Hoe voorkomt u dat deelnemers een Outlook-vergaderuitnodiging doorsturen?

In sommige gevallen wilt u mogelijk voorkomen dat deelnemers aan uw vergadering de Outlook-uitnodiging doorsturen, vanwege privacy, vertrouwelijkheid of andere redenen. In dit artikel stel ik u twee oplossingen voor:

• Voorkom dat deelnemers Outlook-vergaderingen doorsturen met VBA
• Voorkom dat deelnemers vergaderingen doorsturen door een formulier te ontwerpen

---

Voorkom dat deelnemers Outlook-vergaderingen doorsturen met VBA

Met deze methode voegt u via VBA de knoppen **‘Doorsturen uitschakelen’** en **‘Doorsturen inschakelen’** toe aan het lint in het vergaderingsvenster. Zo kunt u met één klik deelnemers verhinderen uw vergadering door te sturen. Volg deze stappen:

1. Druk op de toetsencombinatie Alt + F11 om het venster Microsoft Visual Basic for Applications te openen.

2. Klik op 'Invoegen' > 'Module' en plak de onderstaande VBA-code in het nieuwe modulevenster.

VBA: Voorkom dat deelnemers vergaderingen doorsturen

Sub ItemDisableForwarding()
  Dim xCurrentItem As Object
  Set xCurrentItem = Outlook.ActiveInspector.CurrentItem
  xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = False
  MsgBox "Forwarding current meeting has been disabled. Any meeting attendee is prevented from forwarding this meeting."
End Sub

Sub ItemEnableForwarding()
  Dim xCurrentItem As Object
  Set xCurrentItem = ActiveInspector.CurrentItem
  xCurrentItem.Actions("Forward").Enabled = True
  MsgBox "Forwarding current meeting has been enabled."
End Sub

3. Sla de VBA-code op en sluit het Microsoft Visual Basic for Applications-venster.

4. Open een agendamap en klik op 'Start' > 'Vergadering' om een vergadering aan te maken.

5. Klik op "Bestand" > „Opties" om het dialoogvenster Outlook-opties te openen.

6. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties aan de linkerkant op **'Lint aanpassen'**, selecteer **'Afspraak'** in het rechterdeelvenster en klik op de knop **'Nieuwe groep'**. Zie schermafbeelding:

7. Er wordt nu een nieuwe groep toegevoegd onder het tabblad „Afspraak". Klik op de knop „Naam wijzigen", geef de groep een nieuwe naam en bevestig met „OK" in het dialoogvenster Naam wijzigen. Zie schermafbeelding:

8. Ga verder met (1) het selecteren van „Macro's" in de keuzelijst „Opdrachten kiezen uit", (2) het selecteren van "Project1.ItemDisableForwarding" in het linker vak en (3) het klikken op de knop „Toevoegen".

9. De geselecteerde opdracht is nu toegevoegd aan het rechterdeelvenster. Laat deze geselecteerd en: (1) klik op de knop **Naam wijzigen**, (2) kies een pictogram voor de opdracht in het dialoogvenster **Naam wijzigen**, (3) typ een **Nieuwe naam** en klik ten slotte (4) op **OK**. Zie schermafbeelding:

10. Herhaal stap 8-9 om ook "Project1.ItemEnableForwarding" aan het rechterdeelvenster toe te voegen en klik op „OK" in het dialoogvenster Outlook-opties.

U keert nu terug naar het vergaderingsvenster en ziet dat beide opdrachten zijn toegevoegd onder het tabblad ‘Vergadering’. Zie de schermafbeelding:

11. Klik op 'Vergadering' > 'Doorsturen uitschakelen' en bevestig met 'OK' in het pop-updialoogvenster. Zie de schermafbeelding:

12. Voeg desgewenst vergaderingselementen toe en klik op de knop 'Verzenden' om de uitnodiging te versturen.

Wanneer deelnemers proberen deze vergadering door te sturen via 'Vergadering' > 'Doorsturen' in Outlook, verschijnt er een dialoogvenster dat de doorstuuractie blokkeert.

Opmerkingen:
(1) Met deze methode kunnen deelnemers de vergadering nog steeds doorsturen als iCalendar-bijlage.
(2) Deze methode werkt uitstekend voor Exchange-accounts.

---

Voorkom dat deelnemers vergaderingen doorsturen door een formulier te ontwerpen

U kunt het vergaderingsformulier ook aanpassen en de doorstuurfunctie uitschakelen. Alle vergaderingen die op basis van dit formulier worden gemaakt, ondersteunen dan geen doorsturen in Outlook.

1. Open een agendamap en klik op 'Start' > 'Vergadering' om een vergadering aan te maken.

2. Klik in het vergaderingsvenster op 'Bestand' > 'Opties'.

3. Klik in het dialoogvenster Outlook-opties aan de linkerkant op ‘Lint aanpassen’, vink in het rechterdeelvenster ‘Ontwikkelaar’ aan en klik op ‘OK’. Zie de schermafbeelding:

4. Ga nu terug naar het vergaderingsvenster en klik op 'Ontwikkelaar' > 'Dit formulier ontwerpen'. Zie de schermafbeelding:

5. Schakel het tabblad „(Acties)" in en dubbelklik op de rij „Doorsturen" om het dialoogvenster „Eigenschappen van formulieractie" te openen.

6. Schakel in het dialoogvenster Eigenschappen van formulieractie de optie 'Inschakelen' uit en klik op 'OK'. Zie de schermafbeelding:

7. Klik op 'Ontwikkelaar' > 'Dit formulier uitvoeren'. Zie de schermafbeelding:

8. Er is nu een vergadering aangemaakt op basis van het aangepaste vergaderingsformulier. Voeg indien gewenst vergaderingselementen toe en klik op de knop ‘Verzenden’.

Opmerkingen:
(1) Als u dit aangepaste vergaderingsformulier vaker wilt gebruiken, raden we u aan het op te slaan via "Ontwikkelaar" > "Publiceren" > „Formulier publiceren".
(2) Voor alle vergaderingen die zijn gemaakt met dit aangepaste vergaderingsformulier, is doorsturen voor deelnemers uitgeschakeld. Deelnemers kunnen de vergadering echter nog steeds als iCalendar-bijlage doorsturen.
(3) Deze methode werkt uitstekend voor Exchange-accounts.

---

Gerelateerde artikelen

Hoe schakelt u meldingen over het doorsturen van vergaderuitnodigingen uit in Outlook?

Hoe stuurt u een vergaderuitnodiging als e-mail door zonder de vergaderorganisator te waarschuwen in Outlook?