Hoe voegt u briefpapier toe en past u dit aan in Outlook?

Het verzenden van platte e-mailberichten kan er soms toe leiden dat ontvangers uw inhoud over het hoofd zien of snel doorscrollen, vooral in drukke postvakken. Door briefpapier te gebruiken kunt u zowel de uitstraling als de sfeer van uw berichten personaliseren, waardoor ze opvallen en de kans vergroten dat uw e-mails aandacht krijgen en volledig worden gelezen. Of u nu een professioneel sjabloon nodig heeft voor alledaagse correspondentie of een feestelijk ontwerp voor een speciale gelegenheid, Outlook biedt verschillende flexibele methoden om briefpapier te maken en toe te passen. Hieronder vindt u praktische stapsgewijze instructies voor het maken van aangepast briefpapier en richtlijnen voor het gebruik ervan voor alle e-mailberichten of slechts voor één bericht, afhankelijk van uw communicatiebehoeften.

Nieuw briefpapier maken voor e-mailberichten

Briefpapier toevoegen en toepassen voor alle e-mailberichten

Briefpapier toevoegen en toepassen voor één e-mailbericht

---

Nieuw briefpapier maken voor e-mailberichten

Outlook bevat een ingebouwde briefpapierbibliotheek, maar soms komt geen van de beschikbare opties overeen met de stijl of huisstijl die u voor uw e-mail wilt gebruiken. Het maken van aangepast briefpapier stelt u in staat het ontwerp volledig te bepalen—zoals lettertypen, Achtergrondkleur of afbeeldingen en andere opmaakopties—om te voldoen aan persoonlijke voorkeuren of organisatorische eisen. De volgende stappen laten zien hoe u uw eigen briefpapier maakt en opslaat in Microsoft Outlook.

1. Begin met het maken van een Nieuwe Email-bericht in Outlook. Hier kunt u uw lay-out ontwerpen door lettertypen, kleuren, Afbeelding invoegen of logo’s aan te passen en andere opmaakkenmerken in te stellen. Dit bericht dient als sjabloon voor uw briefpapier, dus stel alle gewenste eigenschappen in voordat u verdergaat.

2. Wanneer uw e-mailontwerp klaar is, klikt u linksboven op het menu **Bestand** en kiest u **Opslaan als**.

3. In het dialoogvenster Opslaan als dat verschijnt, geeft u de juiste map op voor het opslaan van briefpapier. Klik hiervoor op de adresbalk, kopieer en plak „%appdata%\microsoft\stationery" in het vak en druk op Enter op uw toetsenbord. Zo navigeert u direct naar de Outlook-briefpapiermap, zoals hieronder wordt weergegeven:

4. Geef uw nieuwe briefpapier vervolgens een unieke en herkenbare naam in het veld „Bestandsnaam:". Kies een beschrijvende naam, zodat u het later snel en eenvoudig kunt identificeren en selecteren.

5. Selecteer in de keuzelijst „Opmaak opgeven voor opslaan:"HTML (*.htm; *.html). Door te kiezen voor het HTML-formaat, zorgt u ervoor dat uw toegevoegde opmaak en afbeeldingen correct worden weergegeven wanneer het briefpapier wordt gebruikt.

6. Klik ten slotte op de knop 'Opslaan'. U kunt het oorspronkelijke berichtvenster nu sluiten. Het briefpapiersjabloon dat u zojuist hebt gemaakt, is opgeslagen in de Outlook-bibliotheek en direct beschikbaar voor toekomstig gebruik.

Aanvullende tips en herinneringen:

• Gebruik bij het ontwerpen van aangepast briefpapier geen overmatig grote afbeeldingen of complexe opmaak, omdat dit de prestaties of weergave van de e-mail voor ontvangers kan beïnvloeden.
• Als u wilt dat uw aangepaste briefpapier beschikbaar is op andere apparaten of voor andere Outlook-profielen, zorg er dan voor dat u het .htm-bestand kopieert naar de juiste briefpapiermap of deelt met de bedoelde gebruikers.
• Houd er rekening mee dat briefpapier het beste werkt voor HTML-e-mails; platte tekst toont geen achtergrondkleur of afbeeldingen.

Meerdere e-mails opslaan of exporteren naar andere bestandsindelingen (PDF/HTML/WORD/EXCEL) in Outlook

Af en toe moet u e-mails uit Outlook opslaan of exporteren naar een ander bestandstype, zoals PDF, Word of Excel—voor back-up, delen of naleving van regelgeving. De standaardfuncties ‘Opslaan als’ en ‘Exporteren’ in Outlook ondersteunen echter geen batchexport naar meerdere formaten. Met de "Save as file"Met de -functie in Kutools voor Outlook exporteert u meerdere e-mails tegelijk efficiënt naar de gewenste map in verschillende indelingen, waardoor deze anders tijdrovende taak aanzienlijk wordt vereenvoudigd.

Kutools voor Outlook: tientallen handige Outlook-add-ins, 45 dagen lang gratis en onbeperkt te proberen.

---

Briefpapier toevoegen en toepassen voor alle e-mailberichten

Het toepassen van briefpapier op alle uitgaande berichten kan helpen een consistente uitstraling te behouden, de huisstijl te versterken of eenvoudigweg een persoonlijk tintje toe te voegen. Outlook stelt u in staat standaardbriefpapier in te stellen, zodat alle Nieuwe Email, antwoorden en doorgestuurde berichten automatisch uw gekozen ontwerp bevatten.

1. Om te beginnen past u uw Outlook-instellingen aan via het dialoogvenster Opties. De werkwijze verschilt per Outlook-versie:

• Voor Outlook 2010 of 2013 klikt u op 'Bestand' in de werkbalk en selecteert u daarna 'Opties' in de linkerzijbalk.
• Als u Outlook 2007 gebruikt, klikt u in de menubalk op **Extra** en selecteert u **Opties**.

2.Zoek nu in het venster Outlook-opties naar de knop „Briefpapier en lettertypen" en klik erop:

• Outlook 2010 / 2013: Klik links op „E-mail" en zoek vervolgens „Briefpapier en lettertypen" in de sectie „Berichten opstellen".
• Outlook 2007: Ga naar het tabblad **E-mailindeling** en vind **Briefpapier en lettertypen** in de daarvoor bestemde sectie.

3. In het dialoogvenster 'Handtekeningen en briefpapier' bladert u door de beschikbare briefpapierthema’s door op 'Thema' te klikken en past u uw lettertypekeuzes aan met de 'Lettertype'-knoppen, zodat u een stijl kunt instellen voor zowel nieuwe berichten als antwoorden en doorgestuurde berichten.

Opmerking: Als u in het gedeelte „Thema of briefpapier voor nieuw HTML-e-mailbericht" een thema selecteert en kiest voor „Lettertype van thema gebruiken", worden de „Lettertype"-knoppen voor zowel nieuwe berichten als antwoorden/doorgestuurde berichten grijs weergegeven en kunt u deze niet aanpassen. In dat geval worden uitsluitend de lettertype-instellingen van het geselecteerde thema toegepast.

4. Klik op 'OK' om uw selecties te bevestigen en de dialoogvensters te sluiten. Vanaf nu gebruiken al uw nieuw opgestelde e-mails, antwoorden en doorgestuurde berichten automatisch het door u gekozen briefpapier – voor direct consistente opmaak zonder dat u telkens handmatig hoeft te formatteren.

Handige tips en herinneringen:

• Als u van gedachten verandert of later van briefpapier wilt wisselen, herhaalt u deze stappen eenvoudigweg – u kunt op elk moment een ander thema kiezen of terugkeren naar ‘Geen thema’.
• Briefpapier wordt alleen toegepast op e-mails in HTML-indeling. Bij gebruik van platte tekst of rijke tekst worden sommige visuele elementen niet weergegeven.
• Als bepaalde elementen van uw briefpapier—zoals afbeeldingen of kleuren—niet zichtbaar zijn voor ontvangers, controleer dan hun e-mailinstellingen; sommige e-mailclients blokkeren standaard externe afbeeldingen.

---

Briefpapier toevoegen en toepassen voor één e-mailbericht

Er zijn situaties waarin slechts één specifiek bericht bijzondere opmaak verdient—zoals kerstgroeten, uitnodigingen voor evenementen of andere eenmalige correspondentie. Met Outlook kunt u briefpapier selecteren en toepassen op één enkele e-mail, zodat u de presentatie perfect afstemt zonder uw standaardberichten te beïnvloeden.

1. Zorg voordat u begint dat uw hoofdinterface van Outlook is ingesteld op E-mailweergave. Schakel snel over naar de E-mailweergave door op het pictogram ‘E-mail’ onderaan de navigatiebalk te klikken voor directe toegang tot uw e-mailmappen en opstelopties.

Voor Outlook 2010/2013 gaat u naar het tabblad **Start**, klikt u op **Nieuwe items**, selecteert u **E-mailbericht met** en kiest u vervolgens **Meer briefpapier** om het dialoogvenster voor briefpapierselectie te openen.

Als u Outlook 2007 gebruikt, selecteert u in het bovenste menu **Acties** > **Nieuw e-mailbericht met** > **Meer briefpapier**.

2.Blader in het dialoogvenster „Thema of briefpapier" door de beschikbare opties in de lijst „Kies een thema:" en klik op „OK" nadat u het gewenste briefpapier hebt geselecteerd. U kunt ontwerpen in voorbeeldweergave bekijken om er een te kiezen dat het beste past bij de context van het bericht.

3. Er opent zich een nieuw e-mailvenster met uw geselecteerde briefpapier al toegepast. Stel uw bericht op zoals gewoonlijk en verzend het naar uw ontvanger.

Als u hier een van uw eigen briefpapiersjablonen uit de bibliotheek wilt gebruiken, selecteert u deze eenvoudig in de lijst in dit dialoogvenster.

Aanvullende herinneringen:

• U kunt verschillend briefpapier gebruiken voor verschillende berichten, zodat elke communicatie passend is gestileerd.
• Als een briefpapierkeuze er niet uitziet zoals bedoeld, controleer dan of u de juiste indeling hebt geselecteerd en maak een voorbeeldweergave vóór het opstellen.
• De optie om briefpapier te gebruiken voor individuele berichten is niet beschikbaar bij beantwoorden of doorsturen; dit geldt alleen voor Nieuwe Email.