Kutools-sjablonen – Sjablonen in Outlook moeiteloos maken en beheren

Intuïtieve gebruikersinterface ✨

Kutools beschikt over een schone, intuïtieve interface waarmee u de benodigde sjablonen moeiteloos vindt en gebruikt. De gebruiksvriendelijke lay-out stroomlijnt het gehele e-mailschrijfproces.

Krachtige beheertools ⚙️

Kutools biedt geavanceerde beheeropties om sjablonen razendsnel te verwijderen, te hernoemen en in te delen per categorie. Ook bulkbeheer wordt ondersteund, voor een aanzienlijk hogere efficiëntie en gebruiksgemak.

Diverse opties voor inhoudsinvoeging 🖼️

Naast platte tekst ondersteunt Kutools ook het invoegen van afbeeldingen en tabellen, zodat u rijkere, professioneler ogende e-mails kunt creëren met een verbeterde visuele aantrekkingskracht.

Moeiteloos bewerken en onderhouden ✏️

U kunt de inhoud van een sjabloon op elk moment bijwerken: tekst aanpassen, afbeeldingen vervangen of opmaak wijzigen, zonder bestaande categorieën of andere sjablonen te beïnvloeden. Alle wijzigingen worden direct toegepast, zodat uw sjabloonbibliotheek altijd georganiseerd en up-to-date blijft.

Importeren en Sjabloon exporteren 🔄

Met Kutools kunt u sjablonen importeren en exporteren, waardoor back-ups of migratie tussen apparaten en Outlook-versies eenvoudig worden – voor meer flexibiliteit en betere gegevensbeveiliging.

Het sjablonenvenster is onderverdeeld in twee hoofdsecties, speciaal ontworpen om uw veelgebruikte inhoud efficiënt te organiseren en direct toegankelijk te maken.

1. Categoriegedeelte (bovenste gedeelte)

In dit gedeelte ziet en beheert u alle ingebouwde sjablooncategorieën, zoals Selectievakje, Algemeen en Handtekening, plus eventuele aangepaste categorieën die u zelf heeft aangemaakt.

In dit gedeelte kunt u:

• Nieuwe categorieën toevoegen of bestaande hernoemen
• Verplaats categorieën omhoog of omlaag om de weergavevolgorde aan te passen, zodat u veelgebruikte categorieën binnen handbereik houdt
• Categorieën verwijderen die u niet langer nodig hebt
• Ondersteunt bulkimport en -export van sjablonen, voor eenvoudige back-ups, migratie of delen tussen verschillende apparaten.
• Vernieuw de sjablonenlijst om direct de nieuwste updates te zien.
• Gebruik het zoekvak om snel specifieke sjablonen te vinden

2. Sjablooninhoudgedeelte (onderste gedeelte)

Dit gedeelte toont alle sjablonen binnen de momenteel geselecteerde categorie in een duidelijke, intuïtieve lay-out, zodat u de inhoud van elk sjabloon snel herkent en moeiteloos het gewenste sjabloon kunt kiezen en invoegen.

In dit gedeelte kunt u:

• Nieuwe sjablonen toevoegen
• Bestaande sjablonen bewerken door tekst, afbeeldingen of opmaak bij te werken
• Sjablonen verwijderen die u niet meer gebruikt
• Sorteer de sjablonen in de lijst in oplopende of aflopende volgorde om sneller en efficiënter de gewenste inhoud te vinden.
• Pas de miniatuurweergavegrootte aan voor duidelijker bekijken
• Schakel over naar bewerkmodus om sjablonen bulksgewijs te beheren

Samen vormen deze twee onderdelen een goed gestructureerde en zeer efficiënte sjabloonbeheeromgeving, waarmee u moeiteloos inhoud kunt maken, organiseren en hergebruiken – en uw e-mailopstelworkflow aanzienlijk verbetert.

Tip:

Het sjablonenvenster in Outlook werkt zowel in het leesvenster als in pop-upvensters voor nieuwe berichten, antwoorden en doorsturen. Wanneer u op de Sjabloonknop klikt, zijn alle vier typen standaard ingeschakeld. U kunt ook instellen waar het sjablonenvenster automatisch moet verschijnen: klik hiervoor op Kutools > Sjabloon, open de keuzelijst en selecteer het gewenste venster of pop-upvenster waarin het sjablonenvenster moet verschijnen.

Een nieuw sjabloon maken

1. Selecteer de inhoud die u als sjabloon wilt opslaan. Klik daarna op de knop , zie de schermafbeelding:
   
2. In het dialoogvenster Nieuw sjabloon:
   (1) Voer een naam in voor het nieuwe sjabloon in het vak Naam;
   (2) Geef vervolgens via de keuzelijst een categorie op waarin het nieuwe sjabloon moet worden opgeslagen. U kunt direct een nieuwe categorie maken door op de knop Nieuwe categorie te klikken en uw categorienaam toe te voegen.
   (3) Klik op de knop Toevoegen.
   
3. Het sjabloon is meteen aangemaakt. U kunt het bekijken in het venster Bronnenbibliotheek. Zie de schermafbeelding:
   

Een sjabloon gebruiken in uw e-mail

Zodra u een sjabloon hebt aangemaakt, opent u deze op elk moment vanuit elk e-mailopstelvenster. Of u nu een nieuw bericht opstelt, reageert of een e-mail doorstuurt – met één klik op het sjabloon vult u direct de inhoud in.

1. Klik op de plek in de e-mailtekst waar u de sjablooninhoud wilt invoegen.
2. In het venster Bronnenbibliotheek selecteert u de categorie met het gewenste sjabloon en klikt u op het sjabloon om het direct in uw e-mail in te voegen.
   

Tip:

U kunt het sjabloonitem invoegen als „Rich Text”, „Platte tekst” of „Afbeelding” door uw gewenste optie te selecteren in de keuzelijst van het sjabloonitem.

Een categorie verwijderen of hernoemen

Selecteer het categorie-item dat u wilt verwijderen of hernoemen, klik op de keuzelijstknop in het categorielijstvak en kies Categorie verwijderen of Categorie hernoemen, afhankelijk van uw voorkeur.

Opmerking: Het verwijderen van een categorie resulteert in het permanente verwijderen van alle sjablonen die erin zijn opgenomen. Zorg ervoor dat u deze sjablonen niet meer nodig hebt voordat u doorgaat.

Een sjabloon verwijderen of hernoemen

In het sjablooninhoudgedeelte kunt u individuele sjablonen hernoemen of verwijderen. Selecteer het sjabloon, klik op de keuzelijstknop ernaast en kies Hernoemen om een nieuwe naam toe te wijzen of Verwijderen om het geselecteerde sjabloon te verwijderen.

Tip:

Als u alle sjabloonitems binnen een categorie wilt verwijderen, klikt u op de keuzelijstknop in het lijstvak Lint en kiest u Alles wissen.

Sjabloon exporteren

Wilt u uw sjablonen back-uppen of delen met anderen? Exporteer dan geselecteerde sjablonen of een volledige categorie als een sjabloonpakketbestand.

Klik op de -keuzelijst in het categorielijstvak en kies Sjabloon exporteren. In het dialoogvenster Sjabloon exporteren klikt u op de knop om een doelmap te selecteren waarin u het geëxporteerde bestand wilt opslaan. Klik vervolgens op OK.

Het geëxporteerde pakket kunt u op elk ander apparaat importeren of eenvoudig met uw team delen.

Sjabloon importeren

Wanneer u een sjabloonpakketbestand heeft, importeert u dit direct in uw sjabloonbibliotheek.

Klik op de -keuzelijst in het categorielijstvak en selecteer Sjabloon importeren. In het dialoogvenster Sjabloon importeren klikt u op de knop om het bestand te selecteren dat u wilt importeren. Klik vervolgens op OK. De sjablonen worden automatisch geladen in de juiste categorie en zijn meteen beschikbaar.

Categorievolgorde aanpassen

Selecteer in het categoriedeelvenster de categorie die u wilt verplaatsen. Klik op de pictogrammen Omhoog of Omlaag om deze te verplaatsen. De volgorde wordt direct bijgewerkt – geen extra bevestiging nodig.

Sjabloonvolgorde aanpassen

U kunt ook de sjablonen binnen elke categorie herschikken:

▶️ Sjablonen sorteren in oplopende of aflopende volgorde

Klik in het sjablonenlijstvak op de knop of om de sjablonen te sorteren. De lijst wordt direct herschikt in oplopende of aflopende volgorde op basis van de sjabloonnaam.

Opmerking: Zodra de sjablonen zijn gesorteerd in oplopende of aflopende volgorde, is handmatig herschikken via slepen niet meer mogelijk.

▶️ Sjabloonvolgorde aanpassen door omhoog/omlaag te verplaatsen

1. Klik in de sjablonenlijst op de knop Bewerken en selecteer het sjabloon dat u wilt verplaatsen.
2. Klik op de pictogrammen Omhoog/Omlaag of Pagina omhoog/Pagina omlaag om het te verplaatsen. De volgorde wordt direct bijgewerkt, zonder extra bevestiging.
   
3. Nadat u de positie van het sjabloon hebt verplaatst, klikt u op Omlaag om de bewerkmodus te verlaten.

In het categorielijstvak

Sjablonen zoeken:

Hiermee kunt u snel een sjabloon vinden door trefwoorden in te typen. Terwijl u tekst invoert, wordt de lijst automatisch gefilterd en worden alleen de sjablonen weergegeven die overeenkomen met uw zoekcriteria, zodat u efficiënter vindt wat u nodig hebt.

Vernieuwen :

Laadt de categorie- en sjabloonlijst opnieuw om direct alle updates—zoals nieuwe sjablonen, hernoemde items of wijzigingen vanaf andere apparaten—te zien. Zo blijft uw sjabloonbibliotheek altijd gesynchroniseerd en up-to-date.

In het sjabloonlijstvak

Zwevende voorbeeldweergave inschakelen :

Geeft een zwevend voorbeeldvenster weer wanneer u met de muisaanwijzer over een sjabloon beweegt. Zo kunt u de volledige inhoud van de sjabloon bekijken zonder deze in te voegen, waardoor u gemakkelijker de gewenste sjabloon kunt identificeren.

Nieuwe voorbeeldmodus inschakelen :

Wanneer deze functie is ingeschakeld, opent een klik op een sjabloon direct een voorbeeld- en bewerkingsvenster, zodat u de sjabloon kunt bekijken, aanpassen of invoegen. Is de functie uitgeschakeld, dan wordt het voorbeeldvenster overgeslagen en komt de sjablooninhoud meteen in uw e-mail terecht.

Voorbeeldweergave in lijstvenster inschakelen :

Toont direct een voorbeeld van de geselecteerde sjabloon in het deelvenster, zodat u sjablonen gemakkelijk kunt bekijken zonder extra vensters te openen.

Lettergrootte vergroten / Lettergrootte verkleinen:

Met deze twee opties past u de lettergrootte van de sjabloonnamen naar wens aan.