Hoe zorg ik ervoor dat ik mezelf automatisch altijd in cc wordt gezet in Outlook?

We kunnen een quick step instellen om automatisch jezelf in cc te zetten bij het beantwoorden van e-mails in Outlook. Volg hiervoor de onderstaande stappen:

1. Klik op Start > Nieuwe maken in de groep Quick Steps. Zie screenshot:

2. Typ in het geopende dialoogvenster Quick Step bewerken een naam voor de nieuwe quick step in het vak Naam en kies vervolgens Beantwoorden van in de lijst Actie kiezen. Zie screenshot:

3. Klik op de gekoppelde tekst Opties weergeven om de opties uit te klappen, klik vervolgens op de gekoppelde tekst Cc toevoegen om het veld Aan weer te geven en typ uw e-mailadres in het veld Aan. Zie screenshot:

4. Klik op de knop Voltooien.
De nieuwe quick step is nu aangemaakt en toegevoegd aan het Quick Steps-vak. Zie de screenshot:

Selecteer de e-mail die u wilt beantwoorden en klik op de nieuw gemaakte quick step in het Quick Steps-vak; het venster voor het beantwoorden van berichten opent automatisch met uzelf in het cc-veld.

1. Start Outlook en zorg ervoor dat u zich bevindt in de map E-mail. Klik vervolgens op Start > Regels > Regels en waarschuwingen beheren. Zie screenshot:

2. Klik in het geopende dialoogvenster Regels en waarschuwingen op de knop Nieuwe regel op het tabblad E-mailregels. Zie bovenstaande screenshot:

3. In het dialoogvenster Regelwizard klikt u op de optie Regel toepassen op berichten die ik verzend en vervolgens op de knop Volgende. Zie onderstaande screenshot:

4. Configureer nu als volgt:
(1) vink de optie via het opgegeven account aan,
(2) klik op de gekoppelde tekst opgegeven;
(3) geef in het geopende Account-dialoogvenster het e-mailaccount op waarmee u wilt werken en klik op de knop OK.
(4) Klik op de knop Volgende.

5. In het nieuwe dialoogvenster Regelwizard vinkt u de optie Het bericht in cc zetten naar personen of openbare groep aan en klikt u vervolgens op de gekoppelde tekst personen of openbare groep. Zie onderstaande screenshot:

6. U bent nu in het dialoogvenster Adres van regel. Voer het contact in waaraan u e-mails automatisch in cc wilt verzenden en klik op de knop OK. Zie de onderstaande screenshot:

7. Klik tweemaal op de knop Volgende in het dialoogvenster Regelwizard. U bent nu in het laatste dialoogvenster van de Regelwizard. Geef de nieuwe regel een naam in het vak Stap 1: Geef een naam op voor deze regel en klik op de knop Voltooien. Zie onderstaande screenshot:

8. U keert nu terug naar het oorspronkelijke dialoogvenster. Klik op de knop OK, dan wordt de cc-regel aangemaakt. Als u de regel niet wilt inschakelen, verwijdert u het vinkje.

Wanneer u daarna een e-mailbericht verzendt of doorstuurt naar anderen via uw opgegeven account, ontvangt uw account of uw specifieke cc-ontvanger altijd hetzelfde bericht.

Met de regel-functie van Outlook moet u de opties stap voor stap instellen – een taak die behoorlijk vermoeiend en saai is. Bestaat er een eenvoudige en handige manier om dit probleem snel op te lossen? De tool Automatisch CC / BCC van Kutools voor Outlook helpt u deze taak moeiteloos uit te voeren.

Als u Kutools voor Outlook hebt geïnstalleerd, volgt u deze stappen:

1. Klik op Kutools > CC / BCC > Regels beheren, zie screenshot:

2. Klik in het dialoogvenster Automatisch CC/BCC-beheer op de knop Nieuw.

3. In het dialoogvenster Regelwizard vinkt u in Stap 1 de specifieke voorwaardeoptie aan waarmee u e-mails wilt filteren en klikt u vervolgens op de onderstreepte tekst in Stap 2.
In mijn geval vink ik de optie het onderwerp bevat specifieke woorden aan en klik ik op de onderstreepte tekst specifieke woorden.

Opmerking: Als u elke e-mail automatisch in cc wilt zetten, vinkt u geen opties aan en klikt u direct op de knop Volgende.

4. Klik in het pop-updialoogvenster Tekst bevat op de knop Nieuw.

5. Typ in het dialoogvenster Zoektekst het specifieke woord in het vak Nieuwe zoekterm toevoegen en klik op de knop Toevoegen. Om meerdere trefwoorden toe te voegen, herhaalt u deze handeling om ze één voor één toe te voegen. Nadat u de woorden hebt toegevoegd, klikt u op de knop OK om het dialoogvenster Zoektekst te sluiten.

6. Keer vervolgens terug naar het dialoogvenster Tekst bevat. U kunt opnieuw op de knop Nieuw klikken om naar wens andere reeksen trefwoorden toe te voegen. Nadat u de woorden hebt toegevoegd, klikt u op de knop OK om het dialoogvenster te sluiten.

Opmerking: als u meerdere woorden toevoegt in hetzelfde dialoogvenster Zoektekst, is de relatie tussen deze woorden EN; als u meerdere woorden toevoegt in verschillende dialoogvensters Zoektekst, is de relatie tussen deze woorden OF.

7. Ga daarna terug naar het dialoogvenster Regelwizard en klik op de knop Volgende.

8. Het tweede dialoogvenster van de Regelwizard wordt geopend. Hier kunt u uitzonderingen opgeven om de automatische cc-regel over te slaan, of u vinkt geen opties aan en klikt direct op de knop Volgende.

9. In het derde Regelwizard-dialoogvenster kunt u het volgende doen:
(1) Geef de Cc-regel een naam in het Regelnaam-veld;
(2) Typ een beschrijving voor de regel in het Regelopmerkingen-veld;
(3) Klik op de Ontvanger-knop. Vervolgens wordt ‘Contact toevoegen’ automatisch ingevuld in het Cc-veld van het dialoogvenster Namen selecteren.
(4) Geef de gewenste regelopties op in het Stel regelopties in-gedeelte;
(5) Klik op de OK-knop.

10. U keert nu terug naar het dialoogvenster Automatisch CC / BCC Beheerder. Zorg ervoor dat de nieuwe automatische cc-regel is ingeschakeld en klik op de OK-knop.

11. Klik in de hoofdinterface van Outlook op Kutools > CC / BCC > Inschakelen om deze functie te activeren. Klik vervolgens in het bevestigingsdialoogvenster dat verschijnt op de knop OK.

Opmerking: Als de CC/BCC-functie al is geactiveerd, kunt u deze stap overslaan.

Opmerkingen:

• 1. Met deze functie kunt u altijd de BCC-regels instellen.
• 2. U kunt naar behoefte meerdere regels maken met deze tool.
• 3. Als u de regels wilt uitschakelen, klikt u op Inschakelen, waardoor alle regels worden uitgeschakeld. U kunt ook het vinkje bij Regelnaam verwijderen in het Automatisch CC/BCC-beheer-dialoogvenster om specifieke regels uit te schakelen.