Maak en hergebruik vaak gebruikte tekstblokken in Word met Kutools

Kutools voor Word biedt een krachtige AutoTekst-functie waarmee u veelgebruikte inhoud snel en eenvoudig in uw documenten kunt hergebruiken.

Of u nu vaak begroetingen, handtekeningen, standaardalinea’s, instructies of andere herhaalde teksten invoegt: met AutoTekst slaat u ze één keer op en voegt u ze direct in met één klik. Dit bespaart niet alleen tijd, maar zorgt ook voor consistentie in al uw documenten. U kunt uw herbruikbare teksten indelen in categorieën, eenvoudig beheren via het AutoTekst-venster en zelfs exporteren om ze op een ander apparaat te gebruiken.

Stapsgewijze handleiding om veelgebruikte tekstblokken te maken en opnieuw te gebruiken met Kutools voor Word

1. Het AutoTekst-deelvenster openen
2. Een Nieuwe AutoText-vermelding maken
3. Een opgeslagen AutoTekst-blok invoegen in een document
4. De inhoud van een bestaande AutoTekst-vermelding wijzigen
5. AutoTekst-vermeldingen gebruiken op meerdere apparaten

Het AutoTekst-deelvenster openen

1. Open het Word-document met de tekstblokken die u als AutoTekst wilt opslaan.
2. Ga naar het tabblad „Kutools” en klik op „AutoTekst” om het AutoTekst-deelvenster te openen.

   

Maak een Nieuwe AutoText-item

1. Selecteer de vaak gebruikte tekst die u wilt opslaan en klik op de knop „Nieuwe AutoText” in de werkbalk van het AutoTekst-deelvenster.
2. Typ in het pop-updialoogvenster „Nieuwe AutoText” een herkenbare „Naam” voor het tekstblok, zodat u deze later gemakkelijk kunt identificeren.
3. Kies een bestaande categorie of maak een nieuwe aan om vergelijkbare vermeldingen overzichtelijk te organiseren.
4. Klik op ‘Toevoegen’ om uw selectie op te slaan als een AutoTekst-vermelding.

   

Een opgeslagen AutoTekst-blok invoegen in een document

1. Open het document waarin u de opgeslagen tekst opnieuw wilt gebruiken.
2. Plaats de cursor precies op de plek waar het tekstblok moet verschijnen.
3. Vouw in het AutoTekst-deelvenster de categorie uit die uw vermelding bevat en klik op de AutoTekst-vermelding om deze in uw document in te voegen.
   Tip:Door het vervolgkeuzemenu naast een vermelding uit te vouwen, kunt u ook kiezen om deze in te voegen als Platte tekst of als afbeelding.

   

De inhoud van een bestaande AutoTekst-vermelding wijzigen

1. Voeg de AutoTekst-vermelding in uw document in.
2. Breng de gewenste wijzigingen aan.
3. Selecteer de bewerkte tekst en klik op de knop „Nieuwe AutoText” om deze opnieuw op te slaan onder dezelfde naam, zodat de bestaande vermelding wordt vervangen.

AutoTekst-vermeldingen gebruiken op meerdere apparaten

Zodra u een AutoTekst-item hebt gemaakt, is dit beschikbaar in elk Word-document op dezelfde computer — mits Kutools voor Word is geïnstalleerd en ingeschakeld. Zo kunt u uw opgeslagen tabellen direct hergebruiken, zonder ze telkens opnieuw te hoeven opbouwen of opmaken.

Als u met meerdere apparaten werkt, maakt Kutools het ook eenvoudig om uw AutoTekst-bibliotheek overal mee te nemen. U kunt al uw opgeslagen AutoTekst-items van de ene computer exporteren en op een andere importeren via de ingebouwde opties ‘Exporteren’ en ‘Importeren’. Zo houdt u dezelfde set herbruikbare tekstblokken – samen met eventuele andere AutoTekst-items – volledig gesynchroniseerd op al uw apparaten.