Stap voor stap een briefhoofdtemplate maken in Word

Het maken van een gepersonaliseerde briefhoofdtemplate in Microsoft Word is een essentiële vaardigheid om je professionele communicatie te verbeteren. Deze handleiding begeleidt je door het proces van ontwerpen en opslaan van een aangepast briefhoofd, zodat je zakelijke correspondentie opvalt.

Wat is een briefhoofd en waarom is het belangrijk?

Welke elementen vormen een briefhoofd?

Hoe maak je een briefhoofdtemplate?

• Gebruik van Koptekst en Voettekst
• Gebruik van Vormen en Afbeeldingen

Hoe sla je een template op?

Hoe gebruik je je persoonlijke template?

Hoe vind je je template map?

Video: Briefhoofd Template

Wat is een briefhoofd en waarom is het belangrijk?

Wat is een briefhoofd

Een briefhoofd is een gedrukte kop op elk document of briefpapier dat doorgaans het logo, de bedrijfsnaam, adres en contactgegevens van een bedrijf bevat. Het kan ook een juridische disclaimer of een bedrijfsontwerp bevatten die de identiteit van het merk weerspiegelt.

Briefhoofden zijn om verschillende redenen belangrijk:

• Professionalisme: Het gebruik van een briefhoofd straalt professionalisme uit en vestigt geloofwaardigheid, waardoor documenten meer formeel en officieel lijken.
• Merkherkenning: Consistent gebruik van een goed ontworpen briefhoofd helpt bij het opbouwen van een merkidentiteit. Het maakt elk document direct herkenbaar, wat de merkbekendheid versterkt.
• Juridische naleving: Voor sommige bedrijven is het een wettelijke vereiste om specifieke informatie in het briefhoofd op te nemen, zoals het bedrijfsregistratienummer of informatie over toezichthoudende instanties.
• Marketinginstrument: Naast communicatie dient een briefhoofd als een kans om het bedrijf en zijn waarden indirect te promoten. Het is een touchpoint dat indruk maakt op wie dan ook die het document leest.
• Bedrijfseenheid: Het standaardiseert de correspondentie binnen een organisatie, waarbij wordt gewaarborgd dat alle communicatie uniform van uiterlijk is, wat de eenheid en professionaliteit van de organisatie ondersteunt.

Een briefhoofd is dus niet alleen een ontwerpelement, maar een cruciaal onderdeel van zakelijke communicatie dat de professionaliteit en merkidentiteit van een bedrijf ondersteunt.

Welke elementen vormen een briefhoofd?

Een professioneel briefhoofd bevat doorgaans de volgende elementen:

• Logo: Een visuele weergave van je merk.
• Bedrijfsnaam: Duidelijk weergegeven en gestileerd om je merkidentiteit weer te geven.
• Contactinformatie: Adres, telefoonnummer, e-mail en soms een website-URL.
• Juridische informatie: Eventuele benodigde juridische tekst of disclaimers, afhankelijk van de vereisten van je bedrijf.
• Social Media-adres: Facebook, Instagram, YouTube….

Hoe maak je een briefhoofdtemplate?

Het maken van een briefhoofd omvat verschillende stappen, waarbij elke stap aanpassing mogelijk maakt om te passen bij de identiteit van je merk.

Gebruik van Koptekst en Voettekst

Stap 1. Open een nieuw document in Word

Stap 2. Voeg koptekst in

Ga naar het tabblad Invoegen, klik op de dropdown Koptekst en kies een ontwerp dat past bij je stijl; in dit geval kiezen we voor Leeg.

Je bent nu in de bewerkingsmodus van de koptekst.

Stap 3. Voeg je logo en de essentiële informatie die je in de koptekst wilt tonen in

Voeg het logo in en pas de grootte aan

Voeg je logo in door naar het tabblad Koptekst & Voettekst te gaan, selecteer Afbeeldingen, zoek een map om je logo te kiezen en klik op de knop Invoegen om het in te voegen.

Pas vervolgens de grootte aan en positioneer het op de juiste manier binnen de koptekst.

Typ je bedrijfsnaam en contactgegevens

Voeg je bedrijfsnaam en contactgegevens toe.

(Optioneel) Stap 4. Voeg een voettekst toe om wat informatie te tonen

Als je meer informatie wilt tonen, kun je ook een voettekst invoegen om deze weer te geven.

Selecteer Invoegen > Voettekst > Leeg, typ vervolgens de inhoud of voeg de grafische elementen in die je nodig hebt.

Een eenvoudige briefhoofdtemplate is gemaakt.

Als je een afbeelding hebt ontworpen voor de koptekst die het bedrijfslogo en de benodigde informatie bevat, kun je deze rechtstreeks importeren naar de koptekst zoals dit:

Office Tab: Voegt tabbladinterfaces toe aan Word, Excel, PowerPoint...

Verbeter uw workflow nu.Meer informatie over Office Tab Gratis downloaden

Gebruik van Vormen en Afbeeldingen

Om de visuele aantrekkingskracht van je briefhoofdtemplate te vergroten, overweeg dan het toevoegen van kleurrijke vormen en afbeeldingen.

Stap 1. Open een nieuw document

Stap 2. Toon de koptekstlijn

Dubbelklik bovenaan in het document om de koptekstlijn te tonen.

Stap 3. Teken vormen

Klik op het tabblad Invoegen, ga naar de dropdown Vormen en kies de vormen die je wilt.

Teken, plaats en pas ze vervolgens aan in grootte.

Stap 4. Voeg Logo in

1. Klik op het tabblad Invoegen, selecteer Tekstvak > Eenvoudig Tekstvak.

   

2. Verwijder vervolgens de inhoud in het tekstvak en zorg ervoor dat de cursor erin staat.

   

3. Klik op Invoegen > Afbeeldingen > Dit Apparaat, selecteer een logo-afbeelding uit een map en klik op de knop Invoegen.

   

   

4. Pas vervolgens de rand van het tekstvak aan door erop te klikken en naar het tabblad Vorm Opmaak te gaan, klik op de dropdown Vorm Omtrek en kies Geen Omtrek.

   

Stap 5. Voeg bedrijfsinformatie toe

Voeg ook een tekstvak toe om de bedrijfsinformatie te plaatsen. Voor het formatteren van de tekst, selecteer deze en ga naar het tabblad Start, en pas deze aan in de Lettertypegroep zoals je nodig hebt.

(Optioneel) Stap 6. Ontwerp Voettekst

Als je wat informatie hebt zoals social media, kun je deze toevoegen aan het voettekstgebied.

1. Klik op Invoegen > Tekstvak > Eenvoudig Tekstvak, teken het tekstvak en verwijder de inhoud in het tekstvak.

2. Houd de cursor binnen het tekstvak, klik vervolgens op Invoegen > Afbeeldingen > Online Afbeeldingen, zoek de afbeeldingen die je wilt en klik op Invoegen om ze in te voegen.

   

   

   

3. Herhaal de bovenstaande stap om de afbeeldingen in te voegen zoals je nodig hebt.

   

4. Verwijder de omtrek van het tekstvak.

Nu is de briefhoofdtemplate gemaakt.

Hoe sla je een template op?

Zodra je briefhoofdontwerp klaar is, sla het dan op als een template door de volgende stappen te volgen:

Stap 1. Ga naar Bestand > Opslaan als > Bladeren

Stap 2. Geef de template een naam en kies Word Template (*.dotx) uit het dropdown-menu onder Opslaan als type

Nadat je de bestandsnaam en het type hebt gedefinieerd, zal het automatisch overschakelen naar de standaardmap waar Office aangepaste templates worden opgeslagen.

Stap 3. Klik op de knop Opslaan

Hoe gebruik je je persoonlijke template?

Om je eigen gemaakte template te gebruiken, doe dan het volgende:

Stap 1. Open Word en selecteer Bestand > Nieuw

Stap 2. Klik op Persoonlijk in het rechtergedeelte om je opgeslagen templates te zien, selecteer er een zoals je nodig hebt

Hoe vind je je template map?

Als je je templates moet vinden of beheren, doe dan het volgende:

Stap 1. Ga naar Bestand > Opties

Stap 2. Selecteer in het dialoogvenster Word-opties Opslaan

Stap 3. Zoek onder Documenten opslaan naar het pad dat vermeld staat in de Standaard locatie voor persoonlijke templates

Hier worden je templates opgeslagen.

Het maken van een aangepaste briefhoofdtemplate in Word brengt niet alleen je zakelijke correspondentie tot leven, maar voegt ook een niveau van professionaliteit toe dat je onderscheidt. Door deze gedetailleerde stappen te volgen, kun je efficiënt een briefhoofd ontwerpen, opslaan en gebruiken dat je bedrijfsidentiteit weerspiegelt.

Voor extra transformatieve Word-strategieën die je datamanagement aanzienlijk kunnen verbeteren, verkennen hier verder.