Outlook: Hoe behoudt u een geannuleerde vergadering als organisator in uw agenda?

In Outlook verdwijnt een vergadering automatisch uit uw agenda zodra u deze als organisator annuleert. Soms wilt u geannuleerde vergaderingen echter juist behouden — bijvoorbeeld om er aantekeningen bij te maken. Helaas biedt Outlook hiervoor geen ingebouwde functie. In deze handleiding vindt u twee VBA-codes waarmee u de vergadering bij annulering kunt omzetten naar een reguliere afspraak en zo in uw agenda bewaart.

VBA-codes voor het kopiëren van een geannuleerde vergadering als afspraak

---

VBA-codes voor het kopiëren van een geannuleerde vergadering als afspraak

Hieronder vindt u twee codes waarmee u de vergadering kunt annuleren en tegelijkertijd als afspraak kunt kopiëren en plakken.

Opmerking: voordat u de code inschakelt, controleer of de volgende twee opties zijn aangevinkt:

Start Outlook en klik op Bestand > Opties. Klik in het venster Outlook-opties op Trustcentrum en vervolgens op het tabblad Trustcentruminstellingen. Klik in het Trustcentrumvenster op Macro-instellingen, vink Alle macro's inschakelen (niet aanbevolen; mogelijk gevaarlijke code kan worden uitgevoerd) en Macro-beveiligingsinstellingen toepassen op geïnstalleerde invoegtoepassingen aan. Klik op OK > OK om dit venster te sluiten. Start Outlook opnieuw op.

1. Ga snel naar de Outlook-agendaweergave en selecteer de vergadering die u wilt annuleren. Druk op Alt+F11 om het venster Microsoft Visual Basic for Applications te openen.

2. Klik op Invoegen > Module om een nieuwe lege module in te voegen. Kopieer en plak daarna de onderstaande code hierin.

Code: Vergadering kopiëren als afspraak en annuleren

Sub CopyMeetingAsAppointmentBeforeCancel()
'UpdatebyExtendoffice20221129
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
Dim xMeetingItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
Set xMeetingItem = GetCurrentItem()
Set xAppointmentItem = Application.CreateItem(olAppointmentItem)
With xAppointmentItem
  .Subject = "Canceled: " & xMeetingItem.Subject
  .Start = xMeetingItem.Start
  .Duration = xMeetingItem.Duration
  .Location = xMeetingItem.Location
  .Body = xMeetingItem.Body
  .Save
  .Move Application.ActiveExplorer.CurrentFolder
End With
With xMeetingItem
  .MeetingStatus = olMeetingCanceled
  .Send
  .Delete
End With
Set xAppointmentItem = Nothing
Set xMeetingItem = Nothing
End Sub

Function GetCurrentItem() As Object
  On Error Resume Next
  Select Case TypeName(Application.ActiveWindow)
    Case "Explorer"
      Set GetCurrentItem = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    Case "Inspector"
      Set GetCurrentItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
  End Select
End Function

3. Klik op de knop Uitvoeren of druk op de toets F5. De geselecteerde vergadering is nu geannuleerd en er is een afspraak aangemaakt met als naam „Geannuleerd & onderwerp”.

Als u de vergadering als afspraak wilt kopiëren en plakken in een andere agenda en daarna de vergadering wilt annuleren, gebruikt u de onderstaande code:

Code: Vergadering kopiëren als afspraak in een andere agenda en annuleren

Sub CopyMeetingAsAppointmentToCalenderBeforeCancel()
'Updatebyextendoffice20221129
Dim xDestCalendar As Outlook.MAPIFolder
Dim xNameSpace As Outlook.NameSpace
Dim xAppointmentItem As AppointmentItem
Dim xMeetingItem As AppointmentItem
On Error Resume Next
Set xNameSpace = Application.GetNamespace("MAPI")
Set xDestCalendar = xNameSpace.PickFolder
If xDestCalendar.DefaultItemType <> olAppointmentItem Then
  MsgBox "Please Select calendar folder. ", vbOKOnly + vbInformation, "Kutools for Outlook"
  Exit Sub
End If
Set xMeetingItem = GetCurrentItem()
Set xAppointmentItem = Application.CreateItem(olAppointmentItem)
With xAppointmentItem
  .Subject = "Canceled: " & xMeetingItem.Subject
  .Start = xMeetingItem.Start
  .Duration = xMeetingItem.Duration
  .Location = xMeetingItem.Location
  .Body = xMeetingItem.Body
  .Save
  .Move xDestCalendar
End With
With xMeetingItem
  .MeetingStatus = olMeetingCanceled
  .Send
  .Delete
End With
Set xDestCalendar = Nothing
Set xNameSpace = Nothing
Set xAppointmentItem = Nothing
Set xMeetingItem = Nothing
End Sub

Function GetCurrentItem() As Object
  On Error Resume Next
  Select Case TypeName(Application.ActiveWindow)
    Case "Explorer"
      Set GetCurrentItem = Application.ActiveExplorer.Selection.Item(1)
    Case "Inspector"
      Set GetCurrentItem = Application.ActiveInspector.CurrentItem
  End Select
End Function

Klik op de knop Uitvoeren of druk op de toets F5. Er verschijnt een dialoogvenster Map selecteren, waarin u een agendamap kunt kiezen om de afspraak in te plakken. Klik daarna op OK.

De vergadering is nu geannuleerd en als afspraak gekopieerd en geplakt in de door u gekozen agendamap.