Splits een Word-document in meerdere bestanden op basis van Kop 1 (stapsgewijze handleiding)

Bij het werken met lange Word-documenten – zoals rapporten, leerboeken, handleidingen of projectdocumenten – is het vaak handig om het bestand op te splitsen in kleinere delen, bijvoorbeeld één hoofdstuk per bestand. Als uw document al gebruikmaakt van ‘Kop 1’ als hoofdtitel voor secties, wordt dit proces aanzienlijk eenvoudiger. Hier volgt een uitgebreide handleiding om dit efficiënt uit te voeren.

• Bereid uw Word-document voor
• Methode 1: Splits een Word-document op basis van Kop 1 met de functie Overzicht
• Methode 2: Splits een Word-document op basis van Kop 1 met VBA-code
• Methode 3: Splits een Word-document op basis van Kop 1 met Kutools voor Word
• Conclusie

Bereid uw Word-document voor

Zorg ervoor dat uw document correct is gestructureerd voordat u een methode toepast – Word herkent splitspunten alleen wanneer Kop 1 op de juiste manier is toegepast.

Stijlen toepassen:

Pas kopstijlen consequent toe: zorg ervoor dat koppen van niveau 1 de stijl ‘Kop 1’ gebruiken, niveau 2-koppen de stijl ‘Kop 2’, enzovoort.

Selecteer uw titel → Ga naar het tabblad Start → Klik op ‘Kop 1’ in de stijlengalerij.

Back-up van uw bestand maken:

Sla altijd een kopie van uw originele document op voordat u een splitsing uitvoert, want sommige methoden – zoals de Overzichtsweergave – zijn lastig ongedaan te maken.

Methode 1: Splits een Word-document op basis van Kop 1 met de Overzichtsfunctie

De ingebouwde Overzichtsweergave van Word maakt deze taak in feite ongelooflijk eenvoudig: hij detecteert automatisch Kop 1-secties, zodat u de documentstructuur gemakkelijk kunt organiseren en elk hoofdstuk als afzonderlijk bestand kunt exporteren – zonder add-ins en zonder ingewikkelde stappen.

1. Open het Word-document, ga naar het tabblad Beelden klik op Overzicht, zie schermafbeelding:
   
2. Stel in het tabblad Overzichtsweergave dat verschijnt de vervolgkeuzelijst Weergaveniveau in op Niveau 1. Hierdoor worden alle elementen samengevouwen, behalve uw Kop 1-titels.
   
3. Druk vervolgens op Ctrl + A om alle tekst te selecteren. Klik daarna op Document weergeven in de groep Hoofddocument.
   
4. Klik vervolgens op de knop Maken. Elk gedeelte wordt nu weergegeven in een dun kader.
   
5. Ga naar Bestand > Opslaan als. Kies een nieuwe map. Word genereert automatisch afzonderlijke .docx-bestanden voor elke kop 1, waarbij de koptekst als bestandsnaam wordt gebruikt. Er wordt ook een apart indexdocument gegenereerd met hyperlinks naar alle gesplitste bestanden, zodat u elk document met één klik kunt openen.
   

Methode 2: Splits een Word-document op basis van Kop 1 met VBA-code

Bij zeer lange documenten kan de Overzichtsmethode soms opmaakproblemen veroorzaken. Een VBA-script biedt dan een veel schoner en sneller alternatief.

1. Druk op Alt + F11 om het venster Visual Basic for Applications te openen.
2. Klik op Invoegen>Module. Kopieer en plak de volgende code in de lege module:
   

   Sub SplitDocByHeading1()
       Dim StrTmplt As String
       Dim StrPath As String
       Dim StrFlNm As String
       Dim Rng As Range
       Dim i As Long
       Dim Doc As Document
       Dim fDialog As FileDialog
       Const StrNoChr As String = """*./\:?|"
       Application.ScreenUpdating = False
       Set fDialog = Application.FileDialog(msoFileDialogFolderPicker)
       With fDialog
           .Title = "Select a folder to save the split documents"
           .AllowMultiSelect = False
           If .Show <> -1 Then
               MsgBox "Operation cancelled.", vbInformation, "Split by Heading 1"
               Application.ScreenUpdating = True
               Exit Sub
           End If
           StrPath = .SelectedItems(1)
       End With
       If Right(StrPath, 1) <> "\" Then
           StrPath = StrPath & "\"
       End If
       With ActiveDocument
           StrTmplt = .AttachedTemplate.FullName
           With .Range
               With .Find
                   .ClearFormatting
                   .Replacement.ClearFormatting
                   .Text = ""
                   .Replacement.Text = ""
                   .Style = wdStyleHeading1
                   .Format = True
                   .Forward = True
                   .Wrap = wdFindStop
                   .Execute
               End With
               Do While .Find.Found
                   Set Rng = .Duplicate
                   StrFlNm = Split(Rng.Paragraphs(1).Range.Text, vbCr)(0)
                   For i = 1 To Len(StrNoChr)
                       StrFlNm = Replace(StrFlNm, Mid(StrNoChr, i, 1), "_")
                   Next i
                   StrFlNm = StrFlNm & ".docx"
                   Set Rng = Rng.GoTo(What:=wdGoToBookmark, Name:="\HeadingLevel")
                   Set Doc = Documents.Add(Template:=StrTmplt, Visible:=False)
                   With Doc
                       .Range.FormattedText = Rng.FormattedText
                       .SaveAs2 FileName:=StrPath & StrFlNm, _
                                FileFormat:=wdFormatXMLDocument, _
                                AddToRecentFiles:=False
                       .Close SaveChanges:=False
                   End With
                   .Collapse wdCollapseEnd
                   .Find.Execute
               Loop
           End With
       End With
       Set Doc = Nothing
       Set Rng = Nothing
       Application.ScreenUpdating = True
       MsgBox "Split completed successfully.", vbInformation, "Split by Heading 1"
   End Sub
   

3. Druk op F5 of klik op Uitvoeren om de code uit te voeren. Er verschijnt een venster waarin u wordt gevraagd een map te selecteren voor het opslaan van de gesplitste bestanden. Zie schermafbeelding:
   
4. Klik op OK en Word maakt onmiddellijk een .docx-bestand aan voor elk Kop 1-gedeelte. Open de map om de uitvoer te bekijken.
   

Methode 3: Splits een Word-document op basis van Kop 1 met Kutools voor Word

Hoewel de ingebouwde hulpmiddelen van Word en VBA documenten kunnen splitsen, vergt dat meerdere stappen, technische vaardigheden en kan zelfs leiden tot verlies van opmaak. Kutools voor Word biedt een schoner en veel efficiënter alternatief. Met de functie Document Splitsen splitst u in één klik een bestand op basis van Kop 1, pagina-einde, sectie-einde, pagina’s en meer – zonder coderen, zonder handmatig werk en zonder opmaakverlies. Kutools behoudt stijlen, lay-out, afbeeldingen, headers en footers, waardoor het het ideale hulpmiddel is voor iedereen die met grote documenten werkt.

Na het downloaden en installeren van Kutools voor Word, volgt u de volgende stappen:

1. Ga naar KUTOOLS PLUS > Splitsen.
   
2. Geef in het dialoogvenster Document Splitsende volgende opties op:

   2,1 Kies Kop 1 uit de Splitsen op-vervolgkeuzelijst. (U kunt ook andere splitsregels selecteren, zoals pagina-einde, sectie-einde, pagina, elke n pagina’s en meer.)

   2,2Geef een map op waarin de nieuwe gesplitste bestanden moeten worden opgeslagen.

   2,3 Klik op de knop OK.

   Tip: U kunt ook een voorvoegsel toevoegen aan de titel van elk gesplitst bestand door tekst in te voeren in het vak Document Voorvoegsel.

   
   

Resultaat:
Kutools genereert direct meerdere Word-bestanden op basis van uw Kop 1-structuur, inclusief volledig behouden headers en footers.

Conclusie

Gerelateerde artikelen: