Hoe specifieke trefwoorden automatisch markeren in inkomende e-mails in Outlook

In Outlook ontvangt u mogelijk honderden tot duizenden e-mails per dag. Hebt u er nooit van gedroomd dat bepaalde trefwoorden automatisch worden gemarkeerd in uw inkomende berichten? In dit artikel introduceer ik een VBA-code waarmee de door u opgegeven trefwoorden automatisch worden gemarkeerd in inkomende e-mails in Outlook.

Trefwoorden automatisch markeren in inkomende e-mails

---

Trefwoorden automatisch markeren in inkomende e-mails

Outlook heeft geen ingebouwde functie voor deze taak, behalve via VBA.

1. Druk op Alt + F11 om het venster Microsoft Visual Basic for Applications te openen.

2. Dubbelklik vervolgens op ThisOutlookSession in het linkerdeelvenster van het Project en plak de onderstaande code in het nieuwe codevenster.

VBA: Trefwoorden automatisch markeren in inkomende e-mails

Public WithEvents GMailItems As Outlook.Items
'UpdatebyExtendoffice20181106
Private Sub Application_Startup()
    Set GMailItems = Outlook.Application.Session.GetDefaultFolder(olFolderInbox).Items
End Sub
Private Sub GMailItems_ItemAdd(ByVal Item As Object)
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    AutoHighlight_SpecificWords Item
End Sub
Sub AutoHighlight_SpecificWords(Mail As Outlook.MailItem)
    Dim xWord As Variant
    Dim xHTMLBody As String, xStr As String
    Dim xWordArr
    On Error Resume Next
    xWordArr = Array("Kutools", "Important")  'keyword
    xHTMLBody = Mail.HTMLBody
    For Each xWord In xWordArr
        If InStr(xHTMLBody, xWord) > 0 Then
            xStr = "<font style=" & Chr(34) & "background-color: yellow" & Chr(34) & ">" & xWord & "</font>"
            xHTMLBody = Replace(xHTMLBody, xWord, xStr)
            Mail.HTMLBody = xHTMLBody
        End If
    Next
    Mail.Save
End Sub

 

Tip: In de code kunt u de trefwoorden aanpassen zoals u dat nodig acht in dit script: xWordArr = Array("Kutools", „Important").

3. Sla de code op en keer terug naar Outlook. Klik onder het tabblad Start op Regels > Regels en waarschuwingen beheren.

4. In het dialoogvenster Regels en waarschuwingen klikt u op Nieuwe regel onder het tabblad E-mailregels. Klik vervolgens in het dialoogvenster Regelwizard op Regel toepassen op berichten die ik ontvang.

5. Klik op Volgende > Volgende > Ja om naar het derde dialoogvenster te gaan. Schakel een script uitvoeren in bij Stap 1, klik vervolgens op een script in Stap 2 om het dialoogvenster Script selecteren te openen en kies deze code: Project1.ThisOutlookSession.AutoHighlight_SpecificWords. Klik op OK.

6. Klik op Volgende > Volgende en geef in het laatste dialoogvenster een naam aan deze regel.

7. Klik op Voltooien > OK om de regel af te ronden.

Vanaf nu worden de door u opgegeven trefwoorden automatisch gemarkeerd in alle inkomende e-mails.

---

Meerdere e-mails opslaan of exporteren naar bestanden in andere formaten (PDF/HTML/WORD/EXCEL) in Outlook

Soms wilt u e-mails opslaan of exporteren naar een map als bestanden in andere formaten, zoals PDF, Word of Excel-bestanden in Outlook. Geen van de ingebouwde functies ‘Opslaan als’ of ‘Exporteren’ in Outlook kan deze taak uitvoeren. Gelukkig kan een hulpprogramma meerdere e-mails tegelijk exporteren naar een map in verschillende bestandsformaten.Klik voor een gratis proefversie van 45 dagen!Kutools voor Outlook's Save as file

Kutools voor Outlook: met tientallen handige Outlook-add-ins, gratis te proberen zonder beperkingen gedurende 45 dagen.