Hoe kunt u automatisch alle e-mails die u verzendt in Outlook blind kopiëren (BCC)?

Bij het werken met e-mail in Outlook wil u soms elke uitgaande e-mail automatisch voorzien van een geheime ontvanger—zoals een leidinggevende, een ander persoonlijk account of voor archiveringsdoeleinden—zonder dat andere geadresseerden daar iets van merken. Met de standaardfunctie Blind Carbon Copy (Bcc) kunt u zulke „onzichtbare” ontvangers toevoegen, zodat hun e-mailadressen verborgen blijven voor de rest van de ontvangers. Standaard vereist Outlook echter dat u handmatig het Bcc-veld zichtbaar maakt en bij elk nieuw bericht opnieuw het gewenste adres invoert. Deze herhaalde handmatige actie is niet alleen vervelend, maar ook foutgevoelig, vooral voor gebruikers die regelmatig hetzelfde adres moeten bcc’en. Door dit proces te stroomlijnen en alle uitgaande e-mails automatisch te laten bcc’en, bespaart u tijd én waarborgt u consistentie. In dit artikel vindt u stapsgewijze oplossingen voor het automatisch bcc’en van e-mails in Outlook, inclusief de voordelen, praktische toepassing en belangrijke aandachtspunten.

• Standaard automatische bcc in Outlook met behulp van VBA
• Automatische bcc in Outlook met behulp van Kutools voor Outlook

---

Standaard automatische bcc in Outlook met behulp van VBA

Outlook biedt geen ingebouwde instelling om automatisch een ontvanger blind te kopiëren (bcc) bij elke e-mail die u verzendt. Met VBA (Visual Basic for Applications) kunt u echter een aangepaste regel maken die automatisch een opgegeven bcc-adres toevoegt aan alle uitgaande e-mails. Deze methode biedt gevorderde gebruikers volledige controle, maar vereist zorgvuldige configuratie en aandacht voor beveiligingsmeldingen.

Toepasselijke scenario’s: Ideaal voor gebruikers die vertrouwd zijn met het aanpassen van de Outlook-scripteditor en een universele BCC-oplossing op de achtergrond nodig hebben, ongeacht het accounttype of berichtvoorwaarden. Deze methode vereist geen externe invoegtoepassingen en werkt in alle standaardversies van Outlook.

Beperkingen: De VBA-aanpak wordt niet officieel ondersteund in Outlook voor het web (Outlook Online), Mac-versies of op mobiele apparaten. Macro’s kunnen in sommige zakelijke omgevingen zijn uitgeschakeld vanwege beveiligingsbeleid. Bovendien moet u de code handmatig bijwerken als uw BCC-adres wijzigt, en deze blijft niet behouden na bepaalde Outlook-upgrades of herinstallaties.

U kunt de volgende VBA-code gebruiken om automatisch een bcc-regel in Outlook in te stellen. Volg deze stappen zorgvuldig:

1. Druk tegelijkertijd op Alt + F11 om het venster Microsoft Visual Basic for Applications te openen.

2. Dubbelklik in het linkerdeelvenster onder Project op ThisOutlookSession om het bijbehorende codavenster te openen. Plak daarna de onderstaande VBA-code in dat venster. Raadpleeg de schermafbeelding voor visuele ondersteuning:

VBA-code: Automatisch bcc bij verzenden van alle e-mails

Private Sub Application_ItemSend(ByVal Item As Object, Cancel As Boolean)
Dim objRecip As Recipient
    Dim strMsg As String
    Dim res As Integer
    Dim strBcc As String
    On Error Resume Next
    
    ' #### USER OPTIONS ####
    ' address for Bcc -- must be SMTP address or resolvable
    ' to a name in the address book
    strBcc = "SomeEmailAddress@domain.com"
    
    Set objRecip = Item.Recipients.Add(strBcc)
    objRecip.Type = olBCC
    If Not objRecip.Resolve Then
        strMsg = "Could not resolve the Bcc recipient. " & _
                 "Do you want still to send the message?"
        res = MsgBox(strMsg, vbYesNo + vbDefaultButton1, _
                 "Could Not Resolve Bcc Recipient")
        If res = vbNo Then
            Cancel = True
        End If
    End If
    
    Set objRecip = Nothing
End Sub

Parameteruitleg en praktische tips:
Vervang "SomeEmailAddress@domain.com" in de code door het specifieke e-mailadres dat u als bcc-ontvanger wilt instellen. U kunt een persoon, een groep of zelfs uw alternatieve account opgeven—indien vereist voor compliance of archivering. Gebruik altijd een geldig e-mailformaat en controleer uw invoer zorgvuldig om te voorkomen dat gevoelige informatie naar een verkeerd adres wordt gestuurd.

3. Klik in de VBA-editor op Bestand > Opslaan en sluit vervolgens het venster Microsoft Visual Basic for Applications.

Zodra de code is ingeschakeld, wordt bij elke e-mail die u verzendt via Outlook voor desktop (Windows) automatisch uw opgegeven bcc-ontvanger toegevoegd—zonder dat u handmatig het bcc-veld hoeft te openen of het adres opnieuw in te voeren. Deze oplossing is ideaal voor het bijhouden van audittrails of wanneer u altijd een stille kopie nodig heeft om aan compliance-eisen te voldoen.

Voorzorgsmaatregelen en probleemoplossing:
• Macro’s moeten in Outlook zijn ingeschakeld om dit te laten werken. Als het script niet wordt uitgevoerd, controleer dan uw macro-beveiligingsinstellingen in het „Trustcentrum”.
• Nadat u macro’s hebt ingeschakeld, kunnen er standaard beveiligingsmeldingen verschijnen bij het verzenden van e-mails. Dit is normaal en helpt uw omgeving te beschermen.
• Zorg ervoor dat de macro onder „ThisOutlookSession” is opgeslagen, zodat deze automatisch wordt uitgevoerd na het opnieuw starten van Outlook.
• Als de bcc niet wordt toegevoegd, controleer dan of het e-mailadres geen typfouten bevat en of de macro-instellingen van Outlook ondertekende code toestaan.
• Vergeet niet de code bij te werken of te verwijderen als u niet langer dezelfde ontvanger wilt bcc’en.
• VBA-scripts werken alleen in de desktopversies van Outlook op Windows en niet in Outlook voor het web of op Mac.

---

Automatische bcc in Outlook met behulp van Kutools voor Outlook

Hoewel de VBA-oplossing een programmeerbare aanpak biedt, kan deze intimiderend of onhandig zijn voor gebruikers die niet vertrouwd zijn met scripts, of voor wie macro’s beperkt zijn in hun werkomgeving. Voor een intuïtievere en flexibelere methode biedt Kutools voor Outlook een gebruiksvriendelijke, grafische oplossing waarmee u automatisch ontvangers in bcc kunt plaatsen voor alle of juist alleen bepaalde uitgaande e-mails—eenvoudig in te stellen op basis van uw criteria, zonder één regel code.

Volg na installatie van Kutools voor Outlook de volgende stappen om automatisch alle e-mails die u verzendt blind te kopiëren (bcc):

1. Klik in Outlook op het tabblad Kutools, kies Automatisch CC / BCC en selecteer vervolgens Regels beheren in de keuzelijst. Hiermee opent u het regelbeheervenster.

2. Klik in het dialoogvenster Automatisch CC/BCC-beheer op de knop Nieuw om een nieuwe regel te maken.

3. Definieer in het venster Regelwizard de voorwaarden waaronder de bcc moet worden toegepast. U kunt bijvoorbeeld „met specifieke woorden in de tekst” selecteren om de regel te beperken tot bepaalde soorten e-mails, of alle criteria leeglaten om de regel op elk bericht toe te passen. Klik op de onderstreepte tekst (zoals „specifieke woorden”) en voer uw details in om een voorwaarde op te geven.

4. Klik in het dialoogvenster Tekst bevat op de knop Nieuw om elk woord of elke zin toe te voegen die u als voorwaarde wilt gebruiken.

5. Typ in het dialoogvenster Zoektekst een woord of zin in het veld Nieuwe zoekterm toevoegen, klik op Toevoegen en vervolgens op OK. Tip: Voeg meerdere zoekwoorden toe door elk woord afzonderlijk in te voeren en telkens op „Toevoegen” te klikken voordat u op „OK” klikt.

6. Terug in het dialoogvenster Tekst bevat kunt u desgewenst meer woorden toevoegen. Woorden die samen in één veld worden ingevoerd, volgen een „EN”-logica (alle woorden moeten aanwezig zijn); woorden die afzonderlijk met de knop Nieuw worden toegevoegd, volgen een „OF”-logica (één van de woorden kan de regel activeren). Klik op OK om op te slaan.

7. Ga terug naar het venster Regelwizard om eventuele aanvullende voorwaarden op te geven, of klik gewoon op Volgende om door te gaan als dat niet nodig is.

8. Definieer eventuele uitzonderingen in het volgende Regelwizard-deelvenster (optioneel) of klik direct op Volgende om verder te gaan.

9. Geef de regel in de laatste stap van de Regelwizard een herkenbare naam in het vak Regelnaam. U kunt ook een beschrijving toevoegen in het vak Regelopmerkingen, de bcc-ontvanger instellen door op de knop Ontvanger te klikken en uw gewenste regeluitvoeringsopties kiezen. Bevestig uw instellingen door op OK te klikken.

10. Zorg ervoor dat de nieuwe regel is aangevinkt in de Automatisch CC/BCC Manager en klik op OK om het dialoogvenster te sluiten.

11. Ga ten slotte naar Kutools > CC / BCC > Inschakelen in het Outlook-lint om uw regel te activeren.

Bevestig uw keuze door op OK te klikken in het dialoogvenster dat verschijnt.

Nadat u deze stappen hebt gevolgd, is uw Bcc-regel actief en zullen alle e-mails die voldoen aan de instellingen van de regel automatisch uw gekozen ontvanger(s) in Bcc plaatsen. Als u de regel zo instelt dat deze altijd wordt toegepast, voegt deze op de achtergrond naadloos de Bcc toe aan alle uitgaande e-mails.

Voordelen en extra tips:
• Dankzij de grafische interface hoeft u geen enkele regel code aan te raken.
• U kunt meerdere regels instellen voor verschillende behoeften, zoals afdelingsgebonden Bcc-adressen of uitzonderingen op basis van trefwoorden of ontvangers.
• Op dezelfde manier stelt u ook automatische Cc-regels in.
• Afzonderlijke regels schakelt u gemakkelijk in of uit zonder de functie te verwijderen.
• Regels kunt u tijdelijk uitschakelen door het vinkje weg te halen in het Automatisch CC/BCC-beheerof door de functie uit te schakelen via de werkbalk.
• Deze oplossing is ideaal voor gebruikers die betrouwbaarheid en gedetailleerde, voorwaardelijke regels zoeken, en is geschikt voor zowel beginners als bedrijfsomgevingen met beperkte rechten.

Opmerking:
(1) Met deze functie kunt u zowel automatische CC- als BCC-regels instellen.
(2) U kunt meerdere aangepaste regels beheren en deze in- of uitschakelen op basis van uw workflowbehoeften.
(3) Om alle regels tijdelijk uit te schakelen, klikt u eenvoudigweg op Inschakelen op het Kutools-tabblad; om specifieke regels uit te schakelen, haalt u het vinkje weg bij hun namen in het Automatisch CC/BCC-beheer-dialoogvenster.

---

Probleemoplossing en aanbevelingen voor optimaal gebruik:
• Test uw automatische Bcc-regels altijd grondig met niet-vertrouwelijke informatie voordat u ze inzet voor belangrijke correspondentie.
• Als een regel niet werkt zoals verwacht (via VBA of Kutools), controleer dan of de functie is ingeschakeld, het ontvangeradres correct is en uw Outlook-versie de methode ondersteunt.
• Houd rekening met het privacybeleid van uw organisatie: het automatisch verzenden van kopieën van gevoelige e-mails—zelfs naar uzelf—kan in strijd zijn met de databeveiligingsrichtlijnen van sommige organisaties.
• Vermijd het creëren van lussen (bijvoorbeeld door een adres in Bcc te zetten dat automatisch antwoordt), want dat kan leiden tot onnodige of herhaalde e-mails.

---

Gerelateerd artikel:

Hoe kan ik mezelf automatisch altijd in cc zetten in Outlook?