E-mails plannen in Outlook: moeiteloos e-mails op het perfecte moment verzenden

📅 Flexibele planning met duidelijke tijdzone-aanwijzingen

Kies uit voorinstellingen op basis van uren of dagen (bijvoorbeeld ‘Over 1 uur’ of ‘Morgen’) of stel een exacte datum en tijd in. Als tijdzones meespelen, toont Kutools duidelijk zowel de geselecteerde tijd als de bijbehorende lokale tijd, zodat u precies weet wanneer de e-mail wordt verzonden.

🧠 Slimme tijdpreview om fouten te verminderen

Het dialoogvenster toont de huidige tijd in de geselecteerde tijdzone en geeft een preview van de definitieve geplande verzendtijd, zowel in de geselecteerde als in de lokale tijdzone. Zo wordt planning over regio’s heen transparanter en voorkom je onbedoelde vroege of late verzendingen.

⚙️ Populaire tijden + Onlangs gebruikt voor snellere keuzes

Kies snel uit twee slimme lijsten: Populaire tijden en Onlangs gebruikt. U kunt Populaire tijden aanpassen aan uw workflow, terwijl Onlangs gebruiktautomatisch uw meest recente planningsgewoonten weerspiegelt.

🔔 Directe verzendbevestiging met actieopties

Na het klikken op Verzenden biedt een meldingsbalk drie opties: Ongedaan maken, Direct verzenden of Ik begrijp het. Zo krijgt u een laatste controlepunt om uw planningsbeslissing aan te passen of te bevestigen.

🖱️ Werkt naast de ingebouwde planning van Outlook

Kutools biedt een meer gestuurde en efficiënte planningservaring die naadloos in uw Outlook-workflow past. Indien gewenst kunt u ook de ingebouwde functie „Verzending vertragen” van Outlook gebruiken voor specifieke scenario’s.

Opmerkingen:

• Als u een andere tijdzone selecteert dan „Lokale tijdzone” (bijv. „(UTC-12:00) Internationale datumgrens west”), toont het dialoogvenster zowel de geplande verzendtijd in uw geselecteerde tijdzone als het equivalente tijdstip in de lokale tijdzone van uw computer.
  ❗ Belangrijk: De e-mail wordt altijd verzonden op basis van de lokale tijd van uw computer. De geselecteerde tijdzone dient alleen ter referentie en heeft geen invloed op het daadwerkelijke verzendgedrag.
  
• Wanneer u een niet-lokale tijdzone selecteert, kiest voor „Aangepast” en handmatig een datum en tijd opgeeft, interpreteert het systeem die datum/tijd als behorend tot de geselecteerde tijdzone en converteert deze vervolgens naar uw lokale tijdzone. Beide tijdstippen — de aangepaste datum/tijd in de geselecteerde tijdzone en het equivalent in uw lokale tijd — worden weergegeven.
• Wanneer u een van de op uren gebaseerde voorinstellingen kiest —„Over 1 uur”, „Over 3 uur”, „Over 6 uur”, „Over 12 uur” of „Over 24 uur”— en een niet-lokale tijdzone selecteert, wordt de tijd eerst berekend op basis van uw lokale tijd en daarna geconverteerd voor weergave in de geselecteerde tijdzone.
• Wanneer u een op dagen gebaseerde voorinstelling gebruikt — zoals „Morgen”, „Overmorgen”, „Over 3 dagen”, „Volgende zaterdag na vandaag”, „Volgende zondag na vandaag” of „Volgende maandag na vandaag” — kunt u de verzendtijd instellen via het Tijd-vak. De werkelijke datum wordt automatisch berekend op basis van de huidige datum in uw geselecteerde tijdzone, niet op basis van uw lokale tijd. Het definitieve geplande verzendmoment wordt weergegeven voor die dag en tijd in de geselecteerde tijdzone, samen met het overeenkomstige tijdstip in uw eigen tijdzone.

🕒 Voorbeelden van tijdzoneconversie

📋 Geplande tijden beheren

Het gebied voor geplande tijden bevat nu twee soorten items: Populaire tijden en Onlangs gebruikt. U kunt elke eerder ingestelde tijd snel opnieuw gebruiken, zonder deze opnieuw te hoeven aanmaken.

Klik op „Populaire tijdenlijst bewerken” om uw suggesties aan te passen. In dat dialoogvenster kunt u nieuwe tijden toevoegen, bestaande verwijderen, items herschikken en selecteren of deselecteren welke tijden verschijnen in het „Geplande verzending”-dialoogvenster. De Onlangs gebruikt-lijst wordt automatisch bijgewerkt op basis van uw recentste planningen.

⚙️ De knop „Plannen” onder „Verzenden” inschakelen

1. Ga naar „Kutools” > „Geplande verzending” > „Knop Geplande verzending weergeven onder de Verzenden-knop”.

2. Nadat u deze optie hebt ingeschakeld, verschijnt er bij het opstellen, beantwoorden of doorsturen van een bericht direct onder de „Verzenden”-knop een „Plannen”-knop. Klik op de pijl-omlaag ernaast om via het vervolgkeuzemenu toegang te krijgen tot de volgende drie opties:

• Geplande verzending: Opent het dialoogvenster „Geplande verzending”, waarin u een geplande verzendtijd voor de huidige e-mail kunt instellen.
• De knop Geplande verzending niet tonen tijdens deze Outlook-sessie: Verbergt de Plannen-knop tijdelijk voor de huidige sessie. De knop is weer zichtbaar wanneer u Outlook de volgende keer opstart.
• Knop Geplande verzending tonen onder de Verzenden-knop: Opent een bevestigingsdialoogvenster. Klik op ‘OK’ om de Plannen-knop te verbergen of op ‘Annuleren’ om deze te behouden.
  

💡 Tip: Als u de optie „Knop Geplande verzending weergeven onder de Verzenden-knop” niet hebt ingeschakeld, verschijnt de knop „Plannen” niet onder „Verzenden” tijdens het opstellen van een e-mail. U kunt de functie „Geplande e-mail” echter altijd openen via „Kutools” > „Geplande e-mail” in het lint.

📩 Compatibiliteit met de functie „Vertraagde levering” van Outlook

De functie „Geplande verzending” in Kutools voor Outlook is volledig compatibel met de ingebouwde Outlook-functie „Vertraagde levering” en werkt naadloos samen om uw e-mails precies op het gewenste moment te verzenden.

• Tijdens het opstellen, beantwoorden of doorsturen van een e-mail geldt het volgende als minstens één van onderstaande voorwaarden waar is:
  • De knop 'Plannen' staat zichtbaar onder de knop 'Verzenden'.
  • Het dialoogvenster „Geplande verzending” is tijdens deze sessie al eerder geopend.

  Wanneer u de functie „Verzending vertragen” gebruikt voordat u de e-mail verzendt, verschijnt er na het klikken op „Verzenden” een „Kutools-meldingsbalk” rechtsonder in het Outlook-venster. Deze balk bevestigt dat „Geplande verzending” actief uw verzendplanning bewaakt.

  

• Als u eerst een „Niet leveren vóór”-tijd instelt via de functie „Verzending vertragen” in Outlook en daarna het dialoogvenster „Geplande verzending” opent, wordt die tijd automatisch weergegeven in de lijst met geplande tijden.
• Als u eerst een geplande verzendtijd instelt via het dialoogvenster „Geplande verzending” en daarna het dialoogvenster „Verzending vertragen” opent, wordt het veld „Niet leveren vóór” automatisch bijgewerkt met die geplande tijd.

Deze tweewegsynchronisatie zorgt voor consistent verzendgedrag, ongeacht welke functie u eerst instelt.

Om te garanderen dat Geplande Email op het juiste moment worden verzonden, moet Outlook open blijven. Als Outlook gesloten is op het geplande Verzonden Tijd, wordt de e-mail direct verzonden zodra Outlook de volgende keer wordt geopend.