Hoe wijzigt u de letterkleur van inkomende berichten in Outlook op basis van de afzender of het onderwerp?

In Outlook kan het efficiënt beheren van een grote hoeveelheid e-mails een uitdaging zijn, vooral wanneer u berichten van belangrijke contactpersonen of met specifieke onderwerpen snel wilt herkennen. Door deze e-mails te markeren via een aanpassing van hun Tekstgrootte of kleur kunt u ze gemakkelijk identificeren in uw postvak, waardoor e-mailbeheer gestroomlijnder verloopt en de kans op het missen van cruciale informatie afneemt. In dit artikel leert u verschillende methoden om automatisch het Tekstgrootte of de kleur van inkomende berichten te wijzigen die voldoen aan bepaalde criteria voor afzender of onderwerp, samen met alternatieve oplossingen en praktische tips voor diverse gebruikssituaties.

Wijzig het Tekstgrootte of de kleur van inkomende e-mails op basis van afzender of onderwerp in Outlook
Organiseer inkomende e-mails met Outlook-regels als aanvullende methode

---

Wijzig het Tekstgrootte of de kleur van inkomende e-mails op basis van afzender of onderwerp in Outlook

Met de functie Voorwaardelijke opmaak gebruiken in Outlook kunt u de weergave van specifieke e-mails in uw berichtenlijst aanpassen op basis van criteria zoals afzender, onderwerp of andere eigenschappen. Deze functionaliteit is bijzonder nuttig in zakelijke omgevingen waar het snel herkennen van kritieke berichten essentieel is, maar ook in persoonlijke scenario’s om nieuwsbrieven, herinneringen of meldingen van bepaalde contactpersonen overzichtelijk te ordenen.

Zo gebruikt u Voorwaardelijke opmaak gebruiken in Outlook om doelberichten visueel op te laten vallen:

1. Open Outlook en ga naar uw e-mailweergave. Klik op het tabblad Beeld in het lint en selecteer vervolgens Beeldinstellingen. Zie de screenshot:

2. Klik in het dialoogvenster Geavanceerde beeldinstellingen op de knop Voorwaardelijke opmaak gebruiken. Zie screenshot:

3. Klik in het verschijnende dialoogvenster Voorwaardelijke opmaak gebruiken op de knop Toevoegen om een nieuwe regel te maken. Voer een beschrijvende naam in het tekstvak Naam in, zodat u deze opmaakregel later gemakkelijk kunt herkennen. Zie screenshot:

4. Met uw nieuwe regel geselecteerd, klikt u op de knop Lettertype. Kies in het dialoogvenster Lettertype uw gewenste lettertype, stijl, grootte en vooral de kleur die Outlook moet gebruiken voor berichten die aan de criteria voldoen. Zie screenshot:

5. Nadat u uw lettertype-instellingen hebt bevestigd, klikt u op OK om terug te keren naar het dialoogvenster Voorwaardelijke opmaak gebruiken. Klik vervolgens op de knop Voorwaarde om uw filtervoorwaarden in te stellen.

6. Voer in het dialoogvenster Filter onder het tabblad Berichten het e-mailadres van de gewenste afzender in het veld Van in. Zo worden alleen e-mails van dit adres weergegeven zoals u hebt opgegeven. Zie screenshot:

Tip: U kunt meerdere e-mailadressen gescheiden door puntkomma’s invoeren om berichten van verschillende afzenders tegelijk te markeren.

7. Wanneer u klaar bent, klikt u op OK in elk dialoogvenster om deze te sluiten. Vanaf nu past Outlook automatisch uw gekozen lettertype-opmaak toe zodra een bericht dat aan uw criteria voldoet in de berichtenlijst verschijnt. Zie het onderstaande voorbeeld:

Opmerking: Als u e-mails wilt markeren op basis van het onderwerp in plaats van de afzender, gebruikt u het veld Zoek naar het/de woord(en) onder de categorie Onderwerp in de vervolgkeuzelijst In van het dialoogvenster Filter. Typ bijvoorbeeld ‘urgent’ om alle e-mails met ‘urgent’ in het onderwerp te markeren. Zie screenshot:

Voorzorgsmaatregelen en tips:Voorwaardelijke opmaak wijzigt alleen de weergave van berichten in de Outlook-weergave en past de daadwerkelijke inhoud van e-mails niet aan. Zoekregels zijn niet hoofdlettergevoelig. U moet mogelijk wat experimenteren met verschillende criteria om het gewenste resultaat te bereiken, vooral als uw postvak geneste mappen bevat.

Praktisch advies: Gebruik meerdere regels voor Voorwaardelijke opmaak om verschillende afzenders, trefwoorden of categorieën te markeren—elk met een unieke kleur of stijl—zodat uw postvak overzichtelijker en efficiënter wordt. Test de regels met voorbeeldberichten om er zeker van te zijn dat u het gewenste effect bereikt.

---

Organiseer inkomende e-mails met Outlook-regels als aanvullende methode

Hoewel de Regel-functie van Outlook u niet direct toestaat de letterkleur te wijzigen, helpt deze wel bij het ordenen, verplaatsen, markeren of anderszins verwerken van inkomende e-mails vóórdat verdere opmaak wordt toegepast. Door regels te combineren met Voorwaardelijke opmaak of VBA ontstaat een robuuste, meervoudige organisatiestroom. Berichten van een specifieke afzender kunnen bijvoorbeeld eerst via regels naar een speciale map worden verplaatst en daarna worden gemarkeerd met Voorwaardelijke opmaak of gecategoriseerd via VBA voor betere zichtbaarheid.

Toepasselijke scenario’s:
– U wilt e-mails van bepaalde afzenders of met bepaalde onderwerpen automatisch naar specifieke mappen routeren.
– U wilt berichten markeren of herinneringen instellen voor belangrijke afzenders.
– U wilt rommel in uw postvak verminderen voordat visuele opmaak wordt toegepast.
Voordelen: Eenvoudig in te stellen, verwerkt berichten in realtime en ondersteunt meerdere acties (verplaatsen, categorie toewijzen, markeren, markeren als belangrijk).
Nadelen: Wijzigt niet direct de letterkleur of grootte in de berichtenlijst; het beste te gebruiken in combinatie met voorwaardelijke opmaak of andere opmaakmethoden.

Een regel maken voor het organiseren van inkomende e-mails:

• Ga naar het tabblad Start in Outlook en klik op Regels > Regels en waarschuwingen beheren.
• Klik op Nieuwe regel. Kies een sjabloon (bijv. ‘Berichten van iemand verplaatsen naar een map’).
• Volg de instructies om afzender of onderwerp in te stellen, kies de gewenste map of actie en sla uw regel op.
• Voer de regel uit op uw postvak of laat Outlook nieuwe berichten automatisch verwerken.

---