Ga naar hoofdinhoud

Automatische afwezigheidsantwoorden instellen in Outlook (volledige gids)

Auteur: Siluvia Laatst gewijzigd: 2023-11-06

In het huidige digitale tijdperk hebben we toegang tot onze e-mails waar en wanneer we maar willen. Hoewel we altijd online zijn, zijn er echter momenten waarop we niet meteen op inkomende berichten kunnen reageren, bijvoorbeeld op feestdagen of als we niet op kantoor zijn. Dat is waar de automatische antwoordfunctie bij afwezigheid van onschatbare waarde wordt, waardoor de afzenders van e-mails weten dat onze antwoorden zullen worden uitgesteld. Of u Outlook nu gebruikt Dakramen en raamkozijnen, Web, Mac, of zelfs iOS- en Android-apparaten, helpt deze handleiding u dieper in te gaan op het instellen van automatische antwoorden bij afwezigheid op al deze platforms. Laten we beginnen.


Video


Afwezigheidsantwoorden instellen in Outlook op Windows

In deze sectie worden drie methoden gedemonstreerd waarmee u afwezigheidsberichten kunt instellen voor Exchange-accounts en alle e-mailaccounts in Windows.

  • Automatische antwoorden – Outlook ingebouwde functie, maar alleen voor Exchange-accounts.
  • Kutools for Excel – Eenvoudig in te stellen en te gebruiken, beschikbaar voor alle e-mailaccounts.
  • Outlook-regels - Veel stappen en ingewikkelde handelingen, beschikbaar voor alle e-mailaccounts.

Stel afwezigheidsberichten in met de functie Automatische antwoorden

Als u een Exchange-account in Outlook gebruikt, wordt het ingebouwde Automatische antwoorden Deze functie kan u helpen bij het instellen van afwezigheidsantwoorden in Outlook. Ga als volgt te werk.

Stap 1: Open het venster Automatische antwoorden

Ga in uw Outlook naar het Dien in Selecteer op het tabblad Account de uitwisselingsaccount waarvoor u automatisch antwoord wilt inschakelen in de vervolgkeuzelijst Account en klik vervolgens op Automatische antwoorden. Zie screenshot:

Note:Deze methode is alleen beschikbaar voor Exchange e-mailaccounts. Als je dit niet ziet Automatische antwoorden optie ondersteunt uw e-mailaccount deze functie niet. U kunt een van de volgende methoden proberen: gebruik Kutools voor Outlook or regels voor automatische antwoorden in Outlook maken.

Stap 2: Schakel automatische antwoorden in en configureer de instellingen

In de opening Automatische antwoorden venster, moet u het volgende doen.

  1. Selecteer het Stuur automatische antwoorden optie om deze functie in te schakelen.
  2. Als u de automatische antwoorden alleen binnen een bepaald tijdsbestek wilt verzenden, vinkt u het vakje aan Alleen verzenden tijdens dit tijdsbereik selectievakje in en geef de gewenste begin- en eindtijd op.
    Tip: Als u geen tijdsperiode instelt, blijft uw automatische antwoord ingeschakeld totdat u het uitschakelt door Geen automatische antwoorden verzenden te selecteren.
  3. Als u alleen automatische antwoorden wilt sturen naar de afzenders binnen uw organisatie, blijf dan in de In mijn organisatie Tab.
  4. Typ het automatische antwoordbericht in het tekstvak.
  5. Klik op de OK knop om de instellingen op te slaan. Zie screenshot:
Notes:
  • Als u automatische antwoorden wilt sturen naar afzenders buiten uw organisatie, klikt u op de Buiten mijn organisatie tabblad, controleer het Automatisch antwoorden op mensen buiten mijn organisatie selectievakje in, kies de gewenste optie en typ vervolgens het automatische antwoordbericht. Zie de onderstaande schermafbeelding.
  • Als u zowel de “In mijn organisatie"En de"Buiten mijn organisatie”-opties, ze kunnen tegelijkertijd worden geactiveerd.
    • Wanneer iemand van binnen uw organisatie u een e-mail stuurt, ontvangt hij/zij het bericht dat u heeft ingesteld: "In mijn organisatie".
    • Wanneer iemand van buiten uw organisatie u een e-mail stuurt, ontvangt hij/zij het bericht dat u heeft ingesteld: "Buiten mijn organisatie".
  • In Outlook kunt u regels opgeven voor het verzenden van automatische antwoorden. Klik op de Reglement knop in de linkerbenedenhoek van het venster opent het Regels voor automatische antwoorden dialoog venster. Klik op de Regel toevoegen en geef vervolgens de criteria voor uw regel op in het Regel bewerken dialoog venster. Zie screenshot:
Resultaat

Als u in stap 3 een tijdsperiode voor automatische antwoorden instelt, wordt het automatische antwoord op het aangegeven tijdstip geactiveerd en ziet u vervolgens een gele informatiebalk onder het Outlook-lint. Als er geen tijdsperiode is opgegeven, wordt het automatische antwoord onmiddellijk geactiveerd.

U kunt naar de Verzonden items map om de e-mails met automatisch antwoord te bekijken (e-mails voorafgegaan door "Automatisch Antwoord:").

Punten die u niet mag missen
  • Als zowel de "Automatische antwoorden"-functie van een Exchange-account en de automatische antwoordregel die u voor andere e-mailaccounts (zoals een POP-account) hebt gemaakt, zijn ingeschakeld en er een e-mail wordt ontvangen, kan een inkomende e-mail antwoorden activeren van zowel de "Automatische antwoorden" van Exchange als de automatische antwoordregel aan de clientzijde. De volgorde van de respons is afhankelijk van de serververwerking en de uitvoeringsvolgorde van de regels aan de clientzijde.
    • "Automatische antwoorden" voor uitwisseling: Dit is een server-side functie van Exchange en vereist niet dat Outlook actief is.
    • Automatische antwoorden via gemaakte regels: dit is meestal een functie aan de clientzijde, waarbij Outlook actief moet zijn en inkomende e-mails moet verwerken.
    Als beide antwoordmethoden zijn ingesteld, kan de persoon die u een e-mail stuurt mogelijk twee automatische antwoord-e-mails ontvangen.
  • Om deze functie uit te schakelen, klikt u eenvoudig op de afslaan knop in de informatiebalk.

Stel eenvoudig afwezigheidsantwoorden in met Kutools voor Outlook

Gezien de beperkingen van de bovenstaande methode, wil ik u hier de Auto antwoord kenmerk van Kutools for Outlook, waarmee u eenvoudig afwezigheidsberichten kunt instellen in Outlook, ongeacht het type e-mailaccount. Na downloaden en installeren Kutools voor Outlook, moet u als volgt doen:

Stap 1: Configureer de instellingen voor automatisch beantwoorden

kies Kutools > Antwoorden > Automatisch antwoordbeheer om de te openen Auto antwoord dialoogvenster, en dan moet u:

  1. Controleer de e-mailaccounts waarvoor u automatisch antwoord wilt inschakelen:
    De Controleer rekeningen sectie bevat alle e-mailaccounts in uw Outlook. Selecteer de accounts waarvoor u automatisch antwoord wilt inschakelen.
  2. Wijzig het onderwerpvoorvoegsel voor e-mails met automatisch antwoord:
    De standaardtekst in het Onderwerpvoorvoegsel tekstvak is “Automatisch Antwoord”. Dit zal het voorvoegsel zijn voor e-mailonderwerpen met automatisch antwoord. U kunt deze standaardtekst indien nodig vervangen.
  3. Voer de inhoud van het automatische antwoord in:
    In het dialoogvenster vindt u een standaardsjabloon, die u indien nodig kunt wijzigen.
  4. Sla de wijzigingen op: Klik op de OK knop.
Stap 2: Schakel de functie Automatisch beantwoorden in

A Kutools for Outlook Er verschijnt een dialoogvenster met de vraag of u de functie onmiddellijk wilt activeren. Klik op de Ja knop om de functie in te schakelen.

Resultaat

Vanaf nu zullen inkomende e-mails naar de gecontroleerde accounts automatische antwoorden activeren.

Notes:

Stel afwezigheidsberichten in door Outlook-regels te maken

U kunt ook Outlook-regels maken om afwezigheidsantwoorden in te stellen voor alle e-mailaccounts. Deze methode vereist echter meerdere stappen om te voltooien. Volg indien nodig de onderstaande stappen.

Stap 1: Maak een automatisch antwoordsjabloon
  1. Maak in Outlook een nieuw e-mailbericht door op te klikken nieuwe e-mail onder de Home Tab.
  2. In het Bericht Voer in het venster een onderwerp en berichttekst in voor uw sjabloon.
  3. Klik Dien in > Opslaan als.
  4. In de opening Opslaan als dialoogvenster, geef de sjabloon een naam (standaard wordt het e-mailonderwerp gebruikt als de sjabloonnaam), selecteer Outlook-sjabloon van het Opslaan als type vervolgkeuzelijst en klik vervolgens op het Bespaar knop.
    Deze aangepaste sjabloon wordt opgeslagen op de standaardlocatie voor persoonlijke sjablonen.
  5. Nadat u de sjabloon heeft opgeslagen, sluit u de e-mail zonder op te slaan.
Stap 2: Open het venster Regels en waarschuwingen

Onder de Home tab, klik Reglement > Beheer regels en waarschuwingen om de te openen Regels en waarschuwingen venster.

Stap 3: Maak een automatische antwoordregel bij afwezigheid

In het Regels en waarschuwingen venster, gaat u als volgt te werk om een ​​automatische afwezigheidsregel te maken.

  1. Onder de Email regels tabblad, geef een e-mailaccount op waarop u de regel voor automatisch beantwoorden wilt toepassen en klik vervolgens op de Nieuwe regel knop.
    Tip: Als de Wijzigingen toepassen op deze map vervolgkeuzelijst wordt niet weergegeven in de Regels en waarschuwingen venster van uw Outlook, zijn de regels die u hebt gemaakt van toepassing op alle e-mailaccounts.
  2. In de eerste Regels Wizardselecteer Regel toepassen op berichten die ik ontvang in de Begin met een lege regel sectie en klik vervolgens op het Next knop.
  3. In de tweede Regels WizardAls u elk e-mailbericht dat u ontvangt automatisch wilt beantwoorden, klikt u op de Next knop zonder enige voorwaarden te controleren. In de pop-up Microsoft Outlook dialoogvenster, klik op de Ja knop.
    Tip: Als u alleen bepaalde e-mails automatisch wilt beantwoorden, geeft u de voorwaarden op die u nodig heeft.
  4. In de derde Regels Wizard, vinkt u het antwoord aan met behulp van een specifiek sjabloonselectievakje in het Stap 1 en klik vervolgens op de onderstreepte tekst in het Stap 2 doos.
  5. In het dialoogvenster Selecteer een antwoordsjabloon kiest u Gebruikerssjablonen in bestandssysteem in de vervolgkeuzelijst Zoeken in, selecteert u de sjabloon die u in stap 1 hebt gemaakt en klikt u vervolgens op de knop Openen.
  6. Wanneer het terugkeert naar de derde Regelwizard, klikt u op de knop Volgende om door te gaan.
  7. Geef in de vierde wizard Regels indien nodig uitzonderingen op uw regel op. Hier klik ik op de knop Volgende zonder uitzonderingen aan te vinken.
  8. Geef in de laatste wizard Regels een naam op voor deze regel in de sectie Stap 1, houd het vakje Deze regel inschakelen aangevinkt in Stap 2 en klik vervolgens op de knop Voltooien.
  9. Er verschijnt dan een Microsoft Outlook-promptvenster waarin u eraan wordt herinnerd dat de regel alleen wordt uitgevoerd als Outlook actief is. Klik op de OK-knop.
  10. Vervolgens keert het terug naar het venster Regels en waarschuwingen. U kunt de gemaakte regel in het venster zien staan. Klik op de knop OK om de regel op te slaan.
Resultaat

Nu hebt u een automatische antwoordregel gemaakt. Vanaf nu zullen inkomende e-mails naar het opgegeven account of alle accounts deze automatische antwoordregel activeren, en de persoon die u een e-mail heeft gestuurd, ontvangt een automatische antwoord-e-mail.

Punten die u niet mag missen:
  • Als zowel de automatische antwoordregel als de "Automatische antwoorden"-functie van een Exchange-account zijn ingeschakeld, kan een binnenkomende e-mail ervoor zorgen dat beide reageren. De volgorde van de reactie is afhankelijk van de serververwerking en de volgorde van uitvoering van de regels aan de clientzijde.
    • "Automatische antwoorden" voor uitwisseling: Dit is een server-side functie van Exchange en vereist niet dat Outlook actief is.
    • Automatische antwoorden via gemaakte regels: dit is meestal een functie aan de clientzijde, waarbij Outlook actief moet zijn en inkomende e-mails moet verwerken.
    Normaal gesproken zullen de "Automatische antwoorden" op de server sneller zijn, omdat deze niet afhankelijk zijn van de activiteit van de Outlook-client. Maar als beide antwoordmethoden zijn ingesteld, kan de persoon die u een e-mail stuurt mogelijk twee automatische antwoord-e-mails ontvangen.
  • Om de automatische antwoordregel uit te schakelen, klikt u op Reglement > Beheer regels en waarschuwingen op de Home tab om het te openen Regels en waarschuwingen venster, schakel vervolgens het selectievakje vóór de regel uit en klik vervolgens op OK om de wijzigingen op te slaan.

Afwezigheidsantwoorden instellen in Outlook op Mac

Als u automatisch antwoord wilt instellen in Outlook voor Mac, kan de methode in deze sectie helpen. Ga als volgt te werk.

Tip: Merk op dat de methode alleen werkt voor uitwisseling, Outlook.com, Hotmailof Office 365-accounts.
Stap 1: Toegang tot de functie "Afwezig".

Start Outlook op Mac, open het e-mailaccount waarvoor u de functie Afwezig wilt inschakelen en ga vervolgens naar de Tools Tab en selecteer Out of Office.

Stap 2: De instellingen voor automatische antwoorden configureren

In het Instellingen voor automatisch beantwoorden dialoogvenster, moet u de volgende configuraties uitvoeren.

  1. Controleer de Stuur automatische antwoorden voor account “(uw account)” selectievakje.
  2. In het Beantwoord elke afzender één keer met tekstvak, voer de hoofdtekst in voor het automatische antwoordbericht.
  3. Het is optioneel om:
    • Stel de begin- en einddatum voor het automatische antwoord in: Controleer de Stuur alleen antwoorden tijdens deze periode selectievakje in en voer de begin- en einddatum en -tijd in. Na de einddatum en -tijd worden afwezigheidsreacties automatisch uitgeschakeld.
    • Reageer op mensen buiten uw organisatie: Controleer indien nodig de Stuur ook antwoorden naar afzenders buiten mijn organisatie selectievakje. Kies een van beide Alleen voor afzenders in mijn lijst met contactpersonen or Verzend naar alle externe afzenders en voer vervolgens de hoofdtekst in voor het automatische antwoordbericht.
  4. Klik OK om de instellingen op te slaan en deze functie voor automatische antwoorden toe te passen.
Resultaat

Automatische antwoorden zijn ingeschakeld voor bepaalde e-mailaccounts in uw Outlook voor Mac. Vanaf nu zullen inkomende e-mails naar dit account automatische antwoorden activeren.

Notes:
  • Om verzonden automatische antwoord-e-mails te bekijken, gaat u naar de "Verzonden" map voor e-mails met het voorvoegsel "Automatisch Antwoord:".
  • Contacten binnen uw organisatie ontvangen de antwoordinhoud die is ingesteld in de 'Beantwoord elke afzender één keer met" tekstvak.
  • Externe contacten ontvangen de antwoordinhoud die is ingesteld in de "Beantwoord elke externe afzender één keer met" tekstvak.
  • De Gmail, Yahoo of andere POP or IMAP e-mailaccount ondersteunt deze functie momenteel niet.
  • Om de automatische antwoorden uit te schakelen, opent u het e-mailaccount waarop de functie is ingeschakeld. Klik Tools > Out of Office om de te openen Automatische antwoorden dialoog venster. Wis vervolgens de Stuur automatische antwoorden voor account selectievakje 'uw account'.

Afwezigheidsantwoorden instellen in de webversie van Outlook

Als u de webversie van Outlook gebruikt en afwezigheidsberichten wilt instellen, kan de methode in deze sectie u een plezier doen. Volg de onderstaande stappen.

Stap 1: Toegang tot de functie “Automatische antwoorden”.
  1. Klik in de rechterbovenhoek van de pagina op de Instellingen
  2. In de opening Instellingen venster, selecteer Automatische antwoorden in de E-mailadres pagina.
Stap 2: Configureer de instellingen voor “Automatische antwoorden”.
  1. Klik op de Schakel automatische antwoorden in schakelen om de Automatische antwoorden kenmerk.
  2. Controleer de Stuur alleen antwoorden gedurende een bepaalde periode selectievakje in en specificeer de begin- en einddatum en -tijd voor de automatische antwoorden. U kunt deze instelling negeren als u deze niet nodig heeft.
  3. Voer in het tekstbewerkingsvak de hoofdtekst van het automatische antwoordbericht in.
  4. Klik op de Bespaar knop. Zie screenshot:
Resultaat

Nu hebt u Automatische antwoorden ingeschakeld in de webversie van Outlook. Vanaf nu zullen inkomende e-mails naar dit account automatische antwoorden activeren.

Notes:
  • Als u start- en einddatums en -tijden opgeeft voor het verzenden van automatische antwoorden, kunt u ervoor kiezen om onderbrekingen tijdens die periode tot een minimum te beperken, bijvoorbeeld uw agenda blokkeren, automatisch nieuwe uitnodigingen voor evenementen weigeren en uw bestaande vergaderingen annuleren of weigeren.
  • Als u een gebruikt Wissel account uit, zal de weergegeven pagina anders zijn. U kunt niet alleen automatische antwoord-e-mails sturen naar de afzenders binnen uw organisatie, maar ook voor de afzenders buiten uw organisatie. Zie de volgende schermafbeelding:
  • Als u alleen automatisch wilt reageren op uw contacten, vinkt u het selectievakje aan Stuur antwoorden alleen naar contacten checkbox.
  • Als u deze functie voor automatische antwoorden in de webversie van Outlook wilt uitschakelen, volgt u stap 2 hierboven om toegang te krijgen tot de Automatische antwoorden venster en klik vervolgens op de Automatische antwoorden op schakelen.

Stel afwezigheidsberichten in Outlook voor iOS en Android in

Veel Outlook-gebruikers zijn bekend met het instellen van automatische antwoorden op hun desktop, maar weten weinig over het mobiele programma. In het laatste deel van dit artikel zal ik u laten zien hoe u automatische antwoorden kunt instellen vanaf uw iOS- of Android-apparaten, zodat u altijd duidelijk kunt communiceren, waar u ook bent. Laten we de onderstaande stappen volgen.

Tip: In Outlook voor iOS en Android kunt u automatische antwoorden instellen voor Microsoft 365, uitwisseling en Outlook.com-accounts alleen.
Stap 1: Start Outlook op uw iOS- of Android-apparaat
Stap 2: Toegang tot de functie "Automatische antwoorden".
  1. Klik in de linkerbovenhoek van de pagina op de Home
  2. Klik vervolgens op de Instellingen knop.
  3. In het Instellingen dialoogvenster en onder het E-mailaccounts sectie, kies een e-mailaccount waarvoor u automatische antwoorden wilt inschakelen. In dit geval kies ik voor een uitwisseling account.
  4. In het uitwisseling pagina (als u in de vorige stap een ander account selecteert, zal de titel van dit dialoogvenster het domein van het andere account weergeven), kunt u zien dat de Automatische antwoorden functie is uitgeschakeld. Klik er alstublieft op.
Stap 3: Configureer de instellingen voor Automatische antwoorden

In het Automatische antwoorden dialoogvenster, moet u als volgt configureren.

  1. In het Automatische antwoorden veld, zet u de schakelaar aan.
  2. Geef op naar wie u automatische antwoorden wilt sturen: ofwel aan iedereen or alleen voor mensen binnen uw organisatie. Hier kies ik Reageer op iedereen.
  3. Voer het antwoordbericht in het Beantwoord iedereen met tekstvak.
  4. Klik op het vinkje in de rechterbovenhoek van het scherm om de instellingen op te slaan.
    Notes:
    • In het Reageer gedurende een bepaalde periode veld, zet u de schakelaar aan en kunt u de begin- en einddatum en -tijd instellen voor het verzenden van uw automatische antwoorden.
    • In het Gebruik verschillende antwoorden Als u de schakelaar aanzet, kunt u verschillende antwoordberichten opgeven voor de mensen binnen of buiten uw organisatie.
    • Als u een ander type account selecteert in plaats van een Exchange-account, wordt de Gebruik een ander antwoordveld komt niet voor in de Automatische antwoorden dialoog venster.
    • Wanneer u terugkeert naar het vorige dialoogvenster, ziet u dat de Automatische antwoorden functie is ingeschakeld.
Resultaat

Nu hebt u Automatische antwoorden ingeschakeld in uw Outlook voor iOS of Android.

Notes:
  • Als u een tijdsperiode instelt voor automatische antwoorden, wordt het automatische antwoord op het aangegeven tijdstip geactiveerd en ziet u vervolgens de balk Automatische antwoorden.
  • Uitschakelen Automatische antwoorden Open in uw Outlook voor iOS of Android het e-mailaccount waarvoor deze functie is ingeschakeld en klik vervolgens op de Turn Off knop in de Automatische antwoorden bar.

Kortom, de mogelijkheid om automatische antwoorden bij afwezigheid in te stellen in Outlook zorgt ervoor dat de mensen die contact met u opnemen, weten dat u afwezig bent, waardoor een professionele en effectieve communicatie behouden blijft. Of u Outlook nu op Windows, Mac, internet of mobiele apparaten gebruikt, de flexibiliteit en diepgang die deze functie biedt, zijn onmisbaar. We hopen dat deze uitgebreide handleiding u de kennis bijbrengt om deze antwoorden naadloos op verschillende platforms te configureren, zodat zowel u als uw e-mailcorrespondenten een soepele ervaring krijgen. Voor degenen die graag dieper in de mogelijkheden van Outlook willen duiken, biedt onze website een schat aan tutorials. Ontdek hier meer Outlook-tips en -trucs.



Beste Office-productiviteitstools

Breaking News: Kutools voor Outlook wordt gelanceerd Gratis versie!

Ervaar de geheel nieuwe Kutools voor Outlook GRATIS versie met meer dan 70 ongelooflijke functies, die je VOOR ALTIJD kunt gebruiken! Klik om nu te downloaden!

🤖 Kutools AI : Directe professionele e-mails met AI-magie: met één klik geniale antwoorden, perfecte toon, meertalige beheersing. Transformeer e-mailen moeiteloos! ...

???? Email Automation: Automatisch antwoord (beschikbaar voor POP en IMAP)  /  Plan het verzenden van e-mails  /  Automatische CC/BCC volgens regels bij het verzenden van e-mail  /  Automatisch doorsturen (geavanceerde regels)   /  Begroeting automatisch toevoegen   /  Splits e-mails van meerdere ontvangers automatisch op in individuele berichten ...

📨 email management: E-mails intrekken  /  Blokkeer zwendel-e-mails van onderwerpen en anderen  /  Verwijder dubbele e-mails  /  Uitgebreid Zoeken  /  Consolideer mappen ...

📁 Bijlagen ProBatch opslaan  /  Batch losmaken  /  Batchcompressie  /  Automatisch opslaan   /  Automatisch loskoppelen  /  Automatisch comprimeren ...

???? Interface-magie: 😊Meer mooie en coole emoji's   /  Herinner u eraan wanneer belangrijke e-mails binnenkomen  /  Minimaliseer Outlook in plaats van te sluiten ...

???? Wonderen met één klik: Beantwoord iedereen met inkomende bijlagen  /   Antiphishing-e-mails  /  🕘Toon de tijdzone van de afzender ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Contacten en agenda: Batchcontacten toevoegen uit geselecteerde e-mails  /  Splits een contactgroep in individuele groepen  /  Verwijder verjaardagsherinneringen ...

Ontgrendel Kutools voor Outlook onmiddellijk met een enkele klik:permanent gratis. Wacht niet, download nu en verhoog uw efficiëntie!

kutools voor Outlook-functies1 kutools voor Outlook-functies2
 

 

 

Comments (0)
No ratings yet. Be the first to rate!
There are no comments posted here yet
Leave your comments
Posting as Guest
×
Rate this post:
0   Characters
Suggested Locations