Hoe filtert u externe e-mails automatisch in Outlook?

Stel dat uw bedrijf u een e-mailaccount heeft toegewezen voor het werk. Naast werke-mails van collega’s ontvangt u mogelijk ook veel externe e-mails. Voor sommige Outlook-gebruikers zijn de meeste externe e-mails ongewenste berichten en behoorlijk hinderlijk. In dit artikel leg ik uit hoe u externe e-mails automatisch kunt filteren voor een bepaalde map in Outlook.

---

De volgende methode beschrijft een regel waarmee u alle externe e-mailberichten uit een specifieke Outlook-map kunt filteren.

Stap 1: Schakel over naar de e-mailweergave, open de opgegeven map en klik op 'Regels' > 'Regels en waarschuwingen beheren' op het tabblad 'Start'.

Opmerking: In Outlook 2007 klikt u op Extra > Regels en waarschuwingen.

Stap 2: Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op de knop „Nieuwe regel”.

Stap 3: Klik in het dialoogvenster Regelwizard op „Pas regel toe op berichten die ik ontvang” (of „Controleer berichten zodra ze binnenkomen” in Outlook 2007) en vervolgens op „Volgende”.

Stap 4: In het tweede dialoogvenster Regelwizard,

(1) Schakel de optie „met specifieke woorden in het afzendersadres” in;

(2) Klik op „Specifieke woorden” om het dialoogvenster Zoektekst te openen;

(3) Voer in het dialoogvenster Zoektekst „@” in het eerste vak in, klik op „Toevoegen” en daarna op „OK”.

(4) Klik op „Volgende”.

Stap 5: In het derde dialoogvenster Regelwizard,

(1) Schakel de optie „verplaats het naar de opgegeven map” in;

(2) Klik op de tekst „opgegeven”;

(3) Selecteer in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen de map waarin u externe e-mails wilt plaatsen en klik op „OK”.

(4) Klik op „Volgende”.

Stap 6: In het vierde dialoogvenster Regelwizard,

(1) Schakel de optie „behalve met specifieke woorden in het afzendersadres” in;

(2) Klik op de tekst „specifieke woorden”;

(3) Voer in het dialoogvenster Zoektekst „@yourdomain.com” in het eerste vak in, klik op „Toevoegen” en vervolgens op „OK”.

Opmerking: Vervang „@yourdomain.com” door uw eigen e-maildomein.

(4) Klik op „Volgende”.

Stap 7: Voer in het laatste dialoogvenster een naam in voor deze regel in het vak „Stap 1”, schakel de optie „Voer deze regel nu uit op berichten die zich al in de map ‘Postvak IN’ bevinden” in en klik op „Voltooien”.

Opmerking: Als er een dialoogvenster verschijnt met de melding dat de regel een alleen-clientregel is, klikt u eenvoudig op „OK” om het venster te sluiten. Zie de schermafbeelding hieronder.

Stap 8: Klik op „OK” om het dialoogvenster Regels en waarschuwingen te sluiten.