Outlook: E-mails automatisch doorspelen op basis van het onderwerp

Stel dat u regelmatig bepaalde soorten berichten ontvangt die allemaal naar uw collega’s moeten worden doorgestuurd. Het is dan niet alleen vervelend om ze één voor één handmatig door te sturen, maar ook onmogelijk om elk bericht direct na ontvangst door te zenden. Gelukkig kunt u een regel instellen waarmee dit soort berichten automatisch naar uw collega’s worden doorgestuurd zodra ze binnenkomen.

Automatisch doorsturen e-mails op basis van het onderwerp door een regel te maken in Outlook

Automatisch doorsturen e-mails op basis van het onderwerp met Kutools voor Outlook(Eenvoudig beheer)

---

Automatisch doorsturen e-mails op basis van het onderwerp door een regel te maken in Outlook

De volgende stapsgewijze instructies helpen u een regel te maken waarmee e-mails automatisch naar opgegeven personen worden doorgestuurd op basis van het onderwerp.

Stap 1: Open het dialoogvenster Regels en waarschuwingen:

• Klik in Outlook 2010 en 2013 op **Regels** > **Regels en waarschuwingen beheren** in de groep **Verplaatsen** op het tabblad **Start**.
• Klik in Outlook 2007 op Extra > Regels en waarschuwingen.

Stap 2: Klik in het dialoogvenster Regels en waarschuwingen op de knop **Nieuwe regel**.

Stap 3: Vink in het dialoogvenster Regelwizard de optie **‘Regel toepassen op berichten die ik ontvang’** aan en klik op **Volgende**. Zie de volgende schermafbeelding:

Stap 4: Selecteer voorwaarden voor de nieuwe regel:

• Vink in het vak 'Stap 1: Selecteer voorwaarde(s)' de optie 'met specifieke woorden in het onderwerp' aan.
• Klik in sectie 'Stap 2' op 'specifieke woorden'.
• Voer in het vak Zoektekst de opgegeven woorden in, klik vervolgens op de knop 'Toevoegen' en ten slotte op de knop 'OK'. Zie de volgende schermafbeelding:
• Klik op de knop **Volgende**.

Stap 5: Geef acties op voor de regel die u maakt:

• Vink de optie „doorspelen naar personen of openbare groep" aan in het vak "Stap 1";
• Klik op „personen of openbare groep" in het vak "Stap 2";
• Selecteer of voer het e-mailadres in het vak „Aan" van het dialoogvenster Adres van regel in en klik op de knop „OK".

Stap 6 (optioneel): Pas deze nieuwe regel nu toe op berichten die zich al in de map Postvak IN bevinden.

Standaard wordt deze nieuwe regel alleen toegepast op toekomstige inkomende e-mailberichten. Als u wilt dat de regel ook geldt voor bestaande berichten in uw Postvak IN, klikt u gewoon herhaaldelijk op 'Volgende' tot het volgende dialoogvenster verschijnt.

Vink vervolgens de optie ‘Voer deze regel nu uit op berichten die zich al in Postvak IN bevinden’ aan.

Stap 7: Klik op de knop 'Voltooien'.

Vanaf nu worden alle nieuwe inkomende berichten met de opgegeven onderwerptekst automatisch doorgestuurd naar de aangegeven personen of persoonsgroep.

Als u de optie 'Voer deze regel nu uit op berichten die zich al in ‘Postvak IN’ bevinden' inschakelt, worden bestaande berichten in de map Postvak IN waarvan het onderwerp de opgegeven tekst bevat, automatisch doorgestuurd.

---

Automatisch doorsturen e-mails op basis van het onderwerp met Kutools voor Outlook (Eenvoudig beheer)

Met de functie "Automatisch doorsturen" van „Kutools voor Outlook" kunt u e-mails op basis van het onderwerp ook gemakkelijk automatisch doorspelen in Outlook. In tegenstelling tot de ingebouwde regelsfunctie van Outlook, die onoverzichtelijk kan worden en het moeilijk maakt om specifieke regels terug te vinden, vereenvoudigt Kutools dit proces. Alle automatische doorspeelregels zijn gegroepeerd op één overzichtelijke plek, waardoor ze eenvoudig te vinden en aan te passen zijn. Deze gerichte aanpak helpt rommel en verwarring te voorkomen die normaal gesproken gepaard gaan met het navigeren door een mengsel van regels in het standaard Outlook-systeem.

Stap 1. Schakel de functie Automatisch doorsturen in en begin met het instellen van een nieuwe regel.

1. Na het downloaden en installeren van Kutools voor Outlook, gaat u naar het tabblad „KUTOOLS PLUS" en klikt u op „Doorspelen" in de groep Automatisering.

2. Klik in het dialoogvenster 'Automatisch doorsturen' op de knop 'Nieuw' onder Instellingen.

Stap 2: Stel voorwaarden in voor de regel

1. Selecteer in het dialoogvenster 'Regelwizard' de voorwaarde 'Het onderwerp bevat specifieke woorden'.

2. Klik op de onderstreepte tekst „specifieke woorden".

3. Klik in het dialoogvenster "Tekst bevat" op „Nieuw", voer de gewenste tekst in het veld „Nieuwe zoekterm toevoegen" in het dialoogvenster „Zoektekst" in, klik op „Toevoegen" en vervolgens op „OK".

4. Klik op 'OK' > 'Volgende' > 'Volgende'.

Stap 3: Voltooi regelinstelling

1. Voer de naam van de regel in het tekstvak 'Regelnaam' in.

2. Klik op de knop 'Ontvanger'.

3. Selecteer of voer in het dialoogvenster „Leden selecteren" een e-mailadres in het vak „Aan" in en klik op de knop „OK".

4. Klik op "OK" > "OK" > „OK" en vervolgens op „Ja" om de functie 'Doorspelen' in te schakelen.

Resultaat

Vanaf nu worden alle nieuwe inkomende berichten met de opgegeven tekst in de onderwerpregel automatisch doorgestuurd naar de aangewezen persoon of groep. En het beheren van deze automatische doorspeelregels is eenvoudig, want u vindt ze altijd snel terug wanneer dat nodig is.