Hoe zoekt u e-mails, inclusief submappen, in Outlook?

In Microsoft Outlook is het standaardgedrag bij het starten van een directe zoekopdracht dat alleen e-mails in de momenteel geselecteerde map worden doorzocht. Veel gebruikers organiseren hun e-mails echter met submappen en moeten vaak zoekopdrachten uitvoeren die zowel de hoofdmap als alle submappen bestrijken. Als u er niet voor zorgt om Inclusief submappen in uw zoekopdracht, kunt u belangrijke e-mails missen die verborgen zijn in geneste mappen. Deze handleiding biedt stapsgewijze instructies voor meerdere effectieve methoden om e-mails te zoeken in zowel mappen als hun submappen in Outlook, zodat u geen resultaten over het hoofd ziet en uw werkefficiëntie verbetert.

E-mails zoeken Inclusief submappen in Outlook 2010 en nieuwere versies

E-mails zoeken Inclusief submappen in Outlook 2007

VBA: Geavanceerd batchzoeken in mappen en submappen

---

E-mails zoeken Inclusief submappen in Outlook 2010 en nieuwere versies

Als u Outlook 2010 of een nieuwere versie gebruikt, kunt u uw zoekopdracht eenvoudig uitbreiden naar zowel de Huidige map als alle bijbehorende submappen. Dit is vooral handig wanneer uw e-mailstructuur sterk afhankelijk is van geneste mappen. Met deze functie hoeft u niet handmatig aparte zoekopdrachten uit te voeren in elke submap.

1. Navigeer eerst naar de e-mailmap waarin u wilt zoeken. Eventuele submappen worden automatisch meegenomen in de zoekresultaten, mits u de juiste optie selecteert.

2. Klik in het vak „Direct zoeken” bovenaan uw berichtenlijst om het tabblad „Zoekhulpmiddelen” te activeren. Voer, indien nodig, uw zoekterm of voorwaarden in dit vak in. Klik vervolgens op het tabblad „Zoeken”, in de groep „Bereik”, op de optie „Alle submappen”. Zie de onderstaande schermafbeelding:

Nadat u deze stappen hebt voltooid, toont Outlook in één geünificeerde berichtenlijst alle e-mails die voldoen aan uw zoekcriteria – zowel uit de geselecteerde map als uit alle onderliggende submappen. Zo beperkt u het risico op het missen van e-mails tot een minimum en bespaart u tijd vergeleken met het afzonderlijk doorzoeken van mappen.

Tip: Om gemakkelijker de oorspronkelijke locatie van elk gefilterd e-mailbericht in de zoekresultaten te identificeren, kunt u de kolom „Mappen” weergeven. Klik op een kolomkop bovenaan de e-maillijst (bijvoorbeeld „Van” of „Ontvangen”) en zorg ervoor dat de optie „Mappen” is aangevinkt. Zo ziet u in één oogopslag waar elk gevonden e-mailbericht zich bevindt binnen uw mapstructuur.

Opmerking: Als u merkt dat niet alle submappen worden doorzocht, controleer dan uw mapselectie en zorg ervoor dat ‘Alle submappen’ is geselecteerd in de groep Bereik. Controleer ook uw indexeringinstellingen in Outlook als de zoekresultaten onvolledig lijken.

---

E-mails zoeken Inclusief submappen in Outlook 2007

In Outlook 2007 ondersteunt de ingebouwde directe zoekfunctie het doorzoeken van submappen niet rechtstreeks via de hoofdinterface. In plaats daarvan gebruikt u hiervoor een zoekmap. Door een zoekmap aan te maken, brengt u e-mails uit meerdere mappen — inclusief submappen — samen in één virtuele, doorzoekbare weergave. Dit is vooral waardevol wanneer uw e-mails verspreid zijn over een complexe mapstructuur. Het grote voordeel? U kunt flexibel en herhaaldelijk gebruikmaken van aangepaste zoekvoorwaarden.

1. Klik bovenaan in Outlook op het menu „Bestand”, kies „Nieuw” en selecteer vervolgens „Zoekmap”. Zie de schermafbeelding:

2. Selecteer in het dialoogvenster „Nieuwe zoekmap” de optie „Aangepaste zoekmap maken” onder de sectie „Aangepast” en klik op „Kiezen” om uw criteria in te stellen.

3. Geef in het dialoogvenster „Aangepaste zoekmap” uw nieuwe zoekmap een beschrijvende naam (bijvoorbeeld „Postvak IN en submappen zoeken”) en klik op de knop „Bladeren” om de mappen te selecteren die u in het zoekbereik wilt opnemen.

4. Wanneer het venster „Map(pen) selecteren” verschijnt, volgt u deze stappen:

1). Vink de hoofdmap aan die u wilt doorzoeken, bijvoorbeeld „Postvak IN”.

2). Vink het vakje „Submappen doorzoeken” aan om alle submappen automatisch mee te nemen.

3). Klik op de knop „OK” om uw keuze te bevestigen. Zie de schermafbeelding:

5. Klik in het dialoogvenster „Aangepaste zoekmap” op „OK” om uw instellingen op te slaan.

6. Als er een pop-upvenster verschijnt met de vraag of u uw zoekinstellingen wilt toepassen, klikt u op ‘Ja’ om door te gaan.

7. Klik ten slotte nogmaals op de knop „OK” in het dialoogvenster „Nieuwe zoekmap” om het instelproces af te ronden.

8. Uw aangepaste zoekmap is nu aangemaakt en toont e-mails uit zowel het Postvak IN (of een andere door u gekozen map) als alle bijbehorende submappen. Voer uw gewenste zoekvoorwaarden in het zoekvak bovenaan de zoekmap in, en Outlook geeft direct alle overeenkomende e-mails weer binnen het volledige bereik dat u hebt ingesteld. Dit is bijzonder handig voor regelmatige of complexe zoekopdrachten: u opent uw aangepaste zoekmap gewoon opnieuw, zonder de instellingen telkens opnieuw te hoeven configureren.

Tip: Wilt u het bereik of de criteria van uw zoekmap aanpassen? Klik dan met de rechtermuisknop op de map in de navigatie en selecteer ‘Deze zoekmap aanpassen’. Breng daarna de gewenste wijzigingen aan.

Beperking: Zoekmappen zijn virtuele weergaven en verplaatsen uw e-mails niet fysiek; ze tonen alleen samengevoegde resultaten. Grote postvakken of uitgebreide zoekvoorwaarden kunnen leiden tot langzamere prestaties of een hoger CPU- en geheugengebruik.

---