Een contactgroep maken, bewerken, gebruiken en delen in Outlook
Deze handleiding richt zich op de problemen die je kunt tegenkomen in Outlook bij het gebruik van een contactgroep, voorheen "een distributielijst" genoemd. Het vat de meest voorkomende en handige oplossingen samen. Klik op de onderstaande oplossingen om naar de bijbehorende instructies te gaan.
Een contactgroep maken in Outlook
- Een contactgroep maken vanuit Outlook-contacten of adresboek
- Een contactgroep maken vanuit gegevens in Excel, Word of andere applicaties
- Een contactgroep maken voor ontvangers of afzenders in je mailbox
Een contactgroep bewerken in Outlook
- Leden toevoegen of verwijderen uit een contactgroep
- Een contactgroep splitsen in Outlook
- Een contactgroep opbreken en de leden als contacten toevoegen in Outlook
- Contactgroepen samenvoegen tot één in Outlook
Een e-mail versturen naar een contactgroep in Outlook
Een contactgroep delen en opslaan in Outlook
Een contactgroep maken in Outlook
Je kunt situaties tegenkomen waarin je een bulkmail moet versturen naar de leden van een bedrijf of werkgroep om zakelijke redenen. Of misschien wil je een kerstkaart sturen aan al je familieleden en vrienden. In dergelijke gevallen kan het maken van een contactgroep veel tijd besparen in plaats van e-mails één voor één te versturen. Ons ExtendOffice-team heeft hieronder methoden opgesomd om contactgroepen te maken vanuit je Outlook-contacten, adresboek en gegevens in Excel, Word of tekstvorm, en om groepen te maken voor de afzenders of ontvangers in je mailbox in Outlook.
Een contactgroep maken vanuit Outlook-contacten of adresboek
1. Klik op Personen of Contacten op de navigatiebalk in je Outlook.
2. Onder het tabblad Start klik je op Nieuwe Contactgroep in de groep Nieuw.
3. Voer in het Contactgroep venster de naam van de contactgroep in het Naam-veld in.
4. Klik op Leden Toevoegen in de groep Leden, en kies Vanuit Outlook-contacten of Vanuit Adresboek in de vervolgkeuzelijst, afhankelijk van je behoeften. (Als je op dit moment slechts één contact wilt toevoegen, en die persoon staat niet in je Outlook-contacten of adresboek, kies dan Nieuw E-mailcontact.)
5. Selecteer in het dialoogvenster Leden Selecteren meerdere niet-aaneengesloten contacten door de Ctrl-toets ingedrukt te houden en vervolgens de contacten één voor één aan te klikken; om meerdere aaneengesloten contacten te selecteren, klik je op het eerste contact, houdt Shift ingedrukt en selecteert het laatste.
6. Klik op de knop Leden linksonder in het dialoogvenster om alle geselecteerde contacten toe te voegen aan het veld Leden, en klik vervolgens op OK.
7. Klik in het venster Contactgroep op Opslaan & Sluiten.
Een contactgroep maken vanuit gegevens in Excel, Word of andere applicaties
Stel dat je een lijst met e-mailadressen hebt ontvangen in een Excel-spreadsheet, Word-document of andere applicaties zoals hierboven weergegeven. Om de adressen bulksgewijs toe te voegen aan een contactgroep in je Outlook, volg dan de volgende stappen:
1. Klik op Personen of Contacten op de navigatiebalk in je Outlook.
2. Onder het tabblad Start klik je op Nieuwe Contactgroep in de groep Nieuw.
3. Voer in het Contactgroep venster de naam van de contactgroep in het Naam-veld in.
4. Klik op Leden Toevoegen in de groep Leden, en kies Vanuit Outlook-contacten.
5. Kopieer de gegevens in je Excel-spreadsheet of Word-document.
6. Plak de gegevens in het veld Leden in het dialoogvenster Selecteren Leden, en klik vervolgens op OK.
7. Klik in het venster Contactgroep op Opslaan & Sluiten.
√ Opmerking: Elk e-mailadres moet worden gescheiden door een puntkomma of paragraafmarkering (één naam en adres per regel). Als er geen naam is, wordt het adres gebruikt als weergavenaam in de contactgroep.
Een contactgroep maken voor ontvangers of afzenders in je mailbox
Als je alle ontvangers en afzenders van een e-mail of meerdere e-mails wilt toevoegen aan een contactgroep, of als je sommige afzenders of ontvangers in je mailbox wilt groeperen, kun je de functie Toevoegen aan Groep van Kutools voor Outlook gebruiken, een handige Outlook-invoegtoepassing ontwikkeld door ons team. Het zal snel een contactgroep maken volgens je behoeften.
1. Selecteer de e-mail(s) met de ontvangers of afzenders die je wilt toevoegen aan de contactgroep.
2. Ga naar het tabblad Kutools Plus, in de groep Contact, klik op Toevoegen aan Groep.
3. Selecteer Alles, Alle afzenders of Alle ontvangers in de vervolgkeuzelijst Bereik in het dialoogvenster Ontvangers Toevoegen aan Contactgroepen. De vakjes naast de e-mailadressen die aan de voorwaarde voldoen, worden aangevinkt.
4. Selecteer rechts in het dialoogvenster de contactgroep(en) waaraan je de adressen wilt toevoegen; of je kunt een nieuwe contactgroep maken door op Nieuwe contactgroep te klikken, en vervolgens het vakje ernaast aan te vinken. Klik op OK.
Als je onze Outlook-invoegtoepassing niet hebt geïnstalleerd, klik hier om te downloaden. Of je kunt een minder handige manier gebruiken: kopieer de adressen van de afzenders of ontvangers die je wilt toevoegen aan een contactgroep, en plak ze in het veld Leden in het dialoogvenster Leden Selecteren. Voor meer details, zie de 4e-7e stappen van het maken van een contactgroep vanuit Outlook-contacten of adresboek.
Een contactgroep bewerken in Outlook
Er zijn momenten waarop we onze contactgroepen moeten bewerken: Er zijn personeelswijzigingen in je bedrijf, collega's en projecten komen en gaan, zodat je leden moet toevoegen of verwijderen; de leden in een contactgroep zijn gemengd, dus je wilt de groep splitsen in twee of meer groepen; twee afdelingen zijn samengevoegd, dus je moet twee contactgroepen samenvoegen…
Voordat we dat doen, moeten we vinden waar de groepen zich bevinden:
Als je in de weergave Mail bent, klik dan op Adresboek in de groep Zoeken onder het tabblad Start, en zoek vervolgens naar de groep in het pop-up dialoogvenster; als je bent overgeschakeld naar de weergave Persoonen of Contacten op de navigatiebalk in je Outlook, kun je de groep vinden in de lijst van je contacten door de naam ervan in het zoekvak boven de lijst in te typen.
Nadat je de contactgroep hebt gevonden, dubbelklik op de naam om het venster Contactgroep te openen. Vind nu de onderstaande methoden die aansluiten bij je behoeften voor de volgende stap.
Leden toevoegen of verwijderen uit een contactgroep
• Om leden toe te voegen aan een contactgroep, zie de 4e-7e stappen van het maken van een contactgroep vanuit Outlook-contacten of adresboek.
• Om leden te verwijderen uit een contactgroep, selecteer eerst de leden in een geopend venster Contactgroep, klik vervolgens op de functie Lid Verwijderen in de groep Leden. Klik op Opslaan & Sluiten in de groep Acties.
Een contactgroep splitsen in Outlook
Hier hebben we twee manieren opgesomd om een contactgroep in Outlook te splitsen: één met de eigen functie, de andere met de functie Splitsen naar contactgroep van Kutools voor Outlook.
• Een contactgroep splitsen in Outlook door kopiëren en verwijderen
Stel dat je een contactgroep in tweeën wilt splitsen. Volg de onderstaande stappen:
1. Zoek op de pagina Personen of Contacten naar de contactgroep die je wilt bewerken.
2. Klik met de rechtermuisknop (laat niet los) op de groep en sleep deze een beetje omhoog of omlaag, laat de muisknop los, je ziet een kort pop-upmenu zoals in de onderstaande schermafbeelding, klik op Kopiëren. Er verschijnen twee dezelfde contactgroepen in de lijst.
 | >>> |  |
3. Dubbelklik om beide groepen te openen, wijzig de namen van de groepen zoals nodig, bijvoorbeeld ExtendOffice1 en ExtendOffice2. Verwijder vervolgens, laten we zeggen, naam 8-15 in ExtendOffice1, en naam 1-7 in ExtendOffice2.
4. Je hebt nu twee nieuwe kleinere contactgroepen, klik op Opslaan & Sluiten.
• Een contactgroep eenvoudig splitsen in Outlook met een geweldig hulpmiddel
Of als je onze Kutools voor Outlook op je computer hebt geïnstalleerd, volg dan de onderstaande stappen om een contactgroep te splitsen:
1. Selecteer de contactgroep die je wilt splitsen (hier heb ik bijvoorbeeld de groep ExtendOffice test 1 geselecteerd).
2. Ga naar het tabblad Kutools Plus, zoek Contactgroep in de werkbalk Contact, selecteer Splitsen naar contactgroep in de vervolgkeuzelijst.
3. Vink in het venster Splitsen naar contactgroep de vakjes naast de groepsleden die je wilt verplaatsen naar een nieuwe contactgroep aan, klik op Ok.
4. Geef de nieuwe groep een naam in het pop-up dialoogvenster, klik op OK.
5. De twee gesplitste contactgroepen verschijnen dan in de lijst Contacten, open de groepen gerust om hun leden te bekijken.
Een contactgroep opbreken en de leden als contacten toevoegen in Outlook
Om een contactgroep op te breken, ofwel te verwijderen, in Outlook, ga je gewoon naar de pagina Personen of Contacten en klik je met de rechtermuisknop op de groep die je wilt verwijderen, en klik je op Verwijderen in het pop-upmenu. Maar als je tegelijkertijd alle leden als individuele Outlook-contacten wilt toevoegen, controleer dan de onderstaande twee methoden:
• Een contactgroep opbreken met de ingebouwde functie van Outlook
1. Dubbelklik om de contactgroep in je lijst Contacten te openen.
2. Dubbelklik op een lid dat je wilt toevoegen aan je lijst Contacten.
3. Klik op de driepuntjesknop om meer opties te bekijken, en klik vervolgens op Toevoegen aan Outlook-contacten.
4. Voeg in het pop-up Contactvenster extra informatie toe indien nodig, en klik vervolgens op Opslaan & Sluiten.
5. Herhaal de stappen 2-4 om alle leden toe te voegen.
6. Ga nu terug naar de weergave Personen of Contacten om de contactgroep te verwijderen.
Deze methode is geschikt voor groepen die slechts een paar leden bevatten. Als de groep een groot aantal leden bevat, zou de methode te veel tijd verspillen. In dat geval, controleer dan de functie Breken van Kutools voor Outlook hieronder.
• Een contactgroep eenvoudig opbreken met Kutools voor Outlook
1. Selecteer de contactgroep die je wilt opbreken.
2. Ga naar het tabblad Kutools Plus, klik op Contactgroep > Breken.
3. Vink in het venster Breken alle vakjes aan door op Alles te klikken, en klik vervolgens op Ok.
4. Er verschijnt een dialoogvenster met de vraag Wilt u de huidige contactgroep opbreken in individuele contacten? Klik op Ja.
5. Alle leden zijn nu toegevoegd aan je lijst Contacten, en de contactgroep is tegelijkertijd verwijderd.
√ Opmerking: Als je alleen sommige leden wilt toevoegen aan je lijst Contacten, vink dan de vakjes naast de specifieke leden aan, klik op Ok om ze toe te voegen aan de lijst terwijl ze uit de groep worden verwijderd. De groep met de leden die je niet hebt aangevinkt blijft bestaan.
Contactgroepen samenvoegen tot één in Outlook
Om twee of meer contactgroepen samen te voegen tot één nieuwe groep. Volg de onderstaande stappen:
1. Maak een nieuwe contactgroep. (Volg de stappen 1-3 van het maken van een contactgroep vanuit Outlook-contacten of adresboek.)
2. Klik op Leden Toevoegen in de groep Leden, en kies Vanuit Outlook-contacten.
3. Selecteer in het dialoogvenster Leden Selecteren de contactgroepen die je wilt combineren.
4. Klik op Leden linksonder in het dialoogvenster, en klik vervolgens op OK.
5. Klik in het venster Contactgroep op Opslaan & Sluiten.
√ Opmerking: De bovenstaande methode is heel eenvoudig en snel. Echter, de groep die je op deze manier maakt, is als een grote groep die verschillende kleine groepen bevat, wat minder handig is wanneer je de groepsleden moet bewerken. Omdat je elke kleine groep apart moet openen om te bewerken. Om meerdere contactgroepen samen te voegen en alleen groepsleden toe te voegen aan één groep. Controleer Hoe Samenvoegen Of Combineren Distributielijsten In Outlook?
Een e-mail versturen naar een contactgroep in Outlook
Om een e-mail te versturen naar een of meer contactgroepen in Outlook, volg dan de onderstaande stappen:
1. Klik in de weergave Mail op Nieuwe E-mail om een nieuw bericht te starten.
2. Typ in het veld Aan... de naam van de contactgroep. Outlook toont mogelijke overeenkomsten uit je lijst Contacten zoals in de onderstaande afbeelding. Als je niet wilt dat de ontvangers elkaar zien, typ dan de naam van de groep in het veld Bcc... (Als het veld niet zichtbaar is in het berichtenvenster, ga je naar het tabblad Opties, en klik je op Bcc in de groep Velden Weergeven.)
Als je de groepsnaam niet meer weet, kun je op Aan... klikken om het venster Namen Selecteren te openen om al je contacten in je lijst Contacten te bekijken. Selecteer de groepen waarnaar je een bericht wilt sturen, klik vervolgens op Aan, Cc, of Bcc zoals nodig. De namen van de groepen verschijnen in het bijbehorende veld. (Ik heb hier als voorbeeld op Aan geklikt.) Klik vervolgens op OK.
3. Typ het onderwerp en de inhoud van je e-mailbericht. Klik op Verzenden nadat je klaar bent met typen.
Een contactgroep delen en opslaan in Outlook
Je moet mogelijk een werkgerelateerde contactgroep naar een nieuwe medewerker sturen, of een interessegerelateerde groep delen met je vrienden; je kunt ook een contactgroep ontvangen die door anderen is gedeeld. In dit deel bespreken we hoe je een contactgroep kunt delen, en hoe je een contactgroep die door anderen is verzonden kunt opslaan in Outlook.
Een contactgroep delen in Outlook
• Je kunt de groep in een e-mailbericht opnemen en naar anderen versturen:
1. Klik in de weergave Mail op Nieuwe E-mail om een nieuw bericht te maken. Er verschijnt een Berichtvenster. Pas de grootte van het venster aan, verplaats het naast je Outlook-venster, zodat beide vensters tegelijkertijd zichtbaar zijn.
2. Klik op Personen of Contacten vanaf de navigatiebalk in het Outlook-venster.
3. Zoek de contactgroep die je wilt delen, en sleep deze als bijlage naar de berichttekst in het Berichtvenster.
4. Vul de benodigde informatie in het Berichtvenster in, en klik vervolgens op Verzenden om de contactgroep te delen.
• Je kunt ook een contactgroep als bijlage invoegen in plaats van deze naar een berichttekst te slepen:
1. Klik in de weergave Mail op Nieuwe E-mail om een nieuw bericht te maken.
2. Ga naar het tabblad Invoegen in het pop-up Berichtvenster, zoek de groep Inclusief, klik op Outlook-item.
3. Selecteer in het dialoogvenster Item Invoegen een Contactenmap onder een bepaalde mailbox om alle contacten en contactgroepen in het Items-vak weer te geven. Zoek en selecteer nu de contactgroep en klik op OK om deze als bijlage in te voegen.
4. Vul de benodigde informatie in het Berichtvenster in, en klik vervolgens op Verzenden om de contactgroep te delen.
Een contactgroep opslaan in Outlook
Om een contactgroep die door anderen is gedeeld in een e-mailbericht op te slaan:
1. Open het bericht dat de bijlage van de contactgroep bevat.
2. Sleep de bijlage naar de navigatiebalk, en laat deze los op Personen of Contacten.
Dit is de eenvoudigste methode, je kunt op Personen of Contacten klikken om de nieuw opgeslagen groep te controleren.
Beste Office-productiviteitstools
Breaking News: Kutools for Outlook lanceert een gratis versie!
Ervaar de geheel nieuwe Kutools for Outlook met meer dan100 fantastische functies! Klik om nu te downloaden!
📧 E-mailautomatisering: Automatisch antwoorden (Beschikbaar voor POP en IMAP) / Schema E-mail verzenden / Automatisch CC/BCC per Regel bij Verzenden / Automatisch doorsturen (Geavanceerde regels) / Begroeting automatisch toevoegen / Meerdere ontvangers automatisch opsplitsen naar individuele E-mail...
📨 E-mailbeheer: E-mail terughalen / Scam-e-mails blokkeren op onderwerp en anderen / Duplicaat verwijderen / Geavanceerd Zoeken / Organiseer mappen...
📁 Bijlagen Pro: Batch opslaan / Batch loskoppelen / Batch comprimeren / Automatisch opslaan / Automatisch loskoppelen / Automatisch comprimeren...
🌟 Interface-magie: 😊Meer mooie en gave emoji's / Herinneren wanneer belangrijke e-mails binnenkomen / Outlook minimaliseren in plaats van afsluiten...
👍 Wonders met één klik: Antwoord Allen met Bijlagen / Anti-phishing e-mails / 🕘Tijdzone van de afzender weergeven...
👩🏼🤝👩🏻 Contacten & Agenda: Batch toevoegen van contacten vanuit geselecteerde E-mails / Contactgroep opsplitsen naar individuele groepen / Verjaardagsherinnering verwijderen...
Gebruik Kutools in je voorkeurt taal – ondersteunt Engels, Spaans, Duits, Frans, Chinees en meer dan40 andere talen!
🚀 Eén klik downloaden — Ontvang alle Office-invoegtoepassingen
Sterk aanbevolen: Kutools for Office (5-in-1)
Met één klik download je vijf installatiepakketten tegelijk — Kutools voor Excel, Outlook, Word, PowerPoint en Office Tab Pro. Klik om nu te downloaden!
- ✅ Eén-klik gemak: Download alle vijf de installaties in één actie.
- 🚀 Klaar voor elke Office-taak: Installeer de invoegtoepassingen die je nodig hebt, wanneer je ze nodig hebt.
- 🧰 Inclusief: Kutools voor Excel / Kutools for Outlook / Kutools voor Word / Office Tab Pro / Kutools voor PowerPoint