Hoe groepeer en sorteer ik e-mails per maand in Outlook?

Standaard organiseert Outlook e-mails in het Postvak IN op basis van de ontvangstdatum, meestal in chronologische volgorde. Veel gebruikers willen hun e-mails echter maandelijks analyseren of beheren – bijvoorbeeld om correspondentietrends in kaart te brengen, activiteiten te volgen of berichten uit een specifieke maand te controleren. Helaas biedt Outlook geen ingebouwde functie om e-mails direct te sorteren of te groeperen op ontvangen maand. In dit artikel ontdekt u een slimme oplossing voor deze beperking: door een aangepast veld te maken en VBA-code te gebruiken, categoriseert u uw berichten automatisch per maand, waardoor maandelijkse analyses aanzienlijk efficiënter verlopen.

E-mails per maand groeperen of sorteren is vooral handig als u projectactiviteiten wilt controleren, maandrapportages wilt opstellen of uw postbus overzichtelijker wilt organiseren. Deze methode is even geschikt voor zowel professioneel als persoonlijk postbusbeheer en voor het archiveren van e-mails uit verschillende perioden.

Groepeer of sorteer e-mails per maand in Outlook met behulp van VBA-code

Alternatieve oplossing: Als u liever geen VBA gebruikt, kunt u de zoekfunctie van Outlook inzetten om e-mails uit een specifieke maand te vinden of gebruikmaken van Filtervoorwaarden om maandelijkse correspondentie weer te geven.Zie details in het gedeelte over alternatieve oplossingen.

---

Groepeer of sorteer e-mails per maand in Outlook met behulp van VBA-code

Met deze oplossing voegt u een nieuwe kolom genaamd ‘Maand’ toe aan de weergave van uw e-mailmap. Vervolgens gebruikt u VBA-code om automatisch de ontvangen maand van elke e-mail in te vullen in de kolom ‘Maand’. Zodra dit is voltooid, kunt u uw e-mails eenvoudig sorteren of groeperen op basis van deze kolom. Deze methode is ideaal voor het verwerken van grote hoeveelheden e-mails of wanneer u regelmatig maandelijkse samenvattingen nodig hebt – en bespaart u aanzienlijk tijd vergeleken met het handmatig filteren van elk bericht.

Open eerst de map waarin u uw e-mails per maand wilt organiseren. Zoek vervolgens op het tabblad Weergave in Outlook 2010 en nieuwere versies de knop Weergave-instellingen en klik erop. Hiermee opent u de instellingen waarmee u kunt aanpassen hoe uw e-mails worden weergegeven.

Opmerking: Voor gebruikers van Outlook 2007 gaat u via Weergave > Huidige weergave > Huidige weergave aanpassen om de benodigde instellingen te bereiken.

Wanneer het dialoogvenster Geavanceerde weergave-instellingen/Weergave aanpassen wordt geopend, klikt u op de knop Kolommen(soms gelabeld als)Velden), waarmee u kolommen kunt aanpassen en meerdere kolommen aan uw huidige berichtweergave kunt toevoegen.

Selecteer in het dialoogvenster Kolommen/Velden weergeven de optie Nieuwe kolom(of)Nieuw veld) om het venster voor het maken van velden te openen. Typ Maand in het veld Naam en zorg ervoor dat zowel het vakje Type als Indeling is ingesteld op Tekst. Klik op OK om te bevestigen. Het type als Tekst instellen is cruciaal, omdat de komende macro de maandnaam in tekstformaat schrijft (zoals ‘jan’, ‘feb’, enz.).

Nadat u de nieuwe kolom hebt toegevoegd, keert u terug naar het dialoogvenster Kolommen/Velden weergeven. Selecteer het item Maand in de lijst Deze kolommen weergeven in deze volgorde en gebruik de knop Omhoog verplaatsen om deze direct onder Ontvangen te plaatsen. Door de kolommen op deze manier te ordenen, staan de ontvangstdatum en de maand naast elkaar voor eenvoudiger vergelijking. Klik tot slot op OK om de wijzigingen op te slaan.

Nadat u het dialoogvenster sluit met OK, bevat de weergave van uw map nu de nieuwe kolom Maand.

Selecteer alle berichten in deze map om de VBA-macro toe te passen. Klik op een willekeurig e-mailbericht in de map en druk op Ctrl+A om ze allemaal tegelijk te markeren. Wanneer je alle e-mails hebt geselecteerd, verwerkt de macro elk item in de map.

Opmerking: Als het Leesvenster is ingeschakeld, raden we aan dit uit te schakelen voor betere prestaties. Ga naar Weergave > Leesvenster > Uit. Zo voorkomt u weergave- en selectieproblemen bij het verwerken van een grote batch e-mails.

Open de VBA-editor door tegelijkertijd op Alt + F11 te drukken. Klik in het venster Microsoft Visual Basic for Applications op Invoegen > Module om een nieuwe module voor uw code te maken.

Kopieer en plak de volgende VBA-macro in de nieuw gemaakte module. Deze code leest automatisch de ontvangstdatum van elk geselecteerd e-mailbericht, haalt de maand eruit en vult deze in het aangepaste veld ‘Maand’.

VBA: Sorteer of groepeer e-mails per maand

Sub ListSelectionMonth()
	Dim aObj As Object
	Dim oProp As Outlook.UserProperty
	Dim sMonth
	
	On Error Resume Next
	
	For Each aObj In Application.ActiveExplorer.Selection
		Set oMail = aObj
		
		sMonth = Month(oMail.ReceivedTime)
		Set oProp = oMail.UserProperties.Add("Month", olText, True)
		oProp.Value = sMonth
		oMail.Save
		
		Err.Clear
	Next
	
End Sub

Zodra u de code heeft geplaatst, drukt u in de VBA-editor op F5 om de macro uit te voeren. Zorg ervoor dat alle relevante e-mails zijn geselecteerd voordat u de macro start. Als er een melding of machtigingsvenster verschijnt, bevestigt u deze om door te gaan.

Nadat u de macro hebt uitgevoerd, ziet u dat de kolom 'Maand' in uw map voor elk e-mailbericht is ingevuld met de maand waarin het item is ontvangen. Klik op de kolomkop Maand om e-mails per maand te sorteren. Door op deze kolom te sorteren, worden uw e-mails netjes gerangschikt op ontvangstmaand — ideaal voor het analyseren van correspondentietrends of het opstellen van archiveringsrapporten.

Als u alle e-mails per maand wilt groeperen in plaats van alleen te sorteren, klikt u met de rechtermuisknop op de kolomkop Maand en selecteert u Groeperen op dit veld in het contextmenu. Zo worden uw e-mails automatisch onderverdeeld in inklapbare maandgroepen, waardoor het maandelijkse correspondentievolume direct overzichtelijk wordt.

Probleemoplossing en tips: Als de kolom 'Maand' niet correct is ingevuld, controleer dan of u exact dezelfde voorwaardennaam en hetzelfde type hebt gebruikt zoals beschreven. Houd er rekening mee dat deze macro alleen geselecteerde e-mails verwerkt, dus zorg dat er niets onbedoeld wordt gefilterd. Grote mappen met duizenden e-mails kunnen soms langer duren om te verwerken; als Outlook niet meer reageert, wacht dan tot de verwerking is voltooid of verwerk de e-mails in kleinere batches.
Wees voorzichtig bij het uitvoeren van VBA-macro’s: de beveiligingsinstellingen van Outlook vragen u mogelijk om macro’s in te schakelen of machtigingen aan te passen. Maak altijd eerst een back-up van belangrijke gegevens voordat u scripts uitvoert die itemeigenschappen wijzigen. Daarnaast worden de 'Maand'-waarden voor Nieuwe E-mail bijgewerkt zodra u de macro opnieuw uitvoert.

Voordelen en beperkingen: Deze aanpak is flexibel en werkt met elke Outlook-map, maar vereist enige vertrouwdheid met de VBA-editor om deze correct uit te voeren. Dankzij de mogelijkheid tot groeperen kunt u snel maandelijkse analyses uitvoeren zonder externe tools. Het gebruik van VBA betekent echter dat wijzigingen lokaal blijven in uw Outlook-profiel en niet automatisch synchroniseren met andere apparaten of gebruikers, tenzij dit apart wordt geïmplementeerd.

Praktische tip: Nadat u e-mails hebt gesorteerd of gegroepeerd per maand, kunt u deze verder filteren, categoriseren of exporteren voor elke periode. Sla de macro op voor herhaald gebruik, zodat u het veld ‘Maand’ bij Nieuwe e-mail kunt bijwerken wanneer nodig.

---

Alternatieve oplossing: Filter of zoek e-mails op ontvangen maand

Als u VBA-macro’s wilt vermijden of liever een ingebouwde methode gebruikt, kunt u met de zoek- en filterfuncties van Outlook e-mails uit een specifieke maand weergeven:

• Ga naar de zoekbalk bovenaan uw e-mailmap.
• Typ ontvangen: januari 2024 (of pas de maand en het jaar aan zoals vereist). Outlook toont dan alle ontvangen items uit die periode.
• Voor meer geavanceerde filters kunt u de opdrachten Zoekhulpmiddelen > Zoeken op datum gebruiken of een filter toevoegen in de weergave-instellingen om berichten binnen een specifieke Datumreeks weer te geven (bijvoorbeeld tussen 1 januari en 31 januari).

Deze oplossing is snel en vereist geen aangepaste velden of code, maar biedt geen ondersteuning voor direct groeperen of sorteren en moet voor elke gewenste maand opnieuw worden uitgevoerd.

Een ander alternatief is om Outlook’s Voorwaardelijke opmaak te gebruiken om berichten ontvangen in een specifieke maand visueel te benadrukken, zodat u deze in één oogopslag gemakkelijker kunt herkennen. Ga hiervoor naar Beeld > Beeldinstellingen > Voorwaardelijke opmaak en voeg een regel toe op basis van de ontvangstdatum.