Hoe selecteert u snel alle e-mails, contacten of agenda-afspraken in Outlook?

Sneltoetsen zijn de snelste manier om alle items binnen een map in Outlook te selecteren. Ze zijn vooral geschikt voor gebruikers die snelle, handmatige navigatie prefereren en voor scenario’s waarin u alle items moet selecteren zonder aangepaste werkbalken. Overweeg de volgende sneltoetscombinaties:

    A. Ctrl+A: Open de relevante map in Outlook. Klik op een willekeurig e-mailbericht, contactpersoon, agenda-item of taak en druk vervolgens op Ctrl+A om direct alle items in de map te selecteren.
    B. Ctrl+Shift+End: Selecteer eerst het eerste item. Druk daarna op Ctrl+Shift+End om in één keer alles vanaf dat beginpunt tot en met het laatste item te selecteren.
    C. Shift: Klik op het eerste item in de map, scroll naar beneden en klik op het laatste item terwijl u de Shift-toets ingedrukt houdt. Zo selecteert u alle items tussen uw eerste en laatste klik — ideaal voor het markeren van een specifiek bereik.

Tips: Deze sneltoetsen werken in de meeste lijstweergaven in Outlook. Als u zich echter in een niet-lijstweergave bevindt (zoals bepaalde agendaweergaven), moet u mogelijk eerst overschakelen naar een tabel- of lijstweergave. Mocht het gebruik van de sneltoetsen niet het gewenste resultaat opleveren, controleer dan of het huidige Outlook-venster of -deelvenster actief is en of u op een item in de juiste map hebt geklikt.

Voordelen: Geen instellingen vereist; ideaal voor ervaren toetsenbordgebruikers die snel willen werken.
Beperkingen: Minder visuele feedback en mogelijk lastig voor nieuwe gebruikers of voor wie liever met de muis navigeert.

Zoek en verwijder snel Dubbele e-mails in Outlook

Kutools voor Outlook biedt een eenvoudige Dubbele e-mails-functie waarmee gebruikers dubbele e-mails efficiënt kunnen vinden en verwijderen uit meerdere e-mailmappen. U kunt ofwel alle mappen scannen of zich richten op slechts enkele geselecteerde mappen — meestal met slechts een paar klikken. Zo houdt u uw postvak schoon, vermijdt u rommel en maakt u bulkselecties en verdere beheeracties een stuk eenvoudiger.

In Outlook 2010 en nieuwere versies maakt u selecteren nog gemakkelijker door de knop Selecteer alles toe te voegen aan de Snelle toegang-werkbalk. Deze oplossing met muisbediening is ideaal voor gebruikers die visuele besturingselementen prefereren en regelmatig taken met meervoudige selectie uitvoeren.

1. Klik op de neerwaartse pijl op de Snelle toegang-werkbalk bovenaan de Outlook-interface en selecteer Meer opdrachten in het vervolgmenu.

2. In het venster Outlook-opties:
(1) Selecteer Alle opdrachten in de vervolgkeuzelijst Kies opdrachten uit.
(2) Scroll omlaag en selecteer Selecteer alles in de opdrachtenlijst.
(3) Klik op Toevoegen om de knop aan uw Snelle toegang-werkbalk toe te voegen.
(4) Klik ten slotte op OK om de wijzigingen te bevestigen.

3. De knop Selecteer alles verschijnt nu op de werkbalk Snelle toegang voor eenvoudige toegang in elke map.

Opmerkingen:
(1) Om deze functie te gebruiken, navigeert u eerst naar de gewenste map (e-mail, contactpersonen of agenda) en klikt u vervolgens op de knop Selecteer alles op de werkbalk. Zo selecteert u alle zichtbare items in de map.
(2) Zodra u de knop eenmaal hebt toegevoegd, blijft Selecteer alles beschikbaar op de Snelle toegang-werkbalk in alle Outlook-mappen, zodat u altijd directe toegang hebt zonder opnieuw te hoeven instellen.

Voordelen: Biedt een visuele, vertrouwde interface voor gebruikers; vermindert het risico op vingerpijn door herhaald gebruik van sneltoetsen; ideaal voor frequente bulkbewerkingen in allerlei mappen.

Outlook 2007-gebruikers kunnen ook een 'Selecteer alles'-knop toevoegen aan hun interface, hoewel dit het aanpassen van de Geavanceerde werkbalk vereist. Ideaal voor wie regelmatig grote lijsten met items moet beheren in een verouderde Outlook-installatie.

1. Voeg eerst de Geavanceerde werkbalk toe aan het Outlook-lint door met de rechtermuisknop ergens op het lint te klikken en vervolgens Geavanceerd in het beschikbare menu aan te vinken.

Daarna ziet u de Geavanceerde werkbalk weergegeven op het lint, zoals rechts wordt getoond.

2. Zorg dat de Geavanceerde werkbalk is ingeschakeld en navigeer naar de Outlook-map waaruit u alle items wilt selecteren. Klik met de rechtermuisknop op de Geavanceerde werkbalk zelf en kies vervolgens Aanpassen in het contextmenu.

3. In het dialoogvenster Aanpassen:
(1) Ga naar het tabblad Opdrachten.
(2) Klik op Bewerken in het gedeelte Categorieën.
(3) Zoek de opdracht Selecteer alles in de lijst en sleep deze naar de Geavanceerde werkbalk.

Nadat u de opdracht hebt gesleept, verschijnt de knop Selecteer alles op uw werkbalk voor direct gebruik.

Opmerking:
In Outlook 2007 is de knop Selecteer allesbeschikbaar is en werkt in de e-mail- en contactpersonenweergaven. Om items in de agenda te selecteren, wijzigt u de weergave naar „Lijst” om er zeker van te zijn dat de knop Selecteer alles zichtbaar en functioneel is. Niet-lijstweergaven ondersteunen de functie Selecteer alles niet rechtstreeks.

Voor meer gevorderde gebruikers of gebruikers die herhalende taken uitvoeren, kan de VBA-editor van Outlook worden gebruikt om programmatisch alle items in de huidige actieve map te selecteren. Deze aanpak is ideaal als u andere processen automatiseert en bulkselectie als onderdeel van uw workflow wilt opnemen. U kunt VBA-scripts verder aanpassen aan specifieke selectiecriteria.

Vóór het gebruik van VBA: Zorg ervoor dat u de macrofunctionaliteit in Outlook hebt ingeschakeld en al uw werk hebt opgeslagen, aangezien macro’s de huidige selectie kunnen wijzigen. Deze methode is het meest geschikt voor ervaren gebruikers die bekend zijn met de VBA-editor.

1. Open Outlook en selecteer de map waarin u alle items wilt selecteren.

2. Druk op Alt + F11 om de editor Microsoft Visual Basic for Applications te openen.

3. Ga in het VBA-venster naar Invoegen > Module. Kopieer en plak de volgende VBA-code in de nieuwe module:

VBA-code: Selecteer alle items in de actieve map

Sub SelectAllItemsInFolder()
    Dim olExp As Explorer
    Dim olFldr As Folder
    On Error Resume Next
    xTitleId = "KutoolsforOutlook"
    Set olExp = Outlook.Application.ActiveExplorer
    Set olFldr = olExp.CurrentFolder
    If olFldr Is Nothing Then
        MsgBox "No folder is currently selected!", vbExclamation, xTitleId
        Exit Sub
    End If
    If olFldr.Items.Count = 0 Then
        MsgBox "The folder is empty.", vbInformation, xTitleId
    Else
        olExp.SelectAllItems
        MsgBox "All items in the folder have been selected.", vbInformation, xTitleId
    End If
    Set olExp = Nothing
    Set olFldr = Nothing
End Sub

4. Druk op F5 in het VBA-venster om de macro uit te voeren en alle items te selecteren. De macro selecteert automatisch elk item in de actieve map en toont een bevestigingsdialoogvenster.