Hoe filtert u vergaderuitnodigingen, -updates en -reacties uit uw e-mails in Outlook?

Stel dat u alle vergaderuitnodigingen, -reacties en -updates moet vinden tussen honderden e-mails – hoe doet u dat snel? Hieronder introduceer ik drie methoden om vergaderuitnodigingen, -reacties en -updates in Microsoft Outlook eenvoudig uit uw inbox te filteren.

Vergaderuitnodigingen/-reacties/-updates filteren met een aangepaste zoekmap

Vergaderuitnodigingen/-updates filteren met een regel

Vergaderuitnodigingen/-reacties/-updates filteren met de filterfunctie

---

Vergaderuitnodigingen/-reacties/-updates filteren met een aangepaste zoekmap

De functie Zoekmappen in Microsoft Outlook is uiterst handig en stelt u in staat om automatisch alle vergaderuitnodigingen, -reacties en -updates uit een opgegeven postmap eenvoudig te filteren.

Stap 1: Schakel over naar de Mail-weergave en open de postmap waaruit u vergaderuitnodigingen, -reacties en -updates wilt filteren.

Stap 2: Klik op „Nieuwe zoekmap” op het tabblad „Map” (of ga naar „Bestand” > „Nieuw”) > „Zoekmap” in Outlook 2007).

Stap 3: Selecteer in het venster Nieuwe zoekmap dat verschijnt de optie „Een aangepaste zoekmap maken” en klik daarna op de knop „Kiezen”.

Stap 4: Voer in het venster Aangepaste zoekmap dat verschijnt een naam in voor de aangepaste zoekmap in het vak „Naam” en klik vervolgens op de knop „Criteria”.

Stap 5: U bevindt zich nu in het dialoogvenster Criteria voor zoekmap. Ga naar het tabblad „Geavanceerd” en:

(1) Klik op „Veld” > „Alle afspraakvelden” > „Duur”;

(2) Klik in het vak „Conditior” (of „Voorwaarde”) en selecteer „bestaat” in de vervolgkeuzelijst;

(3) Klik op de knop „Toevoegen aan lijst”;

(4) Klik op de knop „OK” om het dialoogvenster te sluiten.

Stap 6: Klik op de andere twee „OK”-knoppen om beide dialoogvensters te sluiten.

Er wordt nu een nieuwe zoekmap aangemaakt die al uw vergaderuitnodigingen, -updates en -reacties bevat. Bovendien verschijnen toekomstige vergaderuitnodigingen, -updates en -reacties automatisch in deze zoekmap zodra u ze ontvangt.

---

Vergaderuitnodigingen/-updates filteren met een regel

Een regel helpt u ook om alle vergaderuitnodigingen en -updates automatisch uit een opgegeven postmap naar een andere map te filteren in Microsoft Outlook.

Stap 1: Schakel over naar de Mail-weergave en open een postmap waaruit u vergaderuitnodigingen en -updates wilt filteren.

Stap 2: Klik op „Regels” > „Regels en waarschuwingen beheren” op het tabblad „Start” (of kies „Extra” > „Regels en waarschuwingen” in Outlook 2007).

Stap 3: Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op het tabblad E-mail „Regels” op de knop „Nieuwe regel”.

Stap 4: Selecteer in het nieuwe Regelwizard-dialoogvenster de optie „Regel toepassen op berichten die ik ontvang” (of „Berichten controleren wanneer ze binnenkomen” in Outlook 2007) en klik daarna op de knop „Vol gende”.

Stap 5: Schakel in het tweede Regelwizard-dialoogvenster het selectievakje „dat een vergaderuitnodiging of -update is” in en klik op „Volgende”.

Stap 6: In het derde Regelwizard-dialoogvenster (zie onderstaande schermafbeelding):

(1) Schakel het selectievakje in bij „verplaats het naar de opgegeven map”;

(2) Klik op de tekst „opgegeven”;

(3) Selecteer in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen de postmap waarin u vergaderuitnodigingen en -updates wilt plaatsen, en klik op „OK”.

(4) Klik op de „Volgende”-knop.

Stap 7: Klik op de knop „Volgende” in het volgende Regelwizard-dialoogvenster; schakel in het laatste Regelwizard-dialoogvenster het selectievakje in bij „Voer deze regel nu uit op berichten die al in ‘uw Mapnaam’ staan” en klik op „Voltooien”.

Stap 8: Sluit het dialoogvenster Regels en waarschuwingen door op de knop „OK” te klikken.

Nadat u deze aangepaste regel hebt uitgevoerd, worden alle vergaderuitnodigingen en -updates in de geopende postmap automatisch gefilterd en verplaatst naar de map die u hebt opgegeven.

---

Vergaderuitnodigingen/-reacties/-updates filteren met de filterfunctie

U kunt de filterfunctie ook direct gebruiken om vergaderuitnodigingen, -reacties en -updates uit e-mails te filteren.

Stap 1: Schakel over naar de Mail-weergave en open een postmap waaruit u vergaderuitnodigingen en -updates wilt filteren.

Stap 2: Klik op de knop „Weergave-instellingen” op het tabblad „Weergave” (of kies „Weergave” > „Huidige weergave” > „Huidige weergave aanpassen” in Outlook 2007).

Stap 3: Klik in het dialoogvenster Geavanceerde weergave-instellingen op de knop „Filteren”.

Stap 4: Ga in het dialoogvenster Filter dat verschijnt naar het tabblad „Geavanceerd” en:

(1) Klik op „Veld” > „Alle afspraakvelden” > „Duur”;

(2) Klik in het vak „Conditior” (of „Voorwaarde”) en selecteer „bestaat” in de vervolgkeuzelijst;

(3) Klik op de knop „Toevoegen aan lijst”;

(4) Klik op de knop „OK” om het dialoogvenster te sluiten.

Stap 5: Sluit het dialoogvenster Geavanceerde weergave-instellingen door op de knop OK te klikken.

Vervolgens worden alle e-mails met vergaderuitnodigingen, -reacties en -updates automatisch gefilterd en direct weergegeven in de huidige e-mailmap.

Opmerking: U kunt deze aangepaste weergave met filter opslaan door op „Weergave wijzigen” > „De huidige bijlage opslaan Weergave opslaan als nieuwe weergave” te klikken op het tabblad „Weergave” in Outlook 2010 en 2013.