Hoe herroept u een vergaderuitnodiging in Outlook als u niet de organisator bent?

Als de vergaderorganisator het kantoor verlaat en een reeks vergaderingen die hij of zij heeft gepland, moet worden geannuleerd, kunt u (als deelnemer) die vergaderingen dan namens de organisator annuleren? Het antwoord is ja — maar alleen als de organisator u daarvoor eerst toestemming heeft gegeven door zijn of haar agenda met u te delen. In deze handleiding leggen we uit hoe u een vergaderuitnodiging kunt herroepen als u niet de organisator bent.

Opmerking: In dit voorbeeld wordt Microsoft Outlook 365 gebruikt; de stappen en beschrijvingen kunnen enigszins afwijken in andere versies van Outlook.

---

Organisator deelt de agenda met u

Vraag de organisator vóór het verlaten van het kantoor om de agenda met u te delen. Houd er rekening mee dat Microsoft alleen voor gebruikers van Outlook 365 ofExchange-gebaseerde accounts de mogelijkheid biedt om een agenda te delen die automatisch wordt bijgewerkt. Omeen deeluitnodiging naar u te sturen, kan de organisator als volgt te werk gaan.

1. Open Outlook. Schakel over naar de Agenda-weergave.

2. Klik op het tabblad Start op Agenda delen in de groep Agenda’s beheren. Kies de agenda die u wilt delen.

3. Het dialoogvenster Agenda-eigenschappen verschijnt. Klik op de knop Toevoegen.

4. Selecteer de naam in het adresboek en klik op de knop Toevoegen. Klik vervolgens op de knop OK.

5. De organisator ziet de toegevoegde personen met het standaard machtigingsniveau. Wijzig het machtigingsniveau in Kan bewerken, zodat de toegevoegde personen de gedeelde agenda later kunnen bewerken. Klik daarna op de knop OK.

>>>

6. Er wordt nu een e-mail verzonden met een uitnodiging om de agenda te delen.

Vanaf nu is het deel van de organisator afgerond. Laten we eens kijken wat u daarna kunt doen.

---

Een vergaderuitnodiging namens de organisator herroepen

Nadat de organisator zijn of haar agenda met u heeft gedeeld, ontvangt u een e-mail met de uitnodiging om de agenda van de organisator te delen. Om een vergaderuitnodiging namens de organisator te annuleren, gaat u als volgt te werk.

1. Open Outlook. Zoek de e-mail die de organisator u heeft gestuurd.

2. Selecteer Accepteren om de uitnodiging te accepteren.

3. Schakel eerst over naar de Agendaweergave om de gedeelde agenda te bekijken en te bewerken. Ga naar het gedeelte Gedeelde agenda’s en klik op het uitvouwpictogram om de gedeelde agenda’s uit te vouwen. Kies de gedeelde agenda van de organisator.

4. Zoek de vergadering die geannuleerd moet worden en dubbelklik erop.

5. Klik op het tabblad Vergadering op Vergadering annuleren.

6. Klik op de knop Annulering verzenden.

7. U ziet nu dat de vergadering in de gedeelde agenda succesvol is geannuleerd en verdwijnt.

8. Ga nu naar uw eigen agenda, dan ziet u dat de vergadering nog steeds in de agenda staat. Tegelijkertijd ontvangt u een nieuwe e-mail met een herinnering dat u de vergadering namens de organisator hebt geannuleerd. Klik op Verwijderen uit agenda om de vergadering uit uw eigen agenda te verwijderen.
Opmerking: Ook de andere deelnemers aan deze vergadering ontvangen hetzelfde bericht over de annulering. Zij moeten dezelfde stappen uitvoeren om de vergadering uit hun agenda te verwijderen.

De vergadering is nu succesvol geannuleerd in zowel de gedeelde agenda als in de agenda van de deelnemer (uw agenda).

---

Gerelateerde artikelen