E-mails plannen of vertragen in Outlook (stapsgewijze handleiding)

Het plannen van e-mails met Outlook verbetert uw communicatie-effectiviteit aanzienlijk, vooral bij interactie met mensen in verschillende tijdzones. Deze functie zorgt ervoor dat uw e-mails worden verzonden op momenten waarop ontvangers ze het meest waarschijnlijk lezen, waardoor uw berichten niet over het hoofd worden gezien of verloren gaan tussen vele anderen. In dit artikel delen we tips over het plannen of uitstellen van het verzenden van e-mails in Outlook op verschillende platforms: Windows, Web, Mac en Mobiel.

E-mails plannen of verzenden uitstellen in Outlook voor Windows

• Verzending van één e-mail plannen met de functie Verzending uitstellen
• Verzending van alle e-mails uitstellen door een regel te maken
• Hoe houdt u Geplande E-mail bij?

E-mail verzenden plannen of uitstellen in Outlook op het web

• Verzending van een e-mail plannen met de functie Gepland verzenden
• Verzending van een e-mail annuleren met de functie Verzenden ongedaan maken

E-mails plannen of verzenden uitstellen in Outlook voor Mac

E-mails plannen of verzenden uitstellen in Outlook op mobiel

Veelgestelde vragen

Video: E-mails plannen of verzenden uitstellen in Outlook

E-mails plannen of verzenden uitstellen in Outlook voor Windows

In deze sectie bieden we een uitgebreide handleiding die precies uitlegt hoe u individuele e-mails kunt plannen en uitstellen, én hoe u standaardvertragingen instelt voor alle uitgaande e-mails in Outlook voor Windows.

Verzending van één e-mail plannen met de functie Verzending uitstellen

De functie 'Verzending uitstellen' in Outlook is speciaal ontworpen om het verzenden van individuele e-mails te plannen. Zo stelt u berichten op uw gemak op en plant u ze voor een specifiek moment in de toekomst. Hier laten we zien hoe u deze functie gebruikt om het verzenden van een individuele e-mail in Outlook te plannen.

Stap 1: Stel een Nieuwe Email op

Open Outlook op Windows en klik op ‘Nieuwe e-mail’ onder het tabblad ‘Start’. Stel in het nieuwe berichtvenster uw e-mail op zoals gewoonlijk door ontvanger, onderwerp en berichttekst in te vullen. Zie screenshot:

Stap 2: Open de functie Vertraagde verzending en stel de aflevertijd in

1. Klik in het nieuwe berichtvenster op "Opties" > „Verzending uitstellen", zie screenshot:
   
2. Wanneer het dialoogvenster **Eigenschappen** verschijnt, stelt u in de sectie **Niet verzenden vóór** de gewenste datum en tijd in voor het verzenden van de e-mail. Klik daarna op **Sluiten** om het dialoogvenster te sluiten. Zie screenshot:
   

Stap 3: Voltooi en verstuur de e-mail

Voltooi het opstellen van uw e-mail en voeg eventuele andere benodigde bijlagen of informatie toe. Klik op de knop „Verzenden” in het berichtvenster. De geplande e-mail blijft in de map „Postvak UIT” totdat het ingestelde verzendmoment is bereikt. Zie schermafbeelding:

Zolang het bericht zich in het Postvak UIT bevindt, kunt u het naar wens bewerken of verwijderen.

Verzending van alle e-mails uitstellen door een regel te maken

Het vertragen van het verzenden van alle e-mails kan erg handig zijn, vooral wanneer u even de tijd wilt hebben om een e-mail te herzien of te annuleren nadat u op de knop Verzenden heeft geklikt. Door een regel aan te maken in Outlook kunt u een vertraging instellen voor al uw uitgaande berichten. Hier volgt een stapsgewijze handleiding om dit te realiseren:

Stap 1: Open Regels en waarschuwingen beheren in Outlook

Klik in het hoofdvenster van Outlook op **Regels** > **Regels en waarschuwingen beheren** op het tabblad **Start**. Zie de schermafbeelding:

Stap 2: Maak de nieuwe regel aan

1. Klik in het dialoogvenster "Regels en waarschuwingen" op „Nieuwe regel", zie screenshot:
   
2. Er verschijnt een Regelwizard. Klik in de sectie ‘Starten met een lege regel’ op ‘Regel toepassen op berichten die ik verzend’ en vervolgens op ‘Volgende’.
   
3. Om het verzenden van alle e-mails uit te stellen, klikt u gewoon opnieuw op „Volgende" zonder voorwaarden aan te vinken. Er verschijnt een bevestigingsvenster waarin wordt gevraagd of u deze regel op elk bericht dat u verzendt wilt toepassen. Klik op „Ja".
   Als u Vertraagd verzenden wilt instellen voor e-mails die aan specifieke voorwaarden voldoen, vinkt u het bijbehorende selectievakje aan en stelt u de regel in. (Vink bijvoorbeeld het vakje aan voor het opgegeven account en kies het e-mailaccount om het verzenden via dat specifieke account uit te stellen.)
   
4. In het vak „Wat wilt u met het bericht doen?":
   1. Schakel de optie „verzending uitstellen met een aantal minuten" in het vak "Stap 1: Actie(s) selecteren" in;
   2. Klik in het onderste deelvenster, onder het vak "Stap 2: Bewerk de Regelinhoud", op de onderstreepte tekst „een aantal";
   3. Typ in het vak 'Verzending uitstellen' het aantal minuten waarmee u de verzending van uw e-mails wilt vertragen (maximaal 120) en klik daarna op 'OK'.
      
5. De linktekst geeft nu het tijdsinterval weer waarbinnen Outlook het verzenden van e-mails uitstelt. Klik daarna op de knop **Volgende** (zie screenshot).
   
6. Als er geen uitzonderingen zijn op de uitstelregel, klikt u direct op de knop „Volgende" zonder voorwaarden aan te vinken.
   Als er uitzonderingen zijn op de uitstelregel, geeft u deze op in het volgende venster. (Wilt u bijvoorbeeld e-mails met een specifiek woord in het onderwerp niet laten verzenden met Vertraagde verzending? Stel dan de gewenste regel in.)
   
7. Geef uw regel in de laatste stap een naam, schakel de optie 'Deze regel inschakelen' in en klik op 'Voltooien'.
   
8. Klik verder op de knop „OK" in het volgende pop-upvenster, zie screenshot:
   
9. Klik ten slotte op ‘OK’ in het dialoogvenster ‘Regels en waarschuwingen’.

Resultaat:

Vanaf nu worden al uw e-mails, zodra u op Verzenden klikt, eerst opgeslagen in de map Postvak UIT en pas na het opgegeven aantal minuten verzonden.

Hoe houdt u Geplande E-mail bij?

E-mails die zijn ingepland voor latere verzending, blijven in uw Postvak UIT staan. Hoewel dit handig is, kan het verwarring veroorzaken omdat er geen zichtbare indicatoren zijn die aangeven dat de verzending vertraagd is. Een eenvoudige oplossing is het toevoegen van een aangepaste kolom in het Postvak UIT die de geplande verzendtijd van elk bericht weergeeft. Zo gaat u te werk in Outlook:

1. Open uw map „Postvak UIT", klik met de rechtermuisknop op de balk met de kolomnaam en kies „Veldkiezer" in het contextmenu, zie screenshot:
   
2. Selecteer in het vak 'Veldkiezer' de optie 'Datum/tijd-velden' uit de keuzelijst, sleep vervolgens 'Uitstellen tot' naar de kolombalk en sluit tot slot het vak. Zie de onderstaande demo:
   
3. De datum en tijd van de geplande e-mail zijn nu zichtbaar in de map ‘Postvak UIT’, zodat u direct kunt zien wanneer elke e-mail wordt verzonden.
   

E-mail verzenden plannen of uitstellen in Outlook op het web

Als u Outlook Online gebruikt, worden uw Geplande Email gegarandeerd op de vooraf ingestelde datum en tijd verzonden, ongeacht of Outlook Online open is of niet. In deze sectie delen we enkele tips en trucs voor het plannen van e-mails in Outlook op het web.

Verzending van een e-mail plannen met de functie Gepland verzenden

Outlook Online biedt de gebruiksvriendelijke functie „Verzenden plannen”, waarmee u e-mails op het door u gewenste moment kunt verzenden. Volg hiervoor deze stappen:

Stap 1: Log in op Outlook op het web

Bezoek de Outlook-website en meld u aan met uw inloggegevens.

Stap 2: Stel een nieuwe e-mail op

1. Klik op de knop „Nieuwe e-mail" om een Nieuwe Email op te stellen, zie screenshot:
   
2. Voeg vervolgens de ontvanger en het onderwerp toe en stel de e-mailtekst op zoals u dat nodig hebt, zie screenshot:
   

Stap 3: Plan uw e-mail in

1. Selecteer „Verzenden plannen" in de vervolgkeuzelijst van Verzenden, zie screenshot:
   
2. Selecteer in het vak 'Verzenden plannen' een van de voorgestelde datums en tijden, of klik op 'Aangepaste tijd' om uw eigen datum en tijd in te stellen. Ik klik hier op 'Aangepaste tijd' – zie screenshot.
   
3. Voer in het vak 'Aangepaste datum en tijd instellen' de gewenste verzenddatum en -tijd voor uw e-mail in en klik daarna op de knop 'Verzenden' (zie screenshot).
   

Resultaat:

Uw geplande e-mail is nu opgeslagen in de map ‘Concepten’. U ziet duidelijk een melding dat u de e-mail hebt ingepland, inclusief de exacte datum en tijd van verzending. Zie schermafbeelding:

Zolang het bericht in de map Concepten staat, kunt u het naar wens bewerken of verwijderen.

Verzending van een e-mail annuleren met de functie Verzenden ongedaan maken

We kennen het allemaal wel: het moment dat we op Verzenden klikken en een seconde later beseffen dat we een fout hebben gemaakt. Het kan een typefout zijn, een vergeten bijlage of zelfs het verzenden naar de verkeerde ontvanger. Gelukkig biedt Outlook Online een handige oplossing voor dergelijke situaties: de functie Ongedaan maken verzenden. Deze krachtige tool kan een redder in nood zijn, omdat u een e-mail kort na verzending kunt intrekken. Hier volgt een korte handleiding voor het gebruik van de functie Ongedaan maken verzenden in Outlook Online.

Stap 1: Log in op Outlook op het web

Bezoek de Outlook-website en meld u aan met uw inloggegevens.

Stap 2: Schakel de optie Ongedaan maken verzenden in

1. Klik op het tandwiel-icoon rechtsboven in Outlook Online, zie screenshot:
   
2. Voer in het venster „Instellingen" de volgende handelingen uit:
   1. Klik op „E-mail" in het linkerdeelvenster;
   2. Klik vervolgens op „Opstellen en beantwoorden" in het middelste deelvenster;
   3. Scrol naar beneden naar de sectie 'Verzenden ongedaan maken' en schuif de schuifregelaar naar rechts om in te stellen hoe lang Outlook wacht met het verzenden van het bericht – tot maximaal 10 seconden. Hier stel ik '10' in.
   4. Klik ten slotte op de knop ‘Opslaan’.
      
3. Sluit vervolgens dit venster.

Resultaat:

Wanneer u nu een e-mail verzendt in Outlook Online, verschijnt er tien seconden lang een knop ‘Ongedaan maken’ – zodat u per ongeluk verzonden e-mails nog net op tijd kunt terugtrekken.

E-mails plannen of verzenden uitstellen in Outlook voor Mac

Gebruikt u Outlook voor Mac? Dan kunt u de functie ‘Verzenden plannen’ direct op uw Mac gebruiken om e-mails efficiënt in te plannen voor toekomstige verzending.

Stap 1: Stel een Nieuwe Email op

Open Outlook op uw Mac en klik op ‘Nieuwe e-mail’. Vul het e-mailadres van de ontvanger, het onderwerp en de inhoud van uw bericht in. Zie de schermafbeelding:

Stap 2: Plan de e-mail in

1. Klik op de knop „Verzenden", open de vervolgkeuzelijst en selecteer „Verzenden plannen", zie screenshot:
   
2. Geef in het venster „Datum en tijd instellen" de datum en tijd op waarop de e-mail verzonden moet worden en klik op de knop „OK", zie screenshot:
   

Resultaat:

Het bericht wordt nu opgeslagen in de map „Concepten”. U krijgt duidelijk te zien dat de e-mail is ingepland, inclusief de exacte datum en tijd van verzending. Zie schermafbeelding:

Zolang het bericht in de map „Concepten” staat, kunt u het naar hartenlust bewerken of verwijderen.

E-mails plannen of verzenden uitstellen in Outlook op mobiel

In de hedendaagse dynamische werkomgeving is de mobiele versie van Outlook voor velen onmisbaar geworden. Dankzij functies zoals „Verzenden plannen” zorgt het ervoor dat uw berichten op het juiste moment worden verzonden, zelfs als u niet achter uw bureau zit. In deze sectie leest u hoe u het verzenden van e-mails kunt vertragen in Outlook op Android of iOS.

Stap 1: Start de Outlook-app op uw Android- of iOS-apparaat

Resultaat:

De geplande e-mail wordt nu opgeslagen in de map 'Postvak UIT' totdat het ingestelde verzendmoment is aangebroken.

Zolang het bericht in de map „Postvak UIT” staat, kunt u het naar wens bewerken of verwijderen.

Veelgestelde vragen

Gerelateerde artikelen: