Een Contactgroep maken, bewerken, gebruiken en delen in Outlook

Deze handleiding helpt u bij het oplossen van problemen die u mogelijk ondervindt in Outlook bij het gebruik van een contactgroep – voorheen bekend als ‘distributielijst’. De meest voorkomende en praktische oplossingen vindt u hier samengevat. Klik op de onderstaande oplossingen om direct naar de bijbehorende instructies te gaan.

Een Contactgroep maken in Outlook

• Een Contactgroep maken vanuit Outlook-contactpersonen of Adresboek
• Een Contactgroep maken van gegevens in Excel, Word of andere toepassingen
• Een Contactgroep maken voor ontvangers of afzenders in uw mailbox

Een Contactgroep bewerken in Outlook

• Leden toevoegen aan of verwijderen uit een Contactgroep
• Een Contactgroep splitsen in Outlook
  • Splits een Contactgroep in Outlook door te kopiëren en verwijderen
  • Splits eenvoudig een Contactgroep in Outlook met een geweldige tool
• Een Contactgroep opheffen en de leden als contactpersonen toevoegen in Outlook
  • Deel een Contactgroep op met de ingebouwde functie van Outlook
  • Deel eenvoudig een Contactgroep op met Kutools voor Outlook
• Contactgroep samenvoegen tot één groep in Outlook

Een e-mail verzenden naar een Contactgroep in Outlook

Een Contactgroep delen en opslaan in Outlook

• Een Contactgroep delen in Outlook
• Een Contactgroep opslaan in Outlook

---

Een Contactgroep maken in Outlook

U komt mogelijk in situaties terecht waarin u om zakelijke redenen een massa-e-mail moet sturen naar de leden van een bedrijf of werkgroep – of misschien wilt u gewoon een wenskaart delen met al uw familieleden en vrienden. In zulke gevallen bespaart het aanmaken van een contactgroep u aanzienlijk meer tijd dan het individueel verzenden van e-mails. Ons team van ExtendOffice heeft praktische methoden samengesteld om eenvoudig een contactgroep te maken op basis van uw Outlook-contactpersonen, adresboek of gegevens uit Excel, Word of platte tekstbestanden, en om groepen samen te stellen voor afzenders of ontvangers in uw Outlook-postvakken.

Een Contactgroep maken vanuit Outlook-contactpersonen of Adresboek

1. Klik op Personen of Contactpersonen in de navigatiebalk van uw Outlook.

2. Klik onder het tabblad Start op Nieuwe contactgroep in de groep Nieuw.

3. Geef in het venster Contactgroep de contactgroep een naam in het veld Naam.

4. Klik op Leden toevoegen in de groep Leden en kies Vanuit Outlook-contactpersonen of Toevoegen vanuit adresboekin de keuzelijst, afhankelijk van uw behoeften. (Als u op dit moment slechts één contactpersoon wilt toevoegen die niet in uw Outlook-contactpersonen of adresboek staat, kiest u)E-mail-contactpersoon.)

5. Houd in het dialoogvenster Leden selecteren de toets Ctrl ingedrukt en klik vervolgens één voor één op de contactpersonen om meerdere niet-aaneengesloten contactpersonen te selecteren; klik op de eerste contactpersoon en houd daarna Shift ingedrukt terwijl u de laatste selecteert om meerdere aaneengesloten contactpersonen te markeren.

6. Klik op de knop Leden linksonder in het dialoogvenster om alle geselecteerde contactpersonen toe te voegen aan het veld Leden, en klik vervolgens op OK.

7. Klik in het venster Contactgroep op Opslaan en sluiten.

---

Een Contactgroep maken van gegevens in Excel, Word of andere toepassingen

Stel dat u een lijst met e-mailadressen hebt ontvangen in een Excel-werkblad, een Word-document of een andere toepassing, zoals hierboven weergegeven. Volg deze stappen om de adressen in één keer toe te voegen aan een contactgroep in Outlook:

1. Klik op Personen of Contactpersonen op de navigatiebalk in uw Outlook.

2. Klik onder het tabblad Start op Nieuwe contactgroep in de groep Nieuw.

3. Geef in het venster Contactgroep de contactgroep een naam in het veld Naam.

4. Klik op Leden toevoegen in de groep Leden en kies Uit Outlook-contactpersonen.

5. Kopieer de gegevens uit uw Excel-werkblad of Word-document.

6. Plak in het dialoogvenster Selecteren Leden de gegevens in het veld Leden en klik vervolgens op OK.

7. Klik in het venster Contactgroep op Opslaan en sluiten.

√ Opmerking: Elk e-mailadres moet worden gescheiden door een puntkomma of een alineamarkering (één naam en adres per regel). Als er geen naam is opgegeven, wordt het adres automatisch gebruikt als weergavenaam in de contactgroep.

---

Maak een Contactgroep aan voor ontvangers of afzenders in uw postvak

Wilt u alle ontvangers en afzenders van één of meerdere e-mails toevoegen aan een contactgroep, of sommige afzenders of ontvangers in uw postvak handig groeperen? Gebruik dan de functie Toevoegen aan groep van Kutools voor Outlook, een handige Outlook-invoegtoepassing ontwikkeld door ons team. Hiermee stelt u in een handomdraai een contactgroep samen die perfect aansluit bij uw behoeften.

1. Selecteer de e-mail(s) van de ontvangers of afzenders die u aan de contactgroep wilt toevoegen.

2. Ga naar het tabblad KUTOOLS PLUS, klik in de groep Contact op Toevoegen aan groep.

3. Selecteer in het dialoogvenster Ontvangers toevoegen aan Contactgroep Alles, Alle afzenders of Alle ontvangers bij de keuzelijst Bereik. De selectievakjes naast de e-mailadressen die aan de voorwaarde voldoen, worden automatisch aangevinkt.

4. Selecteer aan de rechterkant van het dialoogvenster de contactgroep(en) waaraan u de adressen wilt toevoegen, of maak een nieuwe contactgroep aan door op Nieuwe contactgroep te klikken en vink vervolgens het vakje ernaast aan. Klik op OK.

Als u onze Outlook-invoegtoepassing nog niet hebt geïnstalleerd, klikt u hier om deze te downloaden. U kunt ook een omslachtigere methode gebruiken: kopieer de e-mailadressen van de afzenders of ontvangers die u aan een contactgroep wilt toevoegen en plak ze in het veld Leden in het dialoogvenster Leden selecteren. Zie voor meer details stap 4 tot en met 7 van het maken van een contactgroep vanuit Outlook-contactpersonen of het adresboek.

---

Bewerk een Contactgroep in Outlook

Er zijn momenten waarop we onze Contactgroep moeten bewerken: er zijn personele veranderingen binnen uw bedrijf, collega’s en projecten komen en gaan, waardoor u leden moet toevoegen of verwijderen; de leden in een Contactgroep zijn door elkaar geraakt, zodat u de groep in twee of meer groepen wilt splitsen; twee afdelingen zijn samengevoegd, dus u moet twee Contactgroep samenvoegen……

Voordat we dat doen, moeten we eerst vinden waar de groepen zich bevinden:

Als u zich in de weergave Mail bevindt, klikt u op Adresboek in de groep Zoeken onder het tabblad Start en zoekt u de groep in het pop-updialoogvenster. Als u bent overgeschakeld naar de weergave Personen of Contactpersonen op de navigatiebalk in uw Outlook, vindt u de groep in de lijst met contactpersonen door de naam ervan in het zoekvak boven de lijst in te typen.

Nadat u de contactgroep hebt gevonden, dubbelklikt u op de naam om het venster Contactgroep te openen. Bekijk nu welke van de onderstaande methoden het beste aansluit bij uw behoeften voor de volgende stap.

---

Leden toevoegen aan of verwijderen uit een Contactgroep

• Volg voor het toevoegen van leden aan een contactgroep stap 4 tot en met 7 van het maken van een contactgroep vanuit Outlook-contactpersonen of het adresboek.

• Selecteer eerst de leden in een geopend Contactgroep-venster om leden uit een contactgroep te verwijderen. Klik vervolgens op de functie Lid verwijderen in de groep Leden. Klik ten slotte op Opslaan en sluiten in de groep Acties.

---

Splits een Contactgroep in Outlook

Hieronder staan twee manieren beschreven om een contactgroep in Outlook te splitsen: één met de ingebouwde functie en de andere met de functie Splitsen naar Contactgroep van Kutools voor Outlook.

• Splits een Contactgroep in Outlook door te kopiëren en verwijderen

Stel dat u een contactgroep in tweeën moet splitsen. Volg dan de onderstaande stappen:

1. Zoek op de pagina Personen of Contactpersonen de contactgroep die u wilt bewerken.

2. Klik met de rechtermuisknop op de groep (niet loslaten), sleep deze iets naar boven of beneden, laat de muisknop los en u ziet een kort pop-upmenu zoals in de onderstaande schermafbeelding. Klik op Kopiëren. Er verschijnen nu twee identieke contactgroepen in de lijst.

>>>

3. Dubbelklik om beide groepen te openen en pas de groepsnamen naar wens aan, bijvoorbeeld naar ExtendOffice1 en ExtendOffice2. Verwijder daarna bijvoorbeeld de naam 8-15 uit ExtendOffice1 en de naam 1-7 uit ExtendOffice2.

4. U hebt nu twee nieuwe, kleinere contactgroepen. Klik op Opslaan en sluiten.

• Splits eenvoudig een Contactgroep in Outlook met een geweldige tool

Of als u onze Kutools voor Outlookop uw computer heeft geïnstalleerd, volgt u voor het splitsen van een Contactgroep de onderstaande stappen:

1. Selecteer de contactgroep die u wilt splitsen (in dit voorbeeld is de groep ‘ExtendOffice test 1’ geselecteerd).

2. Ga naar het tabblad KUTOOLS PLUS, zoek in de groep Contact in het lint naar Contact en selecteer Splitsen naar Contactgroep in de keuzelijst.

3. In het Split to Contactgroep-venster vinkt u de vakjes aan naast de groepsleden die u naar een nieuwe contactgroep wilt verplaatsen en klikt u op Ok.

4. Geef de nieuwe groep een naam in het pop-updialoogvenster en klik op OK.

5. De twee gesplitste contactgroepen verschijnen vervolgens in de contactenlijst. U kunt de groepen openen om hun leden te bekijken.

---

Een Contactgroep opheffen en de leden als contactpersonen toevoegen in Outlook

Om een contactgroep in Outlook op te heffen, oftewel te verwijderen, gaat u naar de pagina Personen of Contacten en klikt u met de rechtermuisknop op de groep die u wilt verwijderen. Klik vervolgens op Verwijderen in het contextmenu. Wilt u daarentegen alle leden tegelijkertijd als individuele Outlook-contactpersonen behouden? Bekijk dan de twee onderstaande methoden:

• Een Contactgroep opheffen met de ingebouwde functie van Outlook

1. Dubbelklik om de contactgroep in uw contactenlijst te openen.

2. Dubbelklik op een lid om het aan uw contactenlijst toe te voegen.

3. Klik op de knop met drie puntjes om meer opties te zien en selecteer vervolgens Toevoegen aan Outlook-contacten.

4. In het pop-upvenster Contact kunt u indien nodig extra informatie toevoegen en vervolgens op Opslaan en sluiten klikken.

5. Herhaal stappen 2 t/m 4 om alle leden toe te voegen.

Ga nu terug naar de weergave Personen of Contacten om de contactgroep te verwijderen.

Deze methode is ideaal voor groepen met slechts enkele leden. Als uw groep echter veel leden telt, kost deze methode te veel tijd. In dat geval raden we u aan de functie Opsplitsen van Kutools voor Outlook hieronder te gebruiken.

• Een Contactgroep eenvoudig opheffen met Kutools voor Outlook

1. Selecteer de contactgroep die u wilt opheffen.

Ga naar het tabblad KUTOOLS PLUS, klik op Contact > groep > Opsplitsen.

3. In het venster Opsplitsen klikt u op Alles om alle vakjes aan te vinken en vervolgens op Ok.

4. Er verschijnt een dialoogvenster met de vraag: Wilt u de huidige contactgroep opbreken in individuele contacten? Klik op Ja.

5. Alle leden zijn nu toegevoegd aan uw contactenlijst en de Contactgroep is tegelijkertijd verwijderd.

√ Opmerking: als u slechts enkele leden aan uw contactenlijst wilt toevoegen, vinkt u de vakjes naast de desbetreffende leden aan en klikt u op Ok om ze aan de lijst toe te voegen terwijl ze uit de groep worden verwijderd. De groep met de leden die u niet hebt aangevinkt, blijft behouden.

Klik om de gratis versie van Kutools voor Outlook te downloaden.

---

Contactgroep samenvoegen tot één groep in Outlook

Om twee of meer Contactgroep samen te voegen tot één Nieuwe groep, volgt u de onderstaande stappen:

1. Maak een nieuwe contactgroep. (Volg stappen 1 t/m 3 voor)het maken van een contactgroep vanuit Outlook-contacten of het adresboek.)

2. Klik op Leden toevoegen in het gedeelte Leden en kies Uit Outlook-contacten.

3. Selecteer in het dialoogvenster Leden selecteren de contactgroep die u wilt combineren.

4. Klik linksonder in het dialoogvenster op Leden en vervolgens op OK.

Klik in het venster Contactgroep op Opslaan en sluiten.

√ Opmerking: de bovenstaande methode is zeer eenvoudig en snel. De groep die u op deze manier maakt, is echter een grote groep die meerdere kleinere groepen bevat—wat onhandig is bij het bewerken van groepsleden. U moet dan elke kleine groep afzonderlijk openen om wijzigingen aan te brengen. Als u meerdere contactgroepen echt wilt samenvoegen en alleen de individuele leden in één enkele groep wilt opnemen, raadpleegt u Hoe distributielijsten in Outlook samenvoegen of combineren?

---

Een e-mail verzenden naar een Contactgroep in Outlook

Volg de onderstaande stappen om een e-mail te verzenden naar één of meer Contactgroep in Outlook:

1. Klik in de e-mailweergave op Nieuwe Email om een nieuw bericht te starten.

2. Typ in het veld Aan... de naam van de contactgroep. Outlook toont mogelijke overeenkomsten uit uw contactenlijst, zoals op de onderstaande afbeelding. Als u niet wilt dat de ontvangers elkaar zien, typt u de groepsnaam in het veld Bcc...(als dit veld niet zichtbaar is in het berichtvenster, gaat u naar het tabblad)Opties en klikt u op Bcc in de groep Velden tonen.)

Als u de groepsnaam niet meer weet, klikt u op Aan... om het venster Namen selecteren te openen en al uw contacten in de contactenlijst te bekijken. Selecteer de groepen waarnaar u een bericht wilt verzenden en klik op Aan, Cc of Bcc, afhankelijk van uw voorkeur. De namen van de geselecteerde groepen verschijnen in het betreffende veld. (In dit voorbeeld klikte ik op)Aan.) Klik vervolgens op OK.

3. Typ het onderwerp en de inhoud van uw e-mailbericht. Klik op Verzenden nadat u klaar bent met typen.

---

Een Contactgroep delen en opslaan in Outlook

Mogelijk moet u een werkgerelateerde Contactgroep naar een nieuwe medewerker sturen of een interessegerelateerde groep delen met vrienden; u kunt ook een Contactgroep ontvangen die door anderen is gedeeld. In dit gedeelte bespreken we hoe u een Contactgroep deelt en hoe u een Contactgroep opslaat die door anderen in Outlook is verzonden.

Een Contactgroep delen in Outlook

• U kunt de groep opnemen in een e-mailbericht en naar anderen verzenden:

1. Klik in de e-mailweergave op Nieuwe Email om een nieuw bericht te maken. Er verschijnt een Bericht-venster. Pas de grootte van het venster aan en plaats het naast uw Outlook-venster, zodat beide vensters tegelijk zichtbaar zijn.

2. Klik in de navigatiebalk van het Outlook-venster op Personen of Contacten.

3. Zoek de contactgroep die u wilt delen en sleep deze als bijlage naar het berichtvenster in het Berichtvenster.

4. Vul de benodigde informatie in het Bericht-venster in en klik op Verzenden om de contactgroep te delen.

• U kunt een Contactgroep ook invoegen als bijlage in plaats van deze naar de berichttekst te slepen:

1. Klik in de Mail-weergave op Nieuwe e-mail om een nieuw bericht te maken.

2. Ga naar het tabblad Invoegen in het pop-upvenster Bericht, zoek de groep Invoegen en klik op Outlook-item.

3. Selecteer in het dialoogvenster Item invoegen een map Contactpersonen onder een bepaalde mailbox om alle contactpersonen en de contactgroep weer te geven in het vak Items. U kunt nu de contactgroep zoeken en selecteren en vervolgens op OK klikken om deze als bijlage in te voegen.

4. Vul de benodigde informatie in het venster Bericht in en klik vervolgens op Verzenden om de contactgroep te delen.

Een Contactgroep opslaan in Outlook

Een Contactgroep opslaan die door anderen is gedeeld in een e-mailbericht:

1. Open het bericht met de bijlage Contactgroep.

2. Sleep de bijlage naar de navigatiebalk en plaats deze op Personen of Contactpersonen.

Dit is de eenvoudigste methode. U kunt op Personen of Contactpersonen klikken om de nieuw opgeslagen groep te controleren.