Een e-mailhandtekening maken vanuit een sjabloon in Outlook (Stapsgewijze handleiding)

Microsoft Word biedt een reeks ingebouwde sjablonen voor e-mailhandtekeningen die u gemakkelijk kunt aanpassen en direct naar Outlook kunt kopiëren.

Stap 1: Open de galerij met handtekeningen vanuit Word

1. Start Microsoft Word. Klik in de linkerzijbalk op Nieuw. Typ Handtekening in de zoekbalk bovenaan en druk op Enter. Selecteer de sjabloon Galerij met e-mailhandtekeningen, zie schermafbeelding:
   
2. Klik vervolgens in het pop-upvenster op Maken.

Stap 2: Selecteer en kopieer uw favoriete ontwerp

Er opent zich nu een document met meerdere handtekeningsjablonen. Bekijk de beschikbare sjablonen en kies er één die u bevalt. Plaats de muisaanwijzer boven de gewenste handtekening, klik op de linkerrand om alle elementen te selecteren en druk op Ctrl + C om te kopiëren.

Stap 3: Importeren in Outlook

1. Schakel over naar Outlook en klik op het tabblad Start op Nieuwe e-mail.
2. Ga in het venster voor een nieuw bericht naar het tabblad Invoegen, klik op Handtekening en selecteer Handtekeningen... in het keuzemenu.
   
3. Klik in het dialoogvenster Handtekeningen en briefpapier op de knop Nieuw onder het tabblad E-mailhandtekening. Geef uw handtekening een beschrijvende naam en klik op OK.
   

Stap 4: Plakken en personaliseren

1. Klik in het vak Handtekening bewerken en druk op Ctrl + V om de sjabloon te plakken. Vervolgens dient u het volgende te doen:
   • Werk de gegevens bij met uw eigen informatie, zoals uw naam, functietitel en telefoonnummer.
   • Werk de foto bij: klik op de tijdelijke afbeelding en selecteer het pictogram Afbeelding om uw eigen pasfoto of bedrijfslogo te uploaden.
   • Koppelingen bijwerken: Selecteer eventuele social media-pictogrammen of website-tekst, klik op het pictogram Link en plak uw specifieke URL’s.
     
2. Klik op OK om af te ronden.

De handtekening is succesvol gemaakt op basis van de Word-sjabloon. Sluit het e-mailvenster zonder op te slaan.

Nadat u uw handtekening hebt gemaakt, bepaalt u hoe deze in uw berichten wordt weergegeven.

Automatische invoeging:

Automatische invoeging is perfect als u voornamelijk één handtekening gebruikt voor een specifiek account — zo vergeet u nooit uw contactgegevens of branding op te nemen.

1. Klik op Start > Nieuwe e-mail om een nieuwe e-mail te maken. Klik in het venster voor nieuw bericht op Invoegen > Handtekening > Handtekeningen om het dialoogvenster Handtekeningen en briefpapier te openen.
2. Ga in het dialoogvenster Handtekeningen en briefpapiernaar het gedeelte Standaardhandtekening kiezen：
   • Selecteer uw account: Kies het juiste e-mailaccount uit het keuzemenu E-mailaccount.
   • Instellen voor Nieuwe Email: Selecteer in de keuzelijst ‘Nieuwe berichten’ de handtekening die automatisch wordt toegevoegd aan alle nieuwe concepten.
   • Instellen voor antwoorden en doorsturen: Kies in de keuzelijst Antwoorden/doorsturen een handtekening (of ‘Geen’) voor alle inkomende berichtthreads.
     
3. Klik op OK om de wijzigingen toe te passen. Vanaf nu wordt uw handtekening automatisch ingevoegd telkens wanneer u een nieuw bericht opstelt of een bestaand bericht doorstuurt.

Handmatige invoeging:

Handmatige invoeging is ideaal voor gebruikers met meerdere rollen – bijvoorbeeld iemand die zowel in Sales als in Support actief is – of voor personen die verschillende handtekeningen hanteren voor interne en externe ontvangers.

1. Open een nieuwe e-mail of klik op Beantwoorden. Ga in het berichtvenster naar het tabblad Invoegen.
2. Klik op het pictogram Handtekening. Er verschijnt een keuzelijst met al uw opgeslagen handtekeningen. Selecteer de gewenste handtekening — deze wordt direct op de cursorpositie ingevoegd.
   

📌 Pro tip:

Als u standaard een handtekening automatisch ingevoegd krijgt maar deze voor één specifieke e-mail wilt wijzigen, klikt u gewoon met de rechtermuisknop ergens op de bestaande handtekening in uw concept. Een galerij met uw andere handtekeningen verschijnt direct voor een snelle wissel!

Het beheren van meerdere e-mailhandtekeningen in Outlook is vaak omslachtig. Handmatig lay-outs opnieuw opbouwen kost veel tijd en leidt tot onprofessionele opmaakverschillen. Kutools voor Outlook biedt tientallen kant-en-klare handtekeningensjablonen die u direct kunt gebruiken, en stelt u bovendien in staat om eenvoudig professionele e-mailhandtekeningen te maken, opslaan, beheren en hergebruiken.

Na installatie van Kutools voor Outlook gaat u als volgt te werk:

1. Open een nieuwe e-mail of klik op Beantwoorden. Klik vervolgens op Kutools > Sjabloon om het deelvenster Bronnenbibliotheek te openen.
2. Onder het tabblad Sjabloon, bij de optie Handtekening, biedt Kutools diverse professioneel ontworpen en visueel aantrekkelijke e-mailhandtekeningen.
   
3. Kies een handtekeningstijl die u bevalt en plaats de muisaanwijzer erboven. Zodra de pijl-omlaag verschijnt, klikt u erop en selecteert u Bewerken.
   
4. Werk in het dialoogvenster Sjabloon de handtekeninggegevens bij met uw eigen gegevens.
   
5. Klik na afronding op OK om de nieuwe gegevens op te slaan.

Hebt u die handtekening nu nodig? Klik dan eenvoudig op de betreffende vermelding in het deelvenster – en deze verschijnt direct op de cursorpositie in uw e-mail. Ideaal voor gebruikers met meerdere handtekeningen voor verschillende afdelingen!