Hoe verwijdert u verlopen e-mailitems automatisch na een bepaald aantal dagen?

Standaard blijven alle ontvangen en verzonden e-mails in uw Outlook-mappen bewaard. Zonder regelmatig op te schonen raken deze mappen dag na dag overvol en werken ze steeds trager. Sommige e-mailberichten hoeven maar enkele dagen of weken bewaard te blijven – als u ze niet uit het Postvak IN verwijdert, blijven ze nutteloos als digitale rommel liggen. In deze handleiding leest u hoe u verlopen e-mailitems automatisch laat verwijderen na een bepaald aantal dagen, zodat uw Outlook schoon en snel blijft.

Verlopen e-mailitems na een bepaald aantal dagen verwijderen in Outlook

---

Verlopen e-mailitems na een bepaald aantal dagen verwijderen in Outlook

Om verlopen e-mailitems na een bepaald aantal dagen automatisch te verwijderen, stelt u eerst een vervaldatum in voor uw e-mails.

De vervaldatum instellen voor e-mails

1. Open het dialoogvenster „Eigenschappen” („Berichtopties” in Outlook 2007):

In Outlook 2010 en 2013 dubbelklikt u op de e-mail waarvoor u een vervaldatum wilt instellen en klikt u daarna op de knop „Berichtopties” in de groep „Labels” op het tabblad „Bericht”.

2. In het dialoogvenster „Eigenschappen” (in Outlook 2007 „Berichtopties” genoemd), vinkt u het vakje „Verloopt na” aan onder „Bezorgingsopties”, selecteert u een vervaldatum en -tijd in de keuzelijst en klikt u op „Sluiten”. Zie de schermafbeelding:

3. Sla de wijzigingen op en sluit de e-mail, of klik op de knop „Sluiten”. Na het klikken op „Sluiten” verschijnt het dialoogvenster „Microsoft Outlook” – klik op „Ja” om uw wijzigingen op te slaan.

Zodra uw e-mails de door u opgegeven datum overschrijden, worden ze weergegeven met een doorstreping, zoals op de volgende schermafbeelding is te zien:

AutoArchiveren configureren om verlopen e-mailitems te verwijderen

Nadat u de vervaldatum voor uw e-mails hebt ingesteld, kunt u de verlopen e-mailitems verwijderen via de volgende stappen:

1. Ga naar het dialoogvenster „AutoArchiveren”. In Outlook 2010 en 2013 klikt u op „Bestand” > „Opties”.

2. In het dialoogvenster „Outlook-opties” van Outlook 2010/2013 klikt u aan de linkerkant op „Geavanceerd” en rechts op de knop „Instellingen voor AutoArchiveren”. Zie de schermafbeelding:

3. Wanneer het dialoogvenster „AutoArchiveren” verschijnt, schakelt u de functie voor automatisch archiveren in door het vakje „AutoArchiveren elke 14 dagen uitvoeren” aan te vinken. Vink daarna het vakje „Verlopen items verwijderen (alleen e-mailmappen)” aan en klik ten slotte op „OK”. Zie de schermafbeelding:

4. Nadat u de opties voor „AutoArchiveren” hebt ingesteld, gaat u in het navigatiedeelvenster naar de map waarin u verlopen berichten wilt verwijderen, klikt u met de rechtermuisknop op die map en kiest u „Eigenschappen” in het contextmenu. Zie de schermafbeelding:

5. In het dialoogvenster „Eigenschappen van Postvak IN” (hier heb ik de map Postvak IN geselecteerd), gaat u naar het tabblad „AutoArchiveren” en vinkt u het vakje „Items in deze map archiveren met behulp van de standaardinstellingen” aan. Klik op „OK” om de instellingen toe te passen.

Uw instellingen zijn nu voltooid. Zodra uw e-mails het einde van de opgegeven periode bereiken en de door u ingestelde auto-archiveringsdatum aanbreekt, ontvangt u een melding die u herinnert aan het verwijderen van de verlopen berichten.

Klik daarna op de knop „Ja” en al uw verlopende e-mails worden in één keer verwijderd.

Opmerking:

Standaard wordt auto-archiveren elke 14 dagen uitgevoerd, maar u kunt dit interval eenvoudig aanpassen aan uw eigen voorkeuren.