Hoe stelt u regels in om ontvangen e-mails automatisch als ‘hoog belangrijk’ te markeren in Outlook?

In Outlook raken belangrijke berichten makkelijk ondergesneeuwd als u op één dag honderden of zelfs duizenden e-mails ontvangt. In dit artikel deel ik handige tips om bepaalde e-mails automatisch als ‘hoog belangrijk’ te markeren, zodat ze direct opvallen tussen de massa in Outlook.

Maak een regel om e-mails automatisch als hoog belangrijk in te stellen

Stel e-mails in als belangrijk met Kutools voor Outlook

---

Maak een regel om e-mails automatisch als hoog belangrijk in te stellen

Met de functie Regels in Outlook stelt u e-mails automatisch in als hoog belangrijk.

1. Klik op „Start” > „Regels” > „Regels en waarschuwingen beheren” en selecteer „Nieuwe regel” in het dialoogvenster „Regels en waarschuwingen”.
 

2. Selecteer in het dialoogvenster „Regelwizard” de optie „Regel toepassen op berichten die ik ontvang” onder „Begin met een lege regel”.

3. Klik op „Volgende”, vink in sectie „Stap 1” het vakje „met specifieke woorden in het onderwerp of berichttekst” (of andere gewenste voorwaarden) aan, klik in sectie „Stap 2” op „specifieke woorden” en voeg vervolgens de woorden toe waarmee u e-mails als hoog belangrijk wilt markeren.

4. Klik op „OK” > „Volgende”. Vink in dit venster bij „Stap 1” het vakje „Als belangrijk markeren” aan, klik bij „Stap 2” op „Belangrijkheid” en selecteer „Hoog” in het dialoogvenster „Belangrijkheid”.

5. Klik op „OK” > „Volgende” > „Volgende”. Er verschijnt een dialoogvenster met de vraag of u wilt doorgaan; klik op „Ja”.

6. Zorg in het laatste venster dat „Deze regel inschakelen” is geselecteerd en klik op „Voltooien” > „OK” om het maken van de regel af te ronden.

Vanaf nu worden berichten die u ontvangt en de opgegeven tekst bevatten in het onderwerp of de berichttekst automatisch gemarkeerd als hoog belangrijk.

---

Stel e-mails in als belangrijk met Kutools voor Outlook

Omdat de functie Regels complex kan zijn, introduceer ik hier een handige tool: „Kutools voor Outlook”. De functie „Belangrijke e-mailwaarschuwing” kan voor u alle belangrijke e-mails weergeven die specifieke teksten bevatten.

Installeer gratis Kutools voor Outlook en volg daarna de onderstaande stappen:

1. Klik op „KUTOOLS PLUS” > „Belangrijke e-mailwaarschuwing” > „Opties voor belangrijke e-mailwaarschuwingen”.

2. Selecteer in het dialoogvenster „Opties voor belangrijke berichtwaarschuwingen”, onder het tabblad „Algemeen”, het account waarvoor u belangrijke e-mails wilt controleren.

3. Klik op het tabblad „Regels” en vervolgens op „Nieuw” om één voor één de specifieke teksten toe te voegen waarmee u een e-mail als belangrijk wilt markeren.

4. Klik op „OK” > „OK” om de dialoogvensters te sluiten.

5. Klik op „KUTOOLS PLUS” > „Belangrijke e-mailwaarschuwing” > „Belangrijke e-mailwaarschuwing” om deze handige functie in te schakelen.

E-mails die de opgegeven teksten bevatten in het bericht, het onderwerp of het adres, worden vanaf nu automatisch als belangrijk gemarkeerd en direct weergegeven in het deelvenster Belangrijk zodra ze binnenkomen.

  Waarschuwingen voor belangrijke e-mails