Een contactgroep maken, bewerken, gebruiken en delen in Outlook

De zelfstudie richt zich op de problemen die u in Outlook kunt tegenkomen bij het gebruik van een contactgroep, voorheen "een distributielijst" genoemd. Het vatte de meest voorkomende en handige oplossingen samen. Klik op de onderstaande oplossingen om naar de bijbehorende instructies te gaan.

Een contactgroep maken in Outlook

• Een contactgroep maken vanuit Outlook-contacten of adresboek
• Maak een contactgroep op basis van gegevens in Excel, Word of andere toepassingen
• Maak een contactgroep voor ontvangers of afzenders in uw mailbox

Een contactgroep bewerken in Outlook

• Leden toevoegen aan of verwijderen uit een contactgroep
• Splits een contactgroep in Outlook
  • Een contactgroep in Outlook gemorst door te kopiëren en te verwijderen
  • Splits eenvoudig een contactgroep in Outlook met een geweldige tool
• Breek een contactgroep op en voeg de leden ervan toe als contactpersonen in Outlook
  • Breek een contactgroep op met de ingebouwde functie van Outlook
  • Verbreek eenvoudig een contactgroep met Kutools voor Outlook
• Contactgroepen samenvoegen tot één in Outlook

Een e-mail verzenden naar een contactgroep in Outlook

Een contactgroep delen en opslaan in Outlook

• Een contactgroep delen in Outlook
• Een contactgroep opslaan in Outlook

---

Een contactgroep maken in Outlook

U kunt situaties tegenkomen waarin u om zakelijke redenen een massale e-mail naar de leden van een bedrijf of een werkgroep moet sturen. Of misschien moet u een kerstkaart sturen naar al uw familieleden en uw vrienden. In dergelijke gevallen bespaart het maken van een contactgroep veel tijd om e-mails één voor één te verzenden. Hier onze ExtendOffice team heeft de methoden vermeld om contactgroepen te maken vanuit uw Outlook-contacten, adresboek en gegevens in Excel, Word of in tekstvorm, en om groepen te maken voor de afzenders of ontvangers in uw mailboxen in Outlook.

Een contactgroep maken vanuit Outlook-contacten of adresboek

1. klikken Mensen or Contacten op de navigatiebalk in uw Outlook.

2. Onder het tabblad Home, Klik Nieuwe contactgroep in de groep New.

3. In de Contactgroep venster, noem de contactgroep in het Naam veld.

4. klikken Voeg leden toe in de groep Leden, kiezen Van Outlook-contactpersonen or Uit adresboek op de vervolgkeuzelijst volgens uw behoeften. (Als u op dit moment slechts één contactpersoon wilt toevoegen en wie niet in uw Outlook-contacten of adresboek staat, kiest u Nieuw e-mailcontact.)

5. In de Selecteer leden dialoogvenster, om meerdere niet-aaneengesloten contacten te selecteren, houdt u de Ctrl toets en klik vervolgens één voor één op de contacten; om meerdere aaneengesloten contacten te selecteren, klikt u op het eerste contact en houdt u ingedrukt Shift en selecteer de laatste.

6. Klik op het Leden knop linksonder in het dialoogvenster om alle geselecteerde contacten toe te voegen aan de Leden veld en klik vervolgens op OK.

7. In de Contactgroep venster klikt Opslaan en sluiten.

---

Maak een contactgroep op basis van gegevens in Excel, Word of andere toepassingen

Stel dat u een lijst met e-mailadressen hebt ontvangen in een Excel-spreadsheet, Word-document of andere toepassingen zoals hierboven weergegeven. Om de adressen in bulk toe te voegen aan een contactgroep in uw Outlook, gaat u als volgt te werk:

1. klikken Mensen or Contacten op de navigatiebalk in uw Outlook.

2. Onder het tabblad Home, Klik Nieuwe contactgroep in de groep New.

3. In de Contactgroep venster, noem de contactgroep in het Naam veld.

4. klikken Voeg leden toe in de groep Leden, kiezen Van Outlook-contactpersonen.

5. Kopieer de gegevens in uw Excel-spreadsheet of Word-document.

6. In de kies Leden dialoogvenster, plak de gegevens in de Leden veld en klik vervolgens op OK.

7. In de Contactgroep venster klikt Opslaan en sluiten.

√ Opmerking: elk e-mailadres moet worden gescheiden door een puntkomma of alineamarkering (één naam en adres per regel). Als er geen naam is, wordt het adres gebruikt voor de weergavenaam in de contactgroep.

---

Maak een contactgroep voor ontvangers of afzenders in uw mailbox

Als u alle ontvangers en afzenders van een e-mail of meerdere e-mails wilt toevoegen aan een contactgroep, of als u enkele afzenders of ontvangers in uw mailbox wilt groeperen, kunt u de Aan groep toevoegen feature van Kutools for Outlook, een handige Outlook-invoegtoepassing ontwikkeld door ons team. Het zal snel een contactgroep maken op basis van uw behoeften.

1. Selecteer de mail(s) met de ontvangers of afzenders die je wilt toevoegen aan de contactgroep.

2. Naar de Koetools Plus tab, in de Contact groep, klik Aan groep toevoegen.

3. In de Voeg ontvangers toe aan contactgroepen dialoogvenster, selecteer Alles, Alle afzendersof Alle ontvangers op de strekking keuzelijst. De vakjes naast de e-mailadressen die aan de voorwaarde voldoen, worden aangevinkt.

4. Selecteer aan de rechterkant van het dialoogvenster de contactgroep(en) waaraan u de adressen wilt toevoegen; Of u kunt een nieuwe contactgroep maken door te klikken op Nieuwe contactgroepen vink vervolgens het vakje ernaast aan. Klik OK.

Als u onze Outlook-invoegtoepassing niet hebt geïnstalleerd, klik hier om te downloaden. Of u kunt een meer onhandige manier gebruiken: kopieer de adressen van de afzenders van ontvangers die u aan een contactgroep wilt toevoegen en plak ze in de Leden veld in de Selecteer leden dialoog venster. Raadpleeg voor meer informatie de 4e-7e stappen van: een contactgroep maken vanuit Outlook-contacten of adresboek.

---

Een contactgroep bewerken in Outlook

Er zijn momenten waarop we onze contactgroepen moeten aanpassen: Er zijn personeelswisselingen in uw bedrijf, collega's en projecten komen en gaan, zodat u enkele leden moet toevoegen of verwijderen; De leden in een contactgroep zijn nogal gemengd, dus u wilt de groep in twee of meer groepen opsplitsen; Twee afdelingen samengevoegd, dus je moet twee contactgroepen samenvoegen……

Voordat we dit doen, moeten we weten waar de groepen zijn:

Als je in het zicht bent van E-mailadres, klik dan op het adresboek in de groep VIND DE PLEK DIE PERFECT VOOR JOU IS onder het tabblad Homeen zoek vervolgens naar de groep in het pop-upvenster; Als je bent overgestapt naar Mensen or Contacten bekijken op de navigatiebalk in uw Outlook, kunt u de groep vinden in de lijst met uw contacten door de naam in het zoekvak boven de lijst te typen.

Nadat u de contactgroep hebt gevonden, dubbelklikt u op de naam om de Contactgroep raam. Zoek nu de onderstaande methoden die voldoen aan uw behoeften voor de volgende zet.

---

Leden toevoegen aan of verwijderen uit een contactgroep

• Om leden aan een contactgroep toe te voegen, raadpleegt u de 4e-7e stappen van een contactgroep maken vanuit Outlook-contacten of adresboek.

• Om leden uit een contactgroep te verwijderen, selecteert u de leden in een geopend Contactgroep venster eerst en klik vervolgens op de Lid verwijderen functie in de groep Leden. Klikken Opslaan en sluiten in de groep Acties.

---

Splits een contactgroep in Outlook

Hier hebben we twee manieren opgesomd om een ​​contactgroep in Outlook te splitsen: de ene is met zijn eigen functie, de andere is met de Splitsen naar contactgroep kenmerk van Kutools for Outlook.

• Een contactgroep in Outlook gemorst door te kopiëren en te verwijderen

Stel dat u een contactgroep in tweeën moet splitsen. Volg de onderstaande stappen:

1. Op de Mensen or Contacten pagina, zoek naar de contactgroep die u wilt bewerken.

2. Klik met de rechtermuisknop op de groep (laat niet los) en sleep deze een beetje naar boven of naar beneden, laat de muisknop los, u ziet een kort pop-upmenu zoals weergegeven in de onderstaande schermafbeelding, klik Kopiëren. Er zullen twee dezelfde contactgroepen in de lijst verschijnen.

>>>

3. Dubbelklik om beide groepen te openen, wijzig de namen van de groepen naar behoefte, bijvoorbeeld ExtendOffice1 en ExtendOffice2. Verwijder vervolgens, laten we zeggen, naam 8-15 in de ExtendOffice1, en noem 1-7 in de ExtendOffice2.

4. Inmiddels heb je twee nieuwe kleinere contactgroepen, klik op Opslaan en sluiten.

• Splits eenvoudig een contactgroep in Outlook met een geweldige tool

Of als je hebt geïnstalleerd onze Kutools for Outlook op uw computer, om een ​​contactgroep te splitsen, volgt u de onderstaande stappen:

1. Selecteer de contactgroep die u wilt splitsen (Hier heb ik de groep met de naam geselecteerd ExtendOffice toets 1 bijvoorbeeld).

2. Ga naar het tabblad Koetools Plus, vind Contact groep in het lint Contactselecteer Splitsen naar contactgroep in de vervolgkeuzelijst.

3. In de Splitsen naar contactgroep vinkt u de vakjes aan naast de groepsleden die u naar een nieuwe contactgroep wilt verplaatsen, klikt u op Ok.

4. Geef de nieuwe groep een naam in het pop-upvenster, klik op OK.

5. De twee gesplitste contactgroepen verschijnen dan in de lijst met contactpersonen. Open de groepen om hun leden te bekijken.

---

Breek een contactgroep op en voeg de leden ervan toe als contactpersonen in Outlook

Om een ​​contactgroep in Outlook op te splitsen, of we zeggen te verwijderen, ga je naar de Mensen or Contacten pagina en klik met de rechtermuisknop op de groep die u wilt verwijderen, en klik op Verwijder in het pop-upmenu. Maar als u al zijn leden tegelijkertijd als individuele Outlook-contactpersonen wilt toevoegen, controleer dan de twee benaderingen die we hieronder hebben vermeld:

• Een contactgroep opsplitsen met de ingebouwde functie van Outlook

1. Dubbelklik om de contactgroep in uw lijst met contactpersonen te openen.

2. Dubbelklik op een lid dat u aan uw lijst met contactpersonen wilt toevoegen.

3. Klik op de knop met de drie stippen om meer opties te bekijken en klik vervolgens op Toevoegen aan Outlook-contactpersonen.

4. In de pop-up Contact venster, kunt u indien nodig extra informatie toevoegen en klik vervolgens op Opslaan en sluiten.

5. Herhaal de stappen 2-4 om alle leden toe te voegen.

6. Ga nu terug naar de Mensen or Contacten om de contactgroep te verwijderen.

De methode is geschikt voor de groepen die slechts enkele leden bevatten. Als de groep een groot aantal leden bevat, zou de methode te veel tijd verspillen. Controleer in dit geval de Breken functie van Kutools voor Outlook hieronder.

• Verbreek eenvoudig een contactgroep met Kutools voor Outlook

1. Selecteer de contactgroep die u wilt verbreken.

2. Ga naar het tabblad Koetools Plus, Klik Contact groep > Breken.

3. In de Breken venster klikt Alles om alle vakjes aan te vinken en klik vervolgens op Ok.

4. Er verschijnt een dialoogvenster met de vraag: Wilt u deze contactgroep opsplitsen in afzonderlijke contacten? Klik Ja.

5. Alle leden zijn nu toegevoegd aan uw lijst met contactpersonen en de contactgroep wordt tegelijkertijd verwijderd.

√ Opmerking: als u slechts enkele van zijn leden aan uw lijst met contactpersonen wilt toevoegen, vinkt u de vakjes naast de specifieke leden aan, klikt u op Ok om ze aan de lijst toe te voegen terwijl je ze uit de groep verwijdert. De groep met de leden die je niet hebt gecontroleerd, blijft bestaan.

Klik om Kutools voor Outlook te downloaden voor een gratis proefperiode van 60 dagen.

---

Contactgroepen samenvoegen tot één in Outlook

Om twee of meer contactgroepen samen te voegen tot één nieuwe groep. Volg de onderstaande stappen:

1. Maak een nieuwe contactgroep aan. (Volg de stappen 1-3 van een contactgroep maken vanuit Outlook-contacten of adresboek.)

2. klikken Voeg leden toe in de groep Leden, kiezen Van Outlook-contactpersonen.

3. In de Selecteer leden dialoogvenster, selecteer de contactgroepen die u wilt combineren.

4. klikken Leden linksonder in het dialoogvenster en klik vervolgens op OK.

5. In de Contactgroep venster klikt Opslaan en sluiten.

√ Opmerking: de bovenstaande methode is heel eenvoudig en snel. De groep die u op deze manier hebt gemaakt, is echter als een grote groep met meerdere kleine groepen, het is niet zo handig als u de groepsleden moet bewerken. Omdat je elke kleine groep moet openen om te kunnen bewerken. Om meerdere contactgroepen samen te voegen en alleen groepsleden aan één groep toe te voegen. Gelieve dit na te kijken Hoe distributielijsten samenvoegen of combineren in Outlook?

---

Een e-mail verzenden naar een contactgroep in Outlook

Volg de onderstaande stappen om een ​​e-mail te sturen naar een of meer contactgroepen in Outlook:

1. Klik in de weergave E-mail op nieuwe e-mail om een ​​nieuw bericht te starten.

2. In de To ... typt u de naam van de contactgroep. Outlook toont mogelijke overeenkomsten uit uw lijst met contactpersonen, zoals in de onderstaande afbeelding. Als u niet wilt dat de ontvangers elkaar zien, typt u de naam van de groep in de bcc... veld. (Als het veld niet wordt weergegeven in het berichtvenster, gaat u naar de Opties Tabblad en klik vervolgens op bcc in de groep Velden weergeven.)

Als je de groepsnaam niet meer weet, klik dan op To ... om de te openen Selecteer namen venster om al uw contacten in uw lijst met contacten te bekijken. Selecteer de groepen waarnaar u een bericht wilt sturen en klik vervolgens op Naar, Ccof bcc zoals je nodig hebt. De namen van de groepen worden weergegeven in het bijbehorende veld. (ik klikte Naar als voorbeeld hier.) Klik vervolgens op OK.

3. Typ het onderwerp en de hoofdtekst van uw e-mailbericht. Klik Verzenden nadat u klaar bent met typen.

---

Een contactgroep delen en opslaan in Outlook

Mogelijk moet u een werkgerelateerde contactgroep naar een nieuwe werknemer sturen of een interessegerelateerde groep delen met uw vrienden; u kunt ook een contactgroep ontvangen die door anderen wordt gedeeld. In dit deel zullen we het hebben over het delen van een contactgroep en het opslaan van een contactgroep die door anderen is verzonden in Outlook.

Een contactgroep delen in Outlook

• U kunt de groep in een e-mailbericht opnemen en naar anderen verzenden:

1. Klik in de weergave E-mail op nieuwe e-mail om een ​​nieuw bericht te maken. EEN Bericht venster zal verschijnen. Pas de grootte van het venster aan, verplaats het naast uw Outlook-venster, zodat beide vensters tegelijkertijd zichtbaar zijn.

2. klikken Mensen or Contacten vanuit de navigatiebalk in het Outlook-venster.

3. Zoek de contactgroep die u wilt delen en sleep deze als bijlage in de Bericht venster.

4. Vul de gegevens in het Bericht venster naar wens en klik vervolgens op Verzenden om de contactgroep te delen.

• U kunt ook een contactgroep als bijlage invoegen in plaats van deze naar een berichttekst te slepen:

1. In de E-mailadres bekijken, klik nieuwe e-mail om een ​​nieuw bericht te maken.

2. Ga naar het tabblad Invoegen in de pop-up Bericht venster, zoek het omvatten groep, klik Outlook-item.

3. In de Item invoegen dialoogvenster, selecteer een map Contactpersonen onder een bepaalde mailbox om alle contacten en contactgroepen in de Item doos. Nu kunt u de contactgroep zoeken en selecteren en vervolgens klikken op OK om het als bijlage in te voegen.

4. Vul de gegevens in het Bericht venster naar wens en klik vervolgens op Verzenden om de contactgroep te delen.

Een contactgroep opslaan in Outlook

Een door anderen gedeelde contactgroep opslaan in een e-mailbericht:

1. Open het bericht dat de bijlage van de contactgroep bevat.

2. Sleep de bijlage naar de navigatiebalk en zet deze neer Mensen or Contacten.

Dit is de eenvoudigste aanpak, u kunt klikken op Mensen or Contacten om de nieuw opgeslagen groep te controleren.