Ga naar hoofdinhoud

Hoe automatisch een lieve afzendernaam maken bij het beantwoorden van een bericht in Outlook?

Wanneer u een e-mailbericht beantwoordt, moet u de naam en begroetingen van de afzender handmatig typen. Om tijd te besparen en de werkefficiëntie te verbeteren, kunt u overwegen om de naam en begroetingen van een goede afzender automatisch in Outlook te maken. In dit artikel zal ik enkele handige methoden bespreken om deze taak in Outlook op te lossen.

Maak automatisch de naam en begroetingen van een lieve afzender wanneer u een bericht beantwoordt met VBA-code

Maak automatisch de naam en begroetingen van een lieve afzender wanneer u een bericht beantwoordt met Kutools voor Outlook

Maak automatisch de naam en begroetingen van een lieve afzender wanneer u een bericht beantwoordt met VBA-code

De volgende VBA-code kan u helpen bij het automatisch invoegen van de naam en begroetingen van een dierbare afzender bij het beantwoorden van een e-mailbericht, doe dit als volgt:

1. Houd de ALT + F11 toetsen om de te openen Microsoft Visual Basic voor toepassingen venster.

2. In de Microsoft Visual Basic voor toepassingen venster, dubbelklik DezeOutlookSessie van het Project1 (VbaProject.OTM) deelvenster om de modus te openen en kopieer en plak vervolgens de volgende code in de lege module.

VBA-code: voeg automatisch de naam en begroetingen van een lieve afzender in bij het beantwoorden:

Public WithEvents GExplorer As Outlook.Explorer
Public WithEvents GMailItem As Outlook.MailItem
Private Sub Application_Startup()
    Set GExplorer = Outlook.Application.ActiveExplorer
End Sub
Private Sub GExplorer_SelectionChange()
    Dim xItem As Object
    On Error Resume Next
    Set xItem = GExplorer.Selection.Item(1)
    If xItem.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set GMailItem = xItem
End Sub
Private Sub GMailItem_Reply(ByVal Response As Object, Cancel As Boolean)
    AutoAddGreetingToReply Response
End Sub
Private Sub GMailItem_ReplyAll(ByVal Response As Object, Cancel As Boolean)
    AutoAddGreetingToReply Response
End Sub
Sub AutoAddGreetingToReply(Item As Object)
    Dim xGreetStr As String
    Dim xReplyMail As MailItem
    Dim xSenderName As String
    Dim xRecipient As Recipient
    On Error Resume Next
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set xReplyMail = Item
    For Each xRecipient In xReplyMail.Recipients
        If xSenderName = "" Then
            xSenderName = xRecipient.Name
        Else
            xSenderName = xSenderName & "," & xRecipient.Name
        End If
    Next xRecipient
    Select Case Time
           Case 0.3 To 0.5
                xGreetStr = " Good morning!"
           Case 0.5 To 0.75
                xGreetStr = " Good afternoon!"
           Case Else
                xGreetStr = " Good evening!"
    End Select
    With xReplyMail
        .Display
        .HTMLBody = "<HTML><Body>Dear " & xSenderName & ",</HTML></Body>" & xGreetStr & .HTMLBody
    End With
End Sub

doc auto beste afzender naam 1

3. Sluit vervolgens Outlook en start het opnieuw om het code-effect te krijgen, en nu, wanneer u een e-mailbericht beantwoordt, worden de naam en de begroetingen van een lieve afzender automatisch in de body ingevoegd, zie screenshot:

doc auto beste afzender naam 2

Maak automatisch de naam en begroetingen van een lieve afzender wanneer u een bericht beantwoordt met Kutools voor Outlook

Als je Kutools for Outlook, Met Begroeting toevoegen bij antwoord functie, zal Outlook automatisch de naam van de afzender invoegen bij het beantwoorden.

Kutools for Outlook : met meer dan 100 handige Outlook-invoegtoepassingen, gratis te proberen zonder beperking in 60 dagen. 
Ga naar downloaden
Gratis proefperiode 60 dagen Koop nu jouw
PayPal / Mijn Handel

Na het installeren van Kutools for Outlook, doe dit als volgt:

1. Klikken Kutools > Opties, zie screenshot:

doc auto beste afzender naam 3

2. In de Opties dialoogvenster onder het Antwoorden tab, vink aan Begroeting toevoegen bij antwoord optie en voer vervolgens de begroetingen in zoals je nodig hebt, zie screenshot:

doc auto beste afzender naam 4

3. Dan klikken OK om deze instelling te voltooien, worden vanaf nu bij het beantwoorden van een bericht de begroetingen automatisch voor de berichttekst gemaakt, zie screenshot:

doc auto beste afzender naam 5

Klik om Kutools voor Outlook en nu gratis uit te proberen!

Beste Office-productiviteitstools

Kutools for Outlook - Meer dan 100 krachtige functies om uw Outlook een boost te geven

🤖 AI Mail-assistent: Directe professionele e-mails met AI-magie: met één klik geniale antwoorden, perfecte toon, meertalige beheersing. Transformeer e-mailen moeiteloos! ...

???? Email Automation: Niet aanwezig (beschikbaar voor POP en IMAP)  /  Plan het verzenden van e-mails  /  Automatische CC/BCC volgens regels bij het verzenden van e-mail  /  Automatisch doorsturen (geavanceerde regels)   /  Begroeting automatisch toevoegen   /  Splits e-mails van meerdere ontvangers automatisch op in individuele berichten ...

📨 email management: Gemakkelijk e-mails herinneren  /  Blokkeer zwendel-e-mails van onderwerpen en anderen  /  Verwijder dubbele e-mails  /  Uitgebreid Zoeken  /  Consolideer mappen ...

📁 Bijlagen Pro: Batch opslaan  /  Batch losmaken  /  Batchcompressie  /  Automatisch opslaan   /  Automatisch loskoppelen  /  Automatisch comprimeren ...

???? Interface-magie: 😊Meer mooie en coole emoji's   /  Verhoog uw Outlook-productiviteit met weergaven met tabbladen  /  Minimaliseer Outlook in plaats van te sluiten ...

???? Wonderen met één klik: Beantwoord iedereen met inkomende bijlagen  /   Antiphishing-e-mails  /  🕘Toon de tijdzone van de afzender ...

👩🏼‍🤝‍👩🏻 Contacten en agenda: Batchcontacten toevoegen uit geselecteerde e-mails  /  Splits een contactgroep in individuele groepen  /  Verwijder verjaardagsherinneringen ...

Over 100 Eigenschappen Wacht op je verkenning! Klik hier om meer te ontdekken.

 

 

Comments (12)
No ratings yet. Be the first to rate!
vnktdj
vnktdj
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi skyyang,

I need the macro to insert only the first name of the person I receive the email from. Not all the names from CC, but not to remove anyone. Also, to maintain my default color scale (R: 31, G: 73, B: 125) and font size (11 pt) with an additional line after the sender name. Please help me with this. Thanks in advance
Reply
Report
0
0
Nicolas
Nicolas
This comment was minimized by the moderator on the site
Bonjour,
Puis je avoir le code VBA pour insérer "Bonjour prénom," seulement ???

Merci de votre aide.
Reply
0
0
skyyang
skyyang     Nicolas
This comment was minimized by the moderator on the site
Hello, Nicolas
Please apply the below code:
Public WithEvents GExplorer As Outlook.Explorer
Public WithEvents GMailItem As Outlook.MailItem
Private Sub Application_Startup()
    Set GExplorer = Outlook.Application.ActiveExplorer
End Sub
Private Sub GExplorer_SelectionChange()
    Dim xItem As Object
    On Error Resume Next
    Set xItem = GExplorer.Selection.Item(1)
    If xItem.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set GMailItem = xItem
End Sub
Private Sub GMailItem_Reply(ByVal Response As Object, Cancel As Boolean)
    AutoAddGreetingToReply Response
End Sub
Private Sub GMailItem_ReplyAll(ByVal Response As Object, Cancel As Boolean)
    AutoAddGreetingToReply Response
End Sub
Sub AutoAddGreetingToReply(Item As Object)
    Dim xReplyMail As MailItem
    Dim xSenderName As String
    Dim xRecipient As Recipient
    On Error Resume Next
    If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
    Set xReplyMail = Item
    For Each xRecipient In xReplyMail.Recipients
        If xSenderName = "" Then
            xSenderName = xRecipient.Name
        Else
            xSenderName = xSenderName & "," & xRecipient.Name
        End If
    Next xRecipient
    With xReplyMail
        .Display
        .HTMLBody = "<HTML><Body>Dear " & xSenderName & ",</HTML></Body>" & .HTMLBody
    End With
End Sub

Please have a try, hope it can help you!
Reply
Report
0
0
Matt
Matt
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi.
What do i need to edit in the VBA code to include first name only and to omit the "(s)" after Dear?
Thanks
Reply
0
0
skyyang
skyyang     Matt
This comment was minimized by the moderator on the site
Hello, Matt,
To solve your problem, the follwoing VBA code may do you a favor:
Public WithEvents GExplorer As Outlook.Explorer
Public WithEvents GMailItem As Outlook.MailItem
Private Sub Application_Startup()
  Set GExplorer = Outlook.Application.ActiveExplorer
End Sub
Private Sub GExplorer_SelectionChange()
  Dim xItem As Object
  On Error Resume Next
  Set xItem = GExplorer.Selection.Item(1)
  If xItem.Class <> olMail Then Exit Sub
  Set GMailItem = xItem
End Sub
Private Sub GMailItem_Reply(ByVal Response As Object, Cancel As Boolean)
  AutoAddGreetingToReply Response
End Sub
Private Sub GMailItem_ReplyAll(ByVal Response As Object, Cancel As Boolean)
  AutoAddGreetingToReply Response
End Sub
Sub AutoAddGreetingToReply(Item As Object)
  Dim xGreetStr As String
  Dim xReplyMail As MailItem
  Dim xSenderName As String
  Dim xRcpName As String
  Dim xRecipient As Recipient
  Dim xContactItem As ContactItem
  Dim xExUser As ExchangeUser
  On Error Resume Next
  If Item.Class <> olMail Then Exit Sub
  Set xReplyMail = Item
  xSenderName = ""
  xRcpName = ""
  For Each xRecipient In xReplyMail.Recipients
    Set xExUser = Nothing
    Set xContactItem = Nothing
    If xRecipient.AddressEntry.AddressEntryUserType < 6 Then
      Set xExUser = xRecipient.AddressEntry.GetExchangeUser
    Else
      Set xContactItem = xRecipient.AddressEntry.GetContact
    End If
    If Not xExUser Is Nothing Then
      If xSenderName = "" Then
        xSenderName = xExUser.FirstName
        If xSenderName = "" Then
          xSenderName = xRecipient.Name
        End If
      Else
        xSenderName = xSenderName & ", " & xExUser.FirstName
        If xExUser.FirstName = "" Then
          xSenderName = xSenderName & xRecipient.Name
        End If
      End If
    ElseIf Not xContactItem Is Nothing Then
      If xSenderName = "" Then
        xSenderName = xContactItem.FirstName
        If xSenderName = "" Then
          xSenderName = xRecipient.Name
        End If
      Else
        xSenderName = xSenderName & ", " & xContactItem.FirstName
        If xRecipient.FirstName = "" Then
          xSenderName = xSenderName & xRecipient.Name
        End If
      End If
    Else
      If xSenderName = "" Then
        xSenderName = xRecipient.Name
      Else
        xSenderName = xSenderName & ", " & xRecipient.Name
      End If
    End If
  Next xRecipient
  Select Case Time
    Case 0.3 To 0.5
      xGreetStr = " Good morning!"
    Case 0.5 To 0.75
      xGreetStr = " Good afternoon!"
    Case Else
      xGreetStr = " Good evening!"
  End Select
  With xReplyMail
    .Display
    .HTMLBody = "<HTML><Body>Dear " & xSenderName & ",</HTML></Body>" & xGreetStr & .HTMLBody
  End With
End Sub

Please have a try, hope it can help you!
Reply
Report
0
0
Matt
Matt     skyyang
This comment was minimized by the moderator on the site
Hello
Thank you for the suggestions, although it does not work. I wish to include the first name only and to omit the "(s)" after Dear?
Reply
0
0
skyyang
skyyang     Matt
This comment was minimized by the moderator on the site
Hello, Matt,
The above code works well.
First, you must make sure the recipient address has been added into the Contact folder in your Outlook.
If the recipient isn't in the Contact folder, when you applying this code, the full nae will be displayed.
Thank you!
Reply
Report
0
0
Matt
Matt     skyyang
This comment was minimized by the moderator on the site
Hello

Thank you for your reply! I will add contacts to my folder. I was wondering if there is a way to always display the first name only, even without contacts within my folder. For context, I work at a large university, and would be difficult and time-consuming to find all staff members individually.
Reply
0
0
skyyang
skyyang     Matt
This comment was minimized by the moderator on the site
Hello, Matt,

Sorry, if you haven't added the contact to the contact folder, the code will not get the recipient's first name.
Thank you!
Report
0
0
Matt
Matt
This comment was minimized by the moderator on the site
Hi.
What do i need to edit in the VBA code to include first name only and to omit the "(s)" after Dear?
Thanks
Reply
0
0
Wesley Nelson
Wesley Nelson
This comment was minimized by the moderator on the site
Dear Team,

If I have set up the above configuration however, if I am replying to an email that has multiply recipients in the To, the greeting is not defaulting. How do I achieve this?
Reply
0
0
skyyang
skyyang     Wesley Nelson
This comment was minimized by the moderator on the site
Hello, Wesley,
Yes, as you said, if there are multiple recipients in the To field, the greeting will not be inserted by default.
Reply
Report
0
0
There are no comments posted here yet
Please leave your comments in English
Guest
Posting as Guest
×
Rate this post:
Reset
0   Characters
Suggested Locations