Beheer dubbele contacten in Outlook: verwijderen, samenvoegen, verplaatsen, categoriseren
Kutools for Outlook
Wanneer u contacten in Outlook importeert vanuit een Excel-spreadsheet of andere software, bestaat de kans dat er dubbele vermeldingen in uw contactenmap ontstaan. Dergelijke duplicaten kunnen uw mappen met contactpersonen onoverzichtelijk maken en onnodige ruimte in Outlook in beslag nemen. Voor een gestroomlijnde oplossing raden wij de Dubbele contactpersonen nut van Kutools for Outlook. Met deze functie kunt u moeiteloos dubbele contactpersonen in verschillende e-mailaccounts binnen geselecteerde mappen met contactpersonen verwijderen, samenvoegen, verplaatsen en zelfs categoriseren.
Voordelen van Kutools voor de dubbele contacten van Outlook
-
- 🔄 Flexibele opties voor de verwerking van duplicaten: Kutools voor Outlook verbetert het beheer van dubbele contacten door een veelzijdige reeks opties aan te bieden die tegemoetkomen aan verschillende gebruikersbehoeften en voorkeuren:
- 🗑️Duplicaten tijdelijk of permanent verwijderen: Gebruikers kunnen ervoor kiezen om duplicaten tijdelijk naar de map "Verwijderde items" te verplaatsen, zodat herstel indien nodig mogelijk is, of ze permanent te verwijderen om hun contactenlijst te stroomlijnen, waarbij ze een balans vinden tussen het beschermen van contacten en het onderhouden van een schone database.
- 🔗 Informatie uit duplicaten samenvoegen tot één contact: Bij het samenvoegen van duplicaten voegt Kutools informatie van alle geselecteerde dubbele contacten samen, zodat er geen gegevens verloren gaan.
- 📂 Duplicaten flexibel verplaatsen: gebruikers kunnen selectief alle duplicaten, inclusief het eerste exemplaar, of alleen de extra duplicaten naar een aangewezen map verplaatsen. Deze functie is vooral handig voor gebruikers die duplicaten op een later tijdstip willen bekijken of aparte lijsten willen bijhouden voor verschillende doeleinden.
- 🏷️ Duplicaten categoriseren voor gemakkelijke identificatie later: Door gebruikers toe te staan duplicaten te categoriseren, faciliteert Kutools een beter contactbeheer en organisatie. Deze functie is vooral handig voor het beheren van grote contactdatabases, waarbij efficiënte categorisering tijd kan besparen en de workflow kan verbeteren.
- 🌐 Beheer van dubbele accounts en mappen: Kutools blinkt uit in zijn vermogen om duplicaten in meerdere e-mailaccounts en contactmappen tegelijkertijd te beheren. Deze mogelijkheid stroomlijnt wat anders een omslachtig en tijdrovend proces zou zijn met de eigen tools van Outlook, waardoor gebruikers een uniforme aanpak krijgen om dubbele contacten aan te pakken, ongeacht hun locatie binnen Outlook.
- 🔍 Aanpasbare dubbele detectie: In tegenstelling tot de basisduplicaatdetectie van Outlook, maakt Kutools gedetailleerde aanpassingen mogelijk bij het identificeren van duplicaten door gebruikers specifieke contactvelden te laten selecteren ter vergelijking. Dit zorgt voor een nauwkeurigere detectie van duplicaten op basis van de voor de gebruiker meest relevante criteria.
- 🧭 Tijdbesparend opnieuw filteren: Kutools onthoudt eerdere instellingen voor gekozen mappen en contactvelden, waardoor gebruikers snel duplicaten opnieuw kunnen filteren zonder de instellingen opnieuw te configureren. Deze functie vermindert de tijd die wordt besteed aan het beheren van duplicaten aanzienlijk, vooral voor gebruikers die deze taak regelmatig uitvoeren.
- 👥 Dubbel contactgroepbeheer: het hulpprogramma breidt het duplicaatbeheer uit naar contactgroepen en biedt opties voor het beheren van dubbele contactgroepen op basis van de groepsnaam, de naam van het lid of het e-mailadres van het lid.
Verwijder, voeg samen, verplaats of categoriseer snel dubbele contacten in Outlook
Hier leest u hoe u de Dubbele contactpersonen functie om dubbele contacten in Outlook te verwijderen, samen te voegen, te verplaatsen of te categoriseren.
Kutools for Outlook: Ontgrendel 100 krachtige tools voor Outlook. Gratis proefperiode van 60 dagen, geen beperkingen.Ontdek meer... Probeer het nu!
- Op de Kutools tab, in de Verwijder groep, klik Dubbele contactpersonen (je kunt ook klikken Koetools Plus > Dubbele contactpersonen).
- In het Dubbele contacten - Stap 1 (van 5): specificeer het / de gegevensbestand (en) In de wizard selecteert u de gegevensbestanden waaruit u dubbele contactpersonen wilt verwijderen, samenvoegen, verplaatsen of categoriseren. Eenmaal geselecteerd, klikt u op de Volgende stap: specificeer de contactmap knop.
Opmerking: Als u meerdere e-mailaccounts in uw Outlook heeft met aanzienlijke mappen met contactpersonen, verschijnt er een venster voor het laden van contactmap(pen), zoals in de onderstaande schermafbeelding. U kunt ervoor kiezen om op te klikken Sla het huidige laad-e-mailaccount over of wacht gewoon tot alle mappen met contactpersonen zijn geladen.
- Zodra de mappen met contactpersonen zijn geladen, worden alle mappen met contactpersonen weergegeven in het linkervak van het scherm Dubbele contacten – Stap 2 (van 5) raam. Selecteer de mappen met contactpersonen die de dubbele contactpersonen bevatten die u wilt adresseren, en klik vervolgens op de Volgende: Selecteer contactpersonenvelden voor dubbele vergelijking knop.
Tips:- Voor meer snelle opties zoals Controleer alles Om mappen te selecteren, klikt u met de rechtermuisknop op de mappenlijst.
- Alle geselecteerde mappen verschijnen in het rechtervak. U kunt ze naar wens verwijderen of sorteren. Contacten uit de mappen bovenaan krijgen prioriteit om te worden behouden bij het beheren van duplicaten.
- Als u deze tool eerder heeft gebruikt en filtercriteria heeft opgesteld, kunt u eenvoudigweg op de knop klikken Begin met filteren om deze bestaande criteria toe te passen en dubbele contacten eruit te filteren.
- In het Dubbele contacten – Stap 3 (van 5) wizard, selecteer contactvelden voor het identificeren van duplicaten (contacten worden als duplicaten beschouwd als hun informatie in deze velden exact overeenkomt) in de Selecteer contactvelden voor dubbele vergelijking vak en klik vervolgens op het Volgende: Selecteer de velden die in de resultaten moeten worden vermeld knop.
Tips:- De geselecteerde velden in de bovenstaande afbeelding vertegenwoordigen de standaardinstellingen van Kutools. U kunt deze standaardinstellingen eenvoudig selecteren door op de knop te klikken Standaardvelden knop.
- Indien u de Zoek alle duplicaten in geselecteerde mappen met contactpersonen optie, zoekt het hulpprogramma naar dubbele contacten in alle mappen die u hebt gekozen. Als u deze optie niet selecteert, wordt er afzonderlijk naar duplicaten gezocht in elke afzonderlijke contactenmap.
- In het Dubbele contacten – Stap 4 (van 5) wizard, selecteer een optie om de velden op te geven die in het resultatenvak moeten worden weergegeven en klik vervolgens op de Begin met filteren knop.
Tips:- Standaard: deze optie selecteert de vooraf ingestelde velden Naam contactgroep (Contactgroep), Naam lid (contactgroep), E-mailadres van het lid (Contactgroep) en Voor-en achternaam.
- Eigen: Deze optie activeert de Zelf gedefinieerde inhoud knop, waarmee u velden kunt selecteren die u in de resultaten wilt weergeven.
- Geselecteerde velden: Met deze optie worden de velden geselecteerd die u in de vorige stap hebt gekozen.
- Alle dubbele contacten verschijnen in het Contactlijst/Dubbele contactlijst (linkervak) van de Dubbele contacten – Stap 5 (van 5) wizard, waarin de velden worden weergegeven die u wilt weergeven. In deze wizard kunt u:
- Vouw de duplicaten uit en selecteer of deselecteer een contactpersoon om te beslissen of u deze wilt opnemen of uitsluiten van het proces voor het verwerken van duplicaten. Tip: Je kunt een groep uitvouwen door erop te klikken. Selecteer vervolgens een duplicaatcontact om de details ervan te bekijken in het Voorbeeld van contactgegevens doos.
- Van de Hoe om te gaan met dubbele contacten? vervolgkeuzelijst, kies een actie die u wilt toepassen op de geselecteerde duplicaten.
- Verwijderen (verplaats naar de map "Verwijderde items"): Hiermee worden de duplicaten naar de map Verwijderde items verplaatst zonder ze permanent te verwijderen.
- Permanent verwijderen: Hiermee worden alle geselecteerde duplicaten permanent verwijderd.
- gaan: Dit combineert alle geselecteerde dubbele contacten, waarbij hun informatie wordt samengevoegd.
- Verplaats alle dubbele contacten (behalve de eerste): Hiermee worden duplicaten, met uitzondering van hun eerste exemplaren, overgezet naar een opgegeven map.
- Verplaats alle dubbele contacten (inclusief de eerste): Hiermee worden alle exemplaren van duplicaten naar een aangewezen map verplaatst.
- Categorie toevoegen: Hiermee worden alle geselecteerde dubbele contacten gelabeld met een aangewezen categorie, zodat ze later gemakkelijker kunnen worden geïdentificeerd.
- Klik Meld je nu aan om de duplicaten te verwerken volgens de door u geselecteerde actie.
Nadat het proces is voltooid, worden alle geadresseerde dubbele contactpersonen doorgestreept weergegeven in het Contactlijst/Dubbele contactlijst. Sluit het Dubbele contactpersonen wizard om het proces te voltooien.
Aanvullende tips voor het gebruik van Kutools voor Outlook's Dubbele contactpersonen-functie
- Behandel een specifiek dubbel contact
U kunt een enkele dubbele contactpersoon categoriseren, verplaatsen, verwijderen of permanent verwijderen door met de rechtermuisknop op de contactpersoon te klikken en de gewenste optie in het contextmenu te selecteren.
- Behandel alle gecontroleerde duplicaten in een groep
U kunt alle aangevinkte dubbele items in een groep categoriseren, verplaatsen, samenvoegen, verwijderen of permanent verwijderen door met de rechtermuisknop op de groep te klikken en de gewenste optie in het contextmenu te selecteren.
- Moeiteloos opnieuw filteren van dubbele contacten
De Dubbele contactpersonen hulpprogramma behoudt uw eerdere instellingen, inclusief gekozen mappen en contactvelden. De volgende keer dat u deze functie gebruikt, drukt u eenvoudig op de Begin met filteren knop in de Dubbele contacten – Stap 2 (van 5) tovenaar. Hiermee worden duplicaten direct gefilterd zonder dat u de contactvelden opnieuw hoeft te configureren.
- Wat als er geen dubbele contacten zijn gevonden?
Als er geen dubbele contactpersonen worden gevonden, kunt u ervoor kiezen om de velden voor het identificeren van dubbele contactpersonen opnieuw te selecteren of het proces naar behoefte te beëindigen.
-
Beheer dubbele contactgroepenMochten er binnen de door u geselecteerde mappen dubbele contactgroepen voorkomen, dan kunt u deze efficiënt adresseren. In de Dubbele contacten - Stap 3 (van 5) wizard, selecteert u eenvoudigweg de gewenste criteria - of het nu de Naam contactgroep (Contactgroep), Naam lid (contactgroep) or E-mailadres van het lid (Contactgroep). Kies op basis van uw behoeften om deze dubbele groepen te beheren.
Demo: verwijder of verplaats dubbele contacten in Outlook
Tip: In deze video, Kutools tabblad is toegevoegd door Kutools for Outlook. Als je het nodig hebt, klik dan op hier. een gratis proefperiode van 60 dagen zonder beperking!
Beste Office-productiviteitstools
Kutools for Outlook - Meer dan 100 krachtige functies om uw Outlook een boost te geven
🤖 AI Mail-assistent: Directe professionele e-mails met AI-magie: met één klik geniale antwoorden, perfecte toon, meertalige beheersing. Transformeer e-mailen moeiteloos! ...
???? Email Automation: Niet aanwezig (beschikbaar voor POP en IMAP) / Plan het verzenden van e-mails / Automatische CC/BCC volgens regels bij het verzenden van e-mail / Automatisch doorsturen (geavanceerde regels) / Begroeting automatisch toevoegen / Splits e-mails van meerdere ontvangers automatisch op in individuele berichten ...
📨 email management: Gemakkelijk e-mails herinneren / Blokkeer zwendel-e-mails van onderwerpen en anderen / Verwijder dubbele e-mails / Uitgebreid Zoeken / Consolideer mappen ...
📁 Bijlagen Pro: Batch opslaan / Batch losmaken / Batchcompressie / Automatisch opslaan / Automatisch loskoppelen / Automatisch comprimeren ...
???? Interface-magie: 😊Meer mooie en coole emoji's / Verhoog uw Outlook-productiviteit met weergaven met tabbladen / Minimaliseer Outlook in plaats van te sluiten ...
???? Wonderen met één klik: Beantwoord iedereen met inkomende bijlagen / Antiphishing-e-mails / 🕘Toon de tijdzone van de afzender ...
👩🏼🤝👩🏻 Contacten en agenda: Batchcontacten toevoegen uit geselecteerde e-mails / Splits een contactgroep in individuele groepen / Verwijder verjaardagsherinneringen ...
Over 100 Eigenschappen Wacht op je verkenning! Klik hier om meer te ontdekken.
