Hoe stel je een regel in om e-mails automatisch naar een andere map te kopiëren in Outlook?
Het efficiënt beheren van e-mails in Microsoft Outlook kan uitdagend zijn, vooral als je een hoog volume aan berichten ontvangt. In plaats van e-mails handmatig te sorteren, kun je het proces automatiseren door een regel in te stellen die e-mails automatisch naar een specifieke map kopieert op basis van gedefinieerde criteria. Deze handleiding leidt je door twee methoden om e-mails automatisch naar een andere map te kopiëren.
Methode 1: Stel een Outlook-regel in om e-mails automatisch naar een andere map te kopiëren (Handmatige instelling & Meer stappen)
Methode 2: Automatisch e-mails naar een andere map kopiëren met Kutools voor Outlook 👍 (Sneller & Meest efficiënt)
Methode 1: Stel een Outlook-regel in om e-mails automatisch naar een andere map te kopiëren
De Regelwizard van Outlook stelt gebruikers in staat om aangepaste regels te maken om e-mails die aan bepaalde voorwaarden voldoen (bijv., e-mails met specifieke trefwoorden in het onderwerp) automatisch naar een aangewezen map te kopiëren. Volg deze stappen om de regel te configureren.
1. Selecteer de mailmap waarin je de regel wilt maken en klik op Start > Regels > Regels en waarschuwingen beheren.
2. Klik in het dialoogvenster "Regels en waarschuwingen" op de knop Nieuwe regel.
3. Selecteer in de "Regelwizard" de optie "Regel toepassen op berichten die ik ontvang", en klik vervolgens op Volgende.
4. In de Regelwizard (Welke voorwaarde(n) wilt u controleren?), stel je de filtercriteria in op basis van je behoeften. Als je bijvoorbeeld e-mails wilt kopiëren met een specifiek trefwoord in het onderwerp (bijv., "commentaar"), volg dan deze stappen:
- 1). Vink "met specifieke woorden in het onderwerp" aan.
- 2). Klik op de gekoppelde tekst "specifieke woorden" in sectie Stap 2.
- 3). Voer in het dialoogvenster "Zoektekst" het trefwoord in (bijv., "commentaar"), klik op Toevoegen > OK.
- 4). Klik op Volgende.
5. In de Regelwizard (Wat wilt u doen met het bericht?), stel je de actie in:
- 1). Vink "een kopie verplaatsen naar de gespecificeerde map" aan.
- 2). Klik op de gekoppelde tekst "gespecificeerd" in sectie Stap 2.
- 3). Kies in het dialoogvenster "Regels en waarschuwingen" de map waar je de e-mails wilt kopiëren en klik op OK.
- 4). Klik op Volgende.
6. In de Regelwizard (Zijn er uitzonderingen?), klik op Volgende als er geen uitzonderingen nodig zijn.
7. Configureer in de laatste Regelwizard de regelinstellingen:
- 1). Voer een naam voor de regel in het vak Stap 1 in.
- 2). Selecteer eventuele extra opties indien nodig in sectie Stap 2.
- 3). Klik op Afsluiten.
8. Klik op OK om het dialoogvenster Regels en waarschuwingen te sluiten.
📌 Resultaat: Elke e-mail die aan de gedefinieerde voorwaarden voldoet (bijv., het trefwoord "commentaar" in het onderwerp bevat), wordt automatisch naar de gespecificeerde map gekopieerd.
Voordelen & Nadelen van de ingebouwde regelsmethode:
- ✅ Ingebouwde Outlook-functie: Geen extra software vereist.
- ❌ Beperkte flexibiliteit: Het bewerken van regels vereist het doorlopen van de Regelwizard.
- ❌ Meer handmatige inspanning: Omvat meer stappen in vergelijking met Kutools voor Outlook.
✉️ Stop met tijdverspilling! Automatiseer je e-mailantwoorden direct
Moe van het handmatig reageren op herhalende e-mails? Kutools voor Outlook maakt het moeiteloos! Met de functie Automatisch antwoorden kun je automatische reacties instellen in slechts een paar klikken - geen ingewikkelde regels, geen gedoe!
- ✅ Directe installatie: Automatiseer je reacties binnen enkele seconden, geen technische vaardigheden vereist.
- ⚡ Bespaar tijd en moeite: Typ niet langer dezelfde reacties handmatig.
- 💡 Slim en aanpasbaar: Pas reacties aan op basis van specifieke afzenders of voorwaarden.
Methode 2: Automatisch e-mails naar een andere map kopiëren met Kutools voor Outlook 👍
Voor gebruikers die vaak e-mails moeten kopiëren op basis van specifieke criteria biedt de functie Geavanceerde regels van Kutools voor Outlook een snellere en gebruiksvriendelijkere alternatief. Het vereenvoudigt het maken van regels en verwijdert onnodige stappen, waardoor efficiënte automatisering mogelijk is.
Zeg vaarwel tegen inefficiëntie in Outlook! Kutools voor Outlook maakt het verwerken van e-mails in bulk gemakkelijker - nu met gratis AI-aangedreven functies! Download Kutools voor Outlook Nu!!
Stap 1: Schakel de functie Geavanceerde regels in
- Ga naar het tabblad Kutools en klik op Geavanceerde regels.
- Klik in het dialoogvenster Geavanceerde regels op de
Nieuw-knop om een nieuwe regel te maken. 
Nieuw-knop om een nieuwe regel te maken. 
Stap 2: Stel de voorwaarde in
- Vink in het dialoogvenster Stap 1 van 4 "Onderwerp bevat specifieke woorden" aan.
- Klik op de Nieuw-knop om het dialoogvenster Tekst bevat te openen.
- Voer in het dialoogvenster Zoektekst het trefwoord in (bijv., "commentaar"), klik vervolgens op Toevoegen > OK.
- Klik op OK > Volgende om verder te gaan.
Stap 3: Specificeer de doelmap
- Vink in Stap 2 van 4 "Een kopie verplaatsen naar de gespecificeerde map" aan.
- Selecteer in het pop-upvenster Map selecteren de doelmap waar de e-mails naartoe moeten worden gekopieerd.
- Klik op OK > Volgende > Volgende.
Stap 4: Finaliseer de regel
- Voer in Stap 4 van 4 een naam voor de regel in het veld Regelnaam in.
- (Optioneel) Voeg opmerkingen toe om de regel te beschrijven.
- Klik op OK > OK om de regel op te slaan en te activeren.
📌 Resultaat: De regel is nu succesvol gemaakt. Als een binnenkomende e-mail het trefwoord "commentaar" in het onderwerp bevat, wordt deze automatisch naar de aangewezen map gekopieerd.
Voordelen van de Kutools voor Outlook-methode:
- ✅ Snelle instelling: Vereist minder stappen dan de ingebouwde regels van Outlook.
- ✅ Gebruiksvriendelijke interface: Intuïtief en efficiënt.
- ✅ Zeer flexibel: Ondersteunt geavanceerde regelaanpassing.
Welke methode moet je gebruiken?
Hier is een vergelijking van de twee methoden om je te helpen beslissen welke het beste bij jouw behoeften past:
| Methode | Beste voor | Gebruiksgemak | Flexibiliteit |
|---|---|---|---|
| Outlook-regel | Gebruikers die de ingebouwde functies van Outlook prefereren | ⭐⭐⭐ | ⭐⭐ |
| Kutools Geavanceerde regels | Gebruikers die een snelle, geautomatiseerde oplossing willen | ⭐⭐⭐⭐⭐ | ⭐⭐⭐⭐⭐ |
Gerelateerde artikelen
Stel een regel in waar mijn naam niet in het Aan- of CC-veld staat in Outlook
Stel een regel in als het onderwerp bepaalde woorden niet bevat in Outlook
Herstel de ontbrekende Voer een script uit-optie in de Outlook-regel
Beste Office-productiviteitstools
Breaking News: Kutools for Outlook lanceert een gratis versie!
Ervaar de geheel nieuwe Kutools for Outlook met meer dan100 fantastische functies! Klik om nu te downloaden!
📧 E-mailautomatisering: Automatisch antwoorden (Beschikbaar voor POP en IMAP) / Schema E-mail verzenden / Automatisch CC/BCC per Regel bij Verzenden / Automatisch doorsturen (Geavanceerde regels) / Begroeting automatisch toevoegen / Meerdere ontvangers automatisch opsplitsen naar individuele E-mail...
📨 E-mailbeheer: E-mail terughalen / Scam-e-mails blokkeren op onderwerp en anderen / Duplicaat verwijderen / Geavanceerd Zoeken / Organiseer mappen...
📁 Bijlagen Pro: Batch opslaan / Batch loskoppelen / Batch comprimeren / Automatisch opslaan / Automatisch loskoppelen / Automatisch comprimeren...
🌟 Interface-magie: 😊Meer mooie en gave emoji's / Herinneren wanneer belangrijke e-mails binnenkomen / Outlook minimaliseren in plaats van afsluiten...
👍 Wonders met één klik: Antwoord Allen met Bijlagen / Anti-phishing e-mails / 🕘Tijdzone van de afzender weergeven...
👩🏼🤝👩🏻 Contacten & Agenda: Batch toevoegen van contacten vanuit geselecteerde E-mails / Contactgroep opsplitsen naar individuele groepen / Verjaardagsherinnering verwijderen...
Gebruik Kutools in je voorkeurt taal – ondersteunt Engels, Spaans, Duits, Frans, Chinees en meer dan40 andere talen!
🚀 Eén klik downloaden — Ontvang alle Office-invoegtoepassingen
Sterk aanbevolen: Kutools for Office (5-in-1)
Met één klik download je vijf installatiepakketten tegelijk — Kutools voor Excel, Outlook, Word, PowerPoint en Office Tab Pro. Klik om nu te downloaden!
- ✅ Eén-klik gemak: Download alle vijf de installaties in één actie.
- 🚀 Klaar voor elke Office-taak: Installeer de invoegtoepassingen die je nodig hebt, wanneer je ze nodig hebt.
- 🧰 Inclusief: Kutools voor Excel / Kutools for Outlook / Kutools voor Word / Office Tab Pro / Kutools voor PowerPoint