Als uw dagelijkse taken vaak het uitwisselen van e-mails omvatten die uw werk documenteren, is het samenvatten van deze e-mails over een specifieke periode essentieel. Het handmatig openen van elke e-mail en het combineren van de informatie tot een rapport is tijdrovend en foutgevoelig. Om aan deze behoefte tegemoet te komen, introduceert Kutools voor Outlook de AI Samenvatting-functie. Deze tool stroomlijnt uw workflow door AI te gebruiken om snel meerdere e-mails samen te vatten en direct in Outlook een gedetailleerd rapport te genereren—voor een efficiëntere en nauwkeurigere aanpak.
Hoogtepunten van de functie AI Samenvatting:
Gebruik geavanceerde AI-technologie om de inhoud van meerdere e-mails snel samen te vatten.
Selecteer verschillende perioden voor e-mailsamenvattingen op basis van uw behoeften, zoals vandaag, gisteren, deze week, deze maand of pas het tijdsbereik aan.
Biedt drie samenvattingsstijlen: nauwkeurig, eenvoudig en gericht op hoogtepunten. U kunt ook uw eigen voorkeuren instellen.
Samenvattingsrapporten kunnen worden vertaald naar 40 talen.
Ondersteunt het tegelijkertijd genereren van meerdere samenvattingen, zodat u de huidige samenvatting kunt bewerken om een nieuwe versie te genereren die nog beter aansluit bij uw behoeften.
De gegenereerde samenvattingen kun je kopiëren,exporteren als tekst- of PDF-bestanden of direct gebruiken als hoofdtekst van een nieuwe e-mail.
Deze functies maken het samenvatten van e-mails efficiënter en flexibeler.
Het gebruik van de functie AI Samenvatting
Laten we eens nader bekijken hoe u de functie AI Samenvatting optimaal kunt inzetten.
Stap 1. Start Outlook.
Stap 2. Klik op het tabblad Kutools AI en kies de functie AI Samenvatting.
Stap 3. In stap 1 van het venster Werkoverzicht:
Selecteer eerst de gewenste periode voor uw e-mailsamenvatting. U kunt de periode op twee manieren instellen:Kies snel een periode uit het keuzemenu.Of pas de periode exact aan uw wensen aan.
Opmerking: Selecteer eerst „Aangepast” in het keuzemenu om de optie voor aangepaste datums in te schakelen.
Vink daarna de mappen aan waaruit u de samenvattingen wilt samenstellen.
Klik op Volgende om naar stap 2 van het venster Werkoverzicht te gaan.
Stap 4. In stap 2 van het venster Werkoverzicht:
Kies eerst de e-mails die u wilt samenvatten.
Kies daarna de stijl en taal van de samenvatting.
Stap 5. Begin met het samenvatten
Klik op de Start samenvatting-knop , waarna de AI de vermelde e-mails samenvat.
Als u niet tevreden bent met de huidige samenvatting, kunt u op de Opnieuw samenvatten-knop klikken voor een herziene versie.
U kunt ook de eerste samenvatting bewerken door inhoud toe te voegen of te verwijderen en vervolgens op Opnieuw samenvatten te klikken om een verbeterde versie te genereren op basis van uw wijzigingen. Pas aan tot u de perfecte samenvatting heeft!
Stap 6. Gebruik de samenvatting
Klik op de Kopiëren-knop om de samenvatting naar het klembord te kopiëren en plak deze vervolgens waar u maar wilt.
Klik op Exporteren en geef aan dat u de huidige samenvatting als tekstbestand of PDF-bestand naar een map wilt exporteren.
Klik op de Nieuwe Email-knop , waarna er automatisch een nieuw berichtvenster opent met de samenvatting al ingevuld in de hoofdtekst. Pas alleen nog afzender, ontvangers en onderwerp aan en klik vervolgens op Verzenden om de samengevatte e-mail direct te versturen.
Opmerkingen
Klik op de Terug-knop om de opties in de laatste stap te resetten.
Als u de AI-functies voor het eerst gebruikt, moet u eerst de AI-instellingen configureren voordat u de samenvattingsfunctie kunt gebruiken.
Als u het tabblad KUTOOLS AI sluit, vindt u de functie AI Samenvatting onder Kutools > AI-hulpmiddelen.
Beste Office-productiviteitstools
Beleef de gloednieuwe Kutools voor Outlook met 100+ ongelooflijke functies!Klik nu om te downloaden!
Opmerking: Selecteer eerst „Aangepast” in het keuzemenu om de optie voor aangepaste datums in te schakelen.
, waarna de AI de vermelde e-mails samenvat.
om de samenvatting naar het klembord te kopiëren en plak deze vervolgens waar u maar wilt.
, waarna er automatisch een nieuw berichtvenster opent met de samenvatting al ingevuld in de hoofdtekst. Pas alleen nog afzender, ontvangers en onderwerp aan en klik vervolgens op Verzenden om de samengevatte e-mail direct te versturen.
om de samenvatting naar het klembord te kopiëren en plak deze vervolgens waar u maar wilt.
, waarna er automatisch een nieuw berichtvenster opent met de samenvatting al ingevuld in de hoofdtekst. Pas alleen nog afzender, ontvangers en onderwerp aan en klik vervolgens op Verzenden om de samengevatte e-mail direct te versturen.
