In het huidige digitale tijdperk hebben we toegang tot onze e-mails waar en wanneer we maar willen. Hoewel we altijd online zijn, zijn er echter momenten waarop we niet meteen op inkomende berichten kunnen reageren, bijvoorbeeld op feestdagen of als we niet op kantoor zijn. Dat is waar de automatische antwoordfunctie bij afwezigheid van onschatbare waarde wordt, waardoor de afzenders van e-mails weten dat onze antwoorden zullen worden uitgesteld. Of u Outlook nu gebruikt Dakramen en raamkozijnen, Web, Mac, of zelfs iOS- en Android-apparaten, helpt deze handleiding u dieper in te gaan op het instellen van automatische antwoorden bij afwezigheid op al deze platforms. Laten we beginnen.

• Afwezigheidsantwoorden instellen in Outlook op Windows
  • Automatische antwoorden gebruiken (voor Exchange-accounts)
  • Kutools voor Outlook eenvoudig gebruiken (voor alle e-mailaccounts, eenvoudig en flexibel)
  • Regels gebruiken (voor alle e-mailaccounts, complex)
• Afwezigheidsantwoorden instellen in Outlook op Mac
• Afwezigheidsantwoorden instellen in de webversie van Outlook
• Stel afwezigheidsberichten in Outlook voor iOS en Android in

Video

Afwezigheidsantwoorden instellen in Outlook op Windows

In deze sectie worden drie methoden gedemonstreerd waarmee u afwezigheidsberichten kunt instellen voor Exchange-accounts en alle e-mailaccounts in Windows.

Stel afwezigheidsberichten in met de functie Automatische antwoorden

Als u een Exchange-account in Outlook gebruikt, wordt het ingebouwde Automatische antwoorden Deze functie kan u helpen bij het instellen van afwezigheidsantwoorden in Outlook. Ga als volgt te werk.

Stap 1: Open het venster Automatische antwoorden

Ga in uw Outlook naar het Dien in Selecteer op het tabblad Account de uitwisselingsaccount waarvoor u automatisch antwoord wilt inschakelen in de vervolgkeuzelijst Account en klik vervolgens op Automatische antwoorden. Zie screenshot:

Stap 2: Schakel automatische antwoorden in en configureer de instellingen

In de opening Automatische antwoorden venster, moet u het volgende doen.

1. Selecteer het Stuur automatische antwoorden optie om deze functie in te schakelen.
2. Als u de automatische antwoorden alleen binnen een bepaald tijdsbestek wilt verzenden, vinkt u het vakje aan Alleen verzenden tijdens dit tijdsbereik selectievakje in en geef de gewenste begin- en eindtijd op.
   Tip: Als u geen tijdsperiode instelt, blijft uw automatische antwoord ingeschakeld totdat u het uitschakelt door Geen automatische antwoorden verzenden te selecteren.
3. Als u alleen automatische antwoorden wilt sturen naar de afzenders binnen uw organisatie, blijf dan in de In mijn organisatie Tab.
4. Typ het automatische antwoordbericht in het tekstvak.
5. Klik op de OK knop om de instellingen op te slaan. Zie screenshot:
   

Resultaat

Als u in stap 3 een tijdsperiode voor automatische antwoorden instelt, wordt het automatische antwoord op het aangegeven tijdstip geactiveerd en ziet u vervolgens een gele informatiebalk onder het Outlook-lint. Als er geen tijdsperiode is opgegeven, wordt het automatische antwoord onmiddellijk geactiveerd.

U kunt naar de Verzonden items map om de e-mails met automatisch antwoord te bekijken (e-mails voorafgegaan door "Automatisch Antwoord:").

Stel eenvoudig afwezigheidsantwoorden in met Kutools voor Outlook

Gezien de beperkingen van de bovenstaande methode, wil ik u hier de Auto antwoord kenmerk van Kutools for Outlook, waarmee u eenvoudig afwezigheidsberichten kunt instellen in Outlook, ongeacht het type e-mailaccount. Na downloaden en installeren Kutools voor Outlook, moet u als volgt doen:

Stap 1: Configureer de instellingen voor automatisch beantwoorden

kies Kutools > Antwoorden > Automatisch antwoordbeheer om de te openen Auto antwoord dialoogvenster, en dan moet u:

1. Controleer de e-mailaccounts waarvoor u automatisch antwoord wilt inschakelen:
   De Controleer rekeningen sectie bevat alle e-mailaccounts in uw Outlook. Selecteer de accounts waarvoor u automatisch antwoord wilt inschakelen.
2. Wijzig het onderwerpvoorvoegsel voor e-mails met automatisch antwoord:
   De standaardtekst in het Onderwerpvoorvoegsel tekstvak is “Automatisch Antwoord”. Dit zal het voorvoegsel zijn voor e-mailonderwerpen met automatisch antwoord. U kunt deze standaardtekst indien nodig vervangen.
3. Voer de inhoud van het automatische antwoord in:
   In het dialoogvenster vindt u een standaardsjabloon, die u indien nodig kunt wijzigen.
4. Sla de wijzigingen op: Klik op de OK knop.
   

Stap 2: Schakel de functie Automatisch beantwoorden in

A Kutools for Outlook Er verschijnt een dialoogvenster met de vraag of u de functie onmiddellijk wilt activeren. Klik op de Ja knop om de functie in te schakelen.

Resultaat

Vanaf nu zullen inkomende e-mails naar de gecontroleerde accounts automatische antwoorden activeren.

Stel afwezigheidsberichten in door Outlook-regels te maken

U kunt ook Outlook-regels maken om afwezigheidsantwoorden in te stellen voor alle e-mailaccounts. Deze methode vereist echter meerdere stappen om te voltooien. Volg indien nodig de onderstaande stappen.

Stap 1: Maak een automatisch antwoordsjabloon

1. Maak in Outlook een nieuw e-mailbericht door op te klikken nieuwe e-mail onder de Home Tab.
   
2. In het Bericht Voer in het venster een onderwerp en berichttekst in voor uw sjabloon.
   
3. Klik Dien in > Opslaan als.
   
4. In de opening Opslaan als dialoogvenster, geef de sjabloon een naam (standaard wordt het e-mailonderwerp gebruikt als de sjabloonnaam), selecteer Outlook-sjabloon van het Opslaan als type vervolgkeuzelijst en klik vervolgens op het Bespaar knop.
   Deze aangepaste sjabloon wordt opgeslagen op de standaardlocatie voor persoonlijke sjablonen.
   
5. Nadat u de sjabloon heeft opgeslagen, sluit u de e-mail zonder op te slaan.

Stap 2: Open het venster Regels en waarschuwingen

Onder de Home tab, klik Reglement > Beheer regels en waarschuwingen om de te openen Regels en waarschuwingen venster.

Stap 3: Maak een automatische antwoordregel bij afwezigheid

In het Regels en waarschuwingen venster, gaat u als volgt te werk om een ​​automatische afwezigheidsregel te maken.

1. Onder de Email regels tabblad, geef een e-mailaccount op waarop u de regel voor automatisch beantwoorden wilt toepassen en klik vervolgens op de Nieuwe regel knop.
   Tip: Als de Wijzigingen toepassen op deze map vervolgkeuzelijst wordt niet weergegeven in de Regels en waarschuwingen venster van uw Outlook, zijn de regels die u hebt gemaakt van toepassing op alle e-mailaccounts.
   
2. In de eerste Regels Wizardselecteer Regel toepassen op berichten die ik ontvang in de Begin met een lege regel sectie en klik vervolgens op het Volgende knop.
   
3. In de tweede Regels WizardAls u elk e-mailbericht dat u ontvangt automatisch wilt beantwoorden, klikt u op de Volgende knop zonder enige voorwaarden te controleren. In de pop-up Microsoft Outlook dialoogvenster, klik op de Ja knop.
   Tip: Als u alleen bepaalde e-mails automatisch wilt beantwoorden, geeft u de voorwaarden op die u nodig heeft.
   
4. In de derde Regels Wizard, vinkt u het antwoord aan met behulp van een specifiek sjabloonselectievakje in het Stap 1 en klik vervolgens op de onderstreepte tekst in het Stap 2 doos.
   
5. In het dialoogvenster Selecteer een antwoordsjabloon kiest u Gebruikerssjablonen in bestandssysteem in de vervolgkeuzelijst Zoeken in, selecteert u de sjabloon die u in stap 1 hebt gemaakt en klikt u vervolgens op de knop Openen.
   
6. Wanneer het terugkeert naar de derde Regelwizard, klikt u op de knop Volgende om door te gaan.
   
7. Geef in de vierde wizard Regels indien nodig uitzonderingen op uw regel op. Hier klik ik op de knop Volgende zonder uitzonderingen aan te vinken.
   
8. Geef in de laatste wizard Regels een naam op voor deze regel in de sectie Stap 1, houd het vakje Deze regel inschakelen aangevinkt in Stap 2 en klik vervolgens op de knop Voltooien.
   
9. Er verschijnt dan een Microsoft Outlook-promptvenster waarin u eraan wordt herinnerd dat de regel alleen wordt uitgevoerd als Outlook actief is. Klik op de OK-knop.
   
10. Vervolgens keert het terug naar het venster Regels en waarschuwingen. U kunt de gemaakte regel in het venster zien staan. Klik op de knop OK om de regel op te slaan.
    

Resultaat

Nu hebt u een automatische antwoordregel gemaakt. Vanaf nu zullen inkomende e-mails naar het opgegeven account of alle accounts deze automatische antwoordregel activeren, en de persoon die u een e-mail heeft gestuurd, ontvangt een automatische antwoord-e-mail.

Afwezigheidsantwoorden instellen in Outlook op Mac

Als u automatisch antwoord wilt instellen in Outlook voor Mac, kan de methode in deze sectie helpen. Ga als volgt te werk.

Stap 1: Toegang tot de functie "Afwezig".

Start Outlook op Mac, open het e-mailaccount waarvoor u de functie Afwezig wilt inschakelen en ga vervolgens naar de Tools Tab en selecteer Out of Office.

Stap 2: De instellingen voor automatische antwoorden configureren

In het Instellingen voor automatisch beantwoorden dialoogvenster, moet u de volgende configuraties uitvoeren.

1. Controleer de Stuur automatische antwoorden voor account “(uw account)” selectievakje.
2. In het Beantwoord elke afzender één keer met tekstvak, voer de hoofdtekst in voor het automatische antwoordbericht.
3. Het is optioneel om:
   • Stel de begin- en einddatum voor het automatische antwoord in: Controleer de Stuur alleen antwoorden tijdens deze periode selectievakje in en voer de begin- en einddatum en -tijd in. Na de einddatum en -tijd worden afwezigheidsreacties automatisch uitgeschakeld.
   • Reageer op mensen buiten uw organisatie: Controleer indien nodig de Stuur ook antwoorden naar afzenders buiten mijn organisatie selectievakje. Kies een van beide Alleen voor afzenders in mijn lijst met contactpersonen or Verzend naar alle externe afzenders en voer vervolgens de hoofdtekst in voor het automatische antwoordbericht.
4. Klik OK om de instellingen op te slaan en deze functie voor automatische antwoorden toe te passen.
   

Resultaat

Automatische antwoorden zijn ingeschakeld voor bepaalde e-mailaccounts in uw Outlook voor Mac. Vanaf nu zullen inkomende e-mails naar dit account automatische antwoorden activeren.

Afwezigheidsantwoorden instellen in de webversie van Outlook

Als u de webversie van Outlook gebruikt en afwezigheidsberichten wilt instellen, kan de methode in deze sectie u een plezier doen. Volg de onderstaande stappen.

Stap 1: Toegang tot de functie “Automatische antwoorden”.

1. Klik in de rechterbovenhoek van de pagina op de Instellingen
   
2. In de opening Instellingen venster, selecteer Automatische antwoorden in de E-mailadres pagina.
   

Stap 2: Configureer de instellingen voor “Automatische antwoorden”.

1. Klik op de Schakel automatische antwoorden in schakelen om de Automatische antwoorden kenmerk.
2. Controleer de Stuur alleen antwoorden gedurende een bepaalde periode selectievakje in en specificeer de begin- en einddatum en -tijd voor de automatische antwoorden. U kunt deze instelling negeren als u deze niet nodig heeft.
3. Voer in het tekstbewerkingsvak de hoofdtekst van het automatische antwoordbericht in.
4. Klik op de Bespaar knop. Zie screenshot:
   

Resultaat

Nu hebt u Automatische antwoorden ingeschakeld in de webversie van Outlook. Vanaf nu zullen inkomende e-mails naar dit account automatische antwoorden activeren.

Stel afwezigheidsberichten in Outlook voor iOS en Android in

Veel Outlook-gebruikers zijn bekend met het instellen van automatische antwoorden op hun desktop, maar weten weinig over het mobiele programma. In het laatste deel van dit artikel zal ik u laten zien hoe u automatische antwoorden kunt instellen vanaf uw iOS- of Android-apparaten, zodat u altijd duidelijk kunt communiceren, waar u ook bent. Laten we de onderstaande stappen volgen.

Stap 1: Start Outlook op uw iOS- of Android-apparaat

Stap 2: Toegang tot de functie "Automatische antwoorden".

1. Klik in de linkerbovenhoek van de pagina op de Home
   
2. Klik vervolgens op de Instellingen knop.
   
3. In het Instellingen dialoogvenster en onder het E-mailaccounts sectie, kies een e-mailaccount waarvoor u automatische antwoorden wilt inschakelen. In dit geval kies ik voor een uitwisseling account.
   
4. In het uitwisseling pagina (als u in de vorige stap een ander account selecteert, zal de titel van dit dialoogvenster het domein van het andere account weergeven), kunt u zien dat de Automatische antwoorden functie is uitgeschakeld. Klik er alstublieft op.
   

Stap 3: Configureer de instellingen voor Automatische antwoorden

In het Automatische antwoorden dialoogvenster, moet u als volgt configureren.

1. In het Automatische antwoorden veld, zet u de schakelaar aan.
2. Geef op naar wie u automatische antwoorden wilt sturen: ofwel aan iedereen or alleen voor mensen binnen uw organisatie. Hier kies ik Reageer op iedereen.
3. Voer het antwoordbericht in het Beantwoord iedereen met tekstvak.
4. Klik op het vinkje in de rechterbovenhoek van het scherm om de instellingen op te slaan.
   
   Opmerkingen:

   • In het Reageer gedurende een bepaalde periode veld, zet u de schakelaar aan en kunt u de begin- en einddatum en -tijd instellen voor het verzenden van uw automatische antwoorden.
   • In het Gebruik verschillende antwoorden Als u de schakelaar aanzet, kunt u verschillende antwoordberichten opgeven voor de mensen binnen of buiten uw organisatie.
   • Als u een ander type account selecteert in plaats van een Exchange-account, wordt de Gebruik een ander antwoordveld komt niet voor in de Automatische antwoorden dialoog venster.
   • Wanneer u terugkeert naar het vorige dialoogvenster, ziet u dat de Automatische antwoorden functie is ingeschakeld.
     

Resultaat

Nu hebt u Automatische antwoorden ingeschakeld in uw Outlook voor iOS of Android.

Kortom, de mogelijkheid om automatische antwoorden bij afwezigheid in te stellen in Outlook zorgt ervoor dat de mensen die contact met u opnemen, weten dat u afwezig bent, waardoor een professionele en effectieve communicatie behouden blijft. Of u Outlook nu op Windows, Mac, internet of mobiele apparaten gebruikt, de flexibiliteit en diepgang die deze functie biedt, zijn onmisbaar. We hopen dat deze uitgebreide handleiding u de kennis bijbrengt om deze antwoorden naadloos op verschillende platforms te configureren, zodat zowel u als uw e-mailcorrespondenten een soepele ervaring krijgen. Voor degenen die graag dieper in de mogelijkheden van Outlook willen duiken, biedt onze website een schat aan tutorials. Ontdek hier meer Outlook-tips en -trucs.

Gerelateerde artikelen