Hoe stelt u een regel in om e-mails automatisch naar een andere map te kopiëren in Outlook?

Het efficiënt beheren van e-mails in Microsoft Outlook kan lastig zijn, vooral bij een grote hoeveelheid berichten. In plaats van e-mails handmatig te sorteren, kunt u dit proces automatiseren door een regel in te stellen die e-mails automatisch naar een specifieke map kopieert op basis van vooraf gedefinieerde criteria. Deze handleiding leidt u stap voor stap door twee methoden om e-mails automatisch naar een andere map te kopiëren.

Methode 1: Stel een Outlook-regel in om e-mails automatisch naar een andere map te kopiëren(Handmatige instelling & meer stappen)

Methode 2: Kopieer e-mails automatisch naar een andere map met Kutools voor Outlook 👍(Sneller & meest efficiënt)

---

Methode 1: Stel een Outlook-regel in om e-mails automatisch naar een andere map te kopiëren

Met de Regelwizard van Outlook stelt u eenvoudig aangepaste regels in om e-mails die aan bepaalde voorwaarden voldoen – bijvoorbeeld berichten met specifieke trefwoorden in het onderwerp – automatisch naar een door u aangewezen map te kopiëren. Volg deze stappen om de regel in te stellen.

1. Selecteer de e-mailmap waarin u de regel wilt instellen en klik op Start > Regels > Regels en waarschuwingen beheren.

2. Klik in het dialoogvenster 'Regels en waarschuwingen' op de knop Nieuwe regel.

3. Selecteer in de Regelwizard de optie 'Regel toepassen op berichten die ik ontvang' en klik op Volgende.

4. Stel in de **Regelwizard** (*Aan welke voorwaarde(n) moet worden voldaan?*) de filtervoorwaarden in die aansluiten bij uw behoeften. Wilt u bijvoorbeeld e-mails kopiëren met een specifiek trefwoord in het onderwerp (zoals “commentaar”)? Volg dan deze stappen:

1. 1). Vink 'Met specifieke woorden in het onderwerp' aan.
2. 2). Klik op de gekoppelde tekst „specifieke woorden" in stap 2.
3. 3). Voer in het dialoogvenster 'Zoektekst' het trefwoord in (bijvoorbeeld 'commentaar') en klik op Toevoegen > OK.
4. 4). Klik op Volgende.
   

5. Stel in de Regelwizard (Wat wilt u met het bericht doen?) de gewenste actie in:

1. 1). Vink het selectievakje 'Verplaats een kopie naar de opgegeven map' aan.
2. 2). Klik op de gekoppelde tekst „opgegeven" in stap 2.
3. 3). Kies in het dialoogvenster 'Regels en waarschuwingen' de map waarin u e-mails wilt kopiëren en klik op OK.
4. 4). Klik op Volgende.
   

6. Klik in de Regelwizard (Zijn er uitzonderingen?) op Volgende als u geen uitzonderingen nodig hebt.

7. Configureer in de laatste Regelwizard uw regelinstellingen:

1. 1). Geef de regel een naam in het veld bij Stap 1.
2. 2). Selecteer indien nodig extra opties in sectie Stap 2.
3. 3). Klik op Voltooien.
   

8. Klik op OK om het dialoogvenster Regels en waarschuwingen te sluiten.

📌 Resultaat: Elke e-mail die voldoet aan de ingestelde voorwaarden—bijvoorbeeld met het trefwoord ‘commentaar’ in het onderwerp—wordt automatisch naar de opgegeven map gekopieerd.

---

Methode 2: Kopieer e-mails automatisch naar een andere map met Kutools voor Outlook 👍

Voor gebruikers die regelmatig e-mails moeten kopiëren op basis van specifieke criteria, biedt de functie Geavanceerde regels van Kutools voor Outlook een sneller en gebruiksvriendelijker alternatief. Het vereenvoudigt het maken van regels en slaat overbodige stappen over, voor efficiënte automatisering.

Stap 1: Schakel de functie Geavanceerde regels in

1. Ga naar het tabblad Kutools en klik op Geavanceerde regels.
   
2. Klik in het dialoogvenster Geavanceerde regels op de knop Nieuw om een nieuwe regel te maken.
   

Stap 2: Stel de voorwaarde in

1. Vink in stap 1 van het dialoogvenster 4 de optie 'Onderwerp bevat specifieke woorden' aan.
2. Klik op de knop Nieuw om het dialoogvenster Tekst bevat te openen.
   
3. Typ in het dialoogvenster Zoektekst het trefwoord (bijvoorbeeld ‘commentaar’) en klik op Toevoegen > OK.
   
4. Klik op OK > Volgende om door te gaan.

Stap 3: Geef de doelmap op

1. Vink in stap 2 van 4 het vakje 'Verplaats een kopie naar opgegeven map' aan.
2. Kies in het dialoogvenster **Map selecteren** de doelmap waarnaar u e-mails wilt kopiëren.
3. Klik op OK > Volgende > Volgende.
   

Stap 4: Rond de regel af

1. Voer in stap 4 van 4 een naam voor de regel in het veld Regelnaam in.
2. (Optioneel) Voeg opmerkingen toe om de regel duidelijk te beschrijven.
3. Klik op OK > OK om de regel op te slaan en direct te activeren.
   

📌 Resultaat: De regel is nu succesvol aangemaakt. Elke binnenkomende e-mail met het trefwoord 'commentaar' in het onderwerp wordt automatisch naar de aangewezen map gekopieerd.

---

Welke methode past het beste bij u?

Hieronder vindt u een vergelijking van de twee methoden om u te helpen bepalen welke het beste bij uw behoeften past:

Methode	Ideaal voor	Gebruiksgemak	Flexibiliteit
Outlook-regel	Gebruikers die de voorkeur geven aan ingebouwde Outlook-functies	⭐⭐⭐	⭐⭐
Kutools Geavanceerde regels	Gebruikers die een snelle, geautomatiseerde oplossing willen	⭐⭐⭐⭐⭐	⭐⭐⭐⭐⭐

---

Gerelateerde artikelen