antwoord-e-mails aan:
   De standaardtekst in het tekstvak „Verwijder onderwerpsvoorvoegsel” is „Automatisch antwoord”. Dit wordt het voorvoegsel in het onderwerp van automatische antwoord-e-mails. U kunt deze standaardtekst desgewenst vervangen.
3. Voer de inhoud van het automatisch antwoord in:
   Er is een standaardsjabloon beschikbaar in het dialoogvenster, die u desgewenst kunt aanpassen.
4. Sla uw wijzigingen op door op de knop „OK” te klikken.
   

Stap 2: Schakel de functie Automatisch antwoord in

Er verschijnt een dialoogvenster „Kutools voor Outlook” met de vraag of u de functie direct wilt activeren. Klik op „Ja” om de functie in te schakelen.

Resultaat

Vanaf nu activeren inkomende e-mails naar 'Accounts selecteren' automatisch een antwoord.

Stel Afwezig-antwoorden in door Outlook-regels te maken

U kunt ook Outlook-regels instellen om automatisch Afwezig-antwoorden te verzenden voor alle accounts. Let op: deze methode vraagt wel om meerdere stappen. Volg desgevraagd de onderstaande instructies.

Stap 1: Maak een automatisch Antwoordsjabloon

1. Maak in Outlook een nieuw e-mailbericht door onder het tabblad Start op Nieuwe e-mail te klikken.

   

2. Voer in het venster „Bericht” een onderwerp en de bijbehorende berichttekst in voor uw sjabloon.

   

3. Klik op 'Bestand' > 'Opslaan als'.

   

4. Geef in het geopende dialoogvenster „Opslaan als” een naam op voor de sjabloon (standaard wordt het e-mailonderwerp gebruikt als sjabloonnaam), selecteer „Outlook-sjabloon” in de keuzelijst „Opmaak opgeven voor opslaan” en klik daarna op „Opslaan”.
   Deze aangepaste sjabloon wordt opgeslagen op de standaardlocatie voor persoonlijke sjablonen.

   

5. Sluit na het opslaan van de sjabloon de e-mail af zonder opnieuw op te slaan.

Stap 2: Open het venster Regels en waarschuwingen

Klik op het tabblad „Start” op „Regels” > „Regels en waarschuwingen beheren” om het venster „Regels en waarschuwingen” te openen.

Stap 3: Maak een Afwezig regel voor automatisch antwoorden

In het venster „Regels en waarschuwingen” doet u het volgende om een Afwezig-regel voor automatisch antwoorden te maken.

1. Geef op het tabblad „E-mailregels” het e-mailaccount op waarop u de regel voor automatisch antwoorden wilt toepassen en klik daarna op de knop „Nieuwe regel”.
   Tip: Als de Keuzelijst „Wijzigingen toepassen op deze map” niet wordt weergegeven in het venster „Regels en waarschuwingen” van uw Outlook, worden de regels die u hebt gemaakt toegepast op Alle Accounts.

   

2. Selecteer in het eerste „Regelwizard” in de sectie „Begin met een lege regel” de optie „Regel toepassen op berichten die ik ontvang” en klik vervolgens op de knop „Volgende”.

   

3. Als u in de tweede „Regelwizard” automatisch op elk e-mailbericht dat u ontvangt wilt antwoorden, klikt u op de knop „Volgende” zonder voorwaarden aan te vinken. Klik in het pop-updialoogvenster „Microsoft Outlook” op de knop „Ja”.
   Tip: Als u alleen op bepaalde e-mails automatisch wilt antwoorden, geeft u de gewenste voorwaarden op.

   

4. Vink in het derde „Regelwizard” in het vak „Stap 1” het selectievakje „antwoorden met een specifieke sjabloon” aan en klik vervolgens op de onderstreepte tekst in het vak „Stap 2”.

   

5. Selecteer in het dialoogvenster „Selecteer een antwoordsjabloon” in de keuzelijst „Zoeken in” de optie „Gebruikerssjablonen in bestandssysteem”, kies de sjabloon die u in stap 1 hebt gemaakt en klik op „Openen”.

   

6. Wanneer u terugkeert naar de derde Regelwizard, klikt u op Volgende om verder te gaan.

   

7. Geef in de vierde stap van de Regelwizard, indien nodig, uitzonderingen op voor uw regel. In dit geval klik ik op de knop „Volgende” zonder uitzonderingen te selecteren.

   

8. Geef in de laatste „Regelwizard” in „Stap 1” een naam op voor deze regel, zorg ervoor dat het vakje „Deze regel inschakelen” in „Stap 2” is aangevinkt en klik daarna op de knop „Voltooien”.

   

9. Er verschijnt dan een pop-upvenster van Microsoft Outlook met de melding dat de regel alleen wordt uitgevoerd wanneer Outlook actief is. Klik op OK.

   

10. Vervolgens keert u terug naar het venster „Regels en waarschuwingen”, waar u de gemaakte regellijst ziet. Klik op „OK” om de regel op te slaan.

    

Resultaat

U hebt nu een regel voor automatisch beantwoorden ingesteld. Vanaf nu activeert elke inkomende e-mail naar het opgegeven account — of naar alle accounts — deze regel, en ontvangt de afzender automatisch een antwoordbericht.

Stel Afwezig-antwoorden in Outlook in op Mac

Als u automatisch antwoord wilt instellen in Outlook voor Mac, helpt de methode in dit gedeelte u daarbij. Volg hiervoor de onderstaande stappen.

Stap 1: Toegang tot de functie „Afwezig”

Start Outlook op uw Mac, open het e-mailaccount waarvoor u de afwezigheidsfunctie wilt inschakelen, ga naar het tabblad „Extra” en selecteer „Afwezig”.

Stap 2: Configureer de instellingen voor Automatische antwoorden

Breng de volgende configuraties aan in het dialoogvenster „Instellingen voor automatisch antwoord”.

1. Vink het selectievakje „Automatische antwoorden verzenden voor account (uw account)” aan.
2. Voer in het tekstvak „Eén keer antwoorden aan elke afzender met” de tekst in die u wilt gebruiken voor uw automatische antwoordbericht.
3. Optioneel kunt u het volgende doen:
   • Stel de begin- en einddatum en -tijden in voor automatisch beantwoorden: vink het selectievakje ‘Alleen antwoorden verzenden gedurende deze periode’ aan en voer de gewenste begin- en einddatum en -tijden in. Na de ingestelde einddatum en -tijd worden afwezigheidsberichten automatisch uitgeschakeld.
   • Beantwoorden aan personen buiten uw organisatie: Schakel indien gewenst het selectievakje „Verzend ook antwoorden naar afzenders buiten mijn organisatie” in. Kies vervolgens of u antwoorden wilt verzenden „Alleen naar afzenders in mijn contactenlijst” of „Naar alle externe afzenders”, en voer daarna de tekst van uw automatische antwoordbericht in.
4. Klik op „OK” om de instellingen op te slaan en de automatische antwoordfunctie in te schakelen.

   

Resultaat

Automatisch antwoorden is ingeschakeld voor bepaalde e-mailaccounts in uw Outlook voor Mac. Vanaf nu wordt op alle inkomende e-mails naar deze accounts automatisch gereageerd.

Stel Afwezig-antwoorden in Outlook in op het web

Als u Outlook op het web gebruikt en automatische afwezigheidsberichten wilt instellen, helpt de methode in dit gedeelte u daarbij. Volg de onderstaande stappen.

Stap 1: Toegang tot de functie „Automatische antwoorden”

1. Klik rechtsboven op de pagina op de knop „Instellingen”

   

2. Selecteer in het geopende venster „Instellingen” onder de sectie „E-mail” de optie „Automatische antwoorden”.

   

Stap 2: Configureer de instellingen voor „Automatische antwoorden”

1. Schakel de schakelaar „Automatische antwoorden inschakelen” in om de functie Automatische antwoorden te activeren.
2. Vink het selectievakje „Antwoorden alleen verzenden tijdens een periode” aan en stel de gewenste begin- en einddatum en -tijden in voor uw automatische antwoorden. U kunt deze instelling gewoon overslaan als u deze niet nodig heeft.
3. Typ uw tekst voor het automatische antwoordbericht in het tekstbewerkingsvak.
4. Klik op de knop „Opslaan”.

   

Resultaat

U hebt Automatisch antwoord nu ingeschakeld in Outlook op het web. Vanaf dit moment ontvangen inkomende e-mails naar dit account automatisch een antwoord.

Stel Afwezig-antwoorden in Outlook in voor iOS en Android

Veel Outlook-gebruikers weten hoe ze een automatisch antwoord instellen op hun desktop, maar weinigen kennen de mogelijkheden in de mobiele app. In het laatste deel van dit artikel leg ik u uit hoe u eenvoudig een automatisch antwoord instelt via uw iOS- of Android-apparaat, zodat u altijd helder blijft communiceren – waar u ook bent. Volg hiervoor de onderstaande stappen.

Stap 1: Start Outlook op uw iOS- of Android-apparaat

Stap 2: Toegang tot de functie „Automatische antwoorden”

1. Klik linksboven op de pagina op de knop „Start”

   

2. Klik daarna op de knop „Instellingen”.

   

3. Selecteer in het dialoogvenster „Instellingen”, onder de sectie „E-mailaccounts”, het e-mailaccount waarvoor u automatische antwoorden wilt inschakelen—in dit geval een „Exchange”-account.

   

4. Op de pagina „Exchange” (als u in de vorige stap een ander account hebt geselecteerd, wordt het domein van dat account weergegeven in de titel van dit dialoogvenster) ziet u dat de functie „Automatische antwoorden” is uitgeschakeld. Klik hierop.

   

Stap 3: Configureer de instellingen voor Automatische antwoorden

In het dialoogvenster „Automatische antwoorden” stelt u het volgende in.

1. Schakel de schakelaar in het veld „Automatische antwoorden” in.
2. Geef aan aan wie u automatische antwoorden wilt verzenden: „aan iedereen” of „alleen aan personen binnen uw organisatie”. In dit geval kies ik „Antwoorden aan iedereen”.
3. Voer uw antwoordbericht in het tekstvak 'Antwoorden aan iedereen met' in.
4. Klik op het vinkje rechtsboven op het scherm om de instellingen op te slaan.

   

   Opmerkingen:

   • Schakel in het veld „Beantwoorden gedurende een tijdsperiode” de schakelaar in; vervolgens kunt u de begin- en Einddatum- en tijden instellen voor het verzenden van uw automatische antwoorden.
   • Schakel in het veld „Gebruik verschillende antwoorden” de schakelaar in om afzonderlijke antwoordberichten in te stellen voor personen binnen en buiten uw organisatie.
   • Als u een ander accounttype selecteert dan een Exchange-account, wordt het veld „Gebruik verschillende antwoorden” niet weergegeven in het dialoogvenster „Automatische antwoorden”.
   • Wanneer u terugkeert naar het vorige dialoogvenster, ziet u dat de functie ‘Automatische antwoorden’ is ingeschakeld.

     

Resultaat

U hebt Automatische antwoorden nu ingeschakeld in uw Outlook voor iOS of Android.

Kort samengevat: met automatische afwezigheidsantwoorden in Outlook laten uw contactpersonen direct weten dat u niet bereikbaar bent, zodat u professionele en effectieve communicatie blijft waarborgen. Of u nu Outlook gebruikt op Windows, Mac, via de webversie of op mobiele apparaten — de flexibiliteit en functionaliteit van deze functie is onmisbaar. We hopen dat deze uitgebreide handleiding u alle kennis biedt die u nodig heeft om afwezigheidsantwoorden probleemloos in te stellen op elk platform, voor een soepele ervaring voor zowel uzelf als uw correspondenten. Wilt u nog meer leren over de mogelijkheden van Outlook? Op onze website vindt u een schat aan tutorials.Ontdek hier meer Outlook-tips en -trucs.

Gerelateerde artikelen